Takımlar Arası İşbirliği: En İyi Uygulamalar, Zorluklar ve Faydalar

İşbirliği zaten yeterince zor. Şimdi sizinkiyle aynı departmanda olmayan meslektaşlarınızla işbirliği yaptığınızı hayal edin. Ya da belki farklı bir yer! İnsanlar bunu her gün yapıyor ve buna takımlar arası işbirliği deniyor.

Bu hibrit ekipler daha standart hale geldikçe, ekipler arası işbirliği, bu farklı grupları birbirine bağlamanın ve üretkenliklerini artırmanın anahtarıdır.

Ekipler Arası İşbirliği veya İşlevler Arası İşbirliği Nedir?

İşlevler arası işbirliği olarak da bilinen çapraz zamanlı işbirliği, farklı departmanların birlikte daha iyi çalışmasını sağlamakla ilgilidir. Tasarımcılar, geliştiriciler, pazarlamacılar ve satışlar gibi bu farklı departmanların hepsi ortak bir hedefle görevlendirilmiştir, ancak her biri o projenin farklı bir aşamasından sorumludur.

Muhtemelen benzersiz çalışma yöntemlerine ve bu işi yapmak için tercih edilen araçlara sahip olan bu farklı ekiplerin tek bir grup olarak hareket etmesini sağlamak zor olabilir. Ekipler arası işbirliği, herkesi birbirine bağlamak için kurabileceğiniz bir köprüdür. Bu, ekipler arası işbirliğinin gücüdür. Herkesin güçlü yanlarını alır ve bunları daha iyi bir sonuç için birleştirir.

Kuruluşunuzda işlevler arası işbirliğini uygulamanız gerekiyorsa, ekibinizi herkesin istediği gibi çalışmasına izin veren bir iş yönetimi aracıyla donatın. ProjectManager, beş farklı görünüme sahip bir proje ve iş yönetimi yazılımıdır, böylece her departman üretken olabilir ve en iyi şekilde çalışabilir. Ayrıca, gösterge tabloları ve raporlarla yol boyunca ilerlemeyi takip edebilirsiniz. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

İşlevler Arası İşbirliğinin Faydaları

İşlevler arası işbirliğinin yararı, işlevler arası bir projede sinerji ve verimlilik yaratmasıdır. Bir proje yöneticisi, hepsi farklı perspektiflerden gelseler bile, ekiplerinin aynı proje üzerinde birlikte çalışmasını isteyecektir.

Bir projenin tesliminde birleşmiş ekipleriniz varsa, ancak hepsi ayrı ayrı çalışıyorsa, sorun yaşıyorsunuz demektir. Ekipler, farklı departmanlarda olsalar bile iletişim kurmalıdır. Bütün işler bağlantılıdır. Hibrit ekipler arasında işbirliği, herkesin aynı hedef doğrultusunda çalışmasını sağlar.

İşlevler arası işbirliği, proje ilerlemesini hızlandırır ve hiçbir şeyin ihmal edilmemesini sağlar. Ne kadar çok departman birlikte çalışırsa, yanlışlıkla gözden kaçmış olabilecek herhangi bir şeyi yakalamak için projede o kadar fazla göz olur. Aynı zamanda daha iyi fikirler de bulurlar çünkü onları başkalarından geri çevirebilir ve proje için en iyisinin ne olduğunu belirleyebilirler.

Şirket ayrıca, işe daha bağlı hisseden ekiplere sahip olmaktan da yararlanır. Ayrıca ekipler, öğrenebilecekleri daha büyük bir yetenek havuzuyla çalışmaktan fayda sağlayacak. Paydaşlara projeye yatırım yapılır ve ekip odaklı sonuçlar ancak proje başarıya ulaştığında onları daha mutlu edebilir.

İlgili: Excel için Ücretsiz RACI Grafiği Şablonu

Takımlar Arası İşbirliğinin Zorlukları

Evet, ekipler arası işbirliğinin birçok faydası vardır. Ama bu her şeyin kolay olacağı anlamına gelmiyor. Ekip işbirliğinin ödülünü alabilmeniz için yolda düzeltmeniz gereken birkaç tümsek var.

