Maliyet Yönetim Planı Nasıl Yapılır?

İşlerin nasıl gittiğini biliyorsunuz - son teslim tarihinden birkaç ay sonrasınız ve ekibiniz projeyi bitirmeye yakın değil. Hızla bütçeniz ve zamanınız tükeniyor ve stres atmaya başlıyorsunuz. Paydaşlara söylemeli misiniz yoksa biraz daha beklemeli misiniz?

Pekala, en azından yalnız değilsiniz, çünkü bu durum tüm büyük ölçekli BT projelerinin yüzde 45'inden fazlasının başına geliyor. Birçokları için bu, projelerin yüzde 56'sının beklenenden daha az değer sunması ile hem projenin zaman çizelgesine hem de nihai ürüne zarar veriyor. Evet. Bunun olmasını nasıl durdurabilirsin? Bir maliyet yönetimi planı yardımcı olabilir.

Maliyet Yönetim Planı Nedir?

Maliyet yönetimi planı, bir projenin bütçesinin planlanması ve yürütülmesi için bir strateji oluşturma yöntemidir. Elbette bu, projenizi zamanında ve bütçe dahilinde tamamlamak için yapılır. Bununla birlikte, uygun bir maliyet yönetimi planı uygulanmadığında, bunların ikisi de sendeleyerek size ve kuruluşunuza çok pahalıya mal olacaktır.

Dahası, proje başarısı, maliyet yönetimine bağlıdır, çünkü maliyet, girişimin genel olarak başarısı veya başarısızlığı için birincil belirleyici faktördür.

Maliyet yönetimi planı çok önemli olduğu için maliyetlerinizi takip etmek için proje yönetim yazılımı kullanmanız gerekir. ProjectManager, proje maliyetlerinizi gerçek zamanlı olarak takip edebilen bulut tabanlı bir çalışma ve proje yazılımıdır. Planınızı ödüllü Gantt grafiğimizde oluşturun, ardından kurulum gerektirmeyen canlı bir gösterge panosuyla izleyin. ProjectManager ile maliyet yönetimi planını karşılayıp karşılamadığınızı her zaman bileceksiniz, bu yüzden bugün ücretsiz başlayın!

Maliyet Yönetim Planı Nasıl Oluşturulur

Maliyet yönetimi bazen harcama yönetimi, maliyet şeffaflığı ve maliyet muhasebesi gibi daha spesifik alt görev adlarıyla da bilinir. Genellikle dört adımdan oluşur: kaynak planlama, maliyet tahmini, bütçeleme ve maliyet kontrolü. İzlenecek çok sayıda görev, maliyet ve kaynak olacağından, bir maliyet yönetimi planı oluşturma sürecinde size yardımcı olması için proje planlama yazılımını kullanmanız şiddetle tavsiye edilir.

1. Kaynak Planlaması

Kaynak planından başlayarak, proje yöneticileri projeyi ve çıktılarını en önemliden en aza doğru bir hiyerarşi içinde göstermek için tipik olarak bir iş kırılım yapısı kullanır. Bu parça, proje yöneticilerinin maliyetlerin büyük kısmının nereye yöneleceğini ve projenin hangi bileşenlerinin en az harcama gerektireceğini anlamalarına yardımcı olur.

2. Maliyet Tahmini

İkinci aşama, maliyet tahmini, yinelenen bir süreçtir - yani proje değiştikçe değişmek üzere tasarlanmıştır. Bu aşama, kavramsal hedefler, tarihsel bilgi, uzman yargısı, belirleyici teknikler veya bileşen bazında belirlenen birçok farklı tahmin tekniğini kullanır.

İlgili: Ücretsiz Maliyet Tahmini Şablonu

Tarihsel olarak konuşursak, belirleyici tekniklerin en doğru olduğu gösterilmiştir. Bununla birlikte, bu süreç, kapsam ve teslimatlar dahil olmak üzere yalnızca her son proje detayının haritası çıkarıldıktan sonra kullanılması mantıklıdır. İnce baskıya sahip olmayan projeler için, bu aşamada daha az doğru maliyet tahmin teknikleri hala değerli olacaktır.

3. Bütçeleme

Şimdi, maliyet tahmini aşaması, bütçenizi önceden planladığınızı hissettirmiş olabilir, ancak aslında bütçeniz için planları daha yeni planladınız. Bu önlemle proje bütçeniz biraz daha kesin olacak ve projenin gerçekten başarılı olmasını sağlayacaktır.

Bütçeler, tahmin aşamasından sonra oluşturulur ve onaylanır ve genellikle projenin ilerlemesine bağlı olarak bir dizi aşamada proje için yayınlanır. Bu, genel bir proje bütçesini eşleştirmeye çalışmak yerine, projenin her bütçe aşamasında kilometre taşlarına ulaşmasına yardımcı olacaktır.

4. Maliyet Kontrolü

Maliyet kontrolü basittir; projenizin dolar değerindeki performansını toplam maliyet ve zaman çizelgenize göre ölçeceksiniz. Bu, proje süreci boyunca bir kıyaslama sağlamaya yardımcı olacaktır.

Öncelikle, proje planlama aşamasında ihtiyaçlarınız önceden belirlenir. Ardından, maliyetteki değişikliklerin nedenlerini sorgulamak için bir yöntem olarak kullanılırlar. Bu, bir maliyetin bütçe aralığı dışında artması durumunda rotayı düzeltmeye ve projenin kontrolden çıkmasını engellemeye yardımcı olacaktır.

Sonuç olarak, maliyet yönetimi planınız, hem proje maliyetini planlamanıza hem de projenin yaşam döngüsü boyunca proje maliyetinizi yönetmenize yardımcı olacaktır. Projeniz devam ederken, projenizin bütçe dahilinde kalabilmesi için proje masraflarınız proje boyunca kapsamlı bir şekilde belgelenecektir.

Maliyet Yönetim Planı Tanımlı Şartlar ve Formüller

Maliyet yönetimi planınızın haritasını çıkarırken, birçok farklı hesaplama yapmanız, birçok formül uygulamanız ve işiniz bittiğinde matematiğinizi üç kez kontrol etmeniz gerekecek. Ancak söylendiği gibi, bu eylemler birçok özel isimle gider. Onları tanımlayalım.

• İş Döküm Yapısı: Şelale yöntemine veya basit bir hiyerarşik akış şemasına benzer bir tarzda, bu, ekip üyeleri tarafından yapılacak iş, görev ve faaliyetlerin ürün odaklı bir düzenidir.
• Maliyet Temel Çizgisi: Bu, projenizin gerçekleşeceği genel zaman dilimine karşı maliyetlerinizi tahmin ederek oluşturulur. Maliyet temeliniz, nihai olarak, performansınızı karşılaştırmak için kullanacağınız şeydir ve genellikle bir S-eğrisi üzerinde gösterilir.
• Kontrol Eşiği: Temel çizginizi belirlediğiniz gibi, maliyet eşiğiniz projenizin gitmesine izin verilen en yüksek veya en düşük harcamadır. Maliyet yönetimi açısından bunun üzerinde veya altında herhangi bir şey kabul edilemez olarak kabul edilir.
• Kesinlik Düzeyi: Bu ölçü birimi, maliyet tahminlerinizin ne kadar aşağı veya yukarı yuvarlanacağını gösterecektir. Hassasiyet seviyeniz ayrıca projenizin kapsamı ve toplam büyüklüğü ile tanımlanacaktır.
• Kazanılan Değer Ölçümü: Kazanılan değer denklemi, proje yöneticilerinin söz konusu projede halihazırda gerçekleştirilen iş miktarını mümkün olduğunca doğru bir şekilde daha iyi ölçmesine yardımcı olur.
• Üç Noktalı Tahmin: Bu formülü kullanarak üç rakam elde edeceksiniz. Birincisi, bir faaliyetin 100 kez yapılması durumunda alacağı iş miktarına ilişkin en iyi tahmininiz (KŞ) olacaktır. İkincisi, projenin ne kadar süreceğini ve tüm olumsuz riskler meydana gelirse ne kadara mal olacağını gösteren karamsar (P) tahmininiz olacaktır. Üçüncüsü, tüm pozitif risklerin meydana gelip gelmediğine dair iyimser (O) tahmininizdir.
• Aşağıdan Yukarıya Tahmin: Bu formül, projenizin daha küçük tahminlerini kullanmayı ve ardından genel proje maliyet tahmininizi belirlemek için bunları bir toplam toplamda toplamayı içerir.
• Benzer Tahmin: Bu tahmin, tüm geçmiş projelerin maliyet tahminlerini karşılaştırarak ve bunları mevcut projenizin zaman ve maliyetiyle ölçerek hesaplanır. Bu genellikle birkaç proje detayı mevcut olduğunda yapılır.
• Parametrik Tahmin: Bu tahmin, her göreve bir maliyet bağlayarak ve bu maliyeti proje zaman çizelgesine göre eşleştirerek hesaplanır. Bununla birlikte, birçok görev toplam maliyet tahmininizi bulmanıza yardımcı olacaktır. Bu, çevrimiçi Gantt grafiğimizi kullanarak ProjectManager'da yapılabilir. Burada her göreve bir maliyet atayabilirsiniz ve proje tamamlandığında toplam maliyet otomatik olarak hesaplanır ve bütçe ile karşılaştırılır.

Maliyet Yönetim Planınızın Sonuçlarını Nasıl Takip Edebilirsiniz?

Maliyet yönetimi planınızın yarısı, proje yaşam döngüsü boyunca maliyetinizi yönetmektir.

Projenizin maliyetini izlerken, projenizin yolunda, bütçenin gerisinde veya üzerinde olup olmadığını çözmenin anahtarı olacağından, karşılaştırma ölçütlerinizi kullanın. Bu nedenle, hala doğru yolda olduğunuzdan emin olmak için planlanan ilerlemenizi, gerçekleşen ilerlemenize karşı görebilmek isteyeceksiniz. Birçok kişi, bu ölçümü ölçmek için proje yönetimi iş akışını (ister şelale metodolojisi, ister Gantt şeması veya bir kanban aracı aracılığıyla olsun) kullanır.

Maliyet Yönetim Planı Yaparken Kaçınılması Gereken 3 Şey

Maliyet yönetimi planı yaparken ne yapılmayacağını bilmek kadar, ne yapılmayacağını bilmek de önemlidir. Bir maliyet yönetimi planı karmaşıktır ve hatalar yapılabilir. Bu yanlış adımların ne olduğunun ne kadar farkında olursanız, onları alma olasılığınız o kadar az olur. İşte dikkat etmeniz gereken birkaç tanesi.

1. Zayıf Paydaş İletişimi: Raporlar, proje yöneticilerinin hayati maliyet istatistiklerini proje paydaşlarına ilettiği ana araçtır. Paydaşlar, projenin başarısında kazanılmış bir çıkara sahiptir ve bu nedenle, projenin nasıl ilerlediğiyle çok ilgilenmektedir.
2. İş Dökümü Yapısı Kullanmamak: Projenizin nihai çıktısına ulaşmak için gereken her adımı haritalamamak, bütçenizi ve bunu yaparken de maliyet yönetimi planınızı etkileyecektir.
3. Yalnızca Elektronik Tabloları Kullanma: E-tablolar güçlüdür ve çok iyi sonuç verir. Ancak bir maliyet yönetimi planını yönetmek istediğiniz şey bunlar değildir. Veri girerken hata yapmak kolaydır, bunlar hızla aşırı karmaşık hale gelebilir ve sınırlı raporlama ve görsel yetenekler vardır.

Maliyet Yönetimi Planlamasına Yardımcı Olacak Ücretsiz Şablonlar

Maliyet yönetimi planınızı proje yönetimi yazılımıyla yönetmek daha verimlidir, ancak dijital araçlara yatırım yapmaya hazır değilseniz, geçici çözüm olarak işlev görebilecek şablonlar vardır. ProjectManager, çoğu maliyet yönetimi için harika olan düzinelerce ücretsiz şablona sahiptir. Aşağıda indirmeniz için maliyet yönetimi planlamasıyla ilgili en iyi üç ücretsiz şablon seçtik.

Proje Bütçe Şablonu

Maliyet yönetimi planı, projenizle ilişkili tüm maliyetleri tahmin eden ve projeyi yürütürken bu maliyetleri izlemenize yardımcı olan bir proje bütçesiyle başlar. Excel için ücretsiz proje bütçe şablonumuz, işçilik ve malzeme maliyetlerini yakalamaktan seyahat, ekipman ve sabit kalemler gibi diğer kalemlere kadar bütçe sürecinde size yol gösterir. Planlanan ve gerçek bütçe maliyetlerinizi takip edebileceğiniz bir yer bile var.

Proje Panosu Şablonu

Uygularken maliyet yönetimi planınızı takip etmek, bu plana nasıl uyduğunuzdur. Gerçek zamanlı yazılım daha doğru olmasına ve daha az iş gerektirmesine rağmen, Excel için ücretsiz proje panosu şablonumuza veri girebilir ve okunması kolay grafikler ve çizelgelerle maliyetlerinizin nasıl olduğunu görebilirsiniz. Bu şekilde, maliyetlerin planladığınız maliyetleri aştığını yakalayabilir ve bütçenizi aşmamak için buna göre ayarlama yapabilirsiniz.

Eylem Planı Şablonu

Maliyet yönetimi planınızı yürütmek için ekip üyelerine atanmış bir dizi göreve ihtiyacınız olacak. Excel için ücretsiz eylem planı şablonumuz, stratejinizi gerçeğe dönüştürmek için bu adımları özetlemektedir. Görevlerinizi ve bunları projenin hangi aşamasında gerçekleştireceğinizi, önceliklerini, kimin atandığını, süresini, başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini, gerekli kaynakları ve hatta yapılan işin durumunu listelemek için alan bulacaksınız.

ProjectManager Maliyet Yönetimi Planlarına Nasıl Yardımcı Olur?

Bir sonraki projeniz ister büyük ister küçük olsun, maliyet tahmininizin mümkün olduğunca doğru olduğundan ve uzun vadeli yönetimi kolay olduğundan emin olmanız gerekir.

ProjectManager ile, yalnızca ihtiyacınız olan verileri elde etmek için proje raporlamanızı özelleştirme gücüne sahip olacaksınız, ayrıca ekip üyeleri ve görevleriyle ilgili gerçek proje ilerlemesini görebileceksiniz.

Ve proje maliyet tahminlerinizi ölçmek için belirleyici teknikler, geçmiş veriler, benzer tahmin veya üç noktalı tahmin kullanıyor olsanız da, proje verilerinizi ekleyebilecek ve tahminlerinizi sizin için hesaplayabilecek bir araca sahip olacaksınız. Ek olarak, gerçek zamanlı gösterge tablolarımızla, projenizin tahmini karşılaştırma ölçütleri hakkında bir görsel elde edebileceksiniz, böylece bir düğmeye tıklayarak programın ilerisinde mi yoksa gerisinde mi olduğunuzu görebilirsiniz.

Proje başlangıcından önce maliyetlerinizi tahmin etmek ve doğru bir okuma yapmak, proje başarısını sağlamak için en önemli bileşenlerden biridir. Bu nedenle ProjectManager, ekiplere maliyet tahminlerini planlamak, bir yönetim planı uygulamak ve nerede olurlarsa olsunlar etkin bir şekilde işbirliği yapmak için ihtiyaç duydukları yazılımı sağlamaya kendini adamıştır. 30 günlük ücretsiz ProjectManager denemesi için bugün kaydolun.