İş Etki Analizi Nedir ve Neden Önemlidir?

İşletmeler çok şey yaşar. Yöneticiler, ekonomik dalgalanmalar, yeni rakipler, yeni pazar eğilimleri ve daha fazlası gibi işlerinin büyümesini etkileyebilecek iç ve dış faktörlerin her zaman farkında olmalıdır. Herhangi bir şirkete yönelik en yaygın tehditlerden birine iş kesintisi denir.

İş kesintisi, radikal bir değişiklik meydana geldiğinde meydana gelir ve şirketlerin belirli bir sektörde rekabet etme şeklini etkiler. İş kesintisine bir örnek, mevcut yöntemleri işe yaramaz hale getiren yeni bir teknolojinin geliştirilmesi olabilir. Bu durumda işletme yöneticileri ne yapabilir? Bir iş etki analizi (BIA) yürütün.

İş etki analizi, sonuçların kaçınılmazlığını ve maliyetlerini planlamaya yardımcı olan önemli bir araçtır. BIA, risk değerlendirmesi, iş sürekliliği planlaması ve olağanüstü durum kurtarma planlaması için kullanılan çok yönlü bir süreçtir. Risk her zaman ufuktadır ve işletmeler risk yönetimine ne kadar iyi hazırlanırsa, gelecekte iş yapmaya devam etme olasılıkları o kadar artar.

İş Etki Analizi (BIA) Nedir?

İş etki analizi (BIA), ilgili verileri toplayarak bir işletmedeki, süreçlerindeki ve sistemlerindeki aksaklıkların sonuçlarını tahmin etmeye yönelik bir yöntemdir. Bu veriler, acil bir durumda işletmenin kurtarması için stratejiler geliştirmek için kullanılabilir.

ProjectManager, iş etki analizi, iş sürekliliği planlaması ve olağanüstü durum kurtarma planlaması için planlama araçlarıyla donatılmış proje yönetimi yazılımıdır. Proje raporlarımız ve gerçek zamanlı maliyet ve iş yükü gösterge tablolarımız, yöneticilerin daha verimli planlama yapmasına ve önemli bilgileri müşterilere ve paydaşlara dakikalar içinde iletmesine olanak tanır. Ücretsiz başlayın.

İşletmede potansiyel kayıplara neden olabilecek senaryolar belirlenir. Bunlar teslimat yapmayan tedarikçileri, hizmette gecikmeleri vb. içerebilir. Olasılıkların listesi uzundur, ancak riski en iyi şekilde değerlendirmek için bunları iyice araştırmak önemlidir. Bir işletme, bu potansiyel risk senaryolarını belirleyerek ve değerlendirerek, doğrudan önleme ile birlikte kurtarma ve azaltma stratejileri için bir yatırım planı belirleyebilir.

BİA Neye Yönelir?

İş etki analizi, bir iş kesintisinin operasyonel ve finansal etkilerini analiz eder. Bu etkiler arasında satış ve gelir kaybı, gecikmiş satışlar veya gelir, artan giderler, yasal para cezaları, sözleşme cezaları, müşteri kaybı ve yeni iş planlarının gecikmesi sayılabilir.

Dikkate alınması gereken bir diğer faktör de zamanlamadır. Yıkıcı bir olayın zamanlaması, bir işletmenin uğradığı zarar üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir. Mağazanız büyük bir indirimden veya büyük bir sezon tatilinden önce bir doğal afetten zarar görürse, etkisi daha yavaş bir döneme göre daha fazladır.

İş etki analizi iki varsayım altında çalışır:

1. İşletmenin her bölümü, işletmenin diğer bölümlerinin devam eden faaliyetlerine bağlıdır.
2. İşin bazı bölümleri diğerlerinden daha önemlidir ve kesintiler meydana geldiğinde daha fazla tahsis gerektirir.

BIA ve Risk Değerlendirmesi

BIA ve iş riski değerlendirmesi benzerdir, ancak temel fark, BIA'nın iş sürekliliği gereksinimlerine, kaynak kullanılabilirliğine ve bir iş kesintisinin etkisine odaklandığından daha spesifik olmasıdır.

Öte yandan, risk değerlendirmesi, potansiyel iş risklerinin ciddiyetine ve olasılığına odaklanır. Bu, riskleri önceliklendirmek ve bunları çözmek için azaltma stratejileri oluşturmak için yapılır.

BIA ve İş Sürekliliği Planlaması

İş etki analizi, iş sürekliliği planlamasının bir bileşenidir, çünkü BIA'nın bir iş sürekliliği planı için önemli veriler sağlaması amaçlanır. Bu nasıl çalışıyor?

En kritik iş süreçlerini, bu süreçlerdeki iş kesintisinin etkisini ve bunları geri yüklemek için gereken kaynakları belirlemek için bir BIA gerçekleştirilir.

Bunların tümü, bir işletmenin bir iş kesintisinden kurtulabilmesini sağlamak için alınan eylem planı olarak hareket edecek bir iş sürekliliği planı oluştururken dikkate alınması gereken temel değişkenlerdir.

BIA ve Felaket Kurtarma Planlaması

BIA ve iş sürekliliği planlaması arasındaki ilişkiye benzer şekilde BIA, bir felaket kurtarma planı oluştururken de yararlı bir araçtır. BIA, arıza modlarını ve bunlarla ilişkili maliyetleri tanımlar. BIA raporundan elde edilen bilgiler daha sonra tam teşekküllü bir felaket kurtarma planı oluşturmak için girdi olarak kullanılır.

4 Adımda BIA Nasıl Yapılır?

Bir iş etki analizi yürütmenin belirli bir yolu olmasa da, süreç aşağıda özetlenen genel yolu takip eder.

1. Onay Alın

İlk adım, proje için üst yönetimden onay alarak süreci başlatmaktır. Başlamak için, iş etki analizinin amaçlarını, hedeflerini ve kapsamını tanımlayın. İşletmenin neyi başarmak istediği açık olmalıdır.

Ardından, iş etki analizini yürütmek için bir proje ekibi oluşturmak önemlidir. Bu, bir iş etki analizi yapmayı bildikleri sürece mevcut personel olabilir, ancak bu ekip, işin bu görev için personeli yoksa, bu süreçte yetenekli bir ekibe dışarıdan temin edilebilir.

2. Bilgi Toplayın

Bir sonraki adım, analizi yapmak için gereken bilgileri toplamaktır. Bu veriler, görüşmelerden en yaygın araç olan iş etki analizi anketine kadar çeşitli şekillerde toplanabilir.

Anket, iş etki analizi ekibi tarafından geliştirilen ayrıntılı bir ankettir ve iş kesintisinin olası etkisini değerlendiren yanıtlar almak için tasarlanmış soruları hedef almıştır.

Mülakat yapılması veya anket verilmesi gereken kişiler arasında yöneticiler, ekip üyeleri, denetçiler ve iş süreçleri hakkında bilgili diğer kişiler bulunur. Yeterli içgörüye sahip oldukları sürece iş ortaklarını ve kuruluş dışında çalışanları da içerebilir. Başka bir deyişle, paydaşlarınızın kim olduğunu düşünün.

BIA raporunuz için topladığınız bilgiler aşağıdakileri içermelidir:

• Sürecin adı
• İşlemin nerede gerçekleştirildiğine dair ayrıntılı bir açıklama
• Süreçteki tüm girdiler ve çıktılar
• Süreçte kullanılan kaynaklar ve araçlar
• Sürecin kullanıcıları
• Zamanlama
• Finansal ve operasyonel etkiler
• Herhangi bir düzenleyici, yasal veya uyumluluk etkisi
• Tarihsel veri

3. Bilgileri gözden geçirin

Toplanan bu verilerin tümü, bilgiler analiz edilmeden önce belgelenmeli ve gözden geçirilmelidir. Bu, bir sonucun formüle edilmesi açısından hangisinin daha kolay, daha güvenilir ve pratik olduğuna bağlı olarak bilgisayarla otomatikleştirilebilir veya manuel olarak yapılabilir.

Bu gözden geçirme, birden fazla hedefi gerçekleştirir: öncelikli bir iş fonksiyonları veya süreçleri listesi oluşturur, optimum düzeyde operasyonları sürdürmek için ihtiyaç duyulan insan ve teknoloji kaynaklarını tanımlar ve süreci veya işlevi kurtarmak ve geri döndürmek için bir kurtarma zaman çerçevesi belirler. normal.

4. BIA Raporunu Oluşturun

Bundan sonra, bulguları belgelemek isteyeceksiniz. Bu, iş etki analizi raporunun hazırlandığı zamandır. Biçim düzenlenmezken, genellikle aşağıdaki yapıyı takip eder:

• Yönetici Özeti
• Amaçlar ve kapsam
• Veri toplamak ve değerlendirmek için kullanılan metodolojiler
• Bulguların özeti
• İşletmenin her bölümü hakkında ayrıntılı bir bulgu (en önemli süreçleri, kesintinin etkisi, kesintinin kabul edilebilir süresi, tolere edilebilir kayıp düzeyi, kurtarma maliyeti vb. dahil)
• Destekleyici belgeler ve
• Kurtarma için öneriler

Bu belge daha sonra yönetime sunulur. Nasıl devam edileceğine ilişkin karar üst yönetimin elindedir, dolayısıyla raporu alan onlar olur. İş etki analizinin kesin olarak belirlenmediğini unutmayın. Teknoloji, araçlar ve süreçler değişir ve iş etki analizi de bunlarla birlikte gelişmelidir.

İş Etki Analizi Neden Önemlidir?

Her işletmenin bir iş etki analizi içermesinin nedeni, bunun riski en aza indirmeye yönelik herhangi bir kapsamlı planın parçası olmasıdır. Tüm işletmeler, tedarikçilerin başarısızlığı, iş uyuşmazlıkları, kamu hizmeti arızaları, siber saldırılar ve doğal veya insan kaynaklı afetler de dahil olmak üzere kazalar ve acil durumlar nedeniyle kesintiye uğrayabilir.

