Değişiklik Kontrol Kurulu: Roller, Sorumluluklar ve Süreçler

Proje yürütme aşamasında proje planında değişiklikler olacağı kesindir. Hava koşullarından tedarik zincirlerine ve değişiklik taleplerine kadar her şeyi hesaba katmak imkansız, programınıza ve bütçenize karşı bir şeyler olacak. Bu nedenle projelerin bir değişim kontrol panosu vardır.

Proje yönetimi metodiktir, ancak değişim değildir. Değişiklik talep edilirse, değişiklik kontrol panosu, bu değişikliklerin proje planında en az kesinti ile nasıl yönetildiğini gösterir. Başarılı, yüksek kaliteli bir proje için bir değişiklik kontrol panosunun önemi göz ardı edilemez.

Değişiklik Kontrol Panosu Nedir?

Değişiklik kontrol panosuna bazen değişiklik inceleme panosu denir. Projedeki değişiklikleri değerlendirmek için düzenli olarak toplanan proje ekibinden bir grup insandır. Bu detaylı inceleme süreci ile değişiklik kontrol kurulu, değişiklik talebinin uygulanabilirliğine karar verir veya buna göre önerilerde bulunur. Bir değişiklik kontrol kurulu, proje yöneticisine ek olarak projenin ilgili işlevsel alanlarının temsilcilerini içerir. Muhtemelen uzmanlar, müşteriler ve sponsorlar da vardır. Elbette projeye ve organizasyona bağlı olarak başkaları da dahil olabilir.

Birlikte çalışan birçok ekibi içeren daha büyük projelerde, proje alanlarına özgü çeşitli değişiklik panolarına ek olarak tipik olarak merkezi bir değişiklik kontrol panosu bulunur. Bu ekipler, konuyla ilgili son sözü söyleyen merkezi değişim kuruluna rapor verir. Yalnızca uzak siteleri etkileyen daha küçük değişiklikler için bir site değişiklik panosu da olabilir.

Değişiklik kontrol kurulu bir değişikliği onayladıktan sonra, değişiklik yönetilmelidir. ProjectManager, istediğiniz şekilde çalışmanıza izin veren birden çok proje görünümüne sahip bir iş ve proje yönetimi yazılımıdır. Hangi görünümü kullanırsanız kullanın, bir veya birden fazla etiket oluşturabilir ve proje değişikliklerini izlemek için buna göre filtreleyebilirsiniz. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Değişiklik Kontrol Panosu Ne Yapar?

Bir değişiklik kontrol panosu, daha sonra ayrıntılı olarak gözden geçirilen değişiklik taleplerine bakar. Değişiklikler, proje planının onayında belirlenen temel gereksinimlerden farklıdır. Değişiklik kontrol panosu daha sonra bir değişikliğin artılarını ve eksilerini tartışır, bu nedenle ekipten son kullanıcıya kadar tüm proje yönlerini yansıtan bir değişiklik kontrol panosuna sahip olmak önemlidir.

Herkes değişikliği kendi bakış açısından değerlendirerek, değişiklik kontrol kurulu, değişikliğin projenin takvimi ve bütçesi üzerindeki etkisine değip değmediğini belirler. Bir karar verildikten sonra proje ekibine ve müşteriye iletilir. Bununla birlikte, değişiklik kontrol panosu her zaman konuyla ilgili son söz değildir. Değişiklik kontrol kurulu genellikle yetkiye sahip olsa da, kararı her zaman nihai ve bağlayıcı değildir.

Kontrol Kurulu Görevlerini ve Sorumluluklarını Değiştirin

Değişiklik kontrol panosundaki roller projeye, organizasyona ve sektöre göre farklılık gösterir. Genel olarak, tüm değişiklik kontrol kurullarında ortak olan temel roller vardır.

Müdür

Yönetici grubu yönetir, faaliyetleri koordine eder ve değişimin tüm yönlerini denetler. Yani, değişiklik taleplerini önceliklendirir ve değişikliğin projeyi nasıl etkilediğine dair etki değerlendirmesine öncülük ederler. Değişiklik yöneticisi, değişiklik yönetimi sürecini ve değişikliği uygulamak için gerekli planları belgelemekten sorumludur. Ayrıca değişiklik kontrol kurulu toplantılarına liderlik ederler.

onaylayanlar

Başlıktan da anlaşılacağı gibi, bir onaylayan veya değişiklik yetkilisi, değişikliğin yetkilendirilip onaylanmadığına karar verir. Bu kişi, genellikle bir yönetici veya yönetici olabilir, ancak yanıt, birlikte karar verebilmeleri için değişiklik kontrol kuruluna da dayanabilir. Onaylayıcılar, organizasyondaki ve/veya projedeki değişikliği onaylamak ve yönlendirmek için yöneticilerle yakın bir şekilde çalışır. Ancak daha küçük organizasyonlarda, onaylayan ve değişiklik yöneticisi aynı kişilerdir.

İş Paydaşları

İş paydaşlarının değişiklik yönetimine dahil olması ve değişiklik kontrol kuruluna katılması yaygındır. Bu, değişikliğin etkisini daha iyi anlamak için çeşitli departmanların getirilebileceği anlamına gelir. Örneğin, bu ekipler değişiklikten etkileniyorsa, bunlar satış veya finans departmanlarından temsilciler olabilir.

Takım üyeleri

Proje üzerinde çalışan ekipler genellikle değişiklikleri değişiklik kontrol panosuna gönderen ekiplerdir. Değişikliğin neden önemli olduğuna inandıklarını belgeleyecekler ve projeye yardımcı olacaklar. Sadece değişikliği önermekle kalmıyorlar, aynı zamanda değişiklikle ilgili sorunları uygulayacak, izleyecek ve bunlara yanıt verecek kişiler de olacaklar. Bu ekipler yazılım geliştiriciler, testçiler, kalite güvence ofisleri, pazarlama ekipleri vb. olabilir.

Müşteri Hizmetleri/Teknik Destek/Yardım Masası Temsilcileri

Müşterilerle etkileşimden sorumlu olan herkesin değişiklik kontrol panosunda bir yeri olması gerekir. Ürün veya hizmeti gerçekten kullanan ve bir değişikliğin olumlu veya olumsuz bir etkisi olup olmayacağı konusunda samimi bir anlayışa sahip olan kişilerle ilgilenerek işin ön saflarında yer alırlar.

İlgili: Excel için Ücretsiz Risk Matrisi Şablonu

Değişiklik Kontrol Kurulu için bir Süreç Geliştirme

Değişimi kontrol etmenin bir parçası da bir sürece sahip olmaktır. Değişiklik kontrol panosu, bir proje veya organizasyon için değişiklik yönetimi planlamasının bir parçasıdır. Değişimi yakalamanın, incelemenin ve kabul etmenin ya da reddetmenin bir yolu.

İlk adım, bir değişiklik ihtiyacını belirlemektir. Bu değişiklikler ekipten, üreticiden veya diğer paydaşlardan gelebilir. Değişim nereden gelirse gelsin, sürece başlamak için yakalamak önemlidir.

Daha sonra bir değişiklik kontrol panosu kurulur veya değişiklik talebi gözden geçirilmek üzere panoya iletilir. Belirtildiği gibi, değişiklik kontrol kurulu, kapsamlı bir tartışmayı kolaylaştırmak ve değişikliği daha geniş bir bağlama yerleştirmek için projenin yaşam döngüsünün her aşamasından kişilerden oluşur.

İşte bu noktada değişiklik kontrol kurulu, değişiklik kontrol sürecinin sonucunu ve amacını tanımlar. Değişikliği proje hedefleriyle uyumlu hale getirmek için değişikliğin ve belgelerin oluşturulmasını sağlamak için bir zaman çizelgesi belirlenir.

Değişiklik kontrol kurulu, reaktif olmaktan ziyade, zarar verici etkilerden kaçınmak için maliyetler ve zaman çizelgeleriyle uğraşırken proaktif kalmalıdır. Değişiklik onaylanırsa, değişiklik kontrol panosu bir test ve yineleme aşamasının ardından bir zaman çizelgesi sunacaktır. Potansiyel sorunları karşılamaya ve tartışmaya devam edecekler ve değişikliğin programa uygun olmasını sağlayacaklar.

CCB'ler için En İyi Uygulamalar

Bir değişiklik kontrol panosunun önemi açıktır: proje değişikliklerini yönetmek için bir süreç olmadan, projeyle ilgili zaman çizelgesini ve maliyetleri olumsuz yönde etkileyebilirsiniz. İlk en iyi uygulamayı zaten tartışmıştık; yönetim kurulunu tüm paydaşlar, seçkin ekip üyeleri, müşteriler, tedarikçiler vb. dahil olmak üzere proje temsilcilerinin çeşitli temsillerinden yapın.

Proje paydaşlarından oluşan bir kesite sahip olduğunuzda, onların sorumluluklarını net bir şekilde tanımlamak istersiniz. Değişiklik kontrol kurulunun etkili olması için, değişikliklere hızlı ve yeterli teknik ve iş zekası ile yanıt verebilecek doğru boyutta olmalıdır.

Bir proje için tüzük oluşturduğunuzda, bunu değişiklik kontrol panonuzla yapmalısınız. Bu, kurulun amacını, yetki kapsamını, üyelik kriterleri ve sorumluluklarını, çalışma prosedürlerini ve karar alma sürecini tanımlamanıza olanak tanır. Bu, paylaşıldığında, yönetim kurulunun ne yaptığını ve ne yapmadığını netleştirir ve daha etkin bir şekilde hareket etmesini sağlar. Ayrıca ne sıklıkta buluştuğunuzu ve özel, planlanmamış toplantıları neyin tetiklediğini de not etmek isteyeceksiniz.

En önemli şey, herkesin aynı hizada olmasını sağlayacak bir karar verme süreci üzerinde anlaşmaya varmaktır. Nisabı nasıl tanımladığınızı, değişiklik kontrol kurulundaki faaliyetlerinizi hangi kuralların yönettiğini, yönetim kurulu yöneticisinin yetkisini ve yönetim kurulu tarafından alınan kararların daha yüksek bir otorite tarafından onaylanması gerekip gerekmediğini belirler.

Beklediğiniz gibi, iletişim kritik öneme sahiptir, bu nedenle paydaşların güncellendiği kanallar ve sıklık iyi tanımlanmalıdır. Sorumluluğu bu paydaşları güncellemek olan bir üye olmalıdır. İdeal olarak, herkesin en güncel verilerle çalışmasını sağlamak için bir bilgi deposu olmalıdır.

Kapsam kaymasını unutmayın. Tüm değişiklik kontrol üyelerinin akılda tutulması gerekir ve paydaşlar projenin kapsamını etkileyen değişiklikler için baskı yapacaklardır. Bu talepleri ciddiye almak ve bunları projenin zaman çizelgesine ve maliyetlerine göre dengelemek değişiklik kontrol kurulunun görevidir.

ProjectManager Değişikliği ve Projeleri Yönetmeye Nasıl Yardımcı Olur?

Başarılı, zamanında ve bütçe dahilinde projeler sunan etkili bir değişiklik kontrol panosuna sahip olmak için gerçek zamanlı verileri yakalayan bir araca ihtiyacınız var. ProjectManager, proje ekibine ve değişiklik kontrol panosuna daha anlayışlı kararlar vermelerini sağlamak için gerçek zamanlı veriler sağlayan bulut tabanlı bir yazılımdır.

Gerçek Zamanlı Panolarla Değişiklikleri İzleyin

Çoklu proje görünümlerimizin projede ilerlerken değişiklikleri takip etmenize yardımcı olacak etiketlere sahip olduğundan daha önce bahsetmiştik. Gerçek zamanlı kontrol paneli daha da fazlasını yapar. Verileri otomatik olarak hesaplayarak ve altı ölçümü izleyen renkli grafiklerde görüntüleyerek, bu değişikliklerin ilerlemesine ve performansına ilişkin üst düzey bir görünüm sağlar. Daha az güçlü yazılımların aksine, kurulum gerektirmez ve siz hazır olduğunuzda kullanıma hazırdır.

Tek Tıkla Raporlarla Paydaşları Güncel Tutun

Değişim kontrol panoları veriye ihtiyaç duyar. Pano genel bir genel bakış için iyidir, ancak bir şeye odaklanmak ve daha yakından bakmak istediklerinde, durum veya portföy raporları, zaman, maliyet ve daha fazlası için tek tıklamayla raporlar oluşturulabilir. Yönetim kurulu üyelerinin en alakalı verilere odaklanabilmesi için tüm raporlar filtrelenebilir. Raporlar ayrıca kolayca paylaşılabilir ve paydaşları güncel tutmak için birden çok formatta gelir.

Proje gerçeğinin tek bir kaynağı olduğundan, hem proje ekibi hem de değişiklik kontrol kurulu aynı verilerle çalışabilir. İşbirliği platformumuz, hibrit ekipleri her yerde ve her zaman birbirine bağlar. Dosyaları paylaşın, görevler ekleyin ve gerçek zamanlı olarak yorum yapın. İster ofiste, ister sahada, ister evden çalışıyor olun, size işbirliği yapmanız ve üretken kalmanız için araçlar sunuyoruz.

ProjectManager, proje değişikliklerini belirlemenize, izlemenize ve raporlamanıza, görevleri düzenlemenize ve daha verimli çalışmak için ekibinizle bağlantı kurmanıza yardımcı olan ödüllü bir yazılımdır. Çoklu proje görünümlerimiz, geleneksel olarak çalışan departmanların çevik bir ortamda çalışanlarla işbirliği yapabileceği anlamına gelir. Gerçekten esnek, hibrit bir araçtır. Kendin için gör. Bugün ücretsiz başlayın.