İşletme Yönetiminde Süreç Adımlarını Kontrol Etme

İş operasyonlarınız, yalnızca onları izleme ve kontrol etme yeteneğiniz kadar iyidir. Örneğin, üretim ekipleri, yönetim işlevlerini ölçmelerine ve geliştirmelerine olanak tanıyan bir kontrol süreci olmadan kaybedilecektir.

Herhangi bir işletmenin ayakta kalabilmesi için yönetimi kontrol etme süreci esastır. Yazılımla izlediğinizde ve üretim sürecinizi kontrol ettiğinizde, neyin işe yarayıp neyin çalışmadığını görebilirsiniz.

İşletme Yönetiminde Kontrol Süreci Nedir?

İşletme yönetimindeki kontrol süreci, yöneticilerin iş operasyonlarını belirlemesi, ölçmesi ve iyileştirmesi ve maliyet kontrolünü yönetmesidir.

Bir şirket, bir kontrol süreci kullanarak tedarik zincirindeki, müşteri talebindeki ve şirketin geçimini etkileyen diğer değişkenlerdeki değişiklikleri yönetebilir. Herhangi bir iş çözücü tutmak için kritik bir görevdir.

Yönetimde kontrol süreci sayesinde bir şirket, planların doğru yönde hareket edip etmediğini ve tam olarak uygulanıp uygulanmadığını doğru bir şekilde anlayabilir. Bu planlar işe yaramazsa ve şirketi yoldan çıkarırsa, gemiyi düzeltebilir ve rotada kalabilirler.

Proje yönetimi yazılımı, performansı ölçmenize yardımcı olur. ProjectManager, bunu gerçek zamanlı olarak yapan bulut tabanlı bir araçtır. ProjectManager'ın canlı gösterge panosu ile planladığınız ve gerçekleşen eforunuz arasındaki farkı görebilirsiniz. Pano, üretim verilerini toplar, sayıları otomatik olarak kırar ve ardından sonucu, okunması kolay grafikler ve çizelgeler halinde görüntüler. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin!

İşletme Yönetiminde Süreç Adımlarını Kontrol Etme

Üretim, paketleme, teslimat veya başka bir iş süreci olsun, iş faaliyetlerinizi belirlemenize, ölçmenize ve ince ayar yapmanıza yardımcı olacak süreçleri kontrol etmek için beş adımlı bir prosedür vardır.

Bir kontrol süreci uygulamıyorsanız, iş süreçlerinizi gerçekten yönetmiyorsunuz demektir. Süreci kontrol etmeden iş gücünüze liderlik edemezsiniz.

Şirketinizin hedeflerini ve stratejik planlarını gerçekleştirmeye götüren organizasyonel kontrol için şu beş adımı izleyin:

1. Performans Standartlarını Belirleyin

İşletmeniz için bir hedefe ihtiyacınız var, ancak aynı zamanda ekibinizin bu hedefe doğru çalışmasını sağlamak için rehberliğe de ihtiyacınız var. Bu tür standartlar olmadan, kasıtlı olsun ya da olmasın plandan uzaklaşmaları mümkündür.

Standartlar, belirli bir departmana veya ekip üyesine verilen hedefler gibidir. Bu standartları işbirliği, ekip çalışması ve işbirliğine dayalı bir çaba yoluyla elde etmelidirler. Ancak bu standartların karşılandığından emin olmak için bunları ölçecek kriterleriniz olmalıdır.

Ölçebileceğiniz kurallar oluşturarak, sonuçları standart tutmak için performansı değerlendirebilir veya derecelendirebilirsiniz. Bu, yönetimin üretimin nasıl ilerlediğini ve yolunda olup olmadığını veya ayarlamaya ihtiyaç duyup duymadığını anlamasına yardımcı olur. Performansı temel alan standartlara sahip olmak, işin nasıl ilerlediğinin bir resmini elde etmek için durmak zorunda olmadığı anlamına gelir.

İki grup standart vardır: somut (veya özel) ve soyut (veya soyut). İlki ölçülebilir; görebilir ve sayabilirsiniz. İkincisi görülemez ve sayılamaz. Somut bir standart zaman, maliyet, kâr, harcama, çıktı vb. olabilir. Maddi olmayan standartlar bir yöneticinin performansı, işçinin tutumu vb.

