Geliştiricilerle Nasıl Konuşulur: Bir Proje Yöneticisinin El Kitabı

Bir Proje Yöneticisinin yazılım geliştirme alanındaki rolü bir şirketten diğerine değişir. Yönetim yapısına bağlı olarak farklı görev veya sorumluluklar içerebilir. Ayrıca her proje ve her müşteri farklıdır ve Proje Yöneticisi çevreye uyum sağlamalıdır. Bununla birlikte, bir PM olarak, çalışma sürecini başarılı bir şekilde planlayabilmek ve koordine edebilmek için büyük ölçüde iletişim becerilerinize güvenmeniz gerektiği kesindir.

Etkili İletişim Ne Demektir?

Herhangi bir iletişim türünün birincil amacı, bir taraftan diğerine bir mesaj iletmektir. Ancak, bir mesajın basit bir şekilde iletilmesi, diğer kriterler karşılanmıyorsa, etkili iletişim olarak sayılmaz. Örneğin, mesaj açık mıydı? Mesaj anlaşıldı mı? Amacını tamamladı mı?

Etkili iletişim, karşılıklı anlayış ve paylaşılan etkileşimin olduğu bir bilgi alışverişidir. Konuşmaktan çok dinleme ve katılımla ilgilidir. Bu, iletişimin arkasındaki niyet ve amaçlarla ilgilidir.

Üretken İletişim İş Büyümesi İçin Neden Önemlidir?

İş ortamında iletişim, öncelikle şirketin değerlerini ve hedeflerini aktarmayı ve iş sürecini düzenlemeyi amaçlar. Bu bağlamda, ancak etkili iletişim diğer birçok düzeyde katkıda bulunur. Organizasyonel büyümeyi, ekip oluşturmayı, güven ortamını , yaratıcılığı ve yeniliği teşvik eder. Aynı zamanda morali de yükseltiyor.

Etkili iletişim, güçlü şirket yapısının ve verimli yönetimin temelidir. Çalışanlar arasında kalıcı ilişkiler kurar, daha iyi karar almayı sağlar ve nihayetinde daha üretken ve ilham verici bir çalışma ortamına yol açar.

BT Geliştirme Dünyasında Başbakan'ın Rolü

Bir BT geliştirme ekibinin Proje Yöneticisi olarak , ekip, ekip lideri, üst yönetim, müşteri ve dahil olan herhangi bir üçüncü taraf - dahil olan herkes arasındaki bağlantı sizsiniz. Esnek ve uyarlanabilir olmanız ve birçok bilgiyi işleyebilmeniz gerekir. Farklı roller üstlenmeniz ve birlikte çalıştığınız herkesin benzersiz olduğunu, farklı bir geçmişe, becerilere ve deneyimlere sahip olduğunu hatırlamanız gerekecek.

Ekibinizle iletişim kurarken, sadece iş sürecini organize etmeyi ve belirli hedeflere ulaşmayı amaçlamamalı, aynı zamanda ekip dinamiklerinin farkında olmalı, motive etmeli, anlamalı ve büyümeyi teşvik etmelisiniz. Ekibinize verimli iletişim kurmayı öğreten biri kadar etkili bir iletişimci olmayı da hedeflemelisiniz. Proje teslimi bir ekip işidir ve herkesin bunu anladığından emin olmalısınız. Etkili iletişim, herkesin rolünü bildiğinden, yaptığı işe sahip çıktığından ve sorumluluk aldığından emin olmanıza yardımcı olan bir araçtır.

Geliştiricilerle Etkili İletişimin 5 İlkesi

Herkesin kendi iletişim yolu vardır, ancak bir çalışma ortamında daha iyi sonuçlar elde etmenize yardımcı olacak bazı temel ilkeler vardır:

1. Basit tutun – Einstein'ın ünlü sözüne göre, "Bunu altı yaşındaki bir çocuğa açıklayamıyorsanız, kendiniz de anlamış sayılmazsınız." İlk amacınızın net bir mesaj iletmek olduğunu unutmayın. Kurumsal dili bir kenara bırakın ve basit ve konuya yönelik konuşun. Sonuçta, hedeflerinize ulaşmak için siz ve ekibiniz aynı sayfada olmalısınız.
2. Ne demek istediğini söyle ve ne söylediğini kastet - Bu, etkili bir şekilde iletişim kurmanın belki de en önemli ilkesidir. Kelimeler, ne kadar güzel veya ilham verici olursa olsun, eylemlerle desteklenmedikçe kendi başlarına hiçbir şey ifade etmezler. Söylediklerinize sadık kalmalı ve ekibinize örnek olmalısınız.
3. Tavsiye verin, ancak sınırlamayın – Bir PM olarak rolünüz rehberlik ve destek içerir. Ekibinizin odak noktası sizsiniz ve genellikle sizden tavsiye isteyeceklerdir. Bu, yalnızca yön vermekle kalmayıp, bağımsız düşünmeyi ve kendine inanmayı teşvik etme şansınızdır. Konuyu tartışma, farklı görüşleri dinleme, tavsiye verme fırsatını kullanın, ancak inisiyatifi ekibin eline bırakın.
4. Duyguların dahil olmasına izin vermeyin – BT geliştirme çalışması, hem başarı hem de başarısızlıklar olmak üzere her şeyin aynı anda gerçekleşmesiyle çok dinamiktir . Kendini kaptırmak ve duyguların devralmasına izin vermek kolaydır. Duygularınızın kararınızı bulandırmasına asla izin vermeyin ve duyguları bir durumdan diğerine aktarmamaya çalışın. Kızgınken, üzgünken, hayal kırıklığına uğradığınızda veya heyecanlı veya çok mutlu olduğunuzda iletişimi aceleye getirmeyin.
5. Her şeyi belgeleyin – Çoğu zaman bilgi alışverişinin karşılıklı anlayış anlamına geldiğini varsayıyoruz. Ancak ne söylediğimizin nasıl karşılandığını asla bilemeyiz ve karşı tarafı tam olarak anladığımızdan emin olamayız. Yanlış iletişimi önlemek için her zaman önemli etkileşimleri belgeleyin – önemli toplantılardan dakikalar paylaşın, önemli kararları onaylamak için takip e-postaları gönderin, hedefleri, planları ve sonuçları yayınlayın ve hepsinden önemlisi – ekibinizin de aynısını yapması için ısrar edin. Görünürlüğü teşvik etmek ekip içinde güven yaratır.

Kaçınılması Gereken 3 İletişim Hatası

İletişim sürecini etkileyebilecek ve engelleyebilecek birçok faktör vardır. Bazen bunlar dil engelleri, ortak deneyim eksikliği veya farklı bakış açıları gibi dış faktörler olabilir. Diğer zamanlarda , bilinçsizce yaptığımız şeyler etkili bir şekilde iletişim kurmak için en iyi çabalarımızı baltalayabilir.

Bunlar, daha iyi iletişim kurmak için kaçınılması gereken üç hatadır:

Herkes Sorumlu Olduğunda Kimse Sorumlu Değildir

İletişim kurarken ekibinizdeki herkesin rollerini ve işlevlerini anladığından emin olun. Birçok Proje Yöneticisi, ekip ruhunu güçlendirmek için “biz” ve “bizim” gibi çoğul şahıs zamirlerini kullanmaya eğilimlidir, ancak bu zor olabilir.

Ekibinizin önemli bir görevi tamamladığını ve ardından onlara aşağıdaki mesajı gönderdiğinizi hayal edin:

"İyi iş, ekip. Şimdi buradaki en son gelişme hakkında müşteriyi güncellememiz gerekiyor” ,

veya

"İyi iş, ekip. Müşteriyi en son gelişme hakkında buradan güncelleyelim .”

Her iki durumda da görevi kimin yapacağı belli değil. Hem sözlü hem de yazılı iletişimde isteklerinizi ifade etme şeklinize dikkat etmelisiniz.

İletişimin Sözel Olmayan Yönlerine Dikkat Etmemek

Jestler, ifadeler ve beden dili iletişimin önemli parçaları olsa da, birçok insan bunları görmezden gelme ve hatta fark etme hatasına düşer. Ekibinizle yüz yüze konuşurken, ekibin size gönderebileceği sözlü olmayan mesajlara dikkat etmelisiniz. Dikkatleri dağılmış veya belki yorgunlar, söylediklerinize katılıyorlar mı? Uzaktan çalışıyorsanız, önemli toplantılar için görüntülü sohbette ısrar etmelisiniz. Ve yazılı iletişimde noktalama işaretleri, emojiler veya belirli kelime ve ifadelerin kullanılması mesajın tonuna işaret edebilir.

Zor Konuşmalardan Kaçınmak

Ekibinizle iletişim her zaman kolay akmaz. İnsanlar bazen anlaşamazlar ve tartışırlar. Bir durumu asla çözümsüz bırakmamak önemlidir. Duygular yatışmış ve her şey yolunda gibi görünse bile, herkesin işittiği ve rahat hissettiğinden emin olmak için açık ve dürüst bir geçmişe dönük tartışma için zaman bulun.

Sonuç olarak

İletişim, herhangi bir iş sürecinin özüdür. Bir Proje Yöneticisi olarak, her zaman iletişim becerilerinizi geliştirmeye çalışmalı ve diğerlerini de aynısını yapmaya yönlendirmelisiniz. Buna zaman ve emek harcamak, daha güçlü ekipler, daha etkili süreçler ve iş büyümesi ile karşılığını verecektir.