Bütçe Raporu Nedir? Amaç, Bileşenler ve Faydalar

İster bir şirketi, ister bir projeyi yönetiyor olun, bir bütçeyle uğraşmak zorunda kalacaksınız. Bütçe, gelir ve gider tahminlerini kullanarak tahmin ettiğiniz harcama planıdır. Her zaman önemli olan işletme bütçesine bağlı kaldığınızdan emin olmak için, mali tablolara atıfta bulunmanın yanı sıra düzenli bir bütçe raporu hazırlayacaksınız.

Bir bütçe raporu, mali durumunuzu yönetmek ve işinizi veya projenizi uygulanabilir kılmak için gerekli bir araçtır. Potansiyel bir para tuzağına düşmemek için bütçe raporunun ne olduğunu, hangi amaca hizmet ettiğini ve nelerden oluştuğunu öğrenin. Bir bütçe raporu kullanmanın birçok faydasını açıklayacağımız gibi, proje yönetimi yazılımıyla nasıl bir bütçe raporu yapılacağını da göstereceğiz.

Bütçe Raporu Nedir?

Bütçe raporu, bir işletmenin veya projenin belirli bir zaman dilimindeki mali resmidir. Fiili harcamalarla ilgili verileri toplar ve bunu bütçe açısından o dönem için öngörülenlerle karşılaştırır.

Bu, bir bütçe raporunun, bütçenize göre mi harcama yaptığınızı veya bütçenizin altında mı yoksa altında mı kaldığınızı belirlemeye yardımcı olduğu anlamına gelir. Bütçe raporunda en az iki sütun bulunur: biri raporlanan dönem için bütçelenen planlı harcamalar için, diğeri ise o dönem için fiili harcamalar içindir.

Bir bütçe raporu oluştururken, o dönemdeki gerçek harcamalarınızın en doğru görünümünü size vermek için gerçek zamanlı verileri toplayan bir araç kullanmanız önemlidir. ProjectManager, gerçek zamanlı raporlama ile ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır. Bütçe raporunun nasıl yapıldığını daha sonra açıklayacağız, ancak istediğiniz zaman harcamalarınızın üst düzey bir görünümünü elde etmek istiyorsanız, canlı kontrol panelimizi kullanın. Hafif araçların aksine, kontrol panelimiz zaman alan herhangi bir yapılandırma gerektirmez. Gerçek maliyetleri görmek istediğinizde size göstermeye hazırdır. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Bütçe Raporunun Amacı Nedir?

Bir bütçe raporunun temel amacı, belirli bir dönemde işinize veya projenize ne kadar harcadığınıza ilişkin verileri derlemektir. Bu bilgi, başarılı bir şirket veya proje yürütmek için çok önemlidir; körü körüne harcayamaz ve işinizde kalmayı veya başarılı bir proje sunmayı bekleyemezsiniz.

Uygun harcama kontrolüne sahip olmak, bir işletmeyi ayakta tutan şeydir. Ekonomiler iyi ve kötü zamanlar arasında gidip gelirken bu özellikle doğrudur. Bir işletme ekonomik ortamı görmezden gelip hayatta kalmayı bekleyemez; bunun yerine düzenli bütçe raporları, işletmenizi endüstrinin dalgalı sularında canlandırmanıza yardımcı olur.

Bütçe raporu çalıştırmanın diğer bir amacı da ekipleriniz için net beklentiler ve parametreler belirlemektir. Bütçenin ne olduğunu ve harcamalarının bütçeyi nasıl etkilediğini anlarlarsa, bütçeye göre harcama yapma olasılıkları daha yüksektir. Bu tür finansal yeterlilik, daha etkili harcamalara yol açar.

Bütçe aynı zamanda bir şirketin veya projenin ne kadar harcayacağının en iyi tahminidir. Doğruluk araştırma ve tarihsel verilere dayanmaktadır. Bu nedenle bütçe raporlarınız, maliyetlerinizin ve giderlerinizin ne olacağına dair daha iyi bir tahmin yapmak için gelecekteki bütçeleri planlarken arşivlenebilir ve bunlara erişilebilir.

Bütçe Raporunun Bileşenleri

Bir bütçe raporu, işletmeye veya projeye bağlı olarak farklı sütunlar içerebilir. Genellikle bütçe raporu, daha geniş kapsamlı bir veri noktaları kümesini yakalayan daha büyük bir durum raporunun parçasıdır. Bu, maliyetleri bir bağlama oturtmaya yardımcı olabilir ve yalnızca neyin değil, neden harcandığına dair daha iyi bir resim sağlayabilir.

