Daha İyi Kaynak Planlaması için 7 İpucu

Kaynaklar nelerdir? Bir proje için ihtiyacınız olan her şey onlar. Buna insanlar, yerler ve şeyler dahildir.

Başka bir deyişle, kaynaklar esastır. Onlarla ilgilenmek ve kullanımlarını koordine etmek, proje yöneticilerinin o proje bitiş çizgisini geçeceklerse aşmaları gereken ana engellerden biridir.

Kaynaklar projenizin her aşamasına eklenecektir. Projenin planlanması, programlanması ve yürütülmesinin bir parçasıdırlar. İhtiyaç duyduğunuz kaynaklara ihtiyaç duyduğunuz anda sahip olmak için sağlam bir metodoloji gereklidir. Bunun nereye gittiğini biliyorsun. Evet, kaynak planlaması.

Proje yönetiminin en önemli yönünü belirlemek zordur. Her şey gerekli hissediyor. Ama kesinlikle projeyi ayakta tutan ve diğerlerinden daha fazla ağırlık taşıyan bazı sütunlar var. Kaynak planlaması bunlardan biridir. Kaynaklarınızı daha iyi yönetmenize yardımcı olacak birkaç ipucumuz var.

Kaynak Planlama Nedir?

Devam etmeden önce, hepimizin aynı sayfada olduğundan emin olalım ve kaynak zamanlamasını tanımlayalım. Kaynak planlaması, kaynaklarınızın tanımlanması ve koordinasyonudur ve kaynak planlamasının belki de en önemli yönüdür.

İlgili: Kaynak Planlama Şablonu

Kaynak planlaması, ihtiyaç duyulan kaynaklara ve bunların kullanılabilirliğine dayalı olarak projedeki her görev için başlangıç ​​ve bitiş tarihlerinin zamanlamasını içerir. Kaynakların kullanılabilirliğini ekiplerin çalışma kapasitesiyle dengelemek, bir projeyi programa uygun tutmanın yoludur. Kaynak planlama, proje yöneticilerine ekiplerinin görevlerinin süresini ayarlamaları için bir araç sağlar.

Kaynak kapasitesi, kullanılabilirlik, çaba ve kapsam temelinde kaynakları tahsis ederek ve zamanlayarak, projeler eksik ve fazla tahsisi önleyebilir. Bu, projelerin zamanında ve bütçe dahilinde yapılmasını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda moral oluşturur, daha iyi ilişkileri teşvik eder, karlılığa yardımcı olur ve paydaş memnuniyetini artırır.

ProjectManager'ın zamanlamayı ne kadar verimli hale getirdiğini görmek istiyorsanız, bu kısa eğitim videosunu izleyin.

Kaynak Programlamanın Faydaları

Kaynak planlaması ile projeler, ekipler, sahalar, ekipman ve projeyle ilişkili diğer kaynaklar için üstün organizasyon gelir. Tüm bunlar, proje görevleriniz arasında kaynakların akıllıca dağıtılması için zemin hazırlar.

Bu, her görev için kaynakları tanımlamayı, kullanılabilirliklerini ve ardından bu kaynakları yetenekle eşleştirmeyi içerir. Yani, ekibinizde görevin yürütülmesi için en uygun kişi kimdir.

Bu bilgilerle, kaynak zamanlama, proje zamanlamanızı ölçmek için bir ölçü daha sağladığı için daha iyi zaman tahminleri sağlar. Bilgi için geçmiş proje kaynak planlaması ve diğer benzer projelerin raporlarına ve analizine dayanır.

Planlama, kapasite ve talebi belirleyerek geleceği planlamaya yardımcı olan kaynak planlamasından da yararlanır. Bunu ne kadar iyi yaparsanız, ekibiniz proje üzerinde çalışırken o kadar iyi hissedecektir. Çünkü akıllı kapasite planlaması aşırı tahsisi önleyecektir. Daha fazla çalışan elde tutma ve üretkenlik sağlayan proje yöneticilerine güveneceklerdir.

