Bir İş Akışı Süreci Nasıl Tanımlanır

Bu projeyi nasıl tamamlayacağınızı mı merak ediyorsunuz? İlk olarak, bir iş akışı süreci tanımlamanız gerekir. Nasıl olduğunu öğrenmek için aşağıyı okuyun.

İş Akışı Süreci Nedir?

İş akışı, görevlerin, bilgilerin ve belgelerin bir dizi iş süreci yönetimi kuralına göre eylem için bir kişiden diğerine aktarıldığı iş süreçlerini tanımlama, yürütme ve otomatikleştirme sürecidir. Bir veya daha fazla kişinin çalışmasını içerir ve materyalleri, bilgileri veya hizmetleri dönüştürür.

Proje yönetimi yazılımı, sorunsuz iş akışı otomasyonu sağlar. ProjectManager, kaliteyi korurken verimliliği artırmak için özel iş akışlarına ve görev onaylarına sahip bir iş ve proje yönetimi yazılımıdır. Her süreç için ihtiyaç duyduğunuz kadar tetikleyici ayarlayın ve durumu, önceliği, atanan kişiyi ve daha fazlasını değiştirmek için eylemleri koordine edin. Görev onaylarını kullanarak, süreci denetlemek için bu değişiklikleri kimin yapma yetkisine sahip olduğunu seçersiniz. Bugün ücretsiz başlayın.

İş Akışı Süreci ve İş Süreci

İş akışı süreçleri ve iş süreçleri birbiriyle ilişkilidir ancak bir ve aynı değildir. Bir iş akışı süreci, tamamen otomatikleştirilebilen veya sadece otomatikleştirilmiş sürecin bir parçası olabilen bir iş sürecinin otomasyonudur. Süreç, bir dizi prosedür kuralına göre süreç boyunca ilerleyen belgeleri, bilgileri veya görevleri içerebilir.

Ancak bir iş süreci, birlikte bir iş hedefini veya politika hedefini gerçekleştirmenize yardımcı olan bir veya daha fazla bağlantılı prosedür veya faaliyet kümesidir. Bu genellikle rolleri ve ilişkileri tanımlayan bir organizasyon yapısı bağlamındadır. Bunu başka bir sürece uygulanabilir bir süreç olarak düşünebilirsiniz.

Kısacası, bir iş süreci, manuel veya otomatik olabilen bir faaliyetle ilgilidir ve bir iş hedefini gerçekleştirir. İş akışı süreci, tamamen veya kısmen otomatikleştirilmiş bir iş sürecidir. Bir iş bağlamında görevleri otomatikleştirmek için bir yaklaşımı ve teknolojiyi temsil eder. Bir iş süreci daha geneldir ve genellikle karmaşık bir otomatikleştirilmiş ve manuel görev akışı içerir.

İlgili: İş Akışı Şeması Nasıl Oluşturulur

Sonunu Düşünerek Başlayın

Bir iş akışını ilk düşündüğünüzde, sonunu düşünerek başlamak istersiniz. Bu, nihai hedefe doğru bakmanız ve ardından oraya ulaşmak için doğru yolu bulabilmeniz için geriye doğru çalışmanız gerektiği anlamına gelir. Bu, iş akışı sürecinizi belirlemenize yardımcı olacaktır.

Bu açıdan kendinize bazı sorular sormak isteyeceksiniz, örneğin: projede son noktaya ulaşmak için gereken süreçler, iş akışları ve sistemler nelerdir ve kullanılacak en iyi uygulamalar nelerdir? Bir kontrol listesi oluşturmak ve sorular sormak isteyeceksiniz. Kiminle ortak olacağınızı not edin ve tüm çabayı hangi liderlik ekibinin yürüteceğine karar verin.

İş Akışınızı Nasıl Tanımlarsınız?

Projeniz için bir iş akışı tanımlamak, iş yönetiminin temel taşıdır. İşte bunu doğru yapmak için üç ipucu:

1. Gerçekçi bir iş akışı şeması oluşturun ve işi yapan insanları dahil edin.
2. Ekipten destek alın, imzalatın ve ardından proje için planı benimseyin.
3. İş akışı sürecini bir araç işleviyle eşleştirin, böylece süreç araç seçimini yönlendirir, tersi olmaz.

Bu kursu takip etmenin birçok faydası vardır. Verimliliğinizi artıracak, proje üzerinde çalışırken hataları azaltacak, stresi azaltmanıza ve tutarlı olmanıza yardımcı olacaktır.

İş Akışı Süreç Otomasyonu

İş akışınızı tanımladıktan sonra, onu daha verimli hale getirmek isteyeceksiniz. Bunu yapmanın bir yolu iş akışı otomasyonudur. Manuel veri girişi ve istek işlemenin çoğundan kurtularak dahili iş akışının düzenlenmesine yardımcı olur.

Otomasyon ayrıca görevlerin tamamlanmış, beklemede veya devam etmekte olup olmadığı gibi durumlarını izlemenize olanak tanır. Yazılımınız ProjectManager gibi bulut tabanlıysa, bu durum güncellemeleri gerçek zamanlı olarak kaydedilir ve daha fazla verimlilik eklenir.

