Projeler için Maliyet-Fayda Analizi: Adım Adım Kılavuz

Bir projeyi yönetirken, birçok kilit karar vermek gerekir. Proje yöneticileri, işletmeleri veya kuruluşları için en yüksek yatırım getirisini ve diğer faydaları elde ederken maliyetleri kontrol etmeye çalışır. Maliyet-fayda analizi (CBA), tam da bunu yapmalarına yardımcı olmak için ihtiyaç duydukları şeydir.

Bir projede her zaman yürütülmesi gereken bir şey vardır ve her görevin bir maliyeti ve beklenen faydaları vardır. Yüksek riskler nedeniyle, iyi proje yöneticileri sadece içgüdülerine dayalı kararlar almazlar. Riskleri ellerinden geldiğince en aza indirmeyi tercih ederler ve yalnızca belirsizlikten daha fazla kesinlik olduğunda hareket ederler.

Ancak, sayısız değişkenin ve sürekli değişen ekonominin olduğu bir dünyada bunu nasıl başarabilirsiniz? Cevap: proje yönetimi yazılımı, raporlama araçları, çizelgeler ve elektronik tablolarla toplanan somut verilere bakın. Daha sonra bu verileri, maliyet-fayda analizi (CBA) adı verilen bir süreçle kararlarınızı değerlendirmek için kullanabilirsiniz. Maliyet-fayda analizinin akıllı kullanımı, uygun maliyetli kararlar vermenize ve hem projeniz hem de kuruluşunuz için kazançları en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olacaktır.

Maliyet-fayda analizinin nasıl yapıldığını açıklamadan önce kısaca ne olduğunu tanımlayalım.

Maliyet-Fayda Analizi Nedir?

Maliyet-fayda analizi (CBA), en uygun maliyetli alternatifi bulmak için kararların maliyetlerini ve faydalarını tahmin etmek için kullanılan bir süreçtir. CBA, genellikle iş, proje ve kamu politikası kararları için kullanılan çok yönlü bir yöntemdir. Etkili bir CBA, aşağıdaki maliyet ve faydaları değerlendirir:

Maliyetler

• Doğrudan maliyetler
• Dolaylı maliyetler
• maddi olmayan maliyetler
• Fırsat maliyetleri
• Potansiyel risklerin maliyetleri

Faydalar

• doğrudan
• Dolaylı
• Toplam fayda
• Net faydalar

Aşağıdaki maliyet-fayda analizi örneğimizde bu maliyet ve faydaları genişleteceğiz.

Tüm bu rakamların takibi proje yönetim yazılımları ile daha kolay hale geliyor. Örneğin, ProjectManager, tam olarak Gantt'a benzeyen ancak görsel bir zaman çizelgesi olmayan bir sayfa görünümüne sahiptir. Yalnızca bir elektronik tabloda maliyetlerinize bakmak istediğinizde Gantt'tan sayfa görünümüne geçiş yapabilirsiniz. İstediğiniz kadar sütun ekleyebilir ve yalnızca ilgili verileri yakalamak için sayfayı filtreleyebilirsiniz. Maliyetlerinizi ve faydalarınızı takip etmek, başarılı bir projeyi getiren şeydir. Bu ücretsiz denemeyi alarak ihtiyacınız olan kontrolü elde etmek için aracımızı kullanın.

Proje Yönetiminde Maliyet-Fayda Analizi

Proje yönetiminde, proje teklifinizdeki ve iş vakanızdaki faydalara karşı maliyeti değerlendirmek için bir maliyet-fayda analizi kullanılır. Pek çok işlemin yaptığı gibi bir listeyle başlar.

Her proje giderinin ve projeyi başarıyla yürüttükten sonra beklenen faydaların bir listesi vardır. Bundan, maliyet-fayda oranını (CBR), yatırım getirisini (ROI), dahili getiri oranını (IRR), net bugünkü değeri (NPV) ve geri ödeme süresini (PBP) hesaplayabilirsiniz.