İnşa etmeniz gereken ilk şey güvendir. Güven eksikliği bir işbirliği katilidir. Ancak her departmanın birbirine tam anlamıyla güvendiği bir işletmeniz olsa bile iletişim sorunu olabilir. Departmanlar silolar gibi çalışabilir ve bu, hiçbir iletişimin gelmediği veya girmediği anlamına gelir. Proje yöneticileri, serbestçe ileri geri akan iletişim kanalları oluşturmak için çalışmalıdır.

Daha önce, ortak bir vizyona sahip olmanın, işlevler arası ekip işbirliğini oluşturmanın anahtarı olduğu vurgulanmıştı. Bu nedenle, proje yöneticisi bu hedeflerin ve önceliklerin tüm departmanlar arasında uyumlu olduğundan emin olmalıdır. Amaçlar ve hedefler açıkça belirtilmeli, iletilmeli ve tüm şirket genelinde paylaşılmalıdır.

Sonra, takımların kendileri var. Mühendisler, dili satış görevlilerinden farklı kullanma eğilimindedir. Ve herkesin farklı kişilikleri vardır, bazıları diğerleriyle kolayca örtüşmez. Çevrimiçi iletişimin yanlış okunması kolay olduğu için uzak ekipler bile zarar görebilir. İşbirliği araçları yardımcı olabilir, ancak çoğunlukla bu, bireylerin grup olarak hareket etmesini sağlamak için proje yöneticilerinin ustalaşması gereken yumuşak bir beceridir.

Ekipler Arası İşbirliği En İyi Uygulamaları

İşlevler arası bir projede işlevler arası ekiplerle çalışırken uygulanacak en iyi uygulamalar vardır:

• Tüm departmanlar arasındaki çalışmayı koordine etmekten sorumlu bir proje yöneticisi olsa da, ekip liderlerinin kendi departmanlarına liderlik etme sorumluluğunu üstlenmesi yararlı olur.
• Bir ekip tüzüğü, ekip işbirliğine ve ekip iletişimine yardımcı olacaktır. Herkesi aynı noktada buluşturmaktan, proje amaçlarını ve hedeflerini paylaşmaktan bahsetmiştik ama bu tam olarak nasıl yapılıyor? Çok şekilde. En iyilerinden biri, projenin temel performans göstergelerinin neler olduğunu anlamak için herkesin başvurabileceği bir ekip tüzüğüne sahip olmaktır.
• Ekip tüzüğü, misyon beyanını ve proje hedeflerini ve proje hedeflerini içerecektir. Takım rollerini, kimin hangi takımdan olduğunu ve neyden sorumlu olduklarını tanımlayacaktır. Takım tüzüğünde de beklentiler belirtilecektir. Bu ekip tüzüğünü, ekip tüzüğünü açıklayabileceğiniz ve dağıtabileceğiniz tüm departmanların katılımıyla bir toplantıda sunmak en iyisidir.
• Toplantılardan bahsetmişken, proje boyunca düzenli toplantılar olmalıdır. Bölüm toplantıları elbette olacak, ancak tüm proje ekibinin bir araya gelmesine, güncellemeleri ve saha sorularını iletmesine ve geri bildirim almasına olanak tanıyan departmanlar arası toplantılar da olmalı. Şeffaflık işbirliğine yardımcı olur. Toplantılar birçokları için bir sonuç olabilir, bu nedenle onları sıkı bir gündemle hedef alın.
• Departman üyelerini başkalarına koçluk yapmak veya akıl hocalığı yapmak için almak, ekipleri beceri alışverişi yapan, moral ve güven oluşturan güçlü bir şekilde birbirine bağlamanın başka bir yoludur. Proje yöneticileri, bu koçluk veya mentorluk faaliyetlerinin hedeflerini tanımlayabilir. Bu paylaşılan ekip hedefleri, farklı departmanları birbirine bağlayacak ve birlikte çalışmalarını kolaylaştıracaktır.

Ekipler Arası İşbirliğini Geliştirmek İçin İpuçları

İşlevler arası işbirliğiyle çalışırken yapılacak en önemli şeylerden biri, katılım sağlamaktır. Fikri işe yayamaz ve onlardan topu alıp onunla koşmasını bekleyemezsiniz. Bu katılım sadece ekip için değil, tüm şirket için geçerlidir. Ekipler arası işbirliği için yönetici desteği yoksa, başarılı olmayacaktır.

