Ekip performansını artırmak için 11 kurumsal iletişim aracı

İletişim araçları modern şirketler için vazgeçilmezdir

Çünkü kaçırılan her son teslim tarihi, darboğaz ve küçük yanlış anlama, ekibinizin üretkenliğini etkilemek için damlar.

Ancak şirketiniz ne kadar büyükse, bu sorunlar o kadar hızlı kontrolden çıkar.

Bu nedenle, özel iş iletişimi araçları, hem yüz yüze, hem uzak hem de karma ekiplerin temel unsuru haline geldi.

Sorun? Yazılım sıkıntısı yok. Bunu, ekibinizi yeni araçlara alıştırmanın küçük bir başarı olmadığı gerçeğiyle birleştirin. Bu özellikle işletmeler için geçerlidir.

Nereden başlayacağınızı bilmiyorsanız, kapsamlı kurumsal iletişim kılavuzumuzda sizi ele aldık.

Kurumsal iletişim nedir?

Kurumsal iletişim, iş dünyasındaki paydaşların iş arkadaşları (iç) ve müşteriler (dış) ile nasıl etkileşime girdiğini ifade eder. Güncellemeler ve beklentilerden mesajlaşma ve sonuçlara kadar işletmeler, organizasyon, üretkenlik ve hesap verebilirlik adına iletişime öncelik verir.

Dolayısıyla kurumsal iletişim araçları, paydaşların yukarıdaki etkileşimleri yönetmek için kullandığı yazılım ve uygulamaları temsil eder.

Bu araçlar, ilgili hedef kitlelerine göre dahili ve harici olmak üzere iki gruba ayrılabilir.

Dahili ve harici kurumsal iletişim araçları

İç iletişim, bir kuruluş içindeki paydaşlar arasında gerçekleşen etkileşimleri kapsar. Buna çalışanlar, C düzeyindeki kişiler ve diğer şirket içi ortak çalışanlar (düşün: serbest çalışanlar veya yükleniciler) dahildir.

Bu ilişkileri yönetmek ve paydaşları güncel tutmak için şirketler şunları kullanabilir:

• Proje yönetimi araçları
• Takım sohbet araçları
• Video konferans araçları
• Şirket intraneti veya wiki araçları

Diğer taraftan, müşterilere, abonelere veya ortaklara önemli mesajları iletmek için harici iletişim araçları kullanılır. Bu araçlar şunları içerebilir:

• Pazarlama araçları (düşün: sosyal, CRM, e-posta)
• Müşteri iletişim araçları (düşün: canlı sohbet veya yardım masası yazılımı)
• Halkla ilişkiler ve medya araçları

İletişim araçlarını benimsemek için herkese uyan tek bir yaklaşım yoktur. Bununla birlikte, işletmenizle ilgili herkesi döngüde tutmanın anahtarı, dahili ve harici araçların bir kombinasyonudur.

İş iletişimi araçları neden bu kadar önemli?

Özel dijital iletişime yatırım yapmak, her şekil ve büyüklükteki şirket için “eğer” değil, “ne zaman” meselesi olmalıdır.

Girişim. KOBİ'ler. Solo. Adını koy.

Aşağıdaki düzenli iletişimin iyi belgelenmiş faydalarını göz önünde bulundurun:

• Ekibiniz arasında anlamlı işbirliğini teşvik edin. Ekiplerin görevleri ve hedefleri hizalandığında, daha iyi iş sonuçları yaratırlar. Etkili iletişim ve daha yüksek çalışan bağlılığının bir arada olmasının bir nedeni var.
• İnsanları daha üretken olmaları için güçlendirin. Teamwork tarafından yapılan son araştırmalar, insanların çıktılara, gereksinimlere ve diğer kritik proje bilgilerine hızlı erişimleri olduğunda %25'e kadar daha üretken olduklarını belirtiyor. Doğru ticari iletişim araçlarıyla, yukarıdakilerin hepsini tek bir yerde birleştirebilirsiniz.
• Daha bağlantılı bir şirket kültürü yaratın . Düşünce için yiyecek: Çalışanların yalnızca %7'si işyerinde iletişimin "doğru, açık ve zamanında" olduğunu düşünüyor. Bu, işletmelerin kurumsal iletişimlerini yalnızca üretkenlik için değil, aynı zamanda çalışanlarının iyiliği için gerçekten mercek altına almaları gerektiğine işaret ediyor.

Ayrıca, dahili iletişimin verimliliğinin müşterilerle nasıl iletişim kurduğunuz üzerinde doğrudan bir etkisi olduğunu unutmayın.

