Sonuçları Alan Bir Müşteri Giriş Formu Nasıl Oluşturulur

Kısa sınav (ve sadece 1 soru) – işletmeniz aşağıdaki şeylerden hangisi olmadan yaşayabilir?

A. Müşteriler
B. Yönlendirmeler
C. Gelir
D. İtibar
E. İlişkiler
F. Yukarıdakilerin tümü
G. Yukarıdakilerin hiçbiri

Cevap muhtemelen çok kolay, ama yine de size söyleyeceğiz – G. Yukarıdakilerin hiçbiri.

İşinizi büyütmek için tüm bunlara ihtiyacınız var. Ve onları kendi açınızdan çok çalışarak geçirirsiniz, ancak başlamak için kritik bir şeye ihtiyacınız var - ve bu müşteriden geliyor.

Bu sefer quiz yok, sadece söyleyeceğiz. Bilgiye ihtiyacınız var. Ve ne kadar ayrıntılı olursa o kadar iyi.

Potansiyel müşterilerden ihtiyacınız olanı almanın en iyi yolu bir müşteri alım formu kullanmaktır. Aslında, tüm müşteri ilişkinizin en önemli parçasıdır.

Bir müşteri giriş formu olmadan, şunları yaşayabilirsiniz….

• Kapsam kayması – müşteriler aslında ne istediklerini çok geç anlarlar, sonra daha fazla iş isterler
• Çok fazla revizyon var - çünkü müşteri fikrini değiştiriyor VEYA yeterli bilgi ile başlamadınız
• İş, tahmin edilenden çok daha uzun sürüyor – çünkü genellikle doğru bir şekilde planlamak için ihtiyaç duyduğunuz tüm müşteri bilgilerine sahip değilsiniz.
• Müşterilerden malzeme almak zor – tasarım varlıkları, marka yönergeleri ve muhasebe bilgileri gibi şeyler

İster dijital bir ajans ister başka bir küçük işletme olun, bir müşteri alım formu tüm bu sorunlardan kaçınmanıza yardımcı olabilir.

Bu gönderi size bir müşteri alım formunun nasıl oluşturulacağını gösterecek - buna dahil edilecek her şey, nerede kullanılacağı ve onu oluşturmak için araçlar.

Müşteri kabul süreci nedir?

Müşteri alımı süreci, müşterinizden ihtiyaç duyduğunuz bilgileri topladığınız bir müşteri ilişkisinin başlangıcındaki adımdır. Bu, müşterilerinize sorular sorma ve işe alındığınız işi yapmak için ihtiyacınız olanı alma fırsatınızdır.

Pek çok işletmenin yapılandırılmış bir müşteri alım süreci yoktur ve bunun yerine işi halletmek için e-postalara ve manuel süreçlere güvenir. Bu hem siz hem de müşterileriniz için hayal kırıklığına neden olabilir.

Müşteri alım süreci, derinlemesine bir müşteri ilişkisinin başlangıcını işaret eder. Her işletmenin süreci farklı olsa da, genellikle şu üç adımla başlar:

1. Çağrıyı bağlayın : Bu el sıkışmadır. Tanıtımların yapıldığı ve müşterinin kim olduğunu ve ne aradığını anladığınız nokta.
2. Müşteri alım formu : Bu form, müşterinin sorun yaşadığı noktalar, iş türü ve hedefleri hakkında sorularla daha spesifik hale gelir.
3. Keşif çağrısı : Müşterilerinizin ilişkinizden ne beklediği hakkında daha fazla bilgi edinmek için yapılan çağrı. Daha sonra birlikte, müşteri alım formu bilgisine dayalı olarak müşterinin seçeneklerini onlarla birlikte keşfedebilirsiniz.

Müşteri, genellikle ilk bağlantı aramanızdan sonra alım formunu doldurur. Ardından işletme, tüm form bilgilerini gözden geçirir ve bunları keşif çağrısına hazırlanmak için kullanır.

Müşteri alım formlarını kimler kullanır? Aşağıdakiler gibi işletmeler:

• Dijital ajanslar
• Hukuk firmaları
• psikiyatristler
• Sağlık klinikleri (masaj terapistleri ve fizyoterapistler gibi)
• doktorlar
• muhasebeciler
• Müşterilerle çalışan hemen hemen her işletme

Müşteri alımı sürecinde üç şeyden biri gerçekleşebilir:

1. Siz ve müşteri karşılıklı olarak bunun iyi bir uyum olduğu konusunda hemfikirsiniz.
2. İşletmeniz müşterinin uygun olmadığına karar veriyor.
3. Müşteri, işinizin uygun olmadığına karar verir.

Ancak bunlardan herhangi birine karar vermek için müşteri alım formuna ihtiyacınız var.

