Proje Yönetiminde Maliyet Tahmini: Proje Maliyetleri Nasıl Tahmin Edilir

Proje yönetiminin başarısı için iyi bir maliyet tahmini şarttır. Proje yönetimi yaşam döngüsü boyunca birçok maliyet ortaya çıkabilir ve doğru bir maliyet tahmini yöntemi, başarılı bir plan ile başarısız bir plan arasındaki fark olabilir. Bununla birlikte, maliyet tahmini, yapmaktan daha kolaydır. Projeler riskler getirir ve riskler beklenmedik maliyetler ve maliyet yönetimi sorunları getirir.

Maliyet tahmini, doğrudan maliyetleri, dolaylı maliyetleri ve diğer faktörleri hesaba katan ve başarılı bir proje için gerekli mali taahhüdü karşılayan bir bütçe hesaplayan süreçtir. Proje maliyet tahmin teknikleri, bir köprü inşa etmekten o yeni öldürücü uygulamayı geliştirmeye kadar her proje için geçerlidir. Her şey paraya mal olur, bu nedenle gereken miktar konusunda ne kadar net olursanız, hedefinize ulaşma olasılığınız o kadar artar.

Maliyet tahmini, ProjectManager gibi proje yönetimi yazılımlarının yardımıyla basitleştirilmiştir. Belirli görevler için proje bütçeleri, planlanan maliyetleri ekleyin ve ekibiniz için işçilik oranlarını ekleyin. Planınızı Gantt grafiğimizde oluşturduğunuzda, tahmini proje maliyetleriniz otomatik olarak hesaplanacaktır. Ayrıca, proje ilerledikçe maliyetlerinizi otomatik kontrol panelimiz üzerinden gerçek zamanlı olarak takip edebilirsiniz. Bugün ücretsiz deneyin.

Maliyet Tahmini Nedir?

Proje yönetiminde maliyet tahmini, bugün bilinenlere dayalı olarak bir projenin gelecekteki maliyetlerini tahmin etmek için yerleşik tahmin yöntemlerini ve geçerli verileri kullanarak bireysel maliyet unsurlarının toplamıdır.

Ayrıca, aşağıdakileri içeren güvenilir maliyet tahminlerinin temel özelliklerini tanımlar:

• Görevlerin net tanımlanması
• Tahminlerin hazırlanmasına geniş katılım
• Geçerli verilerin mevcudiyeti
• Tahminler için standartlaştırılmış yapılar
• Program belirsizlikleri için hükümler
• Enflasyonun tanınması
• Hariç tutulan maliyetler
• Tahminlerin bağımsız incelemeleri
• Önemli program değişiklikleri için tahminlerin revizyonu

Maliyet Tahmini Neden Önemlidir?

Maliyet tahmini ve maliyet yönetimi, proje yönetiminin önemli bir parçasıdır. Proje yöneticisi, proje kapsamını görselleştirmek ve ardından her proje görevine maliyet atamak için bir iş kırılım yapısı (WBS) ve maliyet tahmin teknikleri kullanarak mümkün olan en doğru proje bütçesini oluşturmaktan sorumludur. Proje kapsamını bilmek, yalnızca planlama aşamasında değil, proje yaşam döngüsü boyunca, özellikle bir projenin yürütülmesi, izlenmesi ve kontrol edilmesi sırasında yardımcı olacaktır.

Maliyet tahmin sürecine sahip olmak, proje yöneticilerinin, yöneticiler ve proje paydaşları tarafından belirlenen projenin amaç ve hedeflerine nasıl ulaşabileceğidir. Proje bütçesi, projenin zamanında teslim edilmesinin ve kalite beklentilerinin karşılanmasının toplam maliyetini tahmin ettiği için dolaylı maliyetleri ve doğrudan maliyetleri toplayacaktır. Bu, projeyi başarılı kılmak için ihtiyaç duyacağınız her şeyin maliyet tahmini sürecinde düşünüleceği anlamına gelir.

Maliyet Tahmin Teknikleri

Tüm bu faktörler proje maliyet tahminini etkileyerek kesin tahminler yapmayı zorlaştırır. Neyse ki, daha doğru bir maliyet tahmini geliştirmeye yardımcı olabilecek maliyet tahmin teknikleri var.

