İnsanların Okuyacağı Kurumsal E-posta Bültenleri Nasıl Yazılır?

E-posta, işteki ana iletişim kaynağıdır. Meslektaşlar, yönetim, müşteriler ve müşterilerle günlük olarak yazışıyoruz ama bazen bu, size çok zaman çalabilecek bir faaliyettir. Bu yazma ve yanıtlama sürecini daha hızlı hale getirecek daha iyi kurumsal e-postalar oluşturmak için bazı ipuçları.

E-posta, işteki ana iletişim kaynağıdır ve kurumsal e-postalar, genellikle haber bültenlerine ve promosyon e-postalarına daha fazla dikkat etsek bile, E-posta Pazarlamanın önemli bir parçasıdır. Meslektaşlar, yönetim, müşteriler ve müşterilerle günlük olarak iletişim kurarız. Bazen alıcılar bir anlaşmaya varamazlar veya mektuplara çok fazla zaman ayıramazlar. Size ve müşterinize zamandan tasarruf etmenize ve iş sorunlarını daha hızlı çözmenize yardımcı olacak 12 kuralı derledik.

Açık ve spesifik bir konu satırı yazın

Konu satırı, bir başlığa benzer şekilde çalışır ve aradığınız yazışmayı gelen kutunuzda kolayca bulmanızı sağlar. E-postalarla çalışmayı kolaylaştırmak için eklediğinizden emin olun. Konunun formülasyonu bilgilendirici olmalıdır. Mektubun başlığı “İşbirliği”, “Fotoğraflar”, “Bu” ise, alıcı için neyin teklif edildiği net olmayacaktır. Bir konu satırı var, ama faydasız. Ayrıntıları ekleyin: “Dergimizde yer veriyoruz” veya “Seyahat bölümü için fotoğraflar”.

Yazışma sırasında konu değiştiyse, mektupta değiştirmeyin. Diyelim ki bir dişhekimi muayenehanesi için bir web sitesi oluşturma hakkında bir konuşma başlattınız, ancak bu arada yeni bir sipariş aldınız: bir çocuk merkezi için bir web sitesi. Projeleri tek bir e-postada karıştırmayın ve yeni bir soru aldığınızda konuyu değiştirmeyin. Bu konuşma için yeni bir mektup zinciri başlatın. Essay Map'teki içerik yazarları her zaman bir kuralı izlemenizi önerir: Her büyük soru için ayrı bir yazışma olmalıdır.

kişiselleştir

Alıcının adını biliyorsanız, onlara hitap ederken ilk adını kullanın . Bunun dışında, mektubun kime hitap ettiği belli değil ve kaba görünüyor. Birden fazla alıcı varsa, yanıt veya eylem beklediğiniz herkesi adlarına göre listeleyin. Kişi, herkese hitap eden bir mektubun kendisine hitap etmediğini düşünebilir. İsim vererek bu sorunu ortadan kaldırıyoruz.

Konuya göre konuş

Çalışma mektubu kısa bir türdür. Alıcının, uzun tartışmalar ve belirsiz kenarlar arasında dolaşarak mektubun özüne ulaşmasının ne kadar süreceğini düşünün. Ne olabileceğini, sorunun çözümünü etkilemiyorsa kalbi neyin sakinleştireceğini yazmaya gerek yok. Kendinizin ve başkalarının zamanını boşa harcamayın – doğrudan konuya gelin.

Son teslim tarihinin kesin tarihini belirtin.

İletinin konu satırında veya gövdesinde “acil” kelimesini kullanmaktan kaçının . Bu kavram genişletilebilir: bir kişi için bir saat, bir başkası için bir hafta olabilir. Bir yanıt veya sonuç beklediğiniz zaman ve tarih konusunda net olun .

Metni biçimlendir

Biçimlendirilmemiş metnin okunması zordur, bu nedenle daha iyi ve daha kolay okunabilirlik için ana biçimlendirme kurallarına uyarak küçük paragraflara bölün. Her paragraftan sonra bir boşluk girin, ardından selamlamadan sonra ve imzadan önce iki boşluk girin. E-postanıza koyduğunuz her bir bağlantıyı açıklayın: hangi belgeye yönlendirdiğini ve alıcının neden tıklaması gerektiğini. Kalın, italik ve rengi aşırı kullanmamaya çalışın. Metnin sakin görünmesine izin verin.

Tarafsız ve hassas bir şekilde yazın

Bir mektupla olumsuz duygular uyandırmak kolaydır. Alıcı metni farklı yorumlayabileceğinden, karışıklığı önlemek için mümkün olduğunca tarafsız yazın. Her zaman kibar ve saygılı olun. Birbirinizi iyi tanımıyorsanız, kişisel sorular sormayın, başka birinin alanını bozmayın, şaka yapmayın veya işle ilgili olmayan konuları gündeme getirmeyin.