Ekipler arasında daha iyi işbirliği için başka bir ipucu, tek bir merkezi gerçek kaynağına sahip olmaktır. Bu, nerede olurlarsa olsunlar veya hangi departmanda olurlarsa olsunlar, tüm ekiplerin iletişim kurabileceği ve dosya paylaşabileceği merkezi bir kanaldır. İşlevler arası iletişim, işlevler arası projelerin şirket hedeflerine ulaşması için kritik öneme sahiptir. Bu bilgiler, hiç kimsenin eski verilerle çalışmaması için tüm departmanlarda gerçek zamanlı olarak güncellenmelidir.

Son olarak, özellikle bulut tabanlı olan ve daha iyi işbirliği ve işlevler arası iletişim için size gerçek zamanlı veriler sağlayan proje yönetimi araçlarını kullanın. İstediğiniz işbirliği yazılımı türü, ekip üyesinin nerede ve ne zaman çalıştığından bağımsız olarak iletişimi teşvik edecek ve proje yöneticilerine ekiplerinin yoluna çıkmadan izleme ve izleme konusunda şeffaflık sağlayacaktır.

ProjectManager İşlevler Arası İşbirliğine Nasıl Yardımcı Oluyor?

ProjectManager, dağıtılmış ekipler için iş yönetimi yazılımıdır. Gerçek zamanlı veriler, nerede ve nasıl çalışırlarsa çalışsınlar, çapraz işlevli ekiplerin işbirliği yapmasını sağlar. Birden çok proje görünümü, her departmanın istediği gibi çalışmasına izin verirken, proje yöneticileri ilerlemeleri ve performansları hakkında ayrıntılı raporlar alabilir.

Birden Çok Proje Görünümünde Çalışma

Birden çok proje görünümü, daha planlı bir şekilde çalışan yöneticilerin, görevleri yapılandırılmış ve sıralı bir şekilde organize eden, bağımlılıkları birbirine bağlayan, öncelikleri belirleyen ve kilometre taşları ekleyen Gantt çizelgelerini kullanabileceği anlamına gelir. Daha sonra proje planını yakalamak için bir temel belirleyebilirler, böylece yürütüldüğünde proje varyansını izleyebilir ve yolda kalabilirler.

Kanban Panolarında Üretimi Yönetin

Kanban görünümü, projenizdeki çevik çalışan için daha fazladır. Bu görsel araç, Gantt'ta planlananla aynı verilere sahiptir, ancak üretim döngüsünün nerede olduğunu tanımlayan sütunlara yerleştirilmiş görevler olan bölünmüş kartlardır. Ekip üyeleri birikimlerini yönetebilir ve sprintler planlayabilir. Proje yöneticileri, işlerine ilişkin görünürlük elde eder ve kapasitelerinde çalışmaya devam etmelerini sağlamak için kaynakları gerektiği gibi yeniden tahsis edebilir.

Ekiplerin Görevlerdeki İlerlemesini İzleme

Kimin ne üzerinde çalıştığını bilmek, yöneticilere görevler hakkında daha iyi fikir verir. Herkesin görevleriyle ilgili ayrıntıları almak için ProjectManager'ın ekip bölümüne bakabilir ve ardından işi dengelemek ve herkesi mutlu ve üretken tutmak için renk kodlu iş yükü çizelgemiz gibi kaynak yönetimi araçlarını kullanabilirler. İlerlemeyi olduğu gibi izleyen gerçek zamanlı bir gösterge panosu da var.

Ekipler, herkesin değişiklik ve güncellemelerden haberdar olmasını sağlamak için e-posta ve uygulama içi bildirimleri otomatik olarak tetikleyen görevlere yorum yapabilir ve dosyalar ekleyebilir. Nerede olursanız olun veya ne zaman çalışırsanız çalışın, herkes aynı sayfada.

ProjectManager, hibrit ekipler için oluşturulmuş ödüllü bir yazılımdır. Aracımız, nerede çalışırlarsa, nasıl çalışırlarsa veya becerileri ne olursa olsun herkesin birlikte daha iyi çalışmasına yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Aracımızla NASA, Siemens ve Nestles gibi çeşitli kuruluşlarda başarı sağlayan 35.000'den fazla kullanıcıya katılın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın!