İş ve Proje Yönetiminde Bütçeleme Süreci

Tüm işletmelerin proje yönetimiyle ortak bir noktası vardır: para. Finansman ve uygun bütçeleme süreci olmadan, herhangi bir sektördeki projeler durma noktasına gelir. Bütçeleme, bu fonların nasıl harcandığıdır.

Ama önce bütçenin ne olduğunu tanımlayalım ve bütçe türlerini ve bütçe yapma yöntemlerini inceleyelim. İş ve proje yönetimi için bütçeleme sürecini anlayarak, şirketiniz veya projeniz için nasıl bütçe yapacağınızı anlamak daha kolaydır.

Bütçe Nedir?

Bütçe, belirli bir süre boyunca meydana gelen gelir ve giderlerin tahminidir. Periyodik olarak gözden geçirilen ve revize edilen yaşayan bir belgedir. Para harcayan herhangi bir işletme, ister bir işletme, ister proje, devlet kurumu veya hatta kişisel bir ev olsun, maliyetlerini yönetmek için bir bütçe kullanacaktır.

Bütçeye bakmanın başka bir yolu da finansal plandır. Harcamalarınızı belirli bir zaman diliminde planlar. Bir bütçeyi kullanmak, herhangi bir finansal çabayı başarılı bir şekilde üstlenmek için esastır. Bu nedenle, çeşitli hizmetleri desteklemek için kurumsal bütçeler, proje bütçeleri ve devlet tarafından oluşturulan bütçeler vardır.

Bir bütçe süreci, bir işi veya projeyi yönetmek için gereken kaynakları ana hatlarıyla belirtir, ancak bütçenin yapabileceği tek şey bu değildir. Çeyrek veya yıl boyunca hedefler belirlemek, sonuçları ölçmek ve olasılıkları planlamak için bir araçtır. İster bir iş yürütüyor ister bir projeyi yönetiyor olun, proje yönetimi yazılımı bütçenizi planlamanıza, yönetmenize ve izlemenize yardımcı olabilir.

ProjectManager, kaynakları ve maliyetleri gerçek zamanlı olarak yönetmenize yardımcı olan güçlü Gantt şemalarına sahip, ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır. Görevlerinizi düzenleyebilir ve her birine kaynak ve maliyet ekleyebilirsiniz. Maliyetli gecikmeleri önlemek için bağımlılıkları bağlayın ve hatta proje başarısı için hangi görevlerin gerekli olduğunu bilmek için kritik yol için filtre uygulayın. Bir temel belirledikten sonra, gerçek zamanlı olarak planlanan maliyetlerinizi gerçek maliyetlere göre takip edebilirsiniz. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Bütçe Türleri

Bütçelerin çok çeşitli kuruluşlara uygulanabileceği düşünüldüğünde, birçok farklı türde bütçe olması şaşırtıcı değildir. Bu bütçelerin her biri, fazla harcama yapmamanız için yıl boyunca harcamaları yönlendirmeye yardımcı olur. Önemli mali kararlar almak için çok önemlidirler, ancak çeşitli iş ve proje ihtiyaçlarına göre farklılık gösterirler.

Proje bütçesi

Bir projenin maliyetlerini tahmin etmek için bir proje bütçesi kullanılır. Proje yöneticisi tarafından oluşturulur ve projenin uygulama aşaması boyunca maliyetleri izlemek ve projeyi finansal olarak yolunda tutacak her türlü ayarlamayı yapmak için kullanılır. Proje bütçesi, maliyetleri tek tek görevlere ve bunları tamamlamak için gereken kaynaklara ayırır.

Ana bütçe

Adından da anlaşılacağı gibi, ana bütçe, bir işletmede kullanılan satış, üretim vb. gibi tüm bireysel bütçelerden oluşur. Bu, şirketin tam bir mali resmini sağlamak ve belirli gelir ve giderlerin işletmeye nasıl uyduğunu göstermek için yapılır. Bir ana bütçe daha çok büyük işletmelerde bulunur, ancak daha küçük bir şirket bunları kategoriye veya departmana göre finansmana bakmak için kullanabilir.