Sohbet geçmişinizi kaydedin

Metinde, önceki mesaj zincirinin tamamını saklayın . Bir bilgi denizinde gönderenle uğraştığınız şeyin izini kaybetmek kolaydır; yazışma geçmişi hatırlamanıza yardımcı olacaktır. Bu, özellikle sorunlar ve sorular içeren çok sayıda e-posta alan çalışanlar için geçerlidir.

İşaret harfleri

İş yazışması postanız, adsoyad@işveren gibi tarafsız bir ada sahip olmalıdır. İmzada adı, soyadı, iş unvanı ve işletme adını belirtin. Ek bilgiler ekleyin: telefonla iletişim, mesajlaşma programları, sosyal ağlar – ve alt bilginizde kurumsal web sitesine bir bağlantı . Tarafsız "Saygılar" veya "En iyi dileklerimle" kullanın. Otomatik imza, reklam yerleştirme, imza toplama linkleri ve benzeri projelerde yarım sayfaya teşekkür yazısı yazmayın.

Tüm bağlantıları ve dosyaları bir kerede ekleyin

Sadece bir e-posta gönderdikten sonra önemli bir dosyanın eklenmediği veya doğru bağlantının belirtilmediği keşfedilir. Birçok kişi ekleri ve ekleri ayrı bir mektupta gönderir – “işte göndermeyi unuttuğum belge”. Ve yazışmalar bölünmüştür: bir hikayede - tartışma, diğerinde - gerekli belgeler. Alıcının hangi mektuba cevap vereceği bilinmiyor, muhtemelen yazışma geçmişi olmayan birine. Bu nedenle, öncekini çoğaltmak ve ona bir dosya eklemek daha iyidir. Mesajda, karışıklığı önlemek için alıcıdan mektubu dosya olmadan silmesini istemeniz gerekir.

Ayrıca, tüm ekleri birlikte gönderin. Veya çok fazla varsa, dosya barındırma hizmetine bir bağlantı gönderin

Hızlı cevap ver

Gönderenler e-postalara anında yanıt beklemiyor, ancak 2 milyon yanıtlayanın yaklaşık yarısı e-postalara bir saat içinde yanıt veriyor. En kısa sürede geri yazın. Bu, doğrudan sorumluluklarınızın bir parçasıysa – örneğin, destekte veya proje koordinatörü olarak çalışıyorsanız – 15-30 dakika içinde yanıtlamaya çalışın.

Asıl işiniz e-posta ile uğraşmanızı gerektirmiyorsa , gün içinde iki kez postaları ve yanıtları sıralamak için ayırın. Örneğin, sabah 11'de ve günün sonunda, akşam 17'de. Bu sayede önemli mesajları kaçırmaz ve posta kutunuzu düzenli tutarsınız. Endişelenmeyin: Acil bir sorunuz varsa, sizinle başka bir şekilde iletişime geçilecektir – mesaj yoluyla veya telefonla.

Mesai saatleri içinde mektup göndermek

Bu kuralı takip etmek için üç neden:

1. Sesli bir bildirim muhatabı uyandırabilir.
2. Bazı insanlar, hafta sonları da dahil olmak üzere mesai saatlerinden sonra yazışmayı kabul edilemez buluyor.
3. Mektubunuz diğerleri arasında kaybolabilir.

Gecikmeli göndermeyi ayarlayın . Örneğin, Gmail'de "Göndermeyi planla" işlevi vardır. Cumartesi sabahı bir mektup yazıyorsanız, mektubu Pazartesi sabah 10'a planlayın . Bu şekilde alıcının kaçırmaması daha olasıdır. E-posta bu zamana kadar alakasız hale geldiyse, Gönderildi'ye gidin ve göndermeyi iptal edin.

"Teşekkür ederim" ve "Rica ederim" kelimelerini ayrı bir e-postada göndermeyin.

Bir mektubu açıp okumak zaman alır. Yalnızca “Teşekkür ederim”, “Rica ederim” ve benzeri mesajlar göndermek, konuştuğunuz kişinin dikkatini dağıtır. Bir dahaki sefere ek belgeler gönderdiğinizde veya yeni soruları yanıtladığınızda teşekkür etmek daha iyidir. Böylece bir mektupta hem fayda hem de şükür olur.

Her zaman tonunuzu ve ifadelerinizi izleyin. Başka bir kişiyi rahatsız edebilecek veya işverenin imajını olumsuz etkileyebilecek şeyler yazmayın.

Çok fazla kural var, ancak hepsini ezberlemek zorunda değilsiniz. Ana şey, rakibinize, fikrine ve zamanına saygı duymak ve ortak iş için mutlu olmaktır.