İlgili: Excel için Ücretsiz Maliyet-Fayda Analizi Şablonu

Faydaların maliyetlerden ağır basıp basmadığı, eylemin garanti edilip edilmediğini belirleyecektir. Çoğu durumda, maliyet faydaların yüzde 50'si ise ve geri ödeme süresi bir yıldan fazla değilse, o zaman harekete geçmeye değer.

Maliyet-Fayda Analizinin Amacı

Proje yönetiminde maliyet-fayda analizinin amacı, işlemler, görevler, iş gereksinimleri ve yatırımlar dahil olmak üzere bir proje boyunca çeşitli yolların artılarını ve eksilerini anlamaya yönelik sistematik bir yaklaşıma sahip olmaktır. Maliyet-fayda analizi size seçenekler sunar ve yatırımdan tasarruf ederken hedefinize ulaşmak için en iyi yaklaşımı sunar.

CBA kullanmanın iki ana amacı vardır:

1. Faydalarının maliyetlerden daha fazla olup olmadığını anlayarak proje iş gerekçesinin sağlam, haklı ve uygulanabilir olup olmadığını belirlemek.
2. Hangi projenin faydalarının maliyetlerinden daha büyük olduğunu belirleyerek projeleri karşılaştırmak için bir temel sunmak.

Maliyet-Fayda Analizi Nasıl Yapılır?

The Economist'e göre, CBA uzun süredir ortalarda. 1772'de Benjamin Franklin bunun kullanımını yazdı. Ancak bildiğimiz şekliyle CBA kavramı, süreci 1848'de bir makalede özetleyen Fransız mühendis Jules Dupuit'e dayanmaktadır.

O zamandan beri, CBA süreci büyük ölçüde gelişti. Maliyet-fayda analizinin nasıl yapıldığını öğrenmek için bu kontrol listesini gözden geçirelim:

1. Projenin Amaç ve Hedefleri Nelerdir?

Projeniz için bir iş vakası oluşturun ve amaçlarını ve hedeflerini belirtin.

2. Alternatifler Nelerdir?

Projenin doğru olup olmadığını bilmeden önce, hangisinin ileriye dönük en iyi yol olduğunu görmek için onu benzer geçmiş projelerle karşılaştırmanız gerekir. Yatırım getirisi, iç getiri oranı, geri ödeme süresi ve fayda-maliyet oranı gibi başarı metriklerini hızlıca kontrol edebilirsiniz.

3. Paydaşlar Kimlerdir?

Projedeki tüm paydaşları listeleyin. Maliyet ve faydalardan etkilenenler onlar. Hangilerinin karar verici olduğunu açıklayın.

4. Maliyetleri ve Faydaları Nasıl Ölçeceksiniz?

Tüm maliyetleri ve faydaları ölçmek için kullanacağınız metriklere karar vermeniz gerekir. Bazıları dolar değerine sahip olacak, diğerleri ise başka metriklere ihtiyaç duyacak. Ayrıca, bu metrikler hakkında nasıl raporlama yapacaksınız?

Süreç, proje yönetimi yazılımı ile büyük ölçüde iyileştirilebilir. ProjectManager, sekiz farklı proje raporu oluşturmanıza olanak tanıyan tek tıklamalı raporlamaya sahiptir. Proje durumu, varyans ve daha fazlası hakkında veri alın. Raporlar, kolayca PDF olarak paylaşılabilir veya paydaşlar için yazdırılabilir. Herhangi bir raporu, yalnızca o anda ihtiyacınız olan verileri gösterecek şekilde filtreleyin.

5. Maliyetlerin ve Faydaların Sonucu Nedir?

Projenin maliyetlerinin ve faydalarının neler olduğuna bakın, onlara parasal bir değer atayın ve bunları ilgili bir zaman dilimine göre haritalayın. CBA'nın mevcut ve gelecekteki maliyet ve faydaların parasal değerini tahmin ettiğini anlamak önemlidir.

6. Ortak Para Birimi Nedir?

Son adımda belirtildiği gibi, maliyet ve faydaların mevcut parasal değerini gelecekteki oranlarla karşılaştıramazsınız. Bu nedenle paranın zaman değerini, iskonto oranını ve nakit akışlarının net bugünkü değerini hesaplamanız gerekecek.