1. Benzer Tahmin

Benzer projelerde deneyimi olan uzmanlardan yardım alın veya kendi geçmiş verilerinizi kullanın. İlgili geçmiş verilere erişiminiz varsa, projenin ilk aşamalarında gelecekteki maliyetlerinizin ne olacağını tanımlamaya yardımcı olan emsalleri gösterebilen benzer tahminleri deneyin.

2. Parametrik Tahmin

Anahtar maliyet faktörlerinin tarihsel verilerini de kullanan ve daha sonra projenin süresi veya başka bir süre değiştirilirse bu maliyetlerin ne olacağını hesaplayan istatistiksel modelleme veya parametrik tahmin vardır.

3. Aşağıdan Yukarıya Tahmin

Daha ayrıntılı bir yaklaşım, bireysel görevlerin tahminlerini kullanan ve daha sonra projenin toplam maliyetini belirlemek için bunları toplayan aşağıdan yukarıya tahmindir. Bu maliyet tahmini yöntemi, parametrik tahminden bile daha ayrıntılıdır ve yazılım geliştirme veya inşaat projeleri gibi birçok değişkeni olan karmaşık projelerde kullanılır.

4. Üç Noktalı Tahmin

Başka bir yaklaşım, üç senaryo ile gelen üç noktalı tahmindir: büyük olasılıkla, iyimser ve kötümser aralıklar. Bunlar daha sonra bir tahmin geliştirmek için bir denkleme konur.

5. Rezerv Analizi

Rezerv analizi, ne kadar beklenmedik durum yedeğinin tahsis edilmesi gerektiğini belirler. Bu yaklaşım belirsizliği aşmaya çalışır.

6. Kalite Maliyeti

Kalite maliyeti, başarısızlıkları önlemek için proje sırasında harcanan parayı ve başarısızlıkları gidermek için projeden sonra uygulanan parayı kullanır. Bu, genel proje maliyet tahmininizde ince ayar yapmanıza yardımcı olabilir. Satıcıların tekliflerini karşılaştırmak da maliyetlerin belirlenmesine yardımcı olabilir.

7. Dinamik Araçlar

Maliyetleri tahmin ettiğinizde, tüm proje bilgilerinizi toplamak için çevrimiçi bir yazılım kullanmanıza yardımcı olur. Bu tekniklerin birçoğu ile kongrede kullanılabilecek proje yönetimi yazılımı süreci kolaylaştırmaya yardımcı olur. Proje ekiplerinizi, görevlerinizi ve hedeflerinizi tanımlamak için çevrimiçi yazılımı kullanın. Hatta tedarikçilerinizi yönetin ve proje ilerledikçe maliyetleri takip edin. Size nasıl olduğunu göstereceğiz.

10 Adımda Maliyetler Nasıl Tahmin Edilir?

ABD hükümeti, proje yönetimi için güvenilir ve geçerli maliyet tahminleriyle sonuçlanan 12 adımlı bir süreç belirlemiştir. Bu on iki adım aşağıda özetlenmiştir.

1. Maliyet Tahmininin Amacını Tanımlayın

Maliyet tahmininin amacını, gerekli ayrıntı düzeyini, tahmini kimin aldığını ve tahminin genel kapsamını belirleyin.

2. Tahmin Planı Geliştirin

Bir maliyet tahmin ekibi kurun ve tahmin tekniklerini ana hatlarıyla belirtin. Bir zaman çizelgesi geliştirin ve bağımsız maliyet tahminini kimin yapacağını belirleyin. Son olarak, ekibin programını oluşturun.

3. Özellikleri Tanımlayın

Amaç, sistem ve performans özelliklerinin temel bir tanımını oluşturun. Bu, herhangi bir teknoloji sonuçlarını, sistem konfigürasyonlarını, programları, stratejileri ve mevcut sistemlerle olan ilişkileri içerir. Destek, güvenlik, risk öğeleri, test ve üretim, dağıtım ve bakım ve benzeri eski sistemleri unutmayın.