Ancak bir bütçe raporunu temel öğelerine kadar özetlerseniz, şu dört bileşeni ortaya çıkarır: gerçekleşen maliyetler, planlanan maliyetler, bütçe ve kalan bütçe. Oluşturduğunuz herhangi bir bütçe raporu bu dört bileşeni içermelidir. Temel bütçe raporunun bu dört bölümüne daha yakından bakalım.

Fiili Maliyetler

Bir bütçe raporundaki gerçekleşen maliyetler, şirketin veya projenin zaman içinde rapora yansıtılan toplam harcamasıdır. Bir tahminin veya bütçenin doğruluk sağlamaya çalıştığını ancak asla tamamen doğru olmadığını anlamak önemlidir. Neredeyse her zaman bütçenizi etkileyecek beklenmeyen giderler, maliyetler vb. Bu nedenle, gerçek maliyetler size ne kadar harcadığınıza dair somut veriler sağlar, böylece bu dönem boyunca harcayacağınızı düşündüğünüz tutarla karşılaştırabilirsiniz.

Planlanan Maliyetler

Planlanan maliyetler, işletme için belirli bir süre boyunca veya daha uzun bir proje dönemi için öngördüğünüz maliyetlerdir. Bunlar, önceden belirlenmiş bir bütçe ve zaman çizelgesine dayanan tahmini maliyetlerdir. Bu maliyetlerden bazıları, ham maddeleri, işçilik maliyetlerini ve kamu hizmetleri gibi genel giderleri içerir.

Bütçe

Bütçe, bir şirket veya proje tarafından, belirli bir süre boyunca faaliyet göstermek veya bir projenin ürün veya hizmetini başarılı bir şekilde sunması için gereken parayı göstermek için kullanılan bir finansal plandır. Bir işletmenin faaliyetlerini sürdürmek veya bir projenin hedefini gerçekleştirmek için ne kadar paraya ihtiyaç duyulduğunu ve bu paranın harcanacağı zamanı gösterir.

Kalan bütçe

Son olarak, kalan bütçe, raporlanan dönemin harcamalarından sonra genel bütçeniz açısından elinizde kalan tutardır. İşletmenizi işletmeye devam etmek veya projenizi teslim etmek için ne kadar paranız kaldığını gösterir. Bu yeterli olmalı, ancak raporlanan süre içinde fazla harcama yaptıysanız, işinizin veya projenizin tekrar yoluna girmesi için zaman, kapsam veya maliyetleri ele almanız gerekir.

İlgili: Excel için Ücretsiz Proje Bütçe Şablonu

Bütçe Raporlarının 5 Faydası

Bir bütçe raporunun amacını zaten tartıştık, ancak faydaları da var. Doğal olarak amaç, faydaların bir parçasıdır, ancak bir bütçe raporu o kadar önemlidir ki, bir iş veya projeyi yönetirken kullanmanın önemini vurgulamaya değer.

1. Tehditleri Tanımlar

Bunun bir yararı, bütçe raporunun size şirketinizi veya projenizi olumsuz yönde etkileyebilecek olası tehditleri gösterebilmesidir. Bu nedenle, işinizi rayından çıkarmadan önce onlara yanıt vermek için zamanınız var. Sorunlar olduğunu görürseniz, bütçeyi korumak ve doğru yolda kalmak için programınızı veya iş kapsamınızı değiştirebilirsiniz.

2. Gelecek Tahminlerini Bilgilendirir

Yukarıda belirtildiği gibi, bütçe raporlarının arşivlenmesi, bir sonraki bütçenizi veya projenizi planlarken yararlı olabilir, çünkü bunlar ileriye dönük tahminlerinizi bildirebilecek geçmiş bir kayıt sağlar. Bu, işletmelerin büyümeyi tanımlamasına veya gelecekteki bir projenin uygulanabilirliğini veya zayıflığını belirlemesine yardımcı olabilir.

3. Performansı İzler

Mevcut iş ortamı veya yönettiğiniz devam eden proje açısından bir bütçe raporu, performansı izlemenize yardımcı olur. Ayrıca, fonları daha iyi dağıtmak ve daha sonra paranızı daha da ileri götürmek için azaltılabilecek israfın nerede olduğunu belirlemek için yararlıdır.

4. Sorumluluk Oluşturur

Bütçe raporu kullanmanın bir başka yararı da hesap verebilirliktir. Bütçe yönetim tarafından oluşturulabilir, ancak bir şirketteki çalışanlar ve bu parayı harcayan projeleri yürüten ekipler. İster emekleri, ister işlerini yapmak için kullandıkları kaynaklar olsun, düzenli bütçe raporlarına sahip olmak, verimli çalışıp çalışmadıklarını veya daha dikkatli olmaları gerekip gerekmediğini bilmelerini sağlar.