Müşteri alım formu nasıl oluşturulur

Mükemmel müşteri alım formunu oluşturmak için, bir müşteriden toplamak istediğiniz bilgilerin ötesinde düşünmeniz gerekir. Formu müşteri için en faydalı hale getirecek şeyin ne olduğunu düşünmelisiniz.

Kendinizi hazırlayın – bu bölüm pek çok şeyi kapsar.

1. Müşteri kabul formunuz için doğru soruları nasıl seçersiniz - artı örnekler
2. Forma eklemeniz gereken başka neler var - evet, sorularınızdan daha fazlası var
3. Müşteri alım formunuzu nereye koymalısınız?
4. Formu oluşturmanıza yardımcı olacak birkaç araç

"Bir müşteri kabul formu, güç oluşturmanın ve harika bir müşteri ilişkisi yaratmanın harika bir yoludur." – Elizabeth Bailey, ActiveCampaign Kanal Hesap Yöneticisi

1. Doğru müşteri alım formu soruları nasıl seçilir

Kabul edelim – formlar sıkıcı olabilir. Bir doktorun bekleme odasında elinde panoyla oturan veya DMV'de herhangi bir şey yapmak zorunda kalan herkes bunu bilir. Ancak müşteri kabul formları, başarılı bir müşteri etkileşiminin anahtarıdır.

Bir müşteri giriş formunu doldurmayı daha eğlenceli hale getirmek ve bir müşteriye başarılı bir şekilde dahil olmak için ihtiyaç duyduğunuz bilgileri size almak için doğru soruları sormanız gerekir. Sorduğunuz belirli sorular işletme türünüze göre değişir, ancak iki önemli soru türü vardır:

1. Temel bilgiler : İsimler, iletişim yöntemleri, bütçe, bir iş rolü – esasen kağıt üzerinde sizi tanımaya yönelik sorular
2. Derinlemesine : Ağrı noktalarını ve hedeflerini öğrenmek için müşterinin zihnine ve işine girmek için sorduğunuz sorular

Sorularınız ne olursa olsun, bu formun doldurulması sonsuza kadar sürmemelidir. Doldurulması gereken çok iş olan formlar…tamamlanmayacak. İhtiyaç duyduğunuz bilgileri almaya devam ederken alım formlarınızı olabildiğince kısa tutun.

Bir ticari müşteri giriş formunda sormanız gereken soru kategorileri şunlardır:

1. Bütçe : Müşterinin sizi işe alacak bütçesi var mı? Eğer yaparlarsa, gelecekte sözleşmenizin genişleme olasılığı var mı? Uzun vadeli potansiyeli olmayan projeler almaya değmeyebilir.

2. Kapsam : Müşterinizin ne kadar iş yapması gerekiyor? Müşterinin halihazırda sahip olduğu dahili kaynaklar nelerdir ve iş siz ve müşterilerin ekibi arasında nasıl bölünecek?

3. Sektör : Müşteriniz hangi sektörde? Müşteriler genellikle kendilerini sektörlerindeki diğer kişilerle karşılaştırır ve sektörlerinden örnek olay incelemeleriniz varsa diğer hizmetleri daha fazla satabilirsiniz.

(Kaynak: Formstack)

4. Hedefler: Müşteri işinizi nasıl ölçecek? Sizden beklentileri nelerdir?

5. Zaman Çizelgesi: Müşterinizin işin ne zaman yapılması gerekiyor? Tekrar eden işler mi yoksa tek seferlik projeler mi?

6. Müşterinizin şirketinden kimler dahil olacak? İrtibat noktanızı bilin – bir kurucu, CEO, başkan yardımcısı veya orta düzey yönetim ile çalışacak mısınız?

7. Bizim için sorular: Bu form, bir müşteriyle keşif görüşmenizi planlamanıza yardımcı olmak için tasarlanmalıdır. Müşterinin soru sorabileceği bir alan dahil etmek, size bir aramada olabileceklere daha iyi hazırlanma şansı verir.

İş türünüz, hangi soruları yanıtlamanız gerektiğini ve bunları ne zaman soracağınızı belirler. Miss Efficiency'den Sara Stein, ihtiyaç duyduğu müşteri bilgilerini ihtiyaç duyduğunda istemek için bir form aracı ve otomasyon kullanır.

Sarah Stein, Bayan Verimlilik adında bir muhasebe işi yürütüyor. Küçük işletmelere defter tutma mücadelelerinde yardımcı olur ve onları işe almak ilk adımdır.

Bayan Verimlilik'ten Sara Stein.