4. Maliyet Tahmini Tekniklerini Belirleyin

Bir iş kırılım yapısı (WBS) tanımlayın ve WBS'deki her bir öğe için en uygun tahmin yöntemini seçin. Maliyet ve zamanlama sürücüleri için çapraz kontrol; sonra bir kontrol listesi oluşturun.

5. Kuralı, Varsayımları Tanımlayın ve Veri Elde Edin

Tahmine neyin dahil edilip neyin hariç tutulduğunu açıkça tanımlayın ve belirli varsayımları belirleyin.

6. Puan Tahmini Geliştirin

Her bir İKY öğesini tahmin ederek bir maliyet modeli geliştirin.

7. Duyarlılık Analizi Yapın

Girdi değerlerinin ve temel varsayımların tahmin edilmesindeki değişikliklere karşı maliyetlerin duyarlılığını test edin ve temel maliyet etkenlerini belirleyin.

8. Risk ve Belirsizlik Analizi Yapın

İKY'deki her bir öğenin doğasında bulunan maliyet, program ve teknik riskleri ve bunların nasıl yönetileceğini belirleyin.

9. Tahmini Belgeleyin ve Yönetime Sunun

Herkesi maliyet tahminiyle aynı sayfada tutmak için maliyet tahmini sürecindeki her adım için belgelere sahip olun. Ardından, onaylarını almak için proje paydaşlarına maliyet tahminleri hakkında bilgi verebilirsiniz.

10. Maliyet Tahminini Güncelleyin

Maliyet tahminindeki herhangi bir değişiklik güncellenmeli ve raporlanmalıdır. Ayrıca, öğrenilen dersleri belgeleyebileceğiniz bir otopsi gerçekleştirin.

Ücretsiz Maliyet Tahmini Şablonu

ProjectManager, Excel için ücretsiz bir maliyet tahmini şablonu da dahil olmak üzere, bir projeyi yönetmenin her yönü için ücretsiz şablonlara sahiptir. Açıklama sütunundaki öğeleri projenizle ilgili öğelerle değiştirerek herhangi bir proje için kullanılabilir.

Bu ücretsiz maliyet tahmini şablonu, proje maliyetlerini tahmin ederken doldurmanız gereken tüm alanları içerir. Örneğin, açıklama sütunu, ardından satıcı veya taşeron sütunu ve ardından işçilik ve hammadde maliyetlerini gösteren sütunlar vardır. Bunlar satır bazında birbirine eklenebilir ve ardından şablon tarafından toplam proje maliyeti hesaplanabilir.

Doğal olarak, bir maliyet tahmini şablonu statik bir belgedir. Tüm proje maliyetlerinizi toplamak ve hatta bunları projenin yaşam döngüsü boyunca takip etmek açısından kullanışlıdır. Ancak, tüm bu verilerin manuel olarak eklenmesi gerekir, bu da zaman ve çaba gerektirir; bir projeyi yönetirken çok fazla sahip olmadığınız iki şey. Maliyet tahmini sürecini düzenlemeye hazır olduğunuzda, bütçeler oluşturabilen ve sizi aşırı harcama yapmaktan alıkoymak için gerçek zamanlı olarak takip edebilen birçok proje yönetimi yazılımı çözümü olduğunu göreceksiniz.

Proje Maliyet Tahmini Örneği

Varsayımsal bir proje oluşturmak için bir dakikanızı ayıralım ve bu sürecin nasıl çalıştığını görmek için genel bir maliyet tahmini örneğini inceleyelim. İnşaat maliyeti tahmini basittir, bu nedenle bir inşaat tahmini örneği kullanacağız. Bu inşaat projesi, proje yönetiminde maliyet tahmini için genel gereksinimlere odaklanacaktır.

İlk olarak, inşaat projenizi inşa etmek için gereken çeşitli unsurları açıklayan bir listeye sahip olmak isteyeceksiniz. Maliyet verilerini bulmak için planlar, tasarımlar ve özellikler, planlar ve izinler gibi tüm inşaat proje yönetimi belgelerinizi toplayın. Belgelerinizde idari maliyetleri, finansman maliyetlerini, yasal ücretleri, mühendislik ücretlerini, sigorta ve diğer maliyet kalemlerini bulacaksınız.

Şimdi tüm inşaat proje faaliyetlerinizi belirlemek için bir iş kırılım yapısı (WBS) kullanma zamanı. Proje programınızdaki her bir faaliyetle ilişkili işçilik maliyetlerini, doğrudan maliyetleri ve dolaylı maliyetleri belirleyin. Aşağıdan yukarıya tahmin gibi çeşitli maliyet tahmin teknikleri vardır ve bu teknikler müteahhitlerin inşaat ihale süreci için doğru teklifler oluşturmak üzere her bir inşaat faaliyeti için maliyetleri tahmin etmesine olanak tanır.

Bu maliyetler daha sonra bir satır toplamı için toplanır. Tüm bu satır toplamları daha sonra toplanır ve toplam proje maliyetiniz olur. Bir maliyet tahmini şablonuna sahip olmak, bu bilgileri toplamak ve izlemek için iyi bir araçtır.

ProjectManager Maliyet Tahmininde Nasıl Yardımcı Olabilir?

ProjectManager, daha doğru bir proje maliyet tahmini oluşturmaya yardımcı olacak özelliklere sahip bir proje yönetimi yazılımıdır. Çevrimiçi Gantt grafiğimiz, projeler ve görevler için maliyetleri ve harcamaları izlemenize yardımcı olmak için kullanılabilir.

Belirli Görevlerin Maliyetlerini Tahmin Etme

Bireysel görevleri tahmin ederken, maliyetler de çevrimiçi Gantt grafiğimizde toplanabilir ve izlenebilir. Burada, projeyi yürütüldükten sonra bütçede tutmanıza yardımcı olmak için tahmini maliyetler, temel maliyet ve fiili maliyetler için bir sütun ekleyebilirsiniz.

Çevrimiçi Gantt grafiğimiz yalnızca görevleri takip etmekle kalmaz, aynı zamanda her proje göreviyle ilişkili malzemeleri ve sabit maliyetleri takip edecek şekilde ayarlayabilir ve her görevde olduğu gibi bütçe ve fiili maliyetler arasındaki farkı izleyebilirsiniz. Tüm bu veriler tek bir sayfada toplanır.

Bir proje oluşturarak başlayın ve ardından ProjectManager'da Gantt görünümüne gidin. Halihazırda verileriniz varsa, sayfanın sağ üst tarafındaki içe aktar düğmesine tıklayarak içe aktarabilirsiniz. Veya verileri toplamak için bu çevrimiçi Gantt şemasını kullanabilirsiniz. Girdi veya onay almaya hazır olduğunuzda ekip üyeleri ve paydaşlarla kolayca paylaşılabilir.

Kaynakların Tahmini Maliyeti

ProjectManager'daki kaynak yönetimi özelliği, daha doğru bir proje maliyeti tahmini elde etmenize yardımcı olabilecek başka bir araçtır. Görevler ve projeler arasındaki iş yükü aracılığıyla maliyetlerinize bakmanın bir yolunu sunar.

Kaynak yönetimi aracımızla bir proje planlarken, bütçenizi etkileyecek diğer faktörlerin yanı sıra çalışan programlarını, ekipman kiralamalarını, tatilleri ve ofis alanını hesaba katabilirsiniz. Proje kaynaklarını dağıtmak, bir bütçeyi dengelemenin bir yoludur.

Planlanan kaynakların tarihlerini, bunlara ne kadar süreyle ihtiyaç duyacağınızı ve dahil olacak kişileri planlayarak bir kaynak planı oluşturun. Buna herhangi bir ekipman veya site kiralama dahildir. Ayrıca, bunu günlük olarak her aktivite için gereken kaynak miktarına bölün. Ardından, süre ve tahmini maliyetler dahil olmak üzere ayrıntılı kaynaklar içeren bir program oluşturun.

Bir projede maliyetleri tahmin ederken, daha doğru bir bütçe hesaplamanıza yardımcı olacak en iyi araçlara sahip olmak istersiniz. ProjectManager, proje maliyetleriniz üzerinde kontrol sahibi olmanızı sağlayan çevrimiçi Gantt çizelgeleri ve kaynak yönetimi özelliklerine sahip bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Bugün 30 günlük bu ücretsiz denemeyi alarak ProjectManager'ın proje maliyet tahmininize nasıl yardımcı olabileceğini görün.