Otomasyon özelliklerine sahip yazılım, ekiplerin görevde kalmasına da yardımcı olabilir. Durum geciktiğinde veya son teslim tarihi yaklaştığında, bu görevden sorumlu ekip üyesine e-postayla otomatik bir bildirim gönderilebilir. Aynı derecede önemli olan, görev tamamlandığında ekibe bilgi verilerek bir görevden diğerine geçişi kolaylaştırmaya yardımcı olur.

İş Akışı Sürecine Yardımcı Olacak Ücretsiz Şablonlar

İş akışı süreci otomasyon içerir ve bunun çalışması için yazılıma ihtiyacınız vardır. Ancak herkes henüz bu yükseltmeye hazır değil. Hâlâ tehlikedeyseniz, iş akışı sürecinize yardımcı olabilecek ücretsiz proje yönetimi şablonlarımız var. İşte ProjectManager'ın sitemizde ücretsiz olarak sunduğu düzinelercesinden birkaçı.

RACI Matrisi Şablonu

Bir iş akışı süreci oluşturmadan önce ekibinizde kimin ne yaptığını anlamanız gerekir. Bu ekip organizasyonu, Excel için ücretsiz RACI matris şablonumuzun yardımıyla yapılır. Ekip üyelerini kısaltmaya karşılık gelen kategoriler altında toplamak için ücretsiz şablonu kullanabilirsiniz: sorumlu, sorumlu, danışılan ve bilgili.

İş Emri Şablonu

İş akışı süreciniz kuruluşunuz dışındaki kişileri içeriyorsa, Excel için ücretsiz iş emri şablonumuza ihtiyacınız olacaktır. Ne yapılması gerektiği, ne kadara mal olacağı, işi bitirmek için son tarih ve kime hangi görevlerin verildiğine ilişkin talimatlarla işi tamamlamak için gerekli olan işçilik, alet ve malzemeleri kapsar.

Çevik Sprint Planı Şablonu

Takımlar, yöneticilerin planladığı şekilde çalışmayabilir, bu yüzden onların dilini konuşmanız gerekir. Çevik bir ortamda çalışıyorsanız, ücretsiz çevik sprint planı şablonumuzu kullanın. Yalnızca birkaç hafta süren kısa, yinelemeli sprintleri ile ekibinize çevikliğin doğal esnekliğini verir.

ProjectManager İş Akışı Sürecini Nasıl İyileştirir?

ProjectManager, iş akışınızı daha üretken hale getirmek için manuel emeğin çoğunu otomatikleştiren proje yönetimi yazılımıdır. Yazılımımız, son tarihler yaklaştığında atanan ekip üyelerini uyarır, herkesin programdan haberdar olmasını ve projeyi yolunda tutmasını sağlar.

Kanban Panolarında İş Akışları Oluşturun

İş akışını görselleştiren kanban panoları gibi iş akışına verimlilik katan özelliklerimiz var. Geleneksel bir kanban panosu gibi, üç sütununuz olabilir: yapmak, yapmak ve yapmak. Bunların her birinin altında, ekip üyelerine atanabilecek bireysel görevler bulunur. Bu kartlar, kolay filtreleme için etiketlenebilir ve daha iyi işbirliği için yorumlar ve belgeler eklenebilir.

Kartlar, görev hakkında daha fazla ayrıntı gösterecek şekilde genişletilebilir. Genişletilmiş görünüm, çalışılan saatleri gösterir, bir yapılacaklar listesi ve çok daha fazlasını oluşturabilirsiniz. Göreve atanmamış başka bir ekip üyesini çekmek istiyorsanız, onları etiketlemeniz yeterlidir; e-posta ile bilgilendirilecektir.

Gösterge Tablolarında İlerlemeyi İzleme

ProjectManager'ın yardımcı olabileceği başka bir alan olan optimize etmek için iş akışının analiz edilmesi gerekir. Proje kontrol panelimiz ile projenizin gerçek zamanlı olarak nasıl ilerlediğini görebilirsiniz. Tüm görevlerinizi tek bir görünümde izleyerek size tamamlanma yüzdesini gösterir. Ayrıca ekibinizin iş akışını görüntüleyebilir ve ilerlemelerini izleyebilirsiniz.

ProjectManager, projenizi planlarken, takip ederken ve raporlarken bunu ve çok daha fazlasını yapacak araçlara sahiptir. Bu 30 günlük ücretsiz deneme sürümünü bugün alarak iş akışınıza nasıl yardımcı olabileceğini ve daha fazlasını görün.

İş Akışı Süreci Hakkında Daha Fazla Bilgi İçin Bu Videoyu İzleyin

ProjectManager, proje yönetiminin her yönüne ilişkin geniş blog gönderileri kitaplığımızı genişletmek için eğitici videolara sahiptir. Bu kısa eğitim videosunda Jennifer Bridges, PMP, iş akışı sürecinin ne olduğunu tanımlar.

İşte referansınız için bir ekran görüntüsü!