5. Likidite Pozisyonunun Ana Hatları

Bir şirketin likidite pozisyonu hakkında bir bütçe raporunun verdiği bilgiler de vardır. Yani elde ne kadar nakit var. Bu, bir şirketin operasyonel ihtiyaçlarının gerektirdiği giriş ve çıkışlarla başa çıkmak için yeterli nakit olup olmadığını bilmesini sağlayan nakit bütçesini bilgilendirir. Bir şirketin borçlu pozisyonu ve gelecekteki tahsilatı hakkında bilgi sunarak, bir şirketin borçlarını ödeyip ödeyemeyeceğini belirleyerek ve yatırımcılara faydalı bilgiler sunarak, bir şirketin daha geniş karar alma sürecinde rol oynar.

ProjectManager ile Bütçe Raporu Nasıl Hazırlanır?

ProjectManager, size yalnızca görmek istediklerinizi gösterecek şekilde özelleştirilebilen gerçek zamanlı raporlar oluşturmanıza olanak tanıyan çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır. Bir rapor oluşturulduktan sonra, bunu farklı biçimlerde paylaşabilir ve bütçe konusunda güncel bilgileri almalarını sağlamak için paydaşlarınıza dağıtabilirsiniz. Bütçenizle ilgili bilgileri içeren bir durum raporunun nasıl oluşturulacağına ilişkin izlenecek yolu burada bulabilirsiniz.

Bir Taban Çizgisi Ayarlayarak Başlayın

İşinizi planlamak ve programlamak için güçlü Gantt şemalarımızı kullanın. Görevlerinizi, kaynaklarınızı ve maliyetlerinizi düzenleyebilirsiniz. Yapmanız gereken her şeyi tek bir yerde görmek için çalışmanızı bir zaman çizelgesi üzerinde haritalandırın, ardından taban çizgisini ayarlayın. Bu, planlanan işgücünüzü yakalar, böylece bir durum raporu oluşturduğunuzda bunu gerçek işgücünüzle karşılaştırabilirsiniz.

Rapor Simgesine tıklayın

Şimdi, bir rapor oluşturmaya hazır olduğunuzda, üzerinde çizgili kağıt bulunan bir panoya benzeyen raporlar simgesini bulun ve tıklayın. Oradan rapor sayfasına yönlendirileceksiniz. Sol tarafta, oluşturabileceğiniz tüm raporların bir listesi bulunur. Portföy raporu, durum raporu, proje planı, görevler, zaman çizelgeleri, kullanılabilirlik, iş yükü ve varyans var.

Proje Durum Raporunu Seçin

Proje durum raporunu seçtiğinizde sağ tarafta bir filtre olacaktır. Oradan, rapora dahil etmek istediğiniz başlığı, proje durumunu ve sütunları seçin. Bildirilmesini istediğinizleri işaretlemeniz yeterlidir. Örneğin, seçebileceğiniz bir bütçe seçeneği vardır. Sağlığı seçerseniz, maliyetleri ve iş yükünü görürsünüz.

Ardından, raporu web tarayıcınızda görüntüleyebilir veya PDF veya Excel'e tıklayarak indirebilir ve paydaşlarınızla paylaşabilirsiniz. Rapor daha sonra planlanan maliyeti, planlanan kaynak maliyetini, tamamlanma yüzdesini ve çok daha fazlasını gösterecektir.

Özelleştirilebilir raporlar, yazılımımızın sunduklarının yalnızca bir parçasıdır. Fonksiyonlar arası ekiplerle çalışmak için ihtiyacınız olan araçlara sahibiz. Çoklu proje görünümlerimiz, Gantt şemasında planlananların kanban panolarında, liste ve takvim görünümlerinde paylaşılabileceği anlamına gelir. Tüm veriler gerçek zamanlı olarak güncellenir, böylece herkes aynı sayfada çalışır. Verimliliğinizi ve bütçenizi aşmamanızı sağlayacak görev yönetimi, risk yönetimi ve kaynak yönetimi özellikleri de vardır.

ProjectManager, ekiplerin işlerini gerçek zamanlı olarak planlamalarına, yönetmelerine ve takip etmelerine olanak sağlayan ödüllü bir yazılımdır. Güçlü raporlama araçlarımız programa uymanıza ve bütçenizi korumanıza yardımcı olur. Başarılı olmak için yazılımımızı kullanan Avis, Nestle ve Siemens ekiplerine katılın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.