Örneğin, kampanyalar için pazarlama mesajlarının ve reklam öğelerinin nasıl birden fazla adım, paydaş ve onay gerektirdiğini düşünün.

Bir departman aynı sayfada olduğunda ve etkili bir şekilde iletişim kurabildiğinde, dış paydaşlara verdiği mesajların yankılanması daha olasıdır.

Denemek için 11 kurumsal iletişim aracı

Aşağıda, tümü işletmeleri bir araya getirdiği ve çalışanların daha iyi iletişim kurmasına yardımcı olduğu kanıtlanmış en iyi iletişim araçlarının dökümü yer almaktadır.

Tabii ki, hiçbir şirketin bu listedeki her şeye ihtiyacı yoktur. Bununla birlikte, buradaki dahili ve harici araçlar, işletmenizin iletişimlerinin ayarlanması gerekebilecek alanları vurgulayabilir.

Dahili iletişim araçları

Bir iç iletişim stratejisi oluşturmak, özellikle uzak ve dağıtılmış ekipler için bir zorunluluktur. Ekibinize dahili olarak yardımcı olacak araçlara bakarak başlayalım.

1. Asana

Özellikle uzak ekiplerin yükselişi göz önüne alındığında, proje yönetimi araçları büyük ve küçük şirketler için olmazsa olmazdır.

Asana gibi araçlar, işletmelere herhangi bir projenin ilerlemesini planlamak ve izlemek için birleşik bir yer sağlar. Asana, görevlerden yapılacaklar listelerinden eksiksiz proje zaman çizelgelerine ve departman takvimlerine kadar her şeyi takip etmeyi kolaylaştırır:

• Bir görevin ilerleyişinde sürekli bir nabız sağlayan çoklu proje görünümleri (Kanban panoları, listeler ve takvimler dahil)
• İş akışlarını yapılandırılmış tutmak için ortak çalışanlara (giriş seviyesi çalışanlar, yükleniciler ve C seviyesi dahil) roller ve izinler atama yeteneği
• Görev ilerleme durumunu sürekli takip etmek için otomatik güncellemeler ve bildirimler

2. Gevşek

Bağlantıda kalmak için Slack (veya benzer bir ekip sohbet aracı) kullanmayan bir ekip bulmak zor.

Slack ile ekibinizin iletişimlerini şirket çapında, departmana özel veya role özel kanallar halinde düzenleyebilirsiniz. Bu, çalışanları tamamen kesintiye uğratmayan veya gereksiz toplantılara neden olmayan anında ve zamanında iletişime olanak tanır. Muhtemelen Slack'in en büyük satış noktası, kullanım kolaylığı ve sonsuz entegrasyonlarıdır (bu listedeki araçların çoğu dahil).

3. Ekip çalışması

Yukarıdaki iki aracın neredeyse bir karışımı olan bir proje yönetimi çözümü olan Teamwork, güncellemeler ve mesajlaşmaya ek olarak granüler proje verilerini takip etme yeteneği ile kendisini diğerlerinden ayırıyor. Örneğin, herhangi bir göreve bireysel katkıların yanı sıra ekip çapında görevlere harcanan zamanı da izleyebilirsiniz.

Ekip çalışması, “ne yapıldı, ne yapılması gerekiyor ve sırada ne var” sorusunu tek bir yerde cevaplar. Platformun proje izleme özellikleri, büyük bir zaman tasarrufu sağlar ve ortak çalışanlar arasında daha az ileri geri hareket yaratır.

4. izdiham

Dahili belgelerden ve ilkelerden referans sayfalarına ve wiki'lere kadar Confluence, ekiplerin başvurabileceği bir tür "ana üssü" temsil eder.

Platform, başlı başına bir proje yönetim aracı olarak hizmet eder, ancak ekiplere gerektiğinde beyin fırtınası yapmaları ve notlar almaları için dijital bir beyaz tahta sağlar. Confluence'ın özellikleri, birden çok uygulama, gelen kutusu veya dahili sürücü arasında geçiş yapmak yerine kurumsal iletişimi nasıl birleştirebileceğinizin bir başka örneğidir.

5. Sprout'tan Bambu

Çalışan savunuculuğu şu anda tüm öfke. Bambu, ekip arkadaşlarınızı harici pazarlama mesajlarından maksimum düzeyde kazanmaları için dahili olarak güçlendirir.

Örneğin Bambu, markanızın en büyük duyurularını ve en son blog gönderilerini öne çıkarmanızı kolaylaştırır. Platform, bireysel güncellemeler veya başlıklar oluşturmak yerine, sosyal gönderi mesajlarınızı mümkün olan en ilgi çekici şekilde artırmak için şablonlar, ilham ve yaratıcı seçenekler sunar.