İşletme Bütçesi

Bir işletme bütçesi, bir işletmenin aylık veya yıllık faaliyetleri için tahmin ettiği tüm giderleri ve gelirleri listeler. Bu, işinizi iyi bir şekilde yürütmek için ne kadar paraya ihtiyacınız olduğunu anlamanın bir yoludur. İşletme bütçesi, sabit maliyetler ve değişken maliyetler, gelir ve beklenmeyen giderlerden oluşur. Satış ve üretim bütçeleri, doğrudan malzemeler ve işçilik ile genel giderler ve idari giderlerin bir birleşimidir.

İlgili: Excel için Ücretsiz İşletme Bütçesi Şablonu

Satış bütçesi

Satış bütçesi, belirli bir süre boyunca satışlardan ve harcamalardan elde etmeyi beklediğiniz geliri tahmin etmekle ilgilidir. Satış bütçesi oluşturarak harcamalarınızı planlayabilir ve ihtiyaca göre ayarlayabilirsiniz. Satış bütçeniz ne kadar doğru olursa, müşteri talebini karşılamak için elinizde malzeme ve envanter bulunduğundan o kadar iyi emin olabilirsiniz.

Finansal bütçe

Kısa vadeli ve uzun vadeli hedeflerinize ulaşmak için ne kadar paraya ihtiyacınız olduğunu belirlemek için bir finansal bütçe kullanılır. Bunu varlıklarınıza, yükümlülüklerinize ve öz sermayenize bakarak yapar. Bu yapıldığında, işletmenizin sağlığına ve istikrarlı olup olmadığına dair bir anlık görüntünüz olur. Bir işletme finansman ararken veya halka arz (IPO) için kendini konumlandırırken genellikle bir mali bütçe kullanılır.

Nakit Akışı Bütçesi

Belirli bir süre boyunca işinize giren ve çıkan parayı bilmek önemlidir ve nakit akışı bütçesi, bu nakit akışını tahmin etmeye yardımcı olur. Nakit akışınızı bilmek, önemli mali kararlar almak için kritik öneme sahiptir, ancak aynı zamanda sorunları bulmanıza ve fazla harcamayı önlemenize de yardımcı olur. İdeal olarak, işinizden giden parayı karşılamaya yetecek kadar para geldiğinden emin olmak istersiniz. Negatif nakit akışı, mahsup giderlerini karşılamak için yeterli paranızın olmadığı zamandır.

Bütçeleme Yöntemleri

Bütçeleme yöntemleri, bir bütçeleme sürecini nasıl uyguladığınızdır. Pek çok bütçe türü olduğu gibi, birçok bütçeleme yöntemi de vardır. Ve bütçe türlerinde olduğu gibi, tek bir doğru seçim yoktur. Harcama alışkanlıklarınıza ve stratejik planlamanıza göre bu kararı vermelisiniz. İşte başlamanıza yardımcı olacak dört bütçeleme yöntemi.

Sıfır Tabanlı Bütçeleme

Sıfır tabanlı bütçeleme basitçe gelir eksi giderlerin sıfıra eşit olmasıdır. En yaygın bütçeleme yöntemlerinden biridir ve tüm bütçelerin sıfır olduğu ve sıfırdan yeniden oluşturulduğu varsayımıyla başlar. Bu, çok sıkı bir bütçe oluşturur ve bir işletmenin başarısı için gerekli olmayan harcamalardan kaçınır. Maliyet sınırlaması için kullanılan aşağıdan yukarıya bir bütçeleme yöntemidir, ancak zaman alıcıdır.

Artımlı Bütçeleme

Artımlı bir bütçe, bir önceki yılın gerçek rakamlarını kullanarak ve cari yılın bütçesini belirlemek için bunun bir yüzdesini ekleyerek veya çıkararak çalışır. Basit olduğundan ve birincil maliyet etkenleri yıldan yıla değişmediğinde en iyi şekilde kullanıldığı için çok yaygın bir bütçeleme yöntemidir. Ancak verimsizlikleri devam ettirebilir, bütçe gevşekliğine neden olabilir ve faaliyet ve performansın dış etkenlerini göz ardı edebilir.

Aktivite Bazlı Bütçeleme

Faaliyet tabanlı bütçeleme yukarıdan aşağıya bir yaklaşımdır. İşletme tarafından belirlenen çıktıları desteklemek için ihtiyaç duyulan girdi miktarını belirler. Maliyet oluşturan faaliyetler kaydedilir, analiz edilir ve araştırılır. Üretim verimliliğini artırırken üretim maliyetlerini düşürmeye yardımcı olan ve ürünlerin nasıl daha maliyet dostu hale getirileceğini belirleyen titiz bir bütçeleme yöntemidir.

Değer Önerisi Bütçelemesi

Değer önermesi bütçelemesini kullanırken, bunun neden bütçeye dahil edildiğini, müşteri, personel veya paydaşlar için değer yaratıp yaratmadığını ve bu kalemin değeri maliyetinden daha mı fazla olduğunu kendinize soracaksınız. Değilse, maliyet için gerekçeniz nedir? Bu soruları sormak, bütçenizdeki her şeyin müşterilerinize değer katmasını sağlar.

6 Basit Adımda Bir Proje veya İşletme İçin Bütçe Nasıl Yapılır?

Bütçeleme süreci, bütçenin yapılmasıyla başlar. İster bir işletmeyi ister bir projeyi yönetiyor olun, bunlar bir bütçe oluşturmak için izlemeniz gereken altı adımdır.

1. Bir Bütçeleme Yaklaşımı Seçin

Yukarıda gösterildiği gibi, bütçe yapmak için birçok yaklaşım vardır. Sizin için doğru olan bütçeleme süreci, iş veya proje bütçenizi tanımlamanın ilk adımıdır. Mevcut finansal durumunuza ve önceliklerinizin neler olduğuna bakın ve finansal hedeflerinizle eşleşen bir bütçe yaklaşımı seçin.

2. Bütçenizin Amacını Belirleyin

Yine satış bütçesi, işletme bütçesi vb. gibi bir bütçenin çeşitli nedenleri vardır. Başlamadan önce, ne tür bir bütçe yaptığınızı bilmelisiniz. Bu, bütçeleme sürecinde size rehberlik edecektir.

3. Bir Eylem Planı Yapın

Artık bir yönteminiz ve amacınız olduğuna göre, sizi tamamlanmış bir bütçeye götürecek adımlar olan bir eylem planı oluşturmanın zamanı geldi. Hedefler ve planlanan teslimatlar gibi kapsamı tanımlamak isteyeceksiniz. Ardından, bütçenizi belirli bir dönemde izlemek için bunu bir zaman çizelgesine koymak isteyeceksiniz.

4. Sabit ve Değişken Maliyetleri Tahmin Edin

İlk olarak, sabit maliyetler, kiranız, elektrik faturalarınız, maaş bordronuz, sigorta, kredi faizleri, emlak vergileri vb. gibi değişmeyen maliyetlerdir. Değişken maliyetler, hammadde, işçilik, satış komisyonları gibi değişebilen maliyetlerdir. , nakliye vb. Bunlar birlikte bütçenizin büyük bir kısmını oluşturacaktır.

5. Beklenen Geliri Tahmin Edin

Beklenen gelir, bir şirketin satışlardan elde edeceğini tahmin ettiği para miktarıdır. Satılan birimlerin sayısının ne kadar satıldığı ile çarpılması kadar basit olabilir. Ancak gelir, maliyetleri ve giderleri hesaba katmaz. Bütçe dönemi boyunca ne kazanmayı beklediğinizi tahmin etmek için geçmiş verileri ve pazar araştırmasını kullanın.

6. Acil Durum Fonu Oluşturun

Gördüğünüz gibi, tüm bu rakamlar tahminidir. Mümkün olduğu kadar doğru olmalı ve araştırmaya ve verilere dayanmalıdır, ancak kesin değildirler. Bu nedenle bütçe oluştururken bir acil durum fonuna sahip olmak çok önemlidir. Riski karşılamanın yanı sıra bir bütçedeki maliyetleri ve geliri tahmin etmenin doğasında var olan yanlışlığı telafi etmek için bir kenara konulan para toplamıdır.

ProjectManager Bütçeleme Sürecine Nasıl Yardımcı Olur?

ProjectManager, bütçeleme sürecine yardımcı olan ödüllü bir yazılımdır. Bir Excel veya Microsoft Project dosyasını içe aktararak veya sektöre özel şablonlarımızdan birini kullanarak bir projeye başladığınızda, proje bütçesini belirleyebilirsiniz. Görevlerinizi ve bunlarla ilişkili kaynakları ve maliyetleri düzenleyen Gantt şemalarında bütçenizi nasıl planlayabileceğinizi gösterdik. Ancak, proje yaşam döngüsü boyunca maliyetlerinizi yönetmek ve takip etmek için yapabileceğiniz daha çok şey var.

Gerçek Zamanlı Panolar ile Maliyetleri İzleyin

Bütçeleme süreci planlama ile sınırlı değildir, aynı zamanda aşırı harcamayı önlemek için izlemeli ve değiştirmelidir. Gerçek zamanlı panolarımızla, maliyetlerinize ilişkin üst düzey bir genel bakışın yanı sıra sorunları hızlı bir şekilde çözebilmeniz için sizi uyarabilecek diğer ölçümlere sahip olabilirsiniz. Canlı kontrol panelimiz, gerçek zamanlı verileri otomatik olarak toplar ve bunları okunması kolay grafikler ve tablolar halinde görüntüler. Hafif yazılımların aksine, panomuzu ayarlamak için uzun bir yapılandırma gerekmez. Siz hazır olduğunuzda hazırdır.

Kaynakları İzlemek İçin Zaman Çizelgelerini ve İş Yükü Tablosunu Kullanın

Kaynaklar, işçilikten malzemeye ve aradaki her şeye kadar işinizi yapmak için kullandığınız her şeydir. Bütçenizi korumak için kaynaklarınızı izlemek önemlidir ve aracımız bunu kolaylaştıran kaynak yönetimi özelliklerine sahiptir. Ekibe dahil olduğunuzda, PTO, tatiller ve küresel tatiller dahil uygunluk durumlarını ekleyerek onlara iş atamayı kolaylaştırabilirsiniz. Güvenli zaman çizelgelerimiz maaş bordrosunu düzene sokar ve her ekip üyesinin görevlerini tamamlama açısından nerede olduğunu görmenize olanak tanır, böylece programa uyup uymadıklarını görebilirsiniz. Ayrıca herhangi birinin fazla yüklenip yüklenmediğini gösteren renk kodlu bir iş yükü tablosu da vardır. Fazla mesai masrafı olmadan kapasitede çalışmalarını sağlamak için iş yüklerini doğrudan grafikten dengeleyebilirsiniz.

Kaynak yönetimi özelliklerimiz, görev ve risk yönetimi araçlarımız gibi bütçenizi aşmamanıza yardımcı olur. Ekibiniz geride kalırsa bu, ekstra para ve sorunların projenizi saptırabileceği ve bütçeyi olumsuz etkileyebileceği anlamına gelir. Raporlama özelliklerimizi kullanmak, gösterge tablosundan daha derin verilere inmenize ve proje durumunu, varyansını ve daha fazlasını takip etmenize olanak tanır. Tüm raporlar, yalnızca görmek istediğiniz bilgileri filtreleyecek şekilde özelleştirilebilir ve projenizde çıkarı olan paydaşlarla kolayca paylaşılabilir.

ProjectManager, bütçeleri gerçek zamanlı olarak planlamaya, yönetmeye ve izlemeye yardımcı olan çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır. İşbirliğine dayalı platformumuz, ister yan ofiste ister farklı bir yerde olsunlar, herkesle bağlantı kurarak dosyaları paylaşmanıza, yorum yapmanıza ve daha fazlasını yapmanıza olanak tanır. Başarı sağlamak için yazılımımızı kullanan Avis, Nestle ve Siemens ekiplerine katılın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.