Proje Özeti Nasıl Oluşturulur (Örnek Dahil)

Projeler öylece olmaz. Onaylanmadan önce çok iş var ve bir kez izin verildikten sonra daha fazla planlama ve zamanlama gerekiyor! Projeyi anlamaları için bu bilgileri paydaşlara ve ekibe nasıl iletiyorsunuz?

Bunu yapmak için, projenin ne hakkında olduğunu özetleyen önemli bir belge olan bir proje özeti kullanırsınız. Proje özeti, herkesin ne yapacağını anlaması için projenin ana hedeflerini aktarmanıza olanak tanır.

Onlar hakkında daha fazla bilgi edinmek ve kendiniz için bir tane nasıl yapacağınızı öğrenmek için okumaya devam edin.

Proje Özeti Nedir?

Bir proje özeti, bir projenin nedenini ve yaklaşımını ve onu yönetmek için kullanılacak süreçleri iletir. Bir proje planı kadar ayrıntılı değil, ancak yukarıda önemi var.

Paydaşlar ve proje ekibi, projeyi açıklamak için kısa ve öz bir adıma ihtiyaç duyar. Proje özeti, bu bilgiyi projenin hedeflerini, kapsamını, ana çıktıları, kilometre taşlarını ve zaman çizelgesini özetleyecek bir özet halinde sunmanın bir yoludur.

Kapsamlı bir proje özeti oluşturmak için zaman ayırmak, projenin görevini daha iyi yerine getirmek için herkesi bir araya getirmeye yardımcı olur. Ayrıca daha iyi bir plan ve proje takvimi için zemin hazırlayacaktır. Proje özetiniz ne kadar iyi olursa, projenin amaç ve hedeflerine o kadar iyi ulaşırsınız.

Proje Özetinin Amacı Nedir?

Proje özeti, projeyi çerçevelemekten fazlasını yapar - aynı zamanda etkili bir iletişim aracı görevi görür. Güçlü bir proje özeti, paydaşların, ekiplerin, tasarımcıların ve projeye dahil olan herkesin gereksinimlerini ve hedefini anlamasına yardımcı olur. Ortak bir amaca hizmet etmek için herkesi bir araya getirmesi bakımından, bir projenin başlangıcında önemli bir belgedir.

Proje özetinin başarılı bir projeye öncülük etmek için en önemli belge olduğunu söylemek abartı olmaz. Burada, projenin kapsamını tanımlarsınız ve hedefe en verimli şekilde ulaşmaya dahil olan tüm taraflar arasında bir sohbete kapı açarsınız.

Pratik açıdan proje özeti, müşterinizin hedeflerinin ne olduğunu, ürün veya hizmet için hedef kitlenin veya pazarın kim olduğunu ve hatta bu alandaki kilit rakipleri netleştirecektir.

Proje Özetini Kim Hazırlar?

Herhangi bir projede çok temel bir belge olduğundan, proje özeti proje yöneticisi tarafından oluşturulur. Proje yöneticisi, proje planını ve zamanlamasını oluşturmanın yanı sıra kaynakları yönetmekten sorumludur, bu nedenle diğer tüm proje bileşenlerine rehberlik edeceği için proje özetinin oluşturulmasına dahil olmaları doğaldır.

Ancak, bir proje yöneticisi, proje özetinde yer alan bilgileri şapkasından çıkarmaz. Proje planını ve zamanlamasını oluşturmak gibi, proje yöneticisinin belgenin projenin misyonunu doğru bir şekilde yansıttığından emin olmak için dokunacağı kaynaklar vardır.

Konuşulacak ilk ve en önemli kişiler arasında doğal olarak müşteri ve proje paydaşları yer alır. Onlar, projenin var olduğu ve amaçlarını ve hedeflerini tanımlayabilen kişilerdir.

Vizyon netleştiğinde, proje yöneticileri bu yeni projenin yönünü yönlendirmeye yardımcı olabilecek geçmiş veriler için eski projelere başvurabilir. Başka bir kaynak, benzer projeler yürüten diğer proje yöneticileri ve elbette becerileri ve deneyimleri için bir araya gelen ekiptir.

Proje yöneticisi ile iş biterken, bu mutfakta bir sürü aşçı var. Kalem kağıda çarpmadan önce ne kadar çok araştırma ve hazırlık yapılırsa, sonuçlar o kadar iyi olur ve bu da takip eden tüm projenin tonunu belirleyecektir.

Bir Proje Özeti Neleri İçermelidir?

Proje özeti biraz oksimoron. Tüm projeyi baştan sona tanımlamalı ve aynı zamanda sadece bir özet sunmalıdır. Bir yönetici özetinden çok farklı değil, çünkü bir asansör konuşması ile bir gündemin genel görünümü arasında bir yerde hareket ediyor.

Proje özetleri formatta değişiklik gösterse de, çoğu bu konulara değinecektir.

• Başlık
• Müşteri (iletişim bilgileri, iş türü ve müşteri tabanı)
• Proje Tanımı (arka plan, sonuçlar, kapsam)
• Proje Yaklaşımı (süreçler ve prosedürler)
• Proje Amacı
• Proje Detayları (hedef kitle, hedefler, zaman çizelgesi, aşama, inceleme vb.)

Proje Kısa Örneği

Şimdi bir proje özetine göz atalım ve tüm bu unsurların bir sayfada bir araya gelmesini sağlayan bir projeyi görelim. ProjectManager, ücretsiz bir proje özeti şablonu da dahil olmak üzere proje yönetiminin her yönü için birçok ücretsiz şablona sahiptir. Her şeyin açık ve temiz bir şekilde düzenlendiğini görebilirsiniz. Proje adı, proje özetinin oluşturulduğu tarih, müşteriyle ilgili bilgiler ve projenin kendisine genel bir bakış olduğu gibi en üsttedir.

Hedefler ve nesneler tanımlanır, kısıtlamalar ve varsayımlar verilir ve proje kapsamı detaylandırılır. Ayrıca hedef kitleyi ve projeyi başarılı saymaya kimin ve hangi kriterlere göre yetkili olduğunu da ekleyebilirsiniz.

Ardından bütçe, zaman çizelgesi, süre ve kilometre taşları gibi projenin yürütülmesiyle ilgili daha fazla ayrıntı gelir.

Proje Özeti Nasıl Oluşturulur

Bir proje özeti yazarken arka planı, projenin hedeflerini ve başarılı olup olmayacağını neyin belirleyeceğini dahil etmeniz gerekir. Projenin takvimi ve hedef kitlesinin bir taslağı olmalıdır.

En basit haliyle, bir proje özeti bu soruları yanıtlayabilir ve amacına hizmet edebilir. Bölümleri, tek sayfalık bir belgede madde işareti olarak veya destekleyici belgelere dijital bir bağlantı olarak listeleyebilirsiniz. Proje özeti oluşturmanın tek bir yolu yoktur, ancak aşağıdakiler nasıl başlayacağınıza ilişkin genel bir kılavuzdur:

Projeye Genel Bakış

İletişim bilgilerini toplayarak başlayın. Bu iyi ve kolay bir başlangıç. Müşteriyi, sözleşmesini, işleri ve müşteri tabanı hakkında kısa bir not alın. Sağlam bir geçmişe sahip olmak, iş özetinizin geri kalanını bilgilendirecektir.

Proje Hedefleri

Proje hedeflerinizin ne olduğunu bilmek, projeyi genel olarak nasıl daha iyi anlayacağınızdır. Hangi çıktılara sahip olduğunuza bakın, özellikle de sonuncusuna. Başarılı bir projenin neye benzediğini de bu şekilde tanımlamaya başlarsınız. SMART yöntemini spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve zamana bağlı olarak kullanın.

Proje Zaman Çizelgesi

Teslim etmeniz gerekenleri tanımladınız, şimdi bu teslimatları yapmanız gereken zaman çerçevesini belirlemeniz gerekiyor. Bu, ne zaman başlayacağınızı ve projenin zaman çizelgesinin ne olduğunu bilmek anlamına gelir. Burada üstlendiğiniz şey, zamana bağlı kısım olan SMART'taki T. Programı daha da hassaslaştırmak için kilometre taşlarına bakın (bir aşamanın ne zaman bitip diğerinin ne zaman başladığı gibi önemli tarihler).

Hedef Kitle Kim?

Proje özeti, yaptığınız şeyden daha fazlasıdır ve bunu yaparken, kimin için yaptığınızı özetlemeniz gerekir. Hedef kitleniz olmadan projenizin başarılı olup olmadığını belirleyemezsiniz. Her şeyi zamanında ve bütçe dahilinde tamamlayabilir ve hedef kitlenizin kalite beklentilerini karşılayamadığınız için yine de başarısız olabilirsiniz. Bu, kitlenin ihtiyaçlarını karşıladığınızdan emin olmak için demografi ve diğer profil oluşturma anlamına gelir.

