Defter Tutma 101: Küçük İşletmeniz İçin Kayıtları Nasıl Tutarsınız

Kendi muhasebenizi yapmanın tam bir kabus olabileceği doğrudur.

İster yeni bir iş kuruyor olun, ister yıllardır bir çevrimiçi mağaza işletiyor olun, giderlerinizi ve gelirinizi nasıl takip edeceğinizi öğrenmek size büyük bir zorluk gibi gelebilir.

Yalnız değilsin. Küçük işletme sahiplerinin yaklaşık dörtte üçü, defter tutma ve muhasebe konusunda çok bilgili olmadıklarını düşünüyor.

İşletmenizi yönetmenin yanı sıra bir varlık hesabını, vergi beyannamelerini, kredi kartı ters ibrazını ve daha fazlasını da yönetmeniz gerekir. İlk kez dalış yapıyorsanız kafa karıştırıcı ve bunaltıcı olabilir. Ama olmak zorunda değil.

Kendi muhasebenizde profesyonel olmak ister misiniz? Bu makalede, küçük bir işletme için defter tutmaya nasıl başlayacağınız ve bugün nasıl daha karlı hale gelebileceğiniz hakkında her şeyi öğreneceksiniz.

Muhasebe nedir?

Defter tutma, satışlar, satın almalar ve ödemeler dahil olmak üzere işletmeniz için tüm finansal işlemleri kaydetme ve yönetme sürecidir. Muhasebeciler, bir şirketin bilinçli finansal kararlar almasına yardımcı olmak için tüm maliyetleri ve geliri takip eder.

Defter tutmanın amacı size işletmenizin daha büyük finansal resmini göstermek, hesaplarınızı dengelemek ve nakit akışı yönetimini daha stratejik bir şekilde geliştirmektir.

Muhasebenin temelleri

Ticari defter tutmada, bir hesap, ödenecek hesaplar veya bordro gibi belirli bir türdeki tüm borç ve alacak girişlerinin bir kaydıdır.

Beş temel hesap türü vardır:

• Varlıklar. Bir şirketin işlemleri sonucunda sahip olduğu kaynaklar veya değerli şeyler (örneğin, envanter, alacak hesapları).
• Yükümlülükler. Bir şirketin tedarikçilere, bankalara, borç verenlere veya diğer mal ve hizmet sağlayıcılarına (örneğin, krediler, ödenecek hesaplar) borçlu olduğu yükümlülükler ve borçlar.
• Gelir veya gelir. Şirketin satış veya hizmet sağlama yoluyla kazandığı para.
• Masraflar. Varlıklar veya hizmetler (örneğin, kamu hizmetleri, maaşlar) için ödeme yapmak için şirketten çıkan nakit.
• Eşitlik. , Tüm yükümlülükler çıkarıldıktan sonra (örneğin, hisse senedi, dağıtılmamış karlar) bir şirketteki sahibinin payının kalan değeri.

Küçük işletme muhasebesi, işlemleri uygun kategoride kaydedebilmeniz için her hesabın ayarlanmasıyla başlar. Bu, genel defterinizi oluşturur. Muhtemelen bir sonraki e-ticaret mağazasıyla aynı defter tutma süreçlerine sahip olmayacaksınız, ancak iş gereksinimlerinize bağlı olarak birçok farklı muhasebe yöntemi yaygındır.

kitaplarınızı nasıl saklarsınız

1. Mali kayıtları koruyun ve güncelleyin

Defter tutma, sayılarla çalışmayı içerir. İşin çoğu temel matematik ve muhasebe içerir. Ayrıntılar, sahip olduğunuz işletmenin türüne bağlıdır, ancak alacak hesaplarını ve banka hesap özetlerini kapatma, finansal işlemleri kaydetme, faturalandırma, faturalandırma ve bordro takibi gibi görevleri içerebilir.

Aşağıdakiler de dahil olmak üzere finansla ilgili diğer konularla da ilgileneceksiniz:

• Bordro, gelir, istihdam ve hatta küçük işletme vergi indirimleri için vergi muhasebesi .
• Şirketin yolunda gitmesine ve büyümesine yardımcı olacak bütçe planlaması .
• Paydaşlar için finansal tabloların (bilançolar, gelir tablosu, nakit akışı ve özkaynak değişiklikleri) hazırlanması.