6. Tuş takımı

Dialpad, dağıtılmış ekipler için ideal olan hepsi bir arada video konferans, sohbet ve telefon çözümünü temsil eder.

Kurumsal müşteri kitlesi nedeniyle kurumsal iletişimlerimizin belki de en “kurumsal”ı olan Dialpad, ekip iletişimini geliştirmek için bir dizi özelliğe sahiptir. Buna çağrı duyarlılığı analizi, satış itirazlarını ele almak için otomatik notlar ve otomatik çağrı dökümleri gibi AI araçları dahildir.

Harici iletişim araçları

Dökümümüzün ikinci yarısında, pazarlama teknolojisi yığınınızın bir parçası olarak düşünebileceğiniz harici araçlara bakacağız.

7. Filiz Sosyal

Burada sürpriz yok! Sprout Social, sosyal medyayla ilgili dahili ve harici iletişimi kolaylaştırmak için güçlü, hepsi bir arada bir araçtır.

Nasıl yani? Başlangıç ​​olarak, ekiplerin tüm sosyal mesajlarını ve bildirimlerini tek bir yerde birleştirmesine izin veriyoruz. Bu, yalnızca platformlar arasında daha az geçiş anlamına gelmekle kalmaz, aynı zamanda ekiplere işbirliği özellikleri aracılığıyla daha fazla mesaja daha hızlı yanıt verme gücü verir. Gelen kutularınızı birleştirme yeteneği, zamandan büyük ölçüde tasarruf sağlar ve aynı şekilde size müşteri iletişimlerinizin daha kapsamlı bir görünümünü sunar.

Bunun ötesinde, Sprout ayrıca tüm harici sosyal içeriğiniz için ana üs görevi görür.

Güncellemeler ve duyurular. Videolar ve resimler. Hikayeler, Makaralar ve aradaki her şey.

Sprout ile içeriğinizi aynı anda birden fazla sosyal ağda planlayabilir ve optimize edebilirsiniz. Tüm sosyal medya varlıklarınızın ve güncellemelerinizin tek bir platformda olması, erişiminizi en üst düzeye çıkarmanıza ve mesajınızı uygun kitlelere daha hızlı iletmenize olanak tanır.

Ve orada durmuyoruz!

Aşağıda, Sprout'u kurumsal iletişim aracı olarak kullanmanın birkaç yolu daha bulunmaktadır:

• Sosyal medya kriz planınızı geliştirme ve kullanıma sunma
• Müdahale etme veya müşterilerin sorularını yanıtlama fırsatlarını ortaya çıkarmak için önemli sosyal konuşmaları ve haykırışları dinlemek
• Tüm pazarlama departmanınız (sosyal, tasarım ve içerik pazarlama dahil) arasında ekipler arası işbirliğini ve birleşik iletişimleri teşvik etme

8. GönderenMavi

Pazarlamadaki trendler gelip giderken, e-posta harici iletişimlerin temel unsuru olmaya devam ediyor.

Bültenler. Karşılama mesajları. Geri kazanma kampanyaları. Liste devam ediyor.

SendinBlue gibi platformlar ölçeklenebilirdir ve aklınıza gelebilecek herhangi bir kampanya için otomatik iş akışları kurmayı çocuk oyuncağı haline getirir. Etkileşim metriklerini değerlendirme ve zaman içinde kampanyalarınızda ince ayar yapma yeteneği, pazarlama mesajlarınızdaki gözleri en üst düzeye çıkarabileceğiniz anlamına gelir.

9. Merkez Noktası

HubSpot'un kurumsal iletişim araçları paketi, sağlam bir CRM, e-posta pazarlama platformu ve CMS'yi bir arada içerir.

Yukarıdakilerin tümüne tek bir platformda sahip olmak, pazarlamacılara müşterilerini ve ihtiyaçlarını daha eksiksiz anlama fırsatı verir.

Örneğin, olası satışlarımız en çok hangi içerikle etkileşime giriyor? En yaygın satış itirazımız nedir? Kampanyalarımızdan hangisi en doğrudan geliri sağlıyor?

HubSpot ile pazarlama kanallarınızın bütünsel bir görünümüne ve aynı şekilde müşterilerinizi harekete geçiren şeylere sahip olursunuz.

10. Muck Rafı

Halkla ilişkiler ve blog yazarları, gazeteciler ve medya kuruluşlarıyla ilişkiler, çok ihtiyaç duyulan bir miktar görünürlük kazanmak isteyen işletmeler için kilit öneme sahiptir.

Muck Rack gibi araçlar, ilgili erişim hedeflerini bulma ve bunları daha hızlı sunma sürecini kolaylaştırır. Binlerce gazeteciye anında erişim sağlayan platform, sunum kampanyalarınızın ilerlemesini takip etmenize ve gerektiğinde takip yapma sürecini otomatikleştirmenize olanak tanır.

11. Steno

Shorthand, kullanıcıların müşterilerle paylaşmak için dijital deneyimler (web siteleri ve açılış sayfaları gibi) oluşturmasına olanak tanıyan, kendi kendini ilan eden bir "scrollytelling" aracıdır. Araç, yazarların, tasarımcıların ve diğer pazarlamacıların mümkün olan en çekici hikayeleri oluşturmak için bir araya gelmesini kolaylaştıran çeşitli ekip işbirliği özelliklerine sahiptir.

Aşağıda, platformun nasıl çalıştığına dair bir anlık görüntü yer almaktadır:

Kurumsal iletişim araçlarınızı nasıl seçersiniz?

Anlıyoruz: araçlar arasında seçim yapmak zor olabilir.

Bu, özellikle kurumsal bir çözüm arayışındaysanız geçerlidir.

İşleri toparlamak için, daha hızlı karar vermenize yardımcı olacak birkaç önemli ayrıntıyı gözden geçirelim.

Bütçenize dikkat edin

Sorun değil, değil mi? Çoğu SaaS aracı, daha büyük ekipler için anlaşmalı fiyatlandırma gerektirir. Ne olursa olsun, ölçeklenmesi makul olan ve kullanıma dayalı fiyatlandırma içermeyen çözümler seçmeye çalışın.

İlk katılım bir esinti olmalı

İdeal olarak, kurumsal iletişim araçlarını en kısa sürede ekibinizde benimseyebilmeniz ve kullanıma sunabilmeniz gerekir. Konu işe alım olduğunda ekipleri eğitmek ve güçlendirmek için birçok araç büyük çaba sarf ediyor. Bazıları, süreci daha az göz korkutucu hale getirmek için temelde elinizi tutacaktır.

Örneğin, Asana'da ekiplerin başlamasına yardımcı olacak tonlarca kaynak, kılavuz ve video bulunur.

Güvenliği ikinci kez tahmin etmeyin

Herhangi bir yazılım parçası için güvenlik önemlidir ve iş iletişim araçlarınız farklı değildir. Hassas şirket materyalleriyle uğraşırken olası ihlaller veya veri kaybı bir seçenek değildir.

Örneğin, birçok işletme pandemi sırasında varsayılan olarak Zoom'a geçti. Bununla birlikte, devam eden gizlilik endişeleri, alışveriş yapmadan önce bir araç seçmenin nasıl baş ağrısına yol açabileceğini vurgulamaktadır.

Mevcut yazılımınızla entegrasyonları iki kez kontrol edin

Daha önce belirtildiği gibi, araçları ve iletişimleri birleştirmek için yapabileceğiniz her şey bir artıdır. Çoğu büyük iletişim aracı, üretkenliği artırmaya yardımcı olmak ve aynı şekilde bildirim spam'lerini azaltmak için birbirleriyle bağlantı kurar.

Aşağıda, hem dahili hem de harici iletişim için Sprout'un en popüler iki entegrasyonunun bir anlık görüntüsü bulunmaktadır.

İletişim araçlarınızın bir geçmişe sahip olduğundan emin olun

Şüphe duyduğunuzda, yorumları okuyun! Yepyeni araçların test sürüşünde yanlış bir şey olmamasına rağmen, iletişim için daha "kanıtlanmış" bir platforma bağlı kalmanızı öneririz.

G2 gibi inceleme siteleri, hangi uygulamaların uzun vadeli kullanıcılara ve en memnun müşterilere sahip olduğunu vurgulayabilir. Alıcılardan alınan içgörüler, aynı şekilde, ekibinizle alakalı olabilecek belirli özellikleri veya endişeleri de ortaya çıkarabilir.

Hangi kurumsal iletişim araçlarını kullanıyorsunuz?

Ekiplerinizin daha etkili iletişim kurmasını istiyorsanız, teknoloji yığınınızla başlayın.

Yukarıdaki araçların herhangi bir kombinasyonu, daha bağlantılı ve uyumlu bir işletme oluşturmaya yönelik sağlam bir başlangıç ​​noktasıdır. Bunu yapmak yalnızca çalışanlarınızın hayatlarını kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda ekibinizin müşterilerinize doğru mesajı göndermesini sağlar.

Henüz yapmadıysanız, tam olarak bunu yapmak için kurumsal iletişim becerilerinizi geliştirmek için kontrol ettiğinizden veya rehberlik ettiğinizden emin olun.