Ancak bazı durumlarda, bir projenin faydaları parasal değerle ölçülemez. Kendinizi bu durumda bulursanız, bir maliyet etkinlik analizi yapmalısınız.

7. İndirim Oranı Nedir?

İskonto oranı, projenize giren veya çıkan gelecekteki nakit akışlarının bugünkü değerini hesaplamak için kullanılır.

8. Projenin Net Bugünkü Değeri Nedir?

Bir projenin net bugünkü değeri, bir dönem boyunca nakit girişlerinin bugünkü değerlerinden nakit çıkışlarının bugünkü değerlerinin çıkarılmasıyla hesaplanan bir kâr ölçümüdür.

9. Duyarlılık Analizi Nedir?

Duyarlılık analizi, belirsizliğin kararlarınızı, maliyetlerinizi ve karlarınızı nasıl etkilediğini belirlemek için yönetim ve işletmede kullanılan bir olasılık yöntemidir.
Bir proje yönetimi CBA'sında, olası senaryoların fayda-maliyet oranını belirlemek için duyarlılık analizi kullanılır. Duyarlılık analizleri yapmak için Excel veya daha özel yazılımları kullanabilirsiniz.

10. CBA'nız Tamamlandığında Ne Yaparsınız?

Tüm bu verileri topladıktan sonraki son adım, CBA'nın önerdiği ve fayda-maliyet oranı en yüksek olan seçimi yapmaktır.

Maliyet-Fayda Analizi Örneği

Şimdi bu teoriyi uygulamaya koyalım. Maliyet-fayda analizi örneğimiz için, ana hedefi olarak bir ürünü teslim etmeyi içeren bir projenin değerlendirmesini yapacağız.

Maliyetler

• Doğrudan Maliyetler: Bunlar, doğrudan ürünün imalatı ile ilgili olan tüm maliyetlerdir. Malzeme, ekipman, işçilik vb.
• Dolaylı maliyetler: Kira, kamu hizmetleri veya nakliye maliyetleri gibi ürünle doğrudan ilgili olmayan diğer giderler.
• Maddi olmayan maliyetler: Pazarın ürüne olumlu tepki vermemesi durumunda markanın vereceği zarar gibi nicelleştirilemeyen diğer maliyetler.
• Fırsat maliyetleri: Bir karar yerine başka bir karar verildiğinde ortaya çıkan fırsatların kaybı. Örneğin, yapmayı seçtiğinizden daha karlı olabilecek bir ürün üretmeyi seçebilirdiniz.
• Potansiyel risklerin maliyetleri: Herhangi bir proje çeşitli risklere açıktır. Bir noktada beklenmedik maliyetleriniz olabileceğini her zaman göz önünde bulundurmalısınız.

Faydalar

• Doğrudan Faydalar: Projeden elde ettiğiniz parasal değerde ölçülebilir faydalar. Bu durumda ürününüzden elde edilen gelir, satışlar ve kar.
• Dolaylı Faydalar: Artan marka bilinirliği gibi algılayabileceğiniz ancak mutlaka ölçmek zorunda olmadığınız faydalar.

Artık projenizin maliyet ve faydalarına sahip olduğunuza göre, onlara parasal bir değer atamanın zamanı geldi. Bu durumda bunu ancak doğrudan ve dolaylı maliyetlerimizle ve doğrudan faydalarımızla yapabiliriz. Ancak, bir dolar miktarıyla ölçülemeyenlere temel performans göstergeleri gibi başka metrikler atamalısınız.

Geçmiş proje verilerini kullanarak maliyet ve faydaların dolar değerini tahmin ettiğinizde, maliyetlerin faydalarından daha fazla olup olmadığını görmek için bunları karşılaştırmanız gerekir.

Ancak, daha güvenilir bir CBA yapmak için farklı senaryoları ve bunların maliyet-fayda oranınızı nasıl etkilediğini değerlendirmek için bir duyarlılık analizine ihtiyacınız olacak. Örneğin, doğrusal programlama denkleminizde farklı talep seviyeleri deneyin.