Sarah ayrıca ActiveCampaign'ı, kişilerinizden bilgi toplamak için formlar ve anketler oluşturmanıza olanak tanıyan bir hizmet olan Typeform ile entegre eder. Karşılama otomasyonuna Typeform'u dahil etmek ona şunları sağlar:

• Önemli müşteri alım bilgilerini yakalayın
• Yeni müşterilerin neden Miss Efficiency'i seçtiğini sorun
• Geri bildirim isteyin ve bir net destekçi anketi gönderin
• Diğer işletmelere yönlendirme isteyin
• Önerilerde bulunmak için bir yer sağlayın

Sarah, bir dizi e-posta göndermek için Typeform ve otomasyonu kullanır. Bu şekilde önemli müşteri bilgilerini alır ve verir. İlk üçü:

1. Hoş geldin. Sarah ilk e-postasında yeni müşteriyi işletmeye davet ediyor. Müşteriler için bu, el yazısıyla yazılmış bir teşekkür kartıyla desteklenir.
2. Biz nasıl çalışırız. Ekibe yeni kişileri tanıtmak, kiminle çalışacaklarını görmelerine yardımcı olur ve güven oluşturmaya yardımcı olur.
3. Bizden ne beklenir . Pek çok küçük işletme, defter tutmayı gerçekten anlamıyor. Bu endişeye neden olan bir konudur - bu nedenle onlara tam olarak ne bekleyeceklerini söylemek büyük bir yardımdır.

Müşterilerini tam olarak kullanabilmek için çok fazla müşteri bilgisine ihtiyacı var. Son e-postasında, kapsamlı bir müşteri alım süreci için ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri talep ediyor:

4. Sizden ihtiyacımız olan şey. Muhasebecilerin erişmesi gereken bazı belgeler vardır. Sarah, tüm bunları bir kontrol listesine koyarak müşterilerin ona ihtiyaç duyduğu bilgileri verme sürecini kolaylaştırıyor.

2. Müşteri alım formunuzu nereye koymalısınız?

Formunuza göz atmak için iki seçeneğiniz var.

1. Web sitenizde herkese açık olarak gösterin
2. Doğrudan bir müşteriye özel olarak gönderin

Birçok işletme , doğrudan web sitelerine bir müşteri alım formu koyar . Form genellikle Bize Ulaşın sekmesinde bulunur veya "Daha fazla bilgi alın" veya "Ücretsiz denemeyi başlatın" gibi bir açılış sayfası harekete geçirici mesajına bağlıdır.

• İyi tarafı: Herkese açık bir müşteri alım formundan daha yüksek miktarda potansiyel müşteri adayı elde edersiniz çünkü herkes ona erişebilir.
• Dezavantajı: Hangilerinin değerli olduğunu bulmak için çok zaman harcıyorsunuz. Formu doldurabilen biri varsa, birçoğunun takip etmek istediğiniz belirli müşteri türü olmama olasılığı daha yüksektir. Ayrıca bir müşteri için daha az güvenli görünebilir.

Müşteri alım formunu e-posta yoluyla özel olarak göndermenin iki önemli faydası vardır.

• İyi tarafı: Bu formu potansiyel bir müşteriye gönderebiliyorsanız, onların iletişim bilgilerine zaten sahipsiniz - bu nedenle anlaşmayı tamamlama şansınız daha yüksektir.
• Dezavantajı: Potansiyel olarak daha küçük bir müşteri havuzunuz var

Bir aile fotoğrafçısı ve ActiveCampaign müşterisi olan Heather Read, iletişim formundaki olası satışları daha iyi nitelemek için iletişim formunun yanı sıra otomasyon kullanıyor.

Heather Read, fotoğrafçı ve ActiveCampaign müşterisi.

Müşteri adaylarını müşteriye dönüştürebilmek için müşteri adaylarının akmasını istiyorsunuz, ancak her bir müşteri adayını tek tek nitelendirmek, gerçekten herhangi bir iş yapmanız için size zaman bırakmaz. Kendi ailesi ve tam zamanlı bir işi olan Heather, bunun onun için işe yaramayacağını biliyordu.

Şimdi, ActiveCampaign otomasyonu onun için müşteri alımı işini yapıyor.

Heather başlangıçta çok sayıda ipucu buldu. Ancak iş gününün bir analizi, zamanının çoğunun "zombi müşteri adayları" dediği şey tarafından tüketildiğini ortaya çıkardı - diğerleri gibi görünen, ancak asla dönüşmeyecek olan potansiyel müşteriler.

Heather'ın zamanını geri almanın bir yoluna ihtiyacı vardı - böylece çıkmaza giren potansiyel müşterilerle zaman kaybetmeyi bırakabilir ve müşteri olabilecek potansiyel müşterilere odaklanabilirdi.

Heather, zombi liderlerini dinlenmeye yatırdı ve gelecekteki müşterileri kalifiye etmek için bir otomasyonla zamanının çoğunu geri aldı.

