Değişiklik İsteği: Nasıl Gönderilir, Yönetilir ve Yürütülür

Her zaman söylüyoruz - değişim kaçınılmazdır. Bu atasözü her şey için olduğu kadar projeler ve organizasyonlar için de geçerlidir. Değişim, bir rahatsızlık veya beklenmedik bir soruna yanıt gibi gelebilir. Ve bu gerçekleşirken, bir değişiklik talebi, olayların büyük şemasında tamamen doğal ve hatta olumlu olabilir. Çünkü nihayetinde değişim evrimdir.

Peki, değişiklikler sizin yararınıza nasıl kullanılabilir? Bu değişiklikleri yönlendirmek için bir sistem oluşturuyoruz. Bu sistem çöküp çalışabilecek karışıklık ve dağınıklığı önler ve her şey bir değişiklik talebi ile başlar.

Değişiklik Talebi nedir?

Değişiklik talepleri bu resmi belgeler olarak işlev görür ve değişiklik yönetimi sürecinin temel bir bileşenidir. Bu belgeler, projenin veya organizasyonun bazı yönlerinde yapılan değişiklikleri ana hatlarıyla belirtir - genellikle proje teslimi veya organizasyonel operasyonlar gibi yüksek düzeyde.

Değişiklik talepleri organizasyon içinden veya dışından gelebilir ve talep edilen değişiklikler çılgınca değişse de, onları yaratma süreci aynıdır. Bu süreklilik, bunları oluşturma, gönderme, izleme ve onaylama (veya reddetme) sürecini basitleştirir.

Değişiklik Taleplerinin Türleri

Değişiklik talepleri, değişikliğin amacına bağlı olarak farklı kategorilere ayrılabilir. İşte dikkat edilmesi gereken dört temel değişiklik talebi türü. Bu dördünün her biri bir bütün olarak hem projelere hem de kuruluşlara uygulanabilir.

• Normal Değişiklik: Normal bir değişiklik talebi, işlemlerde, mevcut sistemlerde, altyapıda vb. önemli bir değişikliği ele alır. Bu tür nadir değildir, ancak önemli, geniş kapsamlı değişikliklerin yapılması gerektiği anlamına gelir. Ve tahmin edebileceğiniz gibi, normal değişiklik talepleri genellikle ek taleplerle sonuçlanır.
• Standart Değişiklik: Standart bir değişiklik talebi, sıklıkla meydana gelen düşük riskli bir değişiklik önerir. Tartıştığımız gibi, bir proje boyunca veya bir organizasyonda birçok değişiklik tamamen doğaldır. Bu değişiklikler evrim olarak düşünülebilir. Neyin değiştirilmesi gerektiğini özetleyen önerilerdir, ancak değişikliğin kendisi önceden var olan bir sistemi izleyecektir.
• Büyük Değişiklik: Büyük bir değişiklik talebi, önemli miktarda finansman gerektirecek önemli bir değişiklik önerir. Büyük değişiklikler yüksek risk oluşturur, ancak aynı zamanda yüksek ödüller de alabilirler. Bu değişiklikler sık ​​sık meydana gelmez ve kötü yönetilirlerse ciddi zararlar verebilirler. Olduğu söyleniyor, aşırı değişiklikler yapmak için gerekliler.
• Acil Değişiklik: Acil değişiklik talebi, anında değişiklik için yüksek öncelikli bir tekliftir. Bu tür genellikle bir hatanın veya planlandığı gibi gitmeyen bir şeyin sonucudur ve bu beklenmedik durumların hasara yol açmasını önlemek için kullanılabilir.

Değişiklik İsteğinin Amacı Nedir?

Herhangi bir proje veya organizasyonda, süreçlerin veya görevlerin değiştirilmesi gerekme potansiyeli vardır. Değiştirilmesi gereken yönlerle ilgili ayrıntıları resmi olarak belgelemek için değişiklik talepleri mevcuttur. Amaçları bir değişiklik talep etmek ve bu değişikliği kontrol etmektir.

Bu değişiklikler, üst düzey hedefler ve hedefler ve/veya proje çıktıları değiştiğinde veya bunlara eklendiğinde gerekli olabilir. Örneğin, bir müşteri bir projenin çıktılarını değiştirmek isteyebilir, bir şirket misyonunu genişletmek isteyebilir, bir organizasyon iletişimi veya dahili operasyonları geliştirmek isteyebilir. Liste devam ediyor. Değişikliğin ne olduğuna bakılmaksızın, değişiklik talepleri önerilen değişikliği belgeler.

Bu resmi talepler ilgili tüm bilgileri listeler ve daha sonra onay için bireysel bir paydaşa (veya bir yönetim kuruluna veya bir topluluğa) iletilir. Değişiklik talepleri, bilmeleri gereken her şeyi özetler ve değişiklik yönetimi sürecinin nasıl ilerleyeceğini basitleştirir.

Bir Değişiklik Talebi Neleri İçermelidir?

Değişiklik talebinin türü ne olursa olsun, kapsamanız gereken birkaç temel vardır. Bu temel bileşenlerle başlayın ve değişiklik isteklerinizin geri kalanını bunların etrafında oluşturun.

• Başlık
• Kimlik Numarası
• İstek tipi
• Kaynak: Dahili veya Harici İstek
• Kısa Açıklama

Değişikliğin türüne veya organizasyona veya projeye bağlı olarak, ek ayrıntılar eklemek isteyebilirsiniz. Bu tamamen iyi, ancak bu ek bölümleri kısa ve öz tutmak ve her isteğin biçiminin mümkün olduğunca tutarlı olduğundan emin olmak isteyeceksiniz.