Defter tutma, dikkatli bir analiz ve biraz yasal bilgi gerektirir. İşletmenizin denetlenmesi durumunda, kayıtlarınızın düzenli olduğundan ve kesintilerin meşru olduğundan emin olmak istersiniz.

2. Herkesin ne yaptığını (ve harcadığını) takip edin

Finansal muhasebe çok zaman alabilir. Her finansal işlemin doğruluğundan emin olmanız, ayrıca defterleri her gün dengelemeniz ve çalışanlardan gelen ve giden ödemeleri takip etmeniz gerekir.

Bu, defter tutma ve muhasebede ustalaşmak için mükemmel iletişim ve organizasyon becerilerine sahip olmanız gerektiği anlamına gelir. Herhangi bir günde, çalışanlardan makbuz toplamanız, seyahat masraflarını yönetmeniz veya insanlara masrafları geri ödemeniz gerekebilir. Gönderimler ve geri ödemeler için bir sistem oluşturmak, hiçbir işlemi kaçırmadığınızdan ve kayıtların güncel ve doğru kaldığından emin olmanıza yardımcı olur.

3. Süreçleri iyileştirmek için defter tutma hizmetlerini kullanın

İyi defter tutma veya muhasebe yazılımı, küçük işletme muhasebe araçları setinizde olmalıdır. Sanal defter tutma ve diğer çevrimiçi defter tutma hizmetlerindeki artışla birlikte, küçük işletme sahiplerinin en son teknolojiye ayak uydurması gerekiyor.

İyi muhasebe hizmetleri veya yazılımı ile veri girişini kolaylaştırabilir, ayrıntılı mali raporlar oluşturabilir, verileri birleştirebilir ve kayıt tutmayı otomatikleştirebilirsiniz. Ayrıca, işletmeniz genelinde doğruluğu artırmanın ve tekrarlayan görevler için harcanan zamanı ortadan kaldırmanın kolay bir yoludur.

Çift girişli muhasebeye karşı tek girişli muhasebe

Tek girişli defter tutma yönteminde, bir çek defteri tutmak gibi, şirket hesabınıza para yatırırken ve fatura öderken ticari işlemler kaydedilir. Bu yöntem, az miktarda işlem içeren küçük işletmeler için en iyi sonucu verir.

Çift girişli defter tutma, her boyutta ve karmaşıklıkta işletmeler içindir. Bu yöntemde bir hesaba giriş yapıldığında, farklı bir hesaba karşılık gelen ve ters giriş yapılır. Örneğin, 100$'lık bir gelir kaydederseniz, iki giriş yaparsınız: nakit bilançonuzu artırmak için 100$'lık bir borç girişi ve gelir tablosu hesabı "gelirini" artırmak için 100$'lık bir kredi girişi.

Küçük işletme muhasebesinde nasıl ustalaşılır

Finansal verilerinizi anlamak ve izlemek, küçük işletme finansmanının önemli bir parçasıdır. Bu nedenle, bir işletmeyi yönetirken, ya muhasebe derslerinden ya da dış kaynaktan öğrenmeniz gereken bir şeydir.

Neyse ki, sadece kendi kitaplarınızı nasıl yöneteceğinizi öğrenmek mümkün olmakla kalmaz, bununla kendi başınıza mücadele etmenin birkaç kayda değer faydası vardır.

Mali durumunuzu kendi başınıza yönetmenize yardımcı olmak için iki uzmanla konuştuk: Shopify'da dahili muhasebeci olan Charlie Ashbourne ve aynı zamanda başarılı bir işletme olan Tease Tea, Shopify Plus'ın ticari başarı yöneticisi Sheena Brady, ve işinin kitaplarını yönetmek için bir sistem kurdu.

Hesaplarınızı takip etme konusunda yeniyseniz ve bir muhasebe şirketine veya serbest meslek sahibi muhasebeciye ödeme yapamıyorsanız, yine de temel bilgileri öğrenebilir ve işleri kendi başınıza yönetebilirsiniz. İşte e-ticaret muhasebesine günlük, aylık, üç aylık ve yıllık perspektiften özel bir bakış.

Günlük ne yapmalı

Günlük olarak, aklınızda olması gereken genel bir muhasebe parçası makbuzlardır.

