İşte Bir Şirket Toplantısı Neden Verimliliğinizi Engelliyor?
Yayınlanan: 2023-07-15Birçok şirket toplantısı zaman kaybıdır. Muhtemelen, başladığınız kadar çok soruyla karşı karşıya kalan bir veya daha fazla toplantıya katılmışsınızdır.
Ama hepsinin bu şekilde olması gerekmiyor. Odaklanmak ve gündemde kalmak, verimli toplantılar yürütmek ve bunlara katılmak için çok önemli bileşenlerdir.
Bu yazıda, bir şirket toplantısı sırasında üretkenliğinizi optimize etmek için size pratik stratejiler sunarak, toplantılarınızda lazer odaklı ve kasıtlı kalmanın önemini tartışacağız.
Uzmanlıkları Nextiva'nın markasını ve genel işini büyütmesine yardımcı oldu
Bizimle çalış
Etkili Pazarlama Toplantıları Yürütmenin Değeri
Verimli bir şirket toplantısı yürütmek, ekip performansını en üst düzeye çıkarmada hayati bir rol oynar. Ancak kritik kitleye ulaşabileceğiniz bir nokta mutlaka vardır ve o zaman toplantıda geçirilen sürenin getirisi azalacaktır.
Pazarlama ekipleri için işbirliğini teşvik etmek ve fikir alışverişinde bulunmak özellikle kritik öneme sahiptir. Ancak katıldığınız her toplantının çok net hedefleri olmalı ve size ve katılan herkese, toplantının içeriğiyle ilgili açık eylem öğeleri bırakmalı.
Serbest biçimli bir beyin fırtınası oturumu olmadığı sürece, toplantılar kısa ve öz olmaya çalışmalıdır.
Katılın. Akıllıca katkıda bulunun. Ve dışarı çık. Siz ve ekip arkadaşlarınızın toplantıda ortaya koyduğunuz tartışmayı fiilen yerine getirmeniz gerekiyor.
E-posta Olması Gereken Bir Şirket Toplantısı
Bu yazıda tüm veri noktalarını derinlemesine incelemeyeceğiz ancak burada toplantıların nasıl zamanınızı boşa harcayabileceğine dair birçok geçerli gözlem görebilirsiniz:
Kendinize sorabileceğiniz en maliyet tasarrufu ve zaman tasarrufu sağlayan sorulardan biri, önerilen bir toplantının başlangıçta gerekli olup olmadığıdır.
Kendinize şunu sorun: "İletmeye ve çözmeye çalıştığımız şey bir e-posta zinciri yoluyla yeterince ele alınabilir mi?"
Bir toplantının tamamının amacını bir e-postada birkaç yüz kelimeyle özetleyebiliyorsanız, kendinizin ve ekibinizin toplantıda harcayacağı zamandan büyük miktarda tasarruf edebilirsiniz.
Bir sonraki toplantınızın gerçekleşip gerçekleşmeyeceğine ilişkin karar sürecinde size rehberlik edecek bu kullanışlı akış şemasına göz atın:
Verimli Bir Pazarlama Toplantısına Hazırlanmak
Verimli bir pazarlama toplantısına hazırlanmak dikkatli ve kapsamlı bir hazırlık gerektirir. Bir grup insanı bir odada toplamak ve en iyisini ummak yeterli değildir.
Bu işbirlikçi oturumlardan gerçekten en iyi şekilde yararlanmak için katı bir sınır çemberi oluşturmanız gerekir. Bu, tüm katılımcılarla önceden paylaşmak anlamına gelir:
- toplantı hedefleri
- ilgili veri
- çözülmesi gereken problemler
- potansiyel çözümler
Katılımcılar sağlanan materyalleri derinlemesine inceleme fırsatına sahip olduklarında, toplantıya değerli içgörüler ve yeni bakış açılarıyla donanmış olarak gelebilirler. Bu gelişmiş hazırlık, zaman alıcı açıklamalara olan ihtiyacı ortadan kaldırır ve toplantının konunun tam kalbine atlamasına olanak tanır.
Katılımcıları toplantıdan önce en iyi yaklaşımları düşünmeye ve potansiyel engelleri dikkate almaya teşvik etmek aynı zamanda sahiplenme ve hesap verebilirlik duygusunu da geliştirir. Her kişi tartışmayı şekillendirmede ve kolektif sorun çözme sürecine katkıda bulunmada aktif bir katılımcı haline gelir. Eldeki konular üzerinde dikkatle düşünmek için zamanları olduğundan, düşünceleri ve fikirleri ağırlık ve önem taşıyor.
Bireyler materyaller ve potansiyel çözümler üzerinde derinlemesine düşünecek zamanları olduğunda, zihinleri beklenmedik bağlantılar kurabilir ve yenilikçi fikirler üretebilir.
Toplantıları Başarı İçin Yapılandırmak
Toplantılarınızın yapısı, başarılarında çok önemli bir rol oynar.
