Proje Bütçeleme Yazılımı ile Proje Bütçesi Nasıl Yönetilir

Rakamlardan biri olsanız da olmasanız da, proje yöneticisi olarak bir bütçeye sahip olmak genellikle iş sorumluluklarınızın önemli bir parçasıdır. Bir proje bütçesi oluşturmak ve yönetmek göz korkutucu bir görev olabilir, ancak doğru proje bütçeleme yazılımını kullanırsanız bu kolay olabilir.

Projelerin, her şeyin bütçenin altında olmasını sağlamak için izlenmesi gereken birkaç farklı maliyet türü olabilir. Tüm bu hareketli parçalar ve dalgalanan maliyetler, ProjectManager gibi bir çevrimiçi proje yönetimi yazılımıyla daha iyi izlenebilir.

Proje bütçelemeyi ve maliyet yönetimini basitleştiren, bir temel belirlemenize, işçilik oranlarını izlemenize ve bir görev düzeyinde yeni maliyetler eklemenize olanak tanıyan araçlar sunuyoruz. Bu özelliklerle, proje boyunca ortaya çıktıkça öğeleri kolayca güncelleyebilir ve ekleyebilirsiniz.

ProjectManager, proje maliyetlerini gerçek zamanlı olarak planlamanıza ve izlemenize olanak tanıyan bulut tabanlı bir yazılımdır. Gerçek zamanlı gösterge tablomuzla doğru bir bütçe oluşturmak ve proje maliyetlerini ve kaynak oranlarını izlemek için bir temel belirlemek için araçlara sahipsiniz. Projeniz ve bütçeniz için daha fazla kontrol, veri ve görünürlük elde edin. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın. Şimdi, proje bütçeleme yazılımının nasıl kullanılacağını öğrenmeden önce, bir proje bütçesi tanımlayalım.

Proje Bütçesi Nedir?

Proje bütçesi, proje yöneticilerinin bir projeyi tamamlamanın maliyetini nasıl tahmin ettiğidir. Bu, projedeki her aşamayı ve bu proje aşamalarını oluşturan birçok görevin her birini içerir. Bütçe tahmininin doğruluğu, başarıya ulaşmak ve projenizin gerektiğinde onaylandığından ve finanse edildiğinden emin olmak için kritik öneme sahiptir.

Proje bütçesinin bir başka yönü, siz görevlerinizi yerine getirirken maliyetleri izlemektir. Harcamalarınız için net bir pencere olmadan, maliyetlerin kontrolden çıkması kolaydır. Bu karmaşık bir süreçtir, ancak proje bütçeleme yazılımının kullanımıyla geliştirilmiş bir süreçtir.

Bununla birlikte, proje yöneticilerine bütçenizi korumak için gereken ayarlamaları yapmaları için zaman vermek için maliyetleri olduğu gibi izlemek için bu aracın gerçek zamanlı verileri göstermesi gerekir. Proje bütçeleme yazılımı kullanmanın önemine bir göz atalım.

Neden Proje Bütçeleme Yazılımını Kullanmalısınız?

Proje bütçeleme yazılımı, doğru bir bütçe oluşturmak ve ardından projenin yaşam döngüsü boyunca maliyetleri takip etmek için gerekli bir araçtır. Bütçeleri planlamanıza ve harcamaları takip ederek kontrol etmenize olanak tanır. Bu nedenle, tüm bütçeleme süreci boyunca proje yöneticilerine yardımcı olurlar.

Sadece bu da değil, proje bütçeleme yazılımının kullanılması paydaşlara, yöneticilere ve yöneticilere bütçeye ve proje boyunca nasıl harcandığına erişim sağlar. Projenizi elektronik tablolarla bütçelendirebilirsiniz, ancak bunlar hantal ve güncellenmesi zor statik belgelerdir.

Çoğu proje bütçeleme yazılımı çevrimiçidir ve ekibiniz durumlarını güncelledikçe güncellenir. Bu, yöneticilere proje bütçesini yönetirken daha anlayışlı kararlar vermelerini sağlayan gerçek zamanlı veriler sağlar. Bir proje bütçesi hazırlarken ve yönetirken, sayılarınızın doğruluğuyla yaşar ve ölürsünüz. Proje bütçe yazılımı, bütçeyi aşmadan projenize getirmek için harcadığınız miktarın üstünde kalmanızı sağlar.