Yeni bir tedarikçiyle yaptığınız kahve toplantınızın makbuzunu saklamak veya en son dijital reklamlarınız için e-posta makbuzunu işaretlemek anlamına gelebilir.

Bu kayıtları tutmanın bu kadar önemli olmasının nedeni basittir. Meşru işletme giderlerini talep ederek vergi avantajından tam olarak yararlanmak için bunları destekleyebilmeniz gerekir.

Charlie, "Yeterli desteğiniz yoksa, hem vergi kredilerinizden hem de vergiden düşülebilir giderlerden mahrum kalabilirsiniz, bu da gerçekten hakkınız varsa, vergi zamanında büyük bir darbe olabilir" diyor.

Bu nedenle günlük muhasebe göreviniz, makbuzları, faturaları ve ilgili e-postaları takip etmek için bir planınız olduğundan emin olmaktır. Bu belgelerin kolayca erişilebilir olmasını istiyorsunuz, bu nedenle onlarla çalışmak önemli ölçüde zaman veya çaba gerektirmiyor.

Fişler ve faturalar belirli bir klasörde tutulabilir. Belirli göndericilerden (yazılım sağlayıcılarınız, dijital reklamlar ve benzeri) e-posta alma eğilimindeyseniz, gelen kutunuzda bunları "Makbuzlar ve Faturalar" adlı bir klasöre yönlendirmek için basit bir kural oluşturabilirsiniz.

Bu işlemi halletmek için basit bir yapılacaklar listesi öğesi bile oluşturabilirsiniz, Sheena'nın Tease Teas için yaptığı şey budur.

"Bize ne zaman bir fatura veya makbuz e-postayla gönderilse - %95'i bu günlerde - eki Google Drive'a, aya göre ayrılmış bir fatura klasörüne yüklüyorum. Bu, bu bilgilerin herhangi birini nadiren yazdırmam, dosyalamam veya saklamam gerektiği anlamına geliyor ve bu da kendi içinde çok zaman kazandırıyor.”

Haftalık ne yapmalı

Defter tutma, yapılacaklar listenizde haftalık devasa bir göreve dönüşmemelidir. Her hafta göz önünde bulundurmanız gereken iki önemli şey vardır: nakit akışı tablonuz ve özellikle yeni olduklarında değişken giderleriniz.

Nakit akışınıza dikkat edin

Bankada paranız var mı, ne kadar ve bu paranın neyi karşılaması gerekiyor? Nakit akışı söz konusu olduğunda baktığınız şey bu.

“Gelir ve giderlerin yanı sıra, kilit nokta nakitinizi ve nakit akışınızı yönetmektir. Genelde X tutarında geliriniz varsa, o zaman orada oturup o miktarda nakitiniz olduğuna dair bir yanlış kanı vardır, ancak durum böyle değildir” diyor Charlie.

Günlük olarak, bir şeyi ne zaman satın alacağınız veya işletmeniz için ne kadar harcama yapacağınız konusunda kararlar almanız gerekebilir. Elinizde ne kadar nakit olduğunu ve bu nakitin başka neleri karşılaması gerektiğini anlamak, kitaplarınızı ve işinizi yönetmenin önemli bir parçasıdır.

Nakit akışınızı planlamanıza ve analiz etmenize yardımcı olacak basit bir defter tutma sistemi mi istiyorsunuz? Nakit akışının neden kârdan daha önemli olabileceğine ilişkin bu makale, kullanabileceğiniz kullanışlı bir elektronik tablo içermektedir.

Yeni veya değişken giderlere göz atın

Çoğu zaman harcamalarınızı izlemek ve gözden geçirmek aylık bir görev olabilir. Ancak yeni harcamalarınız veya değişken harcamalarınız varsa, beklentilerle uyumlu olduklarından emin olmak için onları daha yakından takip etmek isteyeceksiniz.

Charlie, "Örneğin pazarlama giderlerini ele alalım: Yakın zamanda ücretli reklamlar yayınlamak için bir bütçe ayırdıysanız ve bu bütçe günden güne dalgalanıyorsa, davranıştan memnun olana kadar buna daha yakından bakmalısınız" diyor.

Sonuçta, yeni girişimleri ve harcamaları ay sonundan önce değerlendirmenin yolları varsa, daha hızlı ama yine de bilinçli kararlar verebilirsiniz.