İzlediğiniz için teşekkürler!

Transkripsiyon:

Bugün bir iş akışı sürecinin nasıl tanımlanacağından bahsediyoruz. Eh, genellikle yeni bir girişimi veya yeni bir projeyi yönetirken, işin yapılması için yeni bir süreç tanımlamanız gerekir.

Bunu söylemek bazen yapmaktan daha kolay. Yeni bir girişime veya yeni bir projeye bakarsanız, dahil olan birden fazla oyuncu vardır, bu nedenle bir proje yöneticiniz veya birden fazla proje yöneticiniz olabilir, farklı ekip üyeleriniz olabilir, çoğu zaman tasarımcılarınız, ortaklarınız, müşterileriniz, yüklenicileriniz ve hatta tedarikçileriniz olabilir.

Ve bununla birlikte, ortaya çıkan bazı zorluklar, eski süreçlerle, belki geçmişte yapılmış şeylerle uğraşmanızdır, bu yüzden bazen insanlar eskiden olduğu gibi kalırlar. Ve sonra farklı süreçleriniz vardı, bu yüzden özellikle bunlar üçüncü şahıslar veya belki satıcılarsa, kendi süreçleri vardır.

Bu yüzden herkesin aynı dilde konuşmasını veya bir şeyleri aynı şekilde yapmasını sağlamak zordur. Ve sonra bazen bu oyuncuların bazılarının hiç süreci yoktur ve sonra bazı insanlar süreçlerini bazen sonuçları almayı zorlaştıran araca göre tasarlarlar.

Bu nedenle, bir iş akışı süreci tasarlarken, sonunu düşünerek başlamak istiyoruz. Peki bunun anlamı nedir? Gelecekte nasıl çalışmak istediğimize karşı şimdi nasıl çalıştığımıza bir göz atıyoruz. O halde yeni veya farklı olarak ne yapmamız gerekiyor, buna bakmamız gerekiyor.

Bakmak istediğimiz şeylerden bazıları süreçlerin, iş akışlarının ve sistemlerin neye benzediğini, en iyi uygulamaları, kontrol listesini, hangi soruları sormamız gerektiğini, hangi ortaklara sahip olmamız gerektiğini ve bizim için neyin gerekli olduğunu tanımlamaktır. liderlik ekibi gibi görünmek gerekir. Ancak bugünün beyaz tahta oturumunda iş akışına odaklanmak istiyorum.

Öyleyse, bir iş akışının gerçekte ne olduğuna bakarak başlayalım. Görevlerin, bilgilerin ve belgelerin bir dizi prosedür kuralına göre bir kişiden diğerine aktarıldığı iş süreçlerinin tanımı, yürütülmesi ve otomasyonudur. Ve iş bir veya daha fazla kişi tarafından yapılabilir ve materyalleri, bilgileri veya hizmetleri dönüştürür. Temel olarak, iş akışının nasıl olduğuna bakıyoruz?

Öyleyse, birini nasıl tanımladığımız hakkında konuşalım. Yani bu çok yüksek bir seviyede, ancak üç ana adım, her şeyden önce, bir iş akışı diyagramı oluşturmaktır. Yani kelimenin tam anlamıyla bu işin bir kişiden diğerine veya bir gruptan diğerine nasıl geçtiğinin bir diyagramıdır. Ve elbette, bunun çok ayrıntılı bir seviyeye gelebileceğini hayal edebilirsiniz. Ancak hatırlanması gereken önemli şey, işin gerçekçi olması için işi yapan insanları dahil etmektir.

İkincisi, diyagramı tamamladığınızda bunu tüm ekiple sosyalleştirmek ve katılım olduğundan emin olmak, boşluk olmadığından emin olmak ve yine gerçekçi olduğundan emin olmak istersiniz. Herkesin süreci imzalamasını, benimsemesini ve proje veya girişim genelinde uygulamasını istiyorsunuz.

Üçüncüsü, iş akışı sürecini araç işlevselliğiyle eşleştirin. Burada, sürecin aracı sürmesine izin vermek istiyoruz. Ama yine de, bazen insanlar “Eh, bu gerçek dünyada değil” der, çünkü çoğu zaman bu araç bir şirket tarafından seçilir veya zaten bir şirket tarafından kullanılır. Ama bununla birlikte sağduyuyu kullanmak istiyoruz.

Biz de istiyoruz… proje yönetim araçlarının ne kadar önemli olduğunu görebilirsiniz. Ve bununla birlikte araçları kullanarak mümkün olduğunca otomatikleştirmek istiyoruz. Bu nedenle, işi yapan insanlar en iyi yaptıkları şeyi yapabilirler ve iş budur. Ve sonra… peki tüm bunların faydaları nelerdir? Verimliliği gerçekten artırır, hataları azaltır, stresi ortadan kaldırır ve inisiyatif veya proje arasında her şeyi tutarlı tutar.

Bu nedenle, iş akışı sürecinizde size yardımcı olabilecek bir araca ihtiyacınız varsa, şimdi ProjectManager'da yazılımımıza kaydolun.