Aşağıdaki yönergeleri uygulamayı denerseniz odaklanmış ve üretken bir ortam yaratma olasılığınız artar:
- Tek Sayfalık Özetler: Katılımcılardan fikirlerini, sorunlarını ve önerilen çözümleri kısa ve tek sayfalık bir formatta belgelemelerini isteyin. Bu yaklaşım, ilgili tüm hususların kısa ve öz bir şekilde ele alınmasını sağlayarak tartışmaların kolaylaştırılmasına yardımcı olur. Ayrıca herkesin önemli noktalara önceden aşina olmasına olanak tanıyarak toplantı sırasında daha verimli ve yapıcı bir konuşma yapılmasını kolaylaştırır.
- Açık Hedefler: Amaçsız tartışmalardan kaçınmak için her toplantı için belirli bir hedef tanımlayın. Açık bir amaç olmadan, toplantılar kolaylıkla yoldan sapabilir ve değerli zamanınızı boşa harcayabilir. Açıkça tanımlanmış hedefler, katılımcıların katkılarını hizalamalarına ve ortak bir hedef doğrultusunda işbirliği içinde çalışmalarına olanak tanıyan yol gösterici işaretler görevi görür.
- Sorunun Belirlenmesi ve Çözümü: Ekibin karşılaştığı zorluklar ve sorunlar hakkında açık diyaloğu teşvik edin. Katılımcıların endişelerini rahatça dile getirebilecekleri ve değerli bilgiler sunabilecekleri bir ortam yaratın. Amaç, potansiyel çözümleri toplu olarak belirlemek ve bir eylem planı geliştirmektir. Unutmayın, bu toplantıların nihai amacı somut sonuçlar üretmek ve ilerlemeyi teşvik etmektir.
Toplantı Verimliliği için Araçlar
Kabul edelim. İnsanlar sosyal varlıklardır ve genellikle toplantıların, yanıt bulmanın ve bir sonraki adımın ne olacağını belirlemenin gerçek bir yolu olmaktan çok, sosyal bir araç haline gelmesine izin verebilirler. Bununla birlikte, pazarlama toplantılarınızın verimliliğini ve etkinliğini önemli ölçüde artırabilecek birçok harika araç bulunmaktadır.
Gong veya Chorus gibi toplantı kaydetme ve geri bildirim platformlarını kullanmayı düşünün:
Bu araçlar, toplantıya şahsen katılamasalar bile, orada olmayan ekip üyelerinin tartışmalara yetişmesine ve değerli girdiler sağlamasına olanak tanır.
Rev gibi araçlar, kayıtlı toplantı diyaloğunu yazıya dökebilir ve bunu yazılı formatta sunarak, okumayı tercih eden kişiler için toplantının gözden geçirilmesini kolaylaştırabilir:
İlgili İçerik: Pazarlamanızı Ölçeklendirecek ve Verimliliği Artıracak 20 Yapay Zeka Aracı
Toplantı Maliyetlerini ve Zamanını Kontrol Etmek
Toplantılar şüphesiz değerli olsa da maliyetlerini ve sürelerini etkili bir şekilde yönetmek çok önemlidir. Aşırı ve verimsiz toplantılar değerli zamanı ve kaynakları tüketerek fiili işin yapılmasına çok az yer bırakabilir.
Toplantılarda harcanan zamanı analiz etmek ve ilgili maliyetleri hesaplamak önemlidir. Gereksiz toplantıları en aza indirmeye çalışın ve her birinin hedef odaklı ve sonuç odaklı olmasını sağlayın.
Katılım konusunda katı olun ve yalnızca gerçekten orada bulunması gerekenleri davet edin. Bu yaklaşım, toplantıların üretkenliğe engel olmak yerine ilerlemeyi sağlayan amaca yönelik toplantılara dönüşmesini sağlar.
Yüksek Kaldıraç Stratejilerini Keşfetmek: Üç Yukarı, Üç Aşağı
Deneyebileceğiniz bir şey “Üç Yukarı, Üç Aşağı” yöntemidir. Bu teknik, her ekip üyesinin hafta boyunca karşılaştıkları üç olumlu başarıyı ve üç zorluğu paylaşmalarını içerir. 30 dakikalık kısa bir toplantıda bu konular tartışılır ve bunların çözümüne yönelik sorumluluklar belirlenir.
Bu stratejiyi uygulamak, kuruluşunuzda başarıların kutlandığı, zorlukların ele alındığı ve ilerlemenin kaydedildiği daha odaklı ve üretken bir toplantı kültürünün yaratılmasına yardımcı olabilir.
Şirket Toplantılarında Son Söz
İstediğiniz son şey, bir şirket toplantısının zaman kaybı, kaynak israfı olması ve yardımdan çok kafa karışıklığı yaratmasıdır. Bunun herhangi bir toplantı için bariz hedefler gibi göründüğünü biliyoruz, ancak basit bir e-posta dizisi aracılığıyla başarılabilecek şeylere yılda yüzlerce veya binlerce saat ayırmanın ne kadar kolay olduğuna şaşıracaksınız.
Ekibinizin performansını optimize etmek için net hedefleri, kapsamlı hazırlığı ve teknoloji araçlarının verimli kullanımını benimseyin.
Sürekli iyileştirme taahhüdü ve etkili toplantı uygulamalarının benimsenmesiyle üretkenliğin arttığı ve şirket zamanına saygının norm haline geldiği bir ortam geliştirebilirsiniz.
Bizimle çalış
Pazarlama Okulu podcast'imizden yeniden tasarlandı .