3 Adımda Proje Bütçesi Nasıl Oluşturulur

Bir proje bütçesi oluşturmanın anahtarı, tüm satır öğelerinin izlenmesini kolaylaştırmaktır. Proje giderlerine basit bir süreç uygulayabilirseniz, bir projeye yapılan harcamaları doğru ve zamanında izleyebilirsiniz.

Sizi başarıya hazırlayacak bir proje bütçesi oluşturmak için bu basit adımları izleyin.

Giderleri Tanımlayın

Bütçe oluşturmanın ilk adımı giderleri belirlemektir. Bir projenin tamamlanması için gereken her şeyi listelemeniz gerekir. Bu, işçilik, ekipman, malzeme ve daha fazlasını içerir. Başlamak için proje planınızı iyice incelemek ve masrafları kendiniz belirlemek isteyeceksiniz.

Ardından, ekip üyeleriniz, hemen tanımadığınız belirli giderleri tanımanıza yardımcı olabilir, bu nedenle, bir bütçe oluştururken onlardan gider listenize bakmalarını isteyin. Kesinlikle her masrafı listelemeniz zorunludur. Ne kadar çok tanımlarsanız, projede daha sonra öngörülemeyen harcamalardan o kadar az şaşıracaksınız.

Tüm Maliyetleri Tahmin Et

Şimdi listenizdeki her öğeyi tahmin edin. Listeniz ProjectManager'daysa, tahmininizi hemen satır öğesine ekleyebilirsiniz. Tahminlerinizi yapmak için kullanabileceğiniz birkaç strateji vardır. En yaygın tahmin teknikleri şunlardır:

Aşağıdan Yukarıya Tahmin: Her görevin bileşenleriyle başlayın ve ardından bunları toplayın
Uzman Kararı: Ekibinizdeki uzmanlardan bir görevin maliyetini hesaplamasını isteyin
Benzer Tahmin: Proje görevlerinin bu sefer ne kadara mal olacağını değerlendirmek için geçmiş deneyimleri kullanın.

Tüm tahminleri toplayın. Bu size her görevin maliyetini kapsayan proje için toplam planlanan bütçeyi verir. Tahmin şablonumuz bunu yapmanıza yardımcı olabilir.

Ekstralara Ekle

Ekstralar? Hangi ekstralar? Pekala, her bir görevin maliyeti ne yazık ki yeterli olmayacak. Yine de eklemek isteyebilirsiniz:

• Yönetim Yedekleri: Bu, yönetimin takdirine bağlı olarak kullanılacak bir pot paradır.
• Acil Durum: Beklenmedik durum maliyetleri, yetersiz tahmin nedeniyle öngörülemeyen maliyetleri karşılamak için kullanışlıdır. Tahminlerin yanlış çıkması durumunda %10'luk bir beklenmedik durum eklemek yaygın bir uygulamadır.
• Risk Yanıt Bütçesi: Şirketiniz proje riskini yönetme konusunda olgunsa, risk yanıt bütçesini ana bütçenizden ayrı olarak dahil edebilirsiniz. Risk yanıt bütçesi, herhangi bir risk azaltıcı eylemi uygulamak için finansman içerir.

ProjectManager ile Proje Bütçesi Nasıl Yönetilir

Artık bir proje bütçesi oluşturduğunuza ve giderleri belirlediğinize göre, henüz yapmadıysanız bu bilgileri ProjectManager'a girebilirsiniz. Proje bütçenizi girmek için “Bilgi” sekmesine tıklayın ve kutuya bir rakam girin.

ProjectManager, proje giderlerini eklemek için farklı yollar sunar. İlk olarak, giderler sekmesine gidebilir ve saatlik oranları veya dalgalanmaları olmayan sabit giderleri ekleyebilirsiniz. Örneğin projeniz için gerekli olan malzemenin maliyetini girebilirsiniz. Bunu ilk başta planlanan maliyet olarak eklemeyi seçebilir ve daha sonra "gerçek maliyet" olarak başka bir gider ekleyebilir ve daha sonra girebilirsiniz. Bu, proje ilerledikçe kontrol panelinizde planlanan ve gerçekleşen maliyetleri izlemenize yardımcı olacaktır.