Değişim Süreci Nasıl Kurulur

Somut bir talep işleme sistemine sahip olmak önemlidir. Bu, herkesin izleyebileceği bir dizi adım oluşturur ve hataları azaltır. Bu, sektöre, organizasyona veya projeye bağlı olarak farklı görünecek, ancak vurmaları gereken bazı evrensel noktalar var. İşte odaklanmanız gereken birkaç tanesi:

1. Değişiklik Taleplerinin Neleri İçereceğine Karar Verin

Değişiklik talepleri, projenin birçok yönünü, hatta tüm organizasyonu etkileyebilir. Ancak ne tür talepler gelirse gelsin, hepsinin aynı bileşenleri içermesi ve aynı soruları yanıtlaması gerekir. Biçimlendirmedeki bu tutarlılık, daha iyi kayıtlar ve daha kapsamlı raporlama sağlar.

Tutarlılık çok önemli olduğundan, birçok kuruluş bir şablon oluştururken şablon kullanmayı tercih eder. Bu şablonlar, biçimlendirmeye zaten aşina olduğunuz için aradığınız bilgiyi bulmanızı kolaylaştırır. Bir şablon ayrıca hiçbir ayrıntının atlanmamasını sağlar.

2. Değişiklik Talebi Türünü ve Kapsamını Belirleyin

Gösterdiğimiz gibi, her biri kendi tanımlayıcı özelliklerine sahip farklı türde değişiklik talepleri vardır. Birini uygun şekilde göndermek ve işlemek için hangi tür olduğunu bilmeniz gerekir. Örneğin büyük bir değişiklik, normal bir değişiklikten farklı şekilde yönetilecektir.

Hepsi aynı temel bilgileri içermelidir, ancak talebin türüne bağlı olarak bazı farklılıklar olacaktır. Bu farklılıkların nasıl görüneceğine karar vermenin kesin yollarından biri, isteğin kapsamını belirlemektir. Başka bir deyişle, talep ettiğiniz değişiklik tam olarak neyi etkileyecek? Yaptığınız değişiklik ne kadar kapsamlı olacak?

3. Bir İletişim Zinciri Oluşturun

Bir istek göndermek sürecin sonu değildir. Aslında, göndermek genellikle yalnızca daha uzun bir konuşmayı başlatır. Bir değişiklik talebinin onaylanıp onaylanmadığına veya reddedilmesine bakılmaksızın, talebi gönderen kişi ile onu gözden geçirmekten sorumlu kişi arasında büyük olasılıkla bir miktar ileri geri olacaktır.

Değişiklik talepleri genellikle bu konuşmaları başlattığından, bu "düzenlemelerin" nasıl tartışılacağını veya soruların nasıl sorulacağını tam olarak belirlemek önemlidir. Her bir taraf kiminle konuşacağını ve sorularını, endişelerini, eleştirilerini vb. nasıl dile getireceğini bilmelidir. Yerleşik bir sistem olduğunda bu, çatışmayı azaltır ve verimliliği artırır.

4. Sonraki Adımları Tanımlayın

Onaylandığında, ortaya çıkan değişiklikleri uygulama zamanı. Bu genellikle birçok farklı kişiye düşer ve hatta farklı departmanları içerebilir. Bir değişiklik kontrol süreci oluşturmanın belki de en önemli kısmı, bir talep onaylandıktan sonra ne olacağına karar vermektir.

Onaylanan değişiklikler büyük ölçüde değişebilse de, onaydan sonraki adımlar aynı görünmelidir. Bu, bir toplantı düzenlemeyi ve gerekli formları doldurmayı içerir. Anahtar, belgelerden onaylanmış talepleri almak ve bunları gerçeğe dönüştürmek için bir sisteme sahip olmaktır.

ProjectManager, Projenizdeki Değişiklikleri Yönetmeye Nasıl Yardımcı Olur?

Değişiklik talepleri oluştururken ve gönderirken, uygun dokümantasyon araçlarına sahip olmak önemlidir. Bir proje boyunca, herkesin her şeyi kolayca bulması ve hiçbir şeyin kaybolmaması için bir dizi belgeyi düzenlemeniz ve saklamanız gerekecektir. ProjectManager, ihtiyacınız olan tüm belgeleri sınırsız dosya alanıyla projenize yüklemenize olanak tanır.

Ve bir değişiklik talebinde belirli bir ayrıntıyı belirtmeniz gerekiyorsa, belgeye bir yorum bırakmanız ve göstermek istediğiniz ekip üyesini/üyelerini etiketlemeniz yeterlidir. Bu, pdf'leri e-postayla gönderme ihtiyacını ortadan kaldırır. ileri geri ve tüm yazışmalarınızı tek bir alana yerleştirir.

Tüm değişiklik isteklerinizi tek bir yerde tutmak, değişiklikleri kendileri gerçekleştirmeyi de kolaylaştırır. Bu istekler proje planınız, çizelgeniz, panonuz, görev yönetimi araçlarınız ve daha fazlasıyla aynı alanda bulunduğundan, yalnızca birkaç tıklamayla ayarlamalar yapabilir ve hemen çalışmaya başlayabilirsiniz.

ProjectManager, her adımda size rehberlik eden özelliklerle projenizdeki değişiklikleri yöneten bulut tabanlı bir yazılımdır. Neyin değişmesi gerektiğini belirleyin, değişikliği planlayın ve ardından ilerlemesini aynı araçla takip edin. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyerek proje değişikliklerinin tam kontrolünü elinize alın.