2. Performansı Ölçün

Bir standart belirlemek, bir kontrol işlevi kullanarak performansı ölçmeyi mümkün kılar. Bu performans ölçümü sayesinde, plandan sapmaları, planın dışına çıkmadan ve üretime geçmeden önce hızla yakalayabilir ve düzeltebilirsiniz.

Görülebilen ve sayılabilen somut standartlarla uğraşırken ölçümler daha kolaydır. Bu, maddi olmayan standartlarda doğal olarak daha zordur. Tanım olarak, somut olmayan performansı, nicelleştiremeyeceğiniz için bir bilgi sisteminde ölçmek zordur.

Bu eksikliği gidermenin bir yolu, bir yöneticinin performansına ekibinin gözünden bakmaktır. Ekibin işine karşı tutumu nasıl? Moral yüksek mi? Ekip ve yönetici arasındaki iletişim nasıl? Ekip birbirine, yöneticisine ve şirkete sadık mı?

Bunlar somut olmayan standartlar olmasına rağmen, birlikte yöneticinin performansının bir resmini çizerler. Tüm bu sorular, yöneticinin ekiplerini başarılı bir şekilde yönetme becerisiyle ilgilidir. Ekiplerin ne yaptığını, beklenen performansının ne olduğunu vb. ölçmek için standart taslağı oluşturun. Bu verileri haftalık, aylık, üç aylık veya yıllık raporlarla düzenli olarak toplayabilirsiniz.

İlgili: Ücretsiz İlerleme Raporu Şablonu

3. Gerçek Performansı Performans Standartlarıyla Karşılaştırın

Üretim, paketleme, teslimat vb. sırasında ekiplerinizin nasıl performans gösterdiğine dair bir temele sahip olduğunuzda, fiili performansı planlanan performansla karşılaştırabilir ve sapmanın boyutunu belirleyebilirsiniz. Buna varyans veya gerçek performans ile hedefler arasındaki fark denir. Varyans analizi söz konusu olduğunda zaman çizelgeleri son derece yardımcı olabilir.

ProjectManager, somut kilometre taşları ve proje aşamaları belirlemenize olanak tanıyan çevrimiçi Gantt çizelgelerine sahiptir, böylece programın ilerisinde mi yoksa gerisinde mi olduğunuzu bir bakışta görebilirsiniz. Ayrıca, ekibiniz işlerini tamamladıkça Gantt gerçek zamanlı olarak güncellenir. Ücretsiz bir deneme yapın ve dakikalar içinde bir program oluşturun.

Yönetici bu verilere bakmalı ve sonucu kabul etmeli veya reddetmelidir. Bu, sapmaya ve iş üzerindeki etkisine bağlıdır. Her şey beklendiği gibi gidiyorsa, bu harika, ancak bir tür sapma olması daha olasıdır. Bu boşluğun göz ardı edilebilecek veya harekete geçilebilecek bir boşluk olup olmadığını belirlemek yöneticiye bağlıdır.

4. Sapmaları Analiz Edin

Bu bizi bir sonraki adıma getiriyor: kabul edilebilir limitleri kullanarak verileri analiz ettiğiniz yer. Standartlar karşılanmadıysa, yönetici daha fazla kontrolün gerekli olup olmadığını veya belki de standardın kendisinin değiştirilmesi gerektiğini belirlemelidir.

Planlanan ve gerçekleşen performans arasında bir boşluk varsa, bir sonraki adım buna neyin neden olduğunu ve bunun kapsamının ne olduğunu bulmaktır. Ardından, bu sapmanın işletmeyi nasıl etkilediğini belirlemelisiniz. Fark sadece küçükse, o zaman muhtemelen görmezden gelmek sorun değil. Ancak boşluk, kazanımları, işçileri atamayı, ekipmanı değiştirmeyi veya onarmayı ve diğer kritik konuları yansıtıyorsa, ele alınmalıdır. Bir boşluk analizi şablonu bu karar verme sürecinde yardımcı olabilir.

5. Düzeltici Eylemler Yapın

Sapmayı analiz edip nedenini belirledikten sonra, yöneticinin sorunu çözmek için düzeltici önlemlerin, kritik nokta kontrolünün ve diğer araçların kullanıldığı bir plan oluşturması gerekecektir. Bu, sapmayı azaltmak ve standardın karşılanmasını sağlamak içindir. Bu, süreçlerde ve/veya davranışlarda değişiklikler içerebilir.

Bir kontrol sürecinde keşfedilen durumlardan bazıları, işi kurtarmak için düzeltici eylem gerektirebilirken, diğerleri sadece süreçleri iyileştirmek ve üretimi tekrar programa getirmek için düzeltilmesi gereken standardın altında bir performans olabilir. Bu nedenle, aciliyet nedeniyle hemen eylemlere ihtiyaç duyulabilir.

Düzeltici faaliyetler çeşitli faaliyetleri içerir. Örneğin, belirli ticari işlemlerin yürütülme şeklini değiştirebilirsiniz. Ancak bazı işlemler ve performanslar değişemeyebilir ve daha fazla kaynak gerektirebilir. Örneğin, daha fazla ekip üyesi işe almak, keşfettiğiniz sapmayı düzeltmenin çözümü olabilir.

Yöneticilerin süreci baştan sona izlemesi ve kontrol etmesi önemlidir. Bu, yalnızca kontrol sürecini değil, sapmayı çözmek veya standartları sıfırlamak için planlanan tüm eylemleri içerir. Kontrol sürecinin anlaşılması, planların karşılanıp karşılanmadığını ve karşılanmıyorsa, yerine getirilmesi için hangi eylemlerin yapılması gerektiğini gösterir.

ProjectManager, Kontrol Süreci Adımlarına Nasıl Yardımcı Olur?

ProjectManager, yöneticilerin daha anlayışlı kararlar almasına yardımcı olmak için planları yöneten ve performansı gerçek zamanlı olarak izleyen bulut tabanlı iş yönetimi yazılımıdır. Birden çok proje görünümü, nerede olurlarsa olsunlar, ne yaparlarsa yapsınlar veya uzmanlık düzeyleri ne olursa olsun, hibrit ekiplerin aracı istedikleri şekilde kullanmasını kolaylaştırır.

Gantt Grafiklerinde İlerlemeyi İzleme

Performans standartlarını belirlemek, ProjectManager'ın etkileşimli Gantt çizelgelerinde yapılabilir. Standartları daha iyi düzenlemek için kilometre taşları belirlenebilir, görevler atanabilir ve öncelik ve diğer etiketler eklenebilir. Planı yakalamak için daha sonra gerçek performansı belirlenen standartlar ve hedeflerle karşılaştırmak için kullanılabilecek bir temel belirlenir. Ardından yönetici, Gantt'ı ekip ve paydaşlarla paylaşabilir.

Gösterge Tablolarında Performansı Ölçün

ProjectManager'ın bulut tabanlı raporlama yazılımı ile gerçek performansı ölçmek daha doğrudur. Verileri gerçek zamanlı olarak toplar ve bunları paydaşlarla da paylaşılabilen canlı gösterge panosunda görüntüler. Raporlar, verilerde daha derine inmenin bir yoludur. Ekipler görevlerini yerine getirirken performanslarını güncellemek için durum raporları sunabilir ve yöneticiler fark, iş yükü, zaman çizelgeleri ve daha fazlası hakkında raporlar oluşturabilir.

İş Yükünü Yönetin ve Kaynakları Yeniden Tahsis Edin

Kaynak yönetimi araçları, analiz etmenize ve düzeltici önlem almanıza yardımcı olur. İş yükü, çok az sayıda ekip üyesine çok fazla görev verilmesi durumunda üretimi yavaşlatabilecek standartlardan biridir. ProjectManager'ın renk kodlu grafiği, kimin fazla yüklendiğini gösterir ve ardından kaynakları doğrudan iş yükü grafiğinden yeniden tahsis edebilirsiniz. İş yükü dengelendiğinde, ekip morali ile birlikte üretim de artacaktır.

ProjectManager, süreçlerin kontrol edilmesine yardımcı olan ödüllü bir yazılımdır. Performansı planlamanıza, izlemenize ve raporlamanıza yardımcı olacak özelliklere sahiptir. Birden çok proje görünümü, yönetimden ekip üyelerine kadar herkes tarafından erişilebilir olmasını sağlar. İş yönetimini geliştirmek isteyen hibrit ekipler için mükemmeldir. ProjectManager'ı bugün deneyin!