Proje Yürütme Planı (PEP) Nasıl Oluşturulur - Ücretsiz Şablon Dahil

Harika bir fikir bulmak sadece başlangıçtır: bunu gerçekleştirmek için bir proje yürütme planına (PEP) ihtiyacınız vardır. Proje yürütme planı, strateji oluşturmanıza, proje yönetimi süreçleri oluşturmanıza ve her şeyi eyleme geçirmenize yardımcı olan projeleri yürütmek için bir belgedir.

Bir proje yürütme planı oluşturmak, planlama aşamasının bir parçasıdır ve fikrinizi gerçekleştirmenize olanak tanır. Bir fikrin ilham verici olabileceği durumlarda, proje yürütme süreci, tüm temel faaliyetler de dahil olmak üzere kapsamlı ve pratiktir. Eklemeye gerek yok, bu önemli bir proje yönetimi belgesidir.

Proje Yürütme Planı (PEP) Nedir?

Proje yürütme planı, bir projeyi nasıl yürüteceğinizi tanımlamak için kullanılan bir belgedir. Bu, adından açıkça anlaşılmalıdır, ancak aynı zamanda proje çıktılarını getirmek için gereken proje çizelgeleme, izleme ve kontrolü de ele alır.

Belge, proje yürütmesinin tüm bölümlerini özetlemekte ve bunların nasıl yönetileceğini göstermektedir. Bu, projenin veya ilgili taraflar arasındaki sözleşmenin gerekliliklerine uygun olmalıdır. PEP, projeyi yürütmek için gereken zaman çizelgesi ve kaynaklarla birlikte proje hedeflerini de not eder.

Sadece bu temel unsurlardan, proje yürütme planının ne kadar önemli olduğu açıktır. Ancak, elbette, içine girmekten çok daha fazlası var.

Proje yürütme planını oluşturduktan sonra, yine de bu kilometre taşlarını, bağımlılıkları ve atamaları karşılamanız gerekir. Gerçekten zamanında kalmak istiyorsanız, proje yönetimi yazılımını kullanmak isteyeceksiniz.

ProjectManager, yürütme planlaması için etkileşimli Gantt çizelgeleriyle görevleri organize eden bulut tabanlı proje ve iş yönetimi yazılımıdır. Zaman çizelgesine kilometre taşları yerleştirebilir, bağımlılıkları bağlayabilir ve kritik yol için filtre uygulayabilirsiniz. Ardından, bir temel belirleyin ve görevlerinizi yürütürken proje farkını takip edebileceksiniz. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Bir Proje Yürütme Planının Unsurları

Proje yürütme planları, kesin ve eyleme geçirilebilir bir proje uygulama yol haritası için gerekli unsurları birleştirir. Bu, proje paydaşlarının listelenmesini ve tüm proje görevlerinin tanımlanmasını içerebilir. İşte bir proje yürütme planının altı temel unsuru:

1. Proje Kapsamı

Proje kapsamı, hedeflerin geniş bir görünümü ve projede yer alan tüm unsurların ayrıntılı bir listesidir. Ne yapılması gerektiğini belirleyerek proje kapsamını tanımlayın. Bunu belirli terimlerle yapın. Bu, proje paydaşlarına projenin amacının ve hedeflerinin bir özetini verir.

Proje kapsamınıza dahil etmek isteyeceğiniz bazı ayrıntılar şunlardır:

• Proje ekibinin rollerini ve sorumluluklarını tanımlayan bir çalışma beyanı
• Mevcut kaynakların sınırlamalarının ve sınırlarının bir listesi
• Yalnızca sonuncusu değil, tüm potansiyel çıktılar
• İlgili raporların, ürünlerin, hizmetlerin veya yeni yazılım geliştirmelerinin listesi
• Bunların hangi paydaş veya müşteriye teslim edileceği
• Proje ekibinin başarısını ölçmek için bazı kriterler

2. Kalite Standartları

Çıktıları biliyorsunuz, şimdi onlardan beklediğiniz kaliteyi tanımlamanın zamanı geldi. Kalite beklentilerinin net bir şekilde anlaşılması, başarılı bir projenin anahtarıdır. Başlamak için kalitenin ne olduğunu tanımlamanız ve tüm ekibinizin bu tanım üzerinde hemfikir olduğundan emin olmanız gerekir.

