En İyi Uygulamalar İçin E-Ticaret Muhasebesi ve Defter Tutma Kılavuzu

Çevrimiçi işinize başladığınızda ve şirketinizi düzene sokmanın yollarını aradığınızda, e-ticaret muhasebesinin ve defter tutmanın çok önemli olduğunu göreceksiniz.

Günlük satışlarınızı takip etmekten vergi zamanı için uygun kayıtlara sahip olmaya kadar, defterlerinizi yönetmek asla bir kenara bırakılmamalıdır. Kayıtlarınızı düz ve doğru tutmak, işletmenizin de verimli ve yasal olarak çalışmasını sağlar.

E-ticaret muhasebe yazılımı size ancak bu kadar yardımcı olabilir.

İster Amazon'da satış yapıyor olun ister kendi Shopify sitenizi yönetiyor olun, muhasebenin temellerini öğrenmeniz gerekir.

E-ticaret Muhasebesi ve İşletme Temelleri

Muhasebe ve defter tutma farklı kavramlardır, ancak her ikisi de işinizi takip etmek için eşit derecede önemlidir. Bu sıkıcı görevler, küçük işletme sahipleri için en heyecan verici şeyler olmayabilir. Bu nedenle birçok e-ticaret satıcısı, bu görevleri başkalarının onlar için yapması için dış kaynak kullanır.

İster muhasebe ve defter tutma görevlerini kendiniz halledin, ister bu işleri başkalarına yaptırın, iş kayıtlarını güncel ve doğru tuttukları için bu görevlerin herhangi bir işletme için çok önemli olduğunu bilin.

Muhasebe ve Defter Tutma Arasındaki Fark Nedir?

Defter tutma ve muhasebe arasında belirgin bir fark vardır. Ancak, e-ticaret işinizi yürütürken bu iki kavram el ele gider. Defter tutma, bir işletmenin finansal işlemlerinin kaydıdır. Muhasebe ise bu ticari işlemlerin yorumlanmasıdır.

E-ticaret muhasebesi ile işletme sahipleri veya işe alınan bir muhasebeci satışları, satın almaları ve ödemeleri takip eder. Defter tutma, şirketinizin tüm masrafları ve geliri kaydetme şeklidir. Ayrıca, iş harcamalarını ve kârlarını takip etmenin ve bu işlemlerin kayıtlarına sahip olmanın bir yoludur.

Muhasebe, defter tutma kayıtlarının alınması ve verilerin düzenlenmesi işlemidir. Bu prosedür, WooCommerce'de veya Amazon veya Etsy gibi bir pazarda satış yapıyor olsanız da geçerlidir.

Esasen onun izlenmesi ve düzenlenmesi:

• Satış siparişleri
• faturalar
• Satış makbuzları
• Banka ekstreleri
• Kredi kartı ekstreleri

Muhasebe, rakamları yorumlama, analiz etme, sınıflandırma, raporlama ve özetleme eylemidir. Harcama ve geliri belgelemek yeterli değildir. Kâr edip etmediğinizi veya para kaybettiğinizi görmek için rakamları analiz etmelisiniz. Bu yanıtlarla, e-ticaret sahibi, işine devam etmenin en iyi yolunu bulabilir.

Muhasebe ve defter tutmayı bir arada kullandığınızda finansal rakamlarınızı takip edebilirsiniz. Ayrıca işletmenizin mali durumunun net bir resmine sahip olacaksınız.

En Doğru Finansal Veriler Nasıl Tutulur

İşletmenizin finansal olarak nasıl gittiğini bilmek için doğru kayıtlar tutmalısınız. Bunu yaptığınızda, gerektiğinde rakamları ve verileri kolayca çekebilirsiniz. Doğru finansal raporların tutulması işinizi yasal tutar. Vergi zamanı geldiğinde gerçek ve kesin rakamları raporlamanızı sağlar.

En doğru finansal veriler için uğraşırken ve muhasebe ve defter tutma görevlerinizi tamamlarken aşağıdakileri yapın:

1. Bir finansal yol haritası oluşturun
2. Bir muhasebe yöntemi seçin
3. Satın almaları ve envanteri takip edin
4. Bordro ve bordro vergilerini takip edin
5. Mali tablo hazırlamak
6. Belgelerinizi kullanarak vergileri dosyalayın
7. Gerektiğinde yardım alın

Hesap Planı ile Finansal Yol Haritası Oluşturma

E-ticaret işiniz için muhasebe ve defter tutma görevlerini ilk kez ele almaya başladığınızda, muhtemelen bunalırsınız. Ne de olsa, bu iş rolünde uğraşmanız gereken birçok figür var. Muhasebe ve defter tutma kalemlerini düzenlemenin en iyi yolu, onları anlayabileceğiniz bir forma koymaktır. Bu, bir hesap planı veya defteri kebir içeren bir finansal yol haritası oluşturarak mümkündür.

Bu hesap planı, rakamları belirli alanlara sınıflandırır ve bunları liste biçiminde düzenler. Bu strateji, her bir gideri veya karı belirlemenizi ve belirli bir iş kategorisine koymanızı kolaylaştırır. Hesap planınız şunları içerebilir:

• Ürün numarası
• İşlemin adı
• İşlem türü
• Tanım
• Banka işlemleri bakiyesi

Hesap planınızı düzenleme şekliniz, işinize ve eklediğiniz bölümlere bağlı olacaktır. Ayrıca muhasebe ve defter tutma yazılımınız sizin için gerekli kategorileri içerebilir.

Hesap planınızı nasıl düzenlerseniz düzenleyin, bunun gerçek zamanlı güncellenmiş bir tablo olduğundan emin olmak istersiniz. Yani her ürün sattığınızda ve ödeme aldığınızda bu rakamların hemen görünmesini istersiniz. Ayrıca, ödenen masraflar da hemen eklenmelidir.

Küçük veya orta ölçekli bir işletmeniz varsa ve bu göreve yardımcı olacak bazı yazılımlar istiyorsanız, Quickbooks Online dikkate alınması gereken bir seçenektir. Diğer bulut muhasebesi seçenekleri şunları içerir:

• taze kitaplar
• Xero
• Ve dahası

Bu yazılım programı, hesap planınızı düzenleyecek ve nakit akışınızı iyileştirmenize yardımcı olacaktır. Bu program, bu göreve yardımcı olması için bir yazılım programının organizasyonuna ve matematik becerilerine ihtiyaç duyan teknoloji konusunda bilgili kişiler için idealdir. Bir hesap planı yazılım programı kullanmak, insan hatası hatalarının meydana gelme olasılığını da azaltacaktır.

Kayıtlarınızı nasıl düzenli tutacağınızı öğrendikten sonra, bir muhasebe yöntemi seçerek bir sonraki adıma geçmenin zamanı geldi.

Muhasebe Yöntemi Seçme

Hesap planına sayılar girmeye başlamadan önce, gelir ve giderleri nasıl takip edeceğinize karar vermelisiniz.

İki temel muhasebe yöntemi , nakit esası ve tahakkuk esasını içerir.

Nakit Temeli

Nakit esaslı muhasebe sistemi, para ticari banka hesabınıza ulaştığında veya hesabınızdan ayrıldığında satışları ve giderleri kaydettiğiniz zamandır. Bu rakamı, elinizdeki parayı aldığınızda veya ödeme için gönderdiğinizde kaydedersiniz.

Tahakkuk temeli

İşlem gerçekleştiği anda rakamlar hesap planınıza girildiğinde tahakkuk esaslı bir muhasebe sistemi uygulanmaktadır. Para elden alındığında veya ödeme için gönderildiğinde değil.

Seçtiğiniz muhasebe yöntemi, ileride mali işlemleri kaydederken kullanmaya devam edeceğiniz yöntemdir.

Nakit Akışını İzleme: Satın Almalar ve Envanter

Muhasebe ve defter tutma görevleri, yolun her adımında satın almaların ve envanterin izlenmesini içerir. Ne kadar envanter sattığınızı ve stokta ne kaldığını bilmeniz gerekir. Bu şekilde, satışlarınızın muhasebeleştirildiğini ve ne zaman daha fazla ürün sipariş etmeniz gerektiğini bilirsiniz.

Envanterinizin ne kadarının satıldığını kaydederken, doğru sayımı sürdürmek için her bir ürünün satılan fiyatını hesaplamanız gerekir. Örneğin, “x” adet sweatshirt’ü sweatshirt başına “y” fiyatından sattığınızı unutmamalısınız.

Satın alma ve stok takibinde gerekli bir diğer adım da başabaş noktası analizidir. Başabaş analizi, maliyetlerinizi karşılamak için satmanız gereken ürün ve hizmetlerin sayısını belirleyen finansal bir hesaplamadır. Örnek olarak, aylık depolama ücretini ödemek için envanterinizden 200 birim satmanız gerekebilir.

Başabaş noktası hesaplayıcısı kullanmak, satışlarınızın maliyetlerinizi karşılamaya yeterli olup olmayacağını ve ne ölçüde olduğunu belirlemenize yardımcı olabilir. Bu hesaplayıcı ile, başa baş için kaç tane ürün satmanız gerektiğini bulabileceksiniz. Ayrıca, hedef brüt kârınıza ulaşmak için kaç ürün satmanız gerektiğini de bileceksiniz.

Satılan Malların Maliyetini Anlama

Satın alımlarınızı ve envanter değerinizi takip ederken göz önünde bulundurmanız gereken dört faktör vardır. Bunlar şunları içerir:

• Satışlar: Satış şeklinde nakit akışınızı takip edin. Şirketinizin ne kadar iyi durumda olduğunu ve para kazanıp kazanmadığınızı bilmek istiyorsunuz. Satış verileri, tüm bunları yapmanıza yardımcı olacaktır.
• İndirimler: Sattığınız ürünlerde sunduğunuz indirimleri hesaba katın. Bu fiyat farkı sonucu etkileyecektir.
• İadeler: Hem parasal nedenlerle hem de envanter nedenleriyle iadeleri takip edin.
• Varlıklar: Varlıklar, nakit, envanter ve işinizde parasal değeri olan diğer her şeyi içerebilir.

Bu öğeleri yakından takip etmek ve onları yeterince takip etmek, kayıtlarınızın doğru olmasını sağlayacaktır. Ayrıca size işletmenizin uygun bir temsilini sağlayacaktır. E-ticaret işinizde hangi ürünlerin gelip gittiğini bilmeniz gerekir. Ayrıca tüm bunlara ne kadar değer verildiğini de bilmeniz gerekir.

Alacak hesapları bu bölümdeki önemli bir kavramdır. Fatura gönderimi ve faturaların ödenip ödenmediğini takip etme işlemidir. Kredi kartı ödemeleri gibi alacak hesapları satış anında gelirdir.

Alacak hesapları görevleri, geçmişte elle yapılan görevlerdir. Bu son derece zamanında bir görevdi. Bugün, birçok e-ticaret muhasebe yazılımı programı, yardımcı alacak hesapları işlevleri içerir.

Platform Entegrasyonları

Doğru platform entegrasyonları ile satışlarınızı, iadelerinizi ve diğer rakamları kolayca takip edebilirsiniz. Şirketinizin iyi yağlanmış bir makine gibi çalışması için tüm yazılımlarınızın entegre olması gerekir.

Bir muhasebe e-ticaret yazılımı seçtiğinizde, çevrimiçi e-ticaret ve yerine getirme platformlarınızla nasıl çalıştığını düşünün. En etkili sonuçlara ulaşmak için tüm e-ticaret platformlarınızın birlikte çalışmasına ihtiyacınız var.

Bordro ve Bordro Vergileri

Bir e-ticaret girişimcisi olarak, bordro vergileri ve bordro vergileriyle yüz yüze geleceksiniz. Sizin için çalışan çalışanlarınız varsa bu kaçınılmazdır. Neyse ki, teknoloji bu zorlu görevi biraz daha kolaylaştırıyor.

Çalışanlarınız varsa, bordro işleme ve bordro vergilerini takip etmeniz gerekir. Bununla birlikte, uygulamalı bir yaklaşım benimsemek istiyorsanız, bunu sizin için yapması için bir muhasebeci veya muhasebeci tutabilirsiniz.

Kendiniz yapmak istiyorsanız, size yol gösterecek çok sayıda yazılım programı var. Sadece aşağıdaki faktörleri aklınızda bulundurun:

• Muhasebe ve defter tutma yazılımı aracılığıyla uzaktaki çalışanlarınızı takip edin.
• Seçtiğiniz programın bordro ve bordro vergileriyle ilgilendiğinden emin olun.
• Bu bordro yazılımının diğer platformlarınızla entegre olduğundan emin olun.

Bordro ve bordro vergilerini takip etmek için doğru sisteme sahip olduğunuzda, belgeleri güncel tutabilirsiniz. Bu, çalışkan ekip üyelerinizin zamanında ödeme almasını ve vergilerinin alınmasını sağlar. Ayrıca, vergi zamanının ne zaman döndüğüne ve yıllık vergi belgelerinizi hazırladığınıza başvurmak için faydalı kayıtlarınız olacaktır.

Mali Tabloların Hazırlanması

Mali tablolar, muhasebe ve defter tutma bulmacasının bir sonraki parçasıdır. Bu gereksinimler, genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri (GAAP)/muhasebe standartları, gelir tabloları ve bilançolar dahil olmak üzere üç ana alandan oluşur.

Her üç araç da gelir ve giderlerinizi düzenlemenize yardımcı olacaktır. Bu öğeler, şirketinize neyin geldiğini ve neyin çıktığını tanımlar, ayrıca her şeyi düzenli bir formata sokar.

E-ticaret muhasebe ve defter tutma yazılımı, bu muhasebe görevlerinde yardımcı olabilir ve genel olarak hayatınızı daha kolay ve daha organize hale getirebilir.

GAAP/Muhasebe Standartları

GAAP, ortak bir muhasebe ilkeleri dizisidir