Masrafları projeye dahil etmenin bir başka yolu da kaynak yönetimi araçlarımızdır. Kaynaklarınızı veya işgücünüzü, saatlik ücretleri atayın, ardından onlara görevler atayın ve onlar çalıştıkça işçilik maliyetleri otomatik olarak projeye eklenecektir. Ayrıca görev düzeyinde giderler de ekleyebilirsiniz. Diyelim ki ilk planınızda olmayan beklenmedik bir görev çıktı. Sorun değil çünkü acil durum paranızı bunu karşılamak için kullanabilirsiniz. Proje planınızda yeni görevinize bir maliyet tutarı eklemeniz yeterlidir; bu yeni maliyet gösterge tablonuza ve raporlarınıza yansıtılacaktır.

Tüm Proje Boyunca Giderleri İzleme

Harcamaları tanımlayıp kaydettikten sonra, gerçek harcamaları tahminlerle karşılaştırmalı olarak izlemelisiniz. Bu, proje giderlerinizi, görevlere gerçekten harcadığınız miktarlarla sürekli güncellemeniz gerektiği anlamına gelir.

Planlanan tüm harcamalarınızı sisteme girdiğiniz için, gerçek zamanlı ve planlı maliyetleri izlemek için gerçek zamanlı gösterge tablolarımızı kullanabilirsiniz. Proje panolarımız, projenin devam eden maliyetlerine ilişkin net bir pencere sunar ve bütçenizin nerede durduğunun hızlı analizi için okunması kolay, renkli çubuk grafikler içerir. Bu anlık görünüm, özellikle dar bir proje bütçesini yönetirken hayati olabilir.

Görev Düzeyine Kadar Masrafları Raporlayın

Doğru araçlar olmadan proje raporlaması zor olabilir. Ve sonunda raporu ürettiğiniz zaman, sayılar değişti ve raporunuz zaten geçersiz. ProjectManager yardımcı olabilir. Yazılımımız, kurum genelinde ilgili kişilerle tercih ettikleri formatta paylaşabileceğiniz, anlık, detaylı raporlar oluşturabilir.

Yapabileceğiniz çok sayıda rapor vardır, ancak bütçenizi yönetmek için en önemli rapor gider raporu olacaktır. Bir gider raporuyla, görev düzeyine kadar toplam bütçe, gerçekleşen giderler ve planlanan giderlerin derinlemesine bir analizini alabilirsiniz.

İlk Tahminlerinizi Gözden Geçirin

Son olarak, bu raporlara geri dönmek ve proje takviminize uygun olduklarından emin olmak isteyeceksiniz. Zaman çerçevenize uymuyorlarsa, masraflarınıza tekrar bakmanız ve her şeyi dahil ettiğinizi ve hiçbir şeyi dışarıda bırakmadığınızı iki kez kontrol etmeniz gerekir.

Bu bizi son adımımıza getiriyor: gözden geçirin. Daha önce yaptığınız tahminleri revize etmeniz gerekebilir. Proje başka bir şey gerektiriyorsa, onları tutmaya devam etmeyin. Gerçek zamanlı olarak revize ederek, bütçenin yalnızca bir elektronik tablodaki rakamlardan değil, proje için doğru bir gider tahmini olduğundan emin olursunuz.

ProjectManager, Bütçe Yönetimi için İhtiyacınız Olan Her Şeye Sahiptir

Bütçenizi gerçek zamanlı panolarla takip edebileceğinizi, işçilik maliyetleri gibi yinelenen giderleri girebileceğinizi ve projenin her yönü hakkında rapor alabileceğinizi düşündüğünüzde, ProjectManager'ın bir proje giderlerini oluşturmak ve yönetmek için ihtiyacınız olan her şeye sahip olduğu açıktır. PM yazılımımızın bu 30 günlük ücretsiz deneme sürümüyle bir sonraki projenizi bütçe dahilinde tamamlayın.

ProjectManager, projeleri planlayan, izleyen ve raporlayan ödüllü iş ve proje yönetimi yazılımıdır. Bütçeleri daha iyi yönetmek için gerçek zamanlı veriler alın. Raporları güncel tutmak ve beklentilerini yönetmek için paydaşlarla paylaşın. Aracımızla halihazırda proje bütçelerini başarıyla yöneten NASA, Siemens ve Nestles ekiplerine katılın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.