Paydaşlara ve Takıma Bağlayın

Son olarak, tüm parçaları proje özetinin hedef kitlesi olan paydaşlara ve ekibe bağlamak istiyorsunuz. Bu, proje için kaynakları dahil ederek, bütçeyi, hatta bir iletişim planını çizerek ve rolleri ve sorumlulukları tanımlayarak bunu onlarla alakalı hale getirmek anlamına gelir. Ne kadar daha eklemek istediğiniz size kalmış, ancak neyin önemli olduğu ile yabani otlarda neyin fazla olduğu arasında iyi bir denge kurmalı. Unutmayın, mesajınızı gizlemek istemezsiniz.

Proje Özeti Hazırlarken Kaçınılması Gerekenler

Proje özetlerini hazırlarken insanların yaptığı yaygın hatalar vardır; Aşağıdaki hatalara hızlıca bir göz atalım.

Çiğneyebileceğinizden Fazlasını Isırmak

Çok fazla hedef belirlemek gibi tuzaklara karşı dikkatli olun. Proje özetinin kısa olması gerekir ve çok fazla hedef yalnızca daha uzun değil, aynı zamanda anlaşılmasını da zorlaştıracaktır.

kafa karıştırıcı iletişim

Netlik, başarılı bir proje özetinin anahtarıdır. Hedef kitlenizi tanımlarken net değilseniz, proje manzaraları baştan kapalı olacaktır. Amaç sadece biraz uzakta olsa bile, proje boyunca etki kümülatif olacak ve nihai çıktınız işaretin çok dışında olacaktır.

Hassasiyet Eksikliği

Kaçınılması gereken bir diğer şey de genellemelerdir. İyi yazı spesifiktir ve iyi yazılmış bir proje özeti aynı hassasiyeti paylaşır. Jargon ve anlamsız doldurmalardan kaçının. Ne istediğinizi söyleyin, ne hakkında konuştuğunuzu açıklayan ve onu odak noktasına getiren birkaç iyi niyetli kelime.

Telefon Etmek

Son olarak tembel olmayın. İşe koy. Tüm araştırmayı yapın, güçlü bir proje özeti sunmak için ihtiyacınız olan herkesle konuşun. Bu, proje planına giden temel bir belgedir, ancak aynı zamanda bir iletişim aracıdır. Net bir proje özetiniz yoksa, projenin geri kalanı bundan zarar görecektir.

ProjectManager Başarılı Projeleri Nasıl Sağlar?

ProjectManager, bir brief'i başarılı bir projeye dönüştüren ödüllü bir proje yönetim yazılımıdır. İlerleme ve performansı planlayabilen, izleyebilen ve raporlayabilen özelliklerle, projenizin tüm yönlerini yönetmek için yalnızca tek bir yazılıma ihtiyacınız olacak.

Proje özetinde çıktılara yol açan tüm görevlerin, tahmin ettiğiniz zaman çerçevesi ve bütçe dahilinde yapılması gerekir. Tüm bu öğeleri kontrol etmek için çevrimiçi bir Gantt şeması proje görünümüne sahibiz. Görevlerinizi ve alt görevlerinizi, kaynaklarınızı ve maliyetlerinizi düzenler.

Kolay Yürütme için Görev Listeleri

Artık görevlerinizi belirlediniz, ancak görevlerin bunları yürütmek ve projenizi ilerletmek için insanlara ihtiyacı var. Ekibinizi, görev tanımlarınızı ve dosya eklerinizi listeleyen görev listelerimizi kullanmaya yönlendirebilirsiniz. Ardından, e-posta ile bilgilendirilen diğer ekip üyeleriyle görev düzeyinde yorum yaparak birlikte çalışabilirler.

Otomatik Panolarla Projeleri Takip Edin

Görev durumunu, maliyetleri ve projenin diğer üst düzey görünümlerini gösteren gerçek zamanlı bir gösterge panosu gibi harika izleme özellikleriyle ilerlemelerini takip edebilirsiniz. Yazılımımız görev güncellemelerini hesaplar ve bunları döngüde tutmak için paydaş toplantılarında paylaşmak için mükemmel olan renk kodlu çizelgeler ve grafiklerde görüntüler.

ProjectManager, görevleri, ekipleri ve projeleri organize eden bulut tabanlı bir yazılımdır. Proje özetinizi bir proje planına dönüştürmenize, görevleri bir Gantt şemasında zamanlamanıza ve ekiplere iş yüklerini görselleştirmeleri için kanban panoları vermenize yardımcı olur. Gerçek zamanlı gösterge tabloları ve tek tıklamayla raporlama, yolda kalmanızı ve paydaşların güncel kalmasını sağlar. Bu ücretsiz 30 günlük denemeyi alarak kendiniz görün.