Mükemmel Kaynak Planlaması için 7 İpucu

1. Bir Kaynak Yönetim Yazılımı Kullanın

Kaynaklarınızı ve proje programınızı takip etmenize yardımcı olması için kaynak yönetimi yazılımını kullanın. Bir kaynak yönetimi yazılımı, insan kaynaklarınızı, malzemenizi ve ekipmanınızı yönetmenize yardımcı olmak için tüm proje bilgilerinizi depolar.

2. Bir İş Dökümü Yapısı (WBS) Kullanın

Kaç taneye ihtiyacınız olduğunu ve bunları ne zaman kullanacağınızı bilene kadar kaynaklarınızı planlamaya başlayamazsınız. Bu, nihai teslimatınıza götüren her görevi toplamayı içerir. Göz korkutucu bir görev gibi görünebilir, ancak bir İKY kullanmak, hiçbir adımı ihmal etmemenizi sağlar. Bu, üstünde ve altında nihai çıktınızın, ona götüren çeşitli dalların olduğu bir ağaç diyagramıdır. Listeniz ne kadar eksiksiz olursa, kaynak planınız o kadar doğru olur.

3. Kaynak Düzgünleştirmeyi Deneyin

Tüm adımlara sahip olduğunuzda, kaynakları planlamanın birçok yolu vardır. Bir teknik, diğerlerine kıyasla zaman kısıtlamasına odaklanan kaynak yumuşatmadır. Burada, son tarih kraldır. Bu uygulama, bazı işleri geciktirmek anlamına gelse bile, işlerin zamanında yapılması gerektiğinde en iyi şekilde uygulanır. Programınızdaki bazı esnekliği ortadan kaldırsa da, zamanlamayı daha verimli ve uygun maliyetli hale getirme eğilimindedir.

4. Kaynak Tesviye Edin

Kullanılacak başka bir kaynak optimizasyon tekniğine kaynak seviyelendirme denir. Bu, projeyi tamamlamak için elinizde yeterli kaynağa sahip olduğunuzda kullanılır. Daha sonra kaynakları iş üzerinde eşit olarak dağıtır.

Bu, morali iyileştirmeye yardımcı olur ve programı hem gerçekçi hem de ulaşılabilir hale getirir. Bu, programı kısaltarak veya gevşeterek olabilir, son tarih bile değişebilir, ancak sorun değil çünkü kapasite eklemiyorsunuz.

5. Kısıtlamaların Farkında Olun

Herhangi bir projede, üçlü zaman, maliyet ve kapsam kısıtlaması gibi kısıtlamalar vardır. Tüm bu güçler kaynaklarınız üzerinde çalışıyor, bu nedenle önceki ipucunda görevleri nasıl etkileyeceğini ne kadar iyi tanımlayabilirseniz, kaynak programınız o kadar sıkı olacaktır.

6. Ne Kadar Kaynağa İhtiyacınız Olduğunu Bilin

Yine görev listenize dönerek, her görevin ne kadar kaynak gerektireceğini belirleyin.

Ne tür bir kaynaktır? Görevi tamamlamak için her birinden kaç tane gerekli olacak? Bu rakam, ihtiyaç duyulan miktarda olduğu gibi sayısal olabileceği gibi, zaman içinde de ifade edilebilir. Kaynağa bir saat veya haftalarca ihtiyacınız olabilir. Bütün bunlar not edilmelidir.

7. Kaynakların Kullanılabilirliğini Kontrol Etme

Kaynakların gelecekteki kullanılabilirliğini kontrol etmek istiyorsunuz. Bunu yapmak için ne kadar kapasiteniz olduğunu ve mevcut kaynak kullanımınızı bilmeniz gerekir. Bu, örneğin, ekibinizin belirli bir zaman diliminde ne kadar iş başarabileceğidir.

Ekip üyelerinin bu süre içinde planlanmış izinleri var mı? tatil var mı Kaynaklarınızın kullanılabilirliği hakkında ne kadar fazla veri olursa, kaynaklarınız için zamanlamayı o kadar fazla yönetebilirsiniz.