Ayrıca, ulaşılabilir hedeflere sahip olmak ekibinizi motive edecektir. Çalışmaları ulaşılamaz hissediyorsa, büyük olasılıkla morallerini aşındırır. Ekibi bağlı tutmak için, ulaşılabilir bir hedefin ne olduğu konusunda sık sık geri bildirim isteyin ve bunu PEP'inize uygulayın.

3. Hedef Açıklamaları

Bir hedef ifadesi, ekibin proje sırasında neyi uygulamayı ve tamamlamayı planladığını ana hatlarıyla belirtir. Hedef bildiriminin bazı örnekleri, beklenen çıktılar, kilometre taşları ve büyük iş görevlerinin yaşam döngüsü olabilir.

Hedef ifadesi, projenin amacını da yineleyebilir. Projenin kuruluşa, paydaşlara veya müşterilere sağlaması beklenen faydaları gösterebilir. Ayrıca, ekibin bunlara nasıl yanıt vereceğine ilişkin ayrıntılarla birlikte risklerin ve zorlukların belirlenmesi de olabilir.

4. Proje Yürütme Planı için Kaynak Tahsisi

Ayrıca projeyi tamamlamak için ihtiyacınız olan tüm kaynakların bir listesine de ihtiyacınız olacak. Kapsam, kalite özellikleri ve hedeflerden farklı olarak kaynaklar, planı uygulamaya koymak için ekibinizin ihtiyaç duyduğu şeylerdir. Kaynaklar maliyetli olduğu için proje bütçesini de burada tanımlayacaksınız.

Bir projedeki kaynak sermaye, insan veya malzeme olabilir. Aslında, proje yürütme planınızdaki görevleri yürütmek için gereken her şeydir. Projenizi zamanında ve kalite beklentileri dahilinde tamamlamak için ekibinizin kapasitesini karşılayacak kaynaklara sahip olmak gerekir.

5. Proje Takvimi

Halihazırda bir zaman çizelgesi ve kilometre taşları oluşturmuş olsanız da, PEP'te tam bir program gereklidir. Bu, görevlerinizi listelemek, önceliklendirmek ve son teslim tarihleri ​​oluşturmak için bir iş kırılım yapısı kullanmak anlamına gelir. Daha sonra bu görevleri ekip üyelerine atayabilirsiniz.

İhtiyaç duyulan hammaddelerin tedarikindeki değişiklikler bir programı etkileyebilir ve bu nedenle gecikme beklentisinin paydaşlar ve ekiplerle yönetilmesi gerekir. Proje yöneticisi, programa uymak için tedarikteki değişikliklere yanıt vermek için üçlü zaman, maliyet ve kapsam kısıtlamasında ayarlamalar yapmak zorunda kalabilir.

6. Organizasyonel Bileşenler

Son olarak, KEP'in projenin operasyonel yönlerini dikkate alması gerekir. Bu, kilit personelin, rollerinin ve sorumluluklarının listelenmesi ve ardından bu listenin herkesin kimin neden sorumlu olduğunun farkında olması için dağıtılması anlamına gelir.

Bu doğrultuda, kimin hangi kararları verme yetkisine sahip olduğunu belirlemeniz gerekecek. Bu, bir karar verilmesi gerektiğinde kime ulaşacaklarını bilecekleri için ekibin birlikte daha iyi çalışmasına yardımcı olacaktır. Bu otorite figürleri, soru ve endişeleriniz için de mevcut olacaktır.

OEP'te raporlama ve iletişim için projede kullanılan tüm yöntemleri özetlemelisiniz. Bu, projenizin ilerlemesini ve performansını nasıl izleyeceğinizi ve izleyeceğinizi içerir. Ayrıca, diğer departmanlarla etkileşim halindeyse ekibinizin birlikte ve diğer ekiplerle nasıl çalıştığı.

Proje Yürütme Planı Nasıl Oluşturulur

1. Başlangıç ​​Toplantısı

Başlangıç ​​toplantısı strateji, süreç ve eylemleri ekibe ve paydaşlara iletmenizi sağlar. Herhangi bir soruyu sorabilir ve herkesin projeyi anladığından ve katılımı olduğundan emin olabilirsiniz. Bu günlük bir stand-up toplantısı değil, proje uygulamasına kapsamlı bir genel bakış. Herkesin aynı sayfada olması için proje planını şu anda paylaşmalısınız. Proje planlama yazılımı, herkesi dahil ederek ve planı hızla paylaşarak ve görevleri dağıtarak bu adımı kolaylaştırabilir.

2. Proje Yürütme Planını İzleyin ve Kontrol Edin

Proje yürütme, izleme ve kontrol aşamalarından geçerek normal bir şekilde ilerleyecektir. Burada proje yönetimi yazılımı, projenizin zamanlamasını, bütçesini ve kapsamını korumanıza yardımcı olabilir. Ayrıca risk yönetimi planınızdaki tüm risklere dikkat etmek ve ekibinizin iş yükünü dengeli tutmak isteyeceksiniz. Paydaşlar, riskleri sorun haline gelmeden önce belirlemenize yardımcı olabilir. Ardından ilerlemeyi, temel performans göstergelerini (KPI'lar) ve performans kilometre taşlarını karşıladığınızdan emin olmak için verilerinizi analiz etmek isteyeceksiniz.

3. Gerçek Zamanlı Veriler

Zamanında olup olmadığınızı ve fazla harcama yapmadığınızı bilmek için bulut tabanlı proje yönetimi yazılımına ihtiyacınız olacak. Bir projeyi izlemek için gerçek zamanlı bir araca sahip olmak çok önemlidir, ancak aynı zamanda işbirliğini kolaylaştırmak için de harikadır. Yöneticiler yönetebilir ve ekipler, ister yan yana çalışıyorlar, isterse dünya genelinde dağıtılıyorlarsa iletişim kurabilirler. Gerçek zamanlı yazılım kullanmak, herkesin en güncel veriler üzerinde çalıştığı ve yöneticilerin daha anlayışlı kararlar alabileceği anlamına gelir.

4. İmza

Çıktıları zamanında ve bütçe dahilinde teslim etmek bir projenin sonu gibi gelebilir, ancak değil. Hala tamamlamanız gereken evraklar var. Bu yoğun bir iş değil - proje yaşam döngüsünün önemli bir parçası. Ürün veya hizmetin kalite beklentilerini karşıladığından emin olmak için paydaşlarınızdan onay almanız gerekir. Herhangi bir satıcıya veya yükleniciye ödeme yapmanız ve ardından ekibinizi serbest bırakmanız gerekir. Ve kutlamayı unutmayın! Sadece eğlenceli ve hak edilmiş değil, aynı zamanda takımlarınızın moralini de koruyor.

Ücretsiz Proje Yürütme Planı Şablonu

ProjectManager, projenizi başarıya götürmenize yardımcı olabilecek Excel için ücretsiz bir uygulama planı şablonu sunar. Bu ücretsiz uygulama şablonu, önemli hiçbir şeyi kaçırmadan fikrinizi bir strateji, süreç ve eyleme geçirmenize yardımcı olur. Yararlı bir proje yürütme planı örneğidir.

Proje çalışmanızı geliştirmek için ücretsiz uygulama şablonumuzda proje yürütme planınızı oluşturun. Yönetmeniz gereken her şey için alanı vardır.

Her eylem bir görevdir ve görevler bir zaman çizelgesinde düzenlenir. Burada her biri için planlanmış bir başlangıç ​​ve planlanmış bir bitiş tarihleri ​​vardır. Zaman çizelgesinde ayrıca planlanan saatler için bir yer vardır. Ayrıca, görevin programın ilerisinde mi yoksa gerisinde mi olduğunu not edebileceğiniz ve ilerlemenizi izlemenize yardımcı olacak bir sütun vardır.

Şablonun son kısmı kaynaklar içindir. Proje yöneticileri, hangi departmanın neyi ele aldığını ve görevlerini yerine getirmek için ihtiyaç duyacakları malzemeleri işaretleyebilir. Görevin maliyetini tahmin etmek için bir yer de var. Tüm bunlar bir araya geldiğinde projenizin yürütülmesi için bir yol haritası oluşturur. Artık onu izlemek ve kontrol etmek size kalmış.

Proje Yürütme Planınızı Oluşturmak için ProjectManager'ı kullanın

Bir şablon harika bir araçtır, ancak statik bir araçtır. Şablonlar buluyorsanız sizi yavaşlatır ve yeterince doğru değilse, işin çoğunu otomatikleştiren ve projenizi başarılı bir şekilde daha iyi yönetmeniz için size gerçek zamanlı şeffaflık sağlayan ProjectManager'a geçmek isteyeceksiniz.

Her Takım için Çoklu Proje Görünümleri

İster pazarlama, BT, profesyonel hizmetler veya herhangi bir sektörde çalışıyor olun, birlikte çalışan birçok farklı ekibiniz olacak. ProjectManager, herkese istedikleri araçları sağlamak için birden çok proje görünümüne sahiptir. Örneğin, kanban panosu, ekiplerin birikimlerini yönetmelerine ve sprintleri birlikte planlamalarına olanak tanıyan görsel bir iş akışı özelliğidir. Ayrıca yöneticilere işlerine ilişkin görünürlük sağlar, böylece engelleri önlemek ve ekiplerin kapasitede çalışmasını sağlamak için kaynakları gerektiği gibi tahsis edebilirler.

Ekibinizin Kaynaklarını Kolayca Yönetin

Ekibinizin kapasitede çalıştığından emin olmanız gerekir. Liste görünümü, sayfa veya takvim gibi çoklu proje görünümlerinden herhangi birinde görevlerini görüntüleyebilmenize rağmen, ProjectManager iş yüklerini hızlı ve kolay bir şekilde dengelemek için kaynak yönetimi araçlarına sahiptir. İş yükü çizelgesi renk kodludur, böylece iş yükünü bir bakışta görüntüleyebilir ve ardından işi doğrudan o sayfadan yeniden tahsis edebilirsiniz.

Canlı Gösterge Tablolarında Değişiklikleri İzle

Değişiklik yönetimi, değişikliklerin ne zaman gerçekleştiğini bilmek anlamına gelir. Bu, ProjectManager'ın canlı gösterge panosu ile gerçek zamanlı izleme anlamına gelir. Otomatik olarak proje verilerini toplar ve metriklerinizi zaman, maliyet ve daha fazlasını okunması kolay grafikler ve çizelgelerde göstermek için sayıları hesaplar. Daha fazla ayrıntı için proje durumu, portföy durumu, proje farkı, zaman çizelgeleri ve çok daha fazlası hakkında tek tıklamalı raporları kullanın. Bu raporlar, ne istediğinizi göstermek için filtrelenebilir ve paydaşları güncellemek için kolayca paylaşılabilir.

ProjectManager, yürütme planınızı yapabilir, proje ekibiyle paylaşabilir ve projenizin yaşam döngüsü boyunca izleyip kontrol edebilir. İlerleme konusunda her zaman güncel kalmak ve ekibinizle işbirliği yapmak için gerçek zamanlı olarak e-posta bildirimleri ve uygulama içi uyarılar alın.

ProjectManager, nerede çalışırlarsa çalışsınlar, hangi departmanda olurlarsa olsunlar veya yetenekleri ne olursa olsun hibrit ekipler için ödüllü bir iş yönetimi yazılımıdır. Projelerini başarıyla yürütmek için aracımızı kullanan 35.000'den fazla profesyonele katılın. ProjectManager'ı şimdi ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.