İş Süreci Haritalama için Hızlı Kılavuz

Karanlıkta çalışın ve sonunda bir duvara çarpacaksınız. Milyon dolarlık bir fikirle gelen ve geri dönen ve paranın yuvarlanmasını izleyen girişimci efsanesi ikna edici olsa da, bu bir kurgu. İşletmelerin görevleri organize bir şekilde planlamaları ve yürütmeleri gerekir.

Bunu yapmak için her şirketin işi yönetmek ve hedeflerine ulaşmak için iş süreçlerine ihtiyacı vardır. Bir iş süreci, bir kuruluş tarafından somut bir hedefe ulaşmak için atılması gereken bir dizi görev veya adımdır.

Bu iş süreçlerini yönetmek şirketleri verimli kılar ve bu nedenle iş süreçleri yönetimi (BPM) oluşturulmuştur. İş süreci yönetimi, yöneticilerin iş süreçlerini düzene koymalarına yardımcı olmak için bir dizi araç ve yöntem kullanan bir disiplindir.

Bu yöntemlerden birine iş süreci haritalaması denir. Ne olduğunu ve iş süreçlerini yönetirken neden bu kadar önemli olduğunu tanımlayalım.

İş Süreci Haritalama Nedir?

İş süreci eşlemesi, bir iş sürecini görsel olarak temsil etmek ve aşağıdakileri tanımlamak için bir iş akışı diyagramı veya süreç haritası kullanmaktan oluşur:

• İş süreci adımları nelerdir
• İş sürecinde kim nelerden sorumlu
• Hangi araçlar kullanılacak
• Bu iş sürecini tamamlamak için standart nedir?
• Başarı nasıl belirlenir

Net bir iş akışı diyagramı veya ayrıntılı iş süreci haritasıyla, verimliliği ve üretkenliği artırmak için iş sürecinde nerede iyileştirmeler yapılabileceğini görmek kolaydır. Bu aynı zamanda belirli bir hedef almanın ve onu işletmenin genel hedefleriyle karşılaştırmak ve bunların uyum içinde olduğundan emin olmak için ölçmenin bir yoludur.

Artık iş süreci haritalamanın ne olduğunu anladığımıza göre, bir süreç haritasının nasıl oluşturulacağını öğrenelim.

Süreç Haritası Nedir?

Bir süreç haritası, esasen bir iş sürecinin unsurlarını sembollerle temsil eden bir akış şemasıdır. Bu semboller, İş Süreci Yönetimi Girişimi tarafından oluşturulan İş Süreci Modelleme Gösterimi (BPMN) olarak bilinen bir standarda sahiptir.

Ancak bir süreç haritası oluşturmak için BPMN uzmanı olmanıza gerek yok, bugün sizin için bu süreci otomatikleştiren birçok çevrimiçi iş süreci haritalama aracı var.

İş Süreci Haritalama Adımları

Süreç haritalama, süreçlerin iyileştirilmesinden eğitime ve iş akışının açıklığa kavuşturulmasına kadar birçok iş hedefinde yardımcı olabilir, aynı zamanda mevzuata uygunluk, iç denetim ve işletmedeki rolleri netleştirmeye de yardımcı olabilir. İşte işletmeniz için bir süreç haritası oluşturmak için 7 adım.

1. Süreç Tanımlama

Odaklanmak istediğiniz hedefleri, kapsamı, oyuncuları ve çalışma alanlarını belirleyin. Bu, üç düzeyde yapılabilir: başarısız veya düşük performans gösteren bir süreci ele alırken reaktif; üst düzey revizyonda olduğu gibi stratejik; daha iyi müşteri memnuniyeti aramak gibi müşteri odaklı.

2. Bir Takım Kurun

Değişiklik istendiğinde onaylara yardımcı olabileceğinden, üst düzey bir yöneticinin de gemide bulunmasına yardımcı olsa da, süreçle çalışan bir grup insan edinin.

3. Bilgi Toplama

Süreci tanımladıktan sonra, iş sürecinin kim, ne, nerede ve ne zaman olduğu gibi süreç haritanızı oluşturmak için ihtiyaç duyacağınız bilgileri toplamanız gerekir. Bu, bilgi toplayarak ve haritaladığınız işi yapan kişilerle görüşmeler yaparak yapılır.

4. Süreç Haritalama

Topladığınız tüm bilgileri alın ve bir süreç haritası akış şemasına dönüştürün. Bu muhtemelen süreci veya genel iş akışını içerecektir. Tüm süreç haritaları farklıdır, ancak bunlar iş akışı diyagramınıza dahil etmeniz gereken ana unsurlardır:

• Görevler: İş akışının her adımı.
• Olaylar: Bir süreci başlatan, yeniden yönlendiren veya sonlandıran tetikleyiciler veya ağ geçitleri.
• Katılımcılar: İş sürecine dahil olanlar.

5. Analiz

Süreç haritasını inceleyin ve her birinin nedenini sorgulayarak adımların her birine meydan okuyun.

6. Yeni Yöntemler Geliştirin ve Yükleyin

Süreç analiziniz gereksiz işleri belirledikten sonra, verimliliği artırmak için adımların nasıl birleştirilebileceğini, yeniden düzenlenebileceğini veya yeni adımların eklenebileceğini görün.

7. Süreci Yönet

Artık iş süreci sürdürülmeli ve saklanmalı, aynı zamanda rutin olarak gözden geçirilmeli ve değişiklikler için süreci izlemeli.

İş Süreci Haritalarının Türleri

İş süreci haritalaması çeşitli şekillerde yapılabilir. Süreçlerinizi görselleştirmek için kullanabileceğiniz farklı türde süreç haritaları vardır. Bu süreç haritalarının her birinin avantajları ve dezavantajları vardır.

Proses Akış Şeması

Akış diyagramları, en yaygın süreç haritası türüdür. Elle çizilebilir veya yazılımda oluşturulabilirler. Kullanım kolaylığı ve aşinalık bir avantajdır, ancak dezavantaj, bu tür iş süreci haritalamalarının akış şemasını uyarlama ve değiştirme esnekliğinden yoksun olmasıdır.

İlgili: Ağ Şemaları Oluşturmak için 3 Ücretsiz Araç

kulvar diyagramı

Kulvar diyagramı klasik bir akış şeması görevi görür, ancak kulvar diyagramında her adım farklı ekipler veya onlardan sorumlu kişiler arasında bölünür. Böylece kulvar adı, diyagram yüzme turları için bir havuzdaki kulvarlara benzediği için. Avantajlar ve dezavantajlar, bir akış şemasıyla hemen hemen aynıdır.

Değer akış haritası

Yalın altı sigma uygulamalarında genellikle bir değer akış haritası kullanılır. Bir bakışta analiz etmek o kadar kolay değil. Bu nedenle, iş süreçleri hakkında daha derinlemesine bir görünüm arayanlar için bu daha çok bir avantajdır. İnsanlara süreçlerin kolay okunabilen bir özetini vermek için değer akış haritaları önerilmez.

SIPOC Şeması

Bir Tedarikçi Girdileri Süreç Çıktıları Müşteri veya SIPOC, basitleştirilmiş bir iş süreci haritasıdır. Bilgilerin çoğunu kaldırır ve yalnızca sürecin esaslarına ve ilgili kişilere odaklanır. Doğal olarak, bu hızlı bir şekilde anlaşılabilecek bir genel bakış sağlayacaktır, ancak bir süreç ve süreçlerin nasıl etkileşime girdiği hakkında derinlemesine bir anlayış sunmayacaktır.

Yazılım

İş süreci haritalaması için yazılım mevcuttur. Bu araçlar, eşleme yapıldıktan sonra süreçleri izlemeye yardımcı olur, böylece nasıl performans gösterdiğini ve darboğazlar, kaçırılan teslim tarihleri ​​ve diğer engeller nedeniyle nerede düşük performans gösterdiğini görebilirsiniz. Bir iş sürecini kullanmanın avantajı, süreç haritalarının oluşturulmasını otomatikleştirmesi ve çalışanların görevlerini ve yapılacaklar listelerini yönetmek için kullanabilecekleri başka özelliklere sahip olmasıdır. Ayrıca yönetimin neler olup bittiğini kolayca izlemesini sağlar.

İş Süreci Haritalamanın Faydaları

Bir işletmenin nasıl çalıştığını, insanların rollerinin neler olduğunu ve işletmenin sorumluluklarını ve standartlarını görselleştirmek için bir süreç haritası kullanmak birkaç nedenden dolayı gereklidir.

Uyumluluğu Sürdür

Bir şirketin ISO 9001 uyumlu kalmasına yardımcı olur. Bu, bir işletmenin müşterilerinin ihtiyaçlarını karşılamasını ve ilgili düzenlemelere uymasını sağlamaya yönelik bir dizi standarttır.

Ayrıca, 2002 tarihli Halka Açık Şirket Muhasebe Reformu ve Yatırımcı Koruma Yasası olarak da bilinen 2002 tarihli Sarbanes-Oxley Yasası'na da uygunluk vardır. Bu federal yasa, halka açık tüm şirketler için şeffaflık ve uygun açıklama gerektirir. İş süreci yönetimi belgeleri, bu yasanın önemli bir bileşenidir.

İlk Katılıma Yardımcı Olur

İş süreci haritalaması, yeni çalışanları işe almak için de kritik öneme sahiptir. Yeni çalışanın izlemesi gereken bir dizi belgelenmiş süreçle, geçişleri kısaltılır ve eğitim ve diğer şeyler için diğer çalışanlardan çok fazla zaman ayırmaz. Bir süreç haritası ayrıca, yeni işe alınanlar arasında tutarlı bir işe alım süreci ve süreklilik yaratır.

İletişimi Güçlendirir

İş süreci haritalaması, aynı zamanda, iş içindeki ve dışındaki diğer kişilerle etkili bir şekilde iletişim kurmanın harika bir yoludur. İş süreci haritalaması, bir sürecin görselleştirilmesi olduğundan, işletmedeki herkes için uzun bir bloktan daha kolay sindirilebilir.

Denetimleri Basitleştirir

Süreç haritaları ile iç denetimler daha verimli yapılabilir. İşin her zaman iş standartları ve uygulamaları ile uyumlu olmasını sağlayabilirler. Bu aynı zamanda süreç iyileştirmesine de yol açar. Bir süreç belgelendikten ve anlaşıldıktan sonra, nasıl iyileştirileceğini görmek için incelenebilir.

İlgili: Daha Üretken Olmak için Operasyonel Mükemmelliği Kullanmak

Problem Çözmeyi İyileştirir

Süreç haritaları, genel problem çözmede de yardımcı olabilir. Sürecin bir görselini oluştururlar ve bunu yaparken çatışmaları keşfetmeyi kolaylaştırırlar. Süreçte bir yerde bir engel varsa, görsel harita bu darboğaza neyin yol açtığını netleştirecek ve onu çözmek için yollar sunacaktır.

Ek olarak, iş süreci eşlemesi, işi yasal veya sağlık ve güvenlik sorunlarına açabilecek süreçlerin neden olduğu risklerin belirlenmesine yardımcı olur. Büyük resmi göstermek, en iyi uygulamalara sahip bir işletmeye de yardımcı olabilir.

İş Süreci Haritalamanın Tarihçesi

Kalite yönetimine bir süreç yaklaşımı ve her sürecin bir işletmedeki diğer süreçlerle nasıl ilişkili olduğu, iş süreci haritalamanın merkezinde yer alır. Bu, 1921'de mühendis Frank Gilbreth tarafından tanıtılan, süreç akışını belgelemek için ilk yapılandırılmış yönteme, akış şemasına kadar uzanır.

Bu aletler daha sonra endüstri mühendisliği tarafından alındı ​​ve 1930'ların başlarında endüstri mühendisi Allan H. Mogensen diğerlerini bu yöntemle eğitmeye başladı. Mogensen'in sınıflarından birinden mezun olan Art Spinanger, disiplini Procter and Gamble'a taşıdı ve Kasıtlı Yöntemleri Değiştirme Programı adlı bir iş basitleştirme programı geliştirdi.

Mogensen'in mezunlarından bir diğeri, organizasyon teorisyeni Ben. S. Graham, birden fazla belgeyi ve bunların ilişkilerini görüntüleyen çok akışlı süreç çizelgesini geliştirerek bilgi işlemeye akış süreci çizelgesini benimsedi.

İş süreci haritalama, işletmedeki herkes tarafından erişilebilen, durumlarını gerçek zamanlı olarak güncelleyen ve yöneticilere ilerlemeyi izlemek ve takip etmek için bir portal sağlayan bir yazılımla en iyisidir. ProjectManager, süreçleri izlemek ve raporlamak için gerçek zamanlı bir gösterge panosuna sahip, herkesin çalışmayı ve iletişimi kolaylaştırmak için kullanabileceği bir işbirliği platformuna ve ayrıca süreç haritaları oluşturmak için Kanban panolarına sahip bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Bu ücretsiz 30 günlük deneme sürümüyle, iş süreçlerinizi bugünden düzenlemenize nasıl yardımcı olabileceğini görün.