8. Kaynaklarınızı Akıllıca Atayın

Son ipucu, görevleri listeledikten, kısıtlamaları belirledikten, kaç kaynağa ihtiyacınız olacağını ve bunların kullanılabilirliğini öğrendikten sonra kaynaklarınızı atamak için geçerlidir. Bu noktada, maliyetli darboğazlardan kaçınabilecek bir kaynak çizelgesi oluşturmak için gerekli bilgilere sahipsiniz.

Bu nedenle, dikkatli bir şekilde atayın. Kaynaklarınıza, talebinize ve kapasitenize bağlı olarak, teslim tarihlerinin değişmesi veya hatta ertelenmesi gerekebilir. Bir kaynak programı, projenizin geleceğini tahmin etmede çay yapraklarından daha iyi çalışabilir.

ProjectManager Kaynaklarınızı Planlayabilir

ProjectManager, kaynak programınızı daha iyi yönetmenize ve kontrol etmenize yardımcı olacak çok sayıda özelliğe sahiptir. Bir görev listesi oluşturduktan sonra, elektronik tabloyu yazılımımıza kolayca aktarabilir ve yeni bir proje oluşturabilirsiniz.

Bu, görevlerin solda listelendiği bir Gantt şeması açar. Görevin süresini oluşturmak için bir başlangıç ​​ve bitiş tarihi ekleyin; sağda bir zaman çizelgesi görünecektir.

Gantt ile Görevler ve Kaynaklar Atayın

Atamalar doğrudan Gantt şemasından yapılabilir ve kaynak kıtlığını azaltmak için görev bağımlılıkları bağlanabilir. Siz atamaları oluştururken, ekip üyelerinin uygunluğu gerçek zamanlı olarak güncellenir, böylece hangi kaynakların kullanılabilir olduğunu her zaman bilirsiniz.

Kaynakları ekip veya ekipman olarak kategorilere ayırarak da takip edebilirsiniz. Bu kaynaklara saatlik ücretler ekleyerek maliyetlerini de takip edebilirsiniz. Görevlerde saatler oturum açtıkça, bu maliyetler otomatik olarak güncellenir ve planınızla karşılaştırılır, böylece yoldan çıkıp çıkmadığınızı hemen görebilirsiniz.

İş Yükü Sayfası Kullanılabilirliği ve Planları İzler

Kullanılabilirlik açısından ProjectManager, çalışma günlerini, tatilleri ve planlanan saatleri engellemenize olanak tanır. Bu, özellikle farklı ülkelerde, farklı saat dilimlerinde ve tatillerde dağıtılmış ekipleri yönetirken yararlıdır.

Ekibinizin görevlerini daha da dengelemek için, her ekip üyesine ne kadar atandığını görmenizi sağlayan bir iş yükü sayfamız var. İş yükleri renk kodludur, böylece herhangi bir dengesizlik olup olmadığını hızlıca görebilirsiniz. Varsa, iş yükü sayfasından görevleri yeniden atamanız yeterlidir.

Gösterge Tabloları ile Gerçek Zamanlı İzleme

Yazılımımız bulut tabanlı olduğu için gerçek zamanlı olarak güncellenir. Bu, ekibinizin günlük veya haftalık olarak ne yaptığını takip etmenizi sağlayan Ekip özelliğimizi özellikle kullanışlı hale getirir. Görev ilerlemesini, kimin neye atandığını ve her ekibin ne üzerinde çalıştığını kolayca takip edin. Bir şeyin yeniden atanması gerekiyorsa, yalnızca birkaç tıklama yeterlidir.

ProjectManager, kaynakları planlayan ve yolunda gitmelerini sağlayan bulut tabanlı bir yazılımdır. Gerçek zamanlı gösterge panosu, ilerlemeyi izlemek için altı proje metriğini takip eder ve tek tıklamayla raporlama, varyans, görevler ve daha fazlasını derinlemesine inceler. Ekipleriniz görevlerini tamamladıkça otomatik olarak güncellenen zaman çizelgelerimiz bile var. ProjectManager'ın bu 30 günlük ücretsiz deneme sürümüyle kaynaklarınızı kontrol edin ve zamanında tutun.