Projenizin zaman çerçevesine bağlı olarak, farklı zamanlarda gelen ve giden nakit akışlarınız olabileceğini aklınızda bulundurmanız önemlidir. Bu nedenle, maliyet-fayda nakit akışlarını karşılaştırırken paranın zaman değerini, iskonto oranını, net bugünkü değeri göz önünde bulundurmanız gerekir.

Proje yönetimi yazılımı ile tüm maliyetleri ve faydaları yakalayın. Ancak, yetersiz yapılacaklar listesine sahip birçok uygulamanın aksine, ProjectManager dinamik bir liste görünümüne sahiptir. Öncelik, özelleştirilmiş etiketler ekler ve her öğeye sahip olmaları için ekip üyeleri atayabilirsiniz. Bulut tabanlı aracımız ayrıca her bir öğe için tamamlanan yüzdeyi gerçek zamanlı olarak otomatik olarak izleyecektir. Liste görünümümüzde topladığınız tüm veriler, araç boyunca da görülebilir. İstediğiniz görünümü kullanın, hepsi canlı olarak güncellenir ve birlikte çalışmanız için hazırdır.

Maliyet-Fayda Analizi Ne Kadar Doğru?

CBA ne kadar doğru? Kısa cevap, sürece koyduğunuz veriler kadar doğrudur. Tahminleriniz ne kadar doğru olursa, sonuçlarınız da o kadar doğru olur.

Bazı yanlışlıklar aşağıdakilerden kaynaklanır:

• Geçmiş projelerden toplanan verilere çok fazla güvenmek, özellikle bu projeler üzerinde çalıştığınız projeden işlev, boyut vb.
• Değerlendirmenizi yaparken öznel izlenimleri kullanmak
• Maddi olmayan duran varlıkların maliyetini elde etmek için buluşsal yöntemlerin uygunsuz kullanımı (garanti edilmeyen pratik bir yöntemle problem çözme)
• Onay yanlılığı veya yalnızca bulmak istediğinizi yedekleyen verileri kullanmak

Maliyet-Fayda Analizinde Sınırlamalar Var mı?

Maliyet-fayda analizi, tamamlanması çok uzun sürmeyen daha küçük ve orta ölçekli projeler için uygundur. Bu durumlarda analiz, karar vericilerin projelerinin fayda-maliyet oranını optimize etmelerine yardımcı olabilir.

Ancak uzun süre devam eden büyük projeler CBA açısından sorunlu olabilir. Analizin doğruluğunu etkileyen enflasyon, faiz oranları vb. gibi dış faktörler vardır. Bu durumlarda net bugünkü değeri, paranın zaman değerini, iskonto oranlarını ve diğer ölçütleri hesaplamak çoğu proje yöneticisi için karmaşık olabilir.

NPV ve IRR gibi daha büyük projelerin değerlendirilmesinde CBA'yı tamamlayan başka yöntemler de vardır. Genel olarak, yine de, CBA kullanımı, herhangi bir projenin takip etmeye değer olup olmadığını belirlemede çok önemli bir adımdır.

Maliyet-Fayda Analizinize Yardımcı Olacak Şablonlar

Projenizin maliyet-fayda analizini hesaplamaya çalışırken sitemizde sunduğumuz ücretsiz proje yönetimi şablonlarından bazılarından yardım alabilirsiniz. Proje yaşam döngüsünün her aşamasına yardımcı olan düzinelerce ücretsiz şablonumuz var. Maliyet-fayda analizi için bu üçünü kullanın.

RACI Matrisi

Maliyet-fayda analizi (yukarıda ayrıntılı olarak açıklandığı gibi) yürütülürken atılan adımlardan biri, projenizdeki paydaşların belirlenmesini içerir. Bu paydaşları listelemeniz gerekir, ancak ücretsiz RACI matris şablonumuz, kimin neyi bilmesi gerektiğini özetleyerek bunu bir adım daha ileri götürür. RACI, sorumlu, hesap verebilir, danışılan ve bilgilendirilen anlamına gelen bir kısaltmadır. Bu şablonu doldurarak ekibinizi ve paydaşlarınızı organize edecek ve herkesi aynı sayfada tutacaksınız.

Proje bütçesi

Önce tüm giderlerinizi belirlemeden bir maliyet-fayda analizi yapamazsınız. İşte bu noktada ücretsiz proje bütçe şablonumuz devreye girer. Projenizle ilgili işçilik maliyetlerinden, danışman ücretlerinden, hammadde fiyatından, yazılım lisanslarından ve seyahatten tüm masrafları yakalamanıza yardımcı olur. Telefon ücretleri, kiralık alan, ofis ekipmanı, yönetici ve hatta sigorta gibi diğer satır öğelerini yakalamak için bile alan var. Kapsamlı bir bütçe, daha doğru bir maliyet analizi sağlar.

Proje Risk Kaydı

Paydaşlarınızı belirlediniz ve bütçenizi belirlediniz, ancak her zaman mücadele etmeniz gereken bir bilinmeyen var. Bunu şansa bırakamazsınız: Riski yönetmelisiniz, bu nedenle ücretsiz proje risk kaydımız çok önemlidir. Projenin doğasında bulunan riskleri ana hatlarıyla belirtmek için kullanın. Riskin tanımını, etkisini, risk seviyesini ve bundan kimin sorumlu olduğunu listeleyecek yerler var. İyi bir risk kaydı tutarak projenizdeki değişkenleri kontrol edebilir ve daha iyi bir maliyet-fayda analizi yapabilirsiniz.

ProjectManager ile Herhangi Bir Projeyi Karlı Hale Getirin

Kağıt üzerinde yatırım getiriniz ne kadar büyük olursa olsun, projenizin kötü yürütülmesiyle bu değerin çoğu buharlaşabilir. ProjectManager, projenizin potansiyelini gerçekleştirmek için ihtiyaç duyduğunuz araçlara sahip, ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır. İlk olarak, hava geçirmez bir plana ihtiyacınız var.

Planlama

Çevrimiçi Gantt çizelgelerimiz, projelerinizi planlamak ve görevlerinizi organize etmek için özelliklere sahiptir, böylece başarılı bir nihai teslimata yol açarlar. İşler değişirse ve değişecektir, Gantt'ı düzenlemek kolaydır, böylece hızlı bir şekilde dönebilirsiniz.

Kaynak yönetimi

Bir projeyi engelleyebilecek başka bir engel de kaynaklarınızdır. ProjectManager, malzemelerinizi, malzemelerinizi ve en değerli kaynağınız olan proje ekibini izleyen kaynak yönetimi araçlarına sahiptir. Fazla çalıştırılırlarsa moralleri bozulur ve üretim zarar görür.

ProjectManager'daki iş yükü sayfası, kimin ne üzerinde çalıştığını göstermek için renk kodludur ve iş yükünü dengeli ve ekibi üretken tutmak için yeniden atamanız için size araçlar sunar.

Gerçek Zamanlı Maliyet Takibi

Herhangi bir projeyi öldürmenin en kesin yolu, parasını akıtmaktır. ProjectManager, projeniz için baştan bir bütçe belirlemenizi sağlar. Bu rakam daha sonra raporlara ve gerçek zamanlı gösterge tablosunun çizelgelerine ve grafiklerine yansıtılır, böylece maliyetlerin projenizi nasıl etkilediğinin her zaman farkında olursunuz. ProjectManager, projenizi karlılığa yönlendirmek için ihtiyaç duyduğunuz özelliklere sahiptir.

Maliyet-fayda analizi, veriye dayalı bir süreçtir ve bilgiyi sindirip dağıtmak için yeterince sağlam proje yönetimi yazılımı gerektirir. ProjectManager, sonuçlarınızı kolay anlaşılır grafikler ve çizelgelerde toplayabilen, filtreleyebilen ve paylaşabilen gerçek zamanlı gösterge panosu gibi araçlara sahip bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Bu ücretsiz 30 günlük deneme ile bugün deneyin.