Aylık ne yapmalı

Bir şirket içi veya uzaktan muhasebeciyle çalışıyorsanız, kitaplarınızı aylık olarak kontrol etmek için muhtemelen onlarla iletişim halinde olurdunuz. Bir DIY-er olarak, kitaplarınızı düzenli tutmak için oturmak ve aylık olarak biraz zaman ayırmak için bir plan yapmalısınız.

Bir işletme anlık görüntüsü alın

Aylık olarak, işlerin nasıl gittiğini anlamak ve daha büyük resim için bir fikir edinmek için işinize bir bütün olarak bakmalısınız.

Charlie, "Ay sonunda, tüm giderlerinizi topladığınızdan emin olmak ve ardından satışlarınıza, giderlerinize, gelirinize ve bir bütün olarak nakit pozisyonunuza bakmak istersiniz" diyor. "Ayrıca, ilgilendiğiniz işin kilit alanlarına da baktığınızdan emin olmak istersiniz."

Aydan aya gördüğünüz eğilimleri izlemek için defter tutma hizmetlerini veya yazılımını kullanın ve gelecek ayı finansal açıdan nasıl ele alacağınızı düşünün. Ayrıca, satışlarınızı, harcamalarınızı veya her ikisini de etkileyip etkilemediğini görmek için yeni projelere, kampanyalara veya operasyonel değişikliklere özellikle dikkat edebilirsiniz.

Masraflara göz kulak olun

Aylık incelemeniz, harcamaların işletmenize nasıl uyduğu konusunda daha stratejik düşünmek için iyi bir zamandır.

Sheena, "Satışlarda iyi performans göstersek bile giderlere her zaman derinlemesine bakarım" diyor. “İş dünyasında büyük bir başarı göstergesi karlılıktır ve genellikle harcamalarınızı analiz ederek ve yaratıcı bir şekilde onları düşürmenin yollarını bularak beklenmedik karlar yaratabilirsiniz.

Ödeme geçmişinize, toplu siparişlerinize veya belirli ürünleri ön siparişlerinize göre tedarikçi indirimlerine bakarak maliyetleri düşürmenin farklı yollarını bulabilirsiniz.

"Geçen yıl sattığımız popüler bir çay aksesuarına baktım ve biraz araştırma yaptım. Tedarikçimize, geçmişimize ve üretici hakkındaki bilgilerime dayanarak indirim için yer olup olmadığını sordum. Birim başına maliyetimizi düşürmeyi başardı ve geçen yıl tek başına bu talepte 5.000 doların üzerinde tasarruf sağladık.”

Örgütlü kalmak

Her girişimcinin özdeşleştirebileceği bir vergi ve muhasebe klişesi varsa, o da “makbuzlarla dolu ayakkabı kutusu”dur. Rüya, elbette, o ayakkabı kutusunu bir EBM'ye veya her şeyi anlamlandırabilecek birçok muhasebe hizmetinden birine teslim etmektir, ancak ayakkabı kutusunu kendi başınıza halletmenin yolları vardır.

Aylık incelemeniz sırasında, e-postanızda, Google Drive dosyanızda veya evet, ayakkabı kutunuzda saklanan tüm makbuzlarınızı gözden geçirin. Hem vergi sezonu için kendinizi organize tutmak hem de reklamlara karşı envanter siparişlerine gerçekten ne kadar harcadığınıza bir göz atmak için bunları gider kategorilerine ayırın.

Bilmeniz gerekenlere göre ayarlayın

Hiçbir iki işletme aynı değildir ve her işletme için geçerli olan temeller olsa da, benzersiz gelir ve gider karışımınız, diğerlerinden biraz farklı muhasebe gereksinimlerine yol açabilir.

“Kitaplarımı siparişlere göre incelerdim. Gelen her siparişin, muhasebe yazılımıyla günlüğe kaydedilmesini ve izlenmesini sağlardım” diyor Sheena. "Görünüşe göre bu gerekli değildi. İşletmemiz için, incelemelerimiz için önemli olan tek şey aya göre toplam satışlardı."

Vergi ve defter tutma amaçlarıyla ihtiyacınız olan her şeyi kaydediyorsanız ve işinizle ilgili stratejik kararlar almak için ihtiyaç duyduğunuz finansal bilgileri alıyorsanız, bunların hiçbiri için kritik olmayan süreçleri düzene koymayı tercih edebilirsiniz.

Küçük işletmeler için en iyi muhasebe yazılımı

Çevrimiçi defter tutmayı kolaylaştırmanın yollarını arıyorsanız, işletmenizin ihtiyaçlarına bağlı olarak göz önünde bulundurmanız gereken birkaç araç vardır:

1. A2X. Bu uygulama, Shopify mağaza satışlarını otomatik olarak Xero veya QuickBooks'a gönderir ve ödemelerinizi uzlaştırır, böylece her şeyin doğru bir şekilde hesaplandığını görebilirsiniz. A2X, yüzlerce önde gelen e-ticaret muhasebe firması tarafından güvenilmektedir.
2. OneSaaS entegrasyonları. OneSaas, muhasebe, e-ticaret, yerine getirme, CRM, faturalandırma ve faturalandırma ve e-posta pazarlaması genelinde iş uygulamalarını birbirine bağlar. Kolayca özel iş akışları oluşturabilir ve işinizle birlikte büyüyen bir muhasebe sistemi oluşturabilirsiniz.
3. Taze Kitaplar. Bu bulut muhasebe yazılımı, FreshBooks'ta Shopify siparişlerini üç nesneye dayalı olarak yönetmenize yardımcı olur: öğeler, faturalar ve ödemeler. Ayrıca, bilgileri otomatik olarak güncelleyerek tüm envanter yönetimi için gerçeğin kaynağı olarak Shopify envanterinizi kullanır.
4. QuickBooks. Shopfiy'i QuickBooks ile entegre ettiğinizde siparişleriniz, envanteriniz, müşterileriniz ve sevkiyatlarınız otomatik olarak güncellenir ve doğru olur. QuickBooks'u, e-ticaret sipariş bilgilerini toplu günlük girişleri veya ayrıntılı sipariş düzeyinde gönderi olarak yayınlamak ve Etsy ve Amazon gibi diğer e-ticaret pazarları ile eşitlemek için kullanabilirsiniz.
5. Bank. Bench, Shopify mağazanız için uygun fiyatlı dış kaynaklı defter tutma hizmetleri sunar. Uygulama, doğrudan satıcı ve banka hesaplarınızla senkronize olur. Ardından, sanal bir muhasebe ekibi aylık defterlerinizi dengeler ve finansal raporlar hazırlar.

A2X Accounting'den Ellen Main, "En iyi muhasebe sistemini seçerken QuickBooks veya Zero gibi önde gelen bulut muhasebe sistemlerinden birini göz önünde bulundurun" diyor.

“Shopify işletmeniz için vergi muhasebesi yaparken, yalnızca satışları kaydetmek yeterli değildir. Tüm ücretleri ve vergileri almanız gerekiyor," diye ekliyor Ellen. "Bir uygulama, bağlayıcı veya entegrasyon olmadan bu küçük bir iş değil.

Özet beyanları yayınlayan ve tüm satışlarınızı ve ücretlerinizi muhasebe sisteminize bağlayan bir muhasebe yazılımı seçin. Bu, işletmeniz büyüdükçe kitaplarınızın her zaman düzenli ve doğru olmasını sağlayacaktır.

Küçük işletme muhasebesini anlamak, büyümenin anahtarıdır

Tüm muhasebe işlemlerini kendiniz yapın veya sertifikalı bir muhasebeci tutmanın en iyisi olduğuna karar verin, işinizde paranın nasıl aktığını anlamak iyi bir iştir.

Charlie, "Doğru verilere sahip olmak ve nerede olduğunuzu, gelirinizi neyin artırdığını ve bazı maliyetleri nerede azaltabileceğinizi bilmek çok önemlidir" diyor. "Yeni başlayanlar için defter tutma söz konusu olduğunda sağlam verilere sahip olmak, gelecekte başarılı olmak için sizi daha iyi bir noktaya getirir."

Çok az defter tutma deneyiminiz olsa bile, artık tüm finansal bilgileriniz hakkında ilk elden bilgiye sahipsiniz ve bunlara erişiminiz var, bu da sizi işinizin geleceği hakkında bilinçli kararlar almak için güçlü bir konuma getiriyor. Ve uzman muhasebe yardımı ve tavsiyesi almanın bir değeri olsa da, her gün kimi yönetiyor olursanız olun, rakamlarınız hakkındaki sağlam anlayışı asla kaybetmediğinizden emin olun.