Önceden planlamak

Bir krizin ortasındayken bir yanıt üretmek ideal değildir; akıllı bir işletme zaten bu risklere hazırdır. Zor durumda yaratılan bir tepki muhtemelen keyfi veya rastgele olacaktır ve neredeyse kesinlikle daha az etkili olacaktır.

Eldeki bir iş etki analizinin durum tespiti ile, bir işletmenin sıkıntıdan kurtulmak için iyi düşünülmüş bir eylem planı vardır. Bu olaylara yanıt verirken yönetime kararlarına ve yargılarına daha fazla güven verir.

Buna göre öncelik verin

Tahsis talimatlarıyla birlikte iş etki analizi, hangi operasyonların acil kurtarmaya ihtiyaç duyduğunu ve hangilerinin bekleyebileceğini önceliklendirir. Ayrıca kurtarma planlarını test etmek için bir dizi kriter sağlar. Ayrıca, kesintiden kaynaklanan gelir kaybını, para cezaları ve cezalar için herhangi bir harcama yapılması durumunda işletmenin tahakkuk etmesi muhtemel yüksek maliyetleri ve işletmenin itibarının ve müşteri tabanının erozyonunu belirlemelidir.

Tüm bu bilgiler bir işletmenin başarısı için kritik öneme sahiptir. Sorunlar iş ortamının bir parçasıdır ve süreçte bir miktar aksama olasılığının göz ardı edilmesi, ödeme gücünü ve uzun vadeli hayatta kalmayı tehdit eder.

İşletme Yönetimi Şablonları

ProjectManager, işletmeler için harika bir proje ve iş yönetimi yazılımıdır ve işletme yönetimi ihtiyaçlarınız için düzinelerce eğitici video ve blog, şablon ve kılavuz sunuyoruz.

SWOT Analizi Şablonu

Durum analizi veya SWOT analizi, herhangi bir işletmenin mevcut durumunu değerlendirmek için harika bir araçtır. Yöneticilerin, şirketlerinin iş ortamını oluşturan iç ve dış faktörleri anlamalarını sağlar.

İş Vaka Şablonu

İş gerekçesi şablonumuz, işletme yöneticilerinin, proje yöneticilerinin ve girişimcilerin iş fikirlerini paydaşlara ve müşterilere iletmesine yardımcı olan çok yönlü bir belgedir.

Yönetici Özeti Şablonu

Yönetici özeti şablonumuz, proje paydaşlarınıza ve müşterilerinize projelerinizin değerini hızlı bir şekilde gösterebilmeniz için iş planlarınızı ve proje tekliflerinizi özetlemek için harika bir araçtır.

ProjectManager ile BIA'yı Eyleme Dönüştürün

Artık etki analizini yaptınız, sırada ne var? Plan, herhangi bir başarılı projenin temelidir, ancak bir planın, tüm farklı parçalarını işleyen bir bütün halinde organize etmek için araçlara ihtiyacı vardır. ProjectManager, tam olarak bu amaç için oluşturulmuş bir çevrimiçi iş yönetimi yazılımıdır.

Onay aldıktan sonra projeyi görevlere ayırmanız gerekir. Bu görevlerin her birinin bir son teslim tarihine ihtiyacı olacak ve bunları yürütmek için bir ekip üyesine atanmaları gerekiyor. ProjectManager, uzun vadeli planlama için daha yapılandırılmış Gantt şemasından bir kanban panosunun görsel iş akışı aracına kadar proje planınızı başlatmanız için size birçok yol sunar.

Ancak elektronik tablonuzu bir projeye nasıl dahil edersiniz? ProjectManager ile bu çok kolay. Görevlerinizi yükleyebilirsiniz ve yeni bir proje olarak açılır. Gantt görünümünden, görevleriniz size büyük resmi vermek ve projeyi aşamalara veya kilometre taşlarına ayırırken bağımlı görevleri birbirine bağlamanıza izin vermek için bir proje zaman çizelgesinde çizilir.

Herhangi bir proje görünümünden görevler atayabilirsiniz ve ekipler çalışmak istedikleri gibi çalışabilir. Ekip üyeleri, önemli olan şeyler üzerinde çalışmak için gerekli bağlama ve kaynaklara sahip oldukları için kanban panolarını severler. Yöneticiler, kanban panolarının sağladığı şeffaflığı sever ve onlara kimin ne üzerinde çalıştığını gösterir.

İş etki analizi projeye ömür verir, ancak ProjectManager bu hayata başarı için bir araç verir. Pratik ve kullanımı kolay projeler üretkendir ve analize harcadığınız işin karşılığını verir.

Bir iş etki analizi, riski değerlendirmek ve meydana geldiğinde ve meydana geldiğinde bir kurtarma planı oluşturmak için harika bir araçtır. Bu bir proje gibi geliyor. ProjectManager, iş etki analizinizi planlamanıza ve yürütmeniz gerektiğinde bunu izlemenize ve raporlamanıza yardımcı olan bir proje yönetimi yazılımıdır. Bu ücretsiz 30 günlük denemeyi almanın hiçbir riski yoktur.