Heather'ın zaman darlığını gidermek için şunlara ihtiyacı vardı:

• Potansiyel müşterileri toplamanın otomatik bir yolu
• Potansiyel müşterileri takip etmenin otomatik bir yolu
• İletişim formundan dönüşüm sağlayacak potansiyel müşterileri belirlemenin otomatik bir yolu

Yerinde bu üç otomatik süreçle, Heather işinin neredeyse %30'unu ortadan kaldırabilir - büyük bir zaman yığınını serbest bırakır ve kaybedilen zamanın hayal kırıklığını ve hayal kırıklığını ortadan kaldırır.

3. Müşteri kabul formunda sorular dışında başka neye ihtiyacınız var?

Form alanlarınıza karar verdikten sonra işinizin bittiğini düşündünüz değil mi?

Pek değil. Ama çok yakınsın.

Müşteri alım formunuz dahil olmak üzere göz önünde bulundurmanız gereken birkaç şey daha var.

1. İşletmenizin iletişim bilgileri : Bu çok kolay. Özellikle potansiyel bir müşteri için, iletişim bilgilerinizi her zaman hazır ve bulunması kolay hale getirmelisiniz.
2. İşletme logosu : Küçük görünebilir, ancak bir logo işletmenizi unutulmaz kılar. Size yerleşik, güvenilir bir işletme olma duygusu verir.
3. Talimatlar : İster inanın ister inanmayın, formun nasıl doldurulacağına ilişkin talimatlar birçok insan için yararlıdır. Formu tamamlamak için hangi kaynaklara ihtiyaç duydukları, bir SSS sayfasına bağlantılar ve sonraki adımlar gibi bilgileri ekleyin.

4. Müşteri alım formu oluşturmak için araçlar

Bir müşteri alım formu olmadan, birçok işletme bir e-posta izinde kaybolur ve bu, bir müşteriyi bir müşteriye dahil etmeyi çok daha zor hale getirir. Neyse ki, araçlar yalnızca bunun gibi formlar yaratmak için var.

Ücretsiz bir form oluşturucu olan Wufoo , web sitenize yükleyebileceğiniz veya özel olarak paylaşabileceğiniz basit formlar oluşturmanıza olanak tanır. Temel ücretsiz özelliklerden daha fazlasını istiyorsanız, ücretli bir sürüme yükseltebilirsiniz. Bonus: Formlarınız hakkında bazı analizler alabilirsiniz.

Örnek bir Wufoo form şablonu. (Kaynak: Wufoo)

Lexicata , hukuk firmalarına yönelik bir müşteri giriş formu tasarım aracıdır (ancak yine de diğer iş türleri için kullanabilirsiniz). Piyasadaki en ayrıntılı alım yazılım paketlerinden biri, size e-imzalar ve beyaz etiketli şablonlar gibi çeşitli özellikler sunar. Ayrıca diğer programlarla entegre olur.

Çoktan seçmeliden açılır listeye kadar ne tür bir form istediğinize karar verin. (Kaynak: Lexicata)

Formstack , verileri istediğiniz gibi toplamanıza olanak tanıyan özel formlar oluşturmanın en kolay yollarından biridir.
Kolay bir sürükle ve bırak arayüzü ile çevrimiçi formlar tasarlayabilirsiniz - teknik beceriler gerekli değildir.

Birkaç hızlı tıklama ile ideal müşteri alım formunuzu oluşturun. (Kaynak: Formstack)

E -posta servis sağlayıcınız (veya ESP) , form oluşturucu gibi özelliklerle gelebilir. ActiveCampaign, sürükle ve bırak form oluşturucuyla kolayca formlar oluşturmanıza olanak tanır. Web sitenize veya e-postalarınıza özel alanlar ekleyebilir ve formlar ekleyebilirsiniz.

İhtiyacınız olan herhangi bir özel alanı bir forma ekleyin.

ActiveCampaign'de form oluşturma konusunda daha fazla yardım için şu yardımcı kılavuzlara göz atın:

• Bir form nasıl oluşturulur
• Bir e-postaya nasıl form eklerim?
• Formlar Kılavuzu

Doldurulmuş bir müşteri kabul formunuz var. Sonra ne yaparsın?

Müşteri alım formu tamamlandıktan sonra hızlıca inceleyin ve takip edin! Topladığınız bilgilere dayanarak bir çalışma beyanı oluşturun.

İş bildirimleri (SOW'lar), sağladığınız hizmetlere bağlı olarak farklı görünür. Basit bir randevu tarihinden (tıbbi uygulamalarda olduğu gibi) veya zaman çizelgelerini, maliyetleri ve çıktıları içeren daha ayrıntılı, satır satır bir belgeden değişebilirler.

Her şey bir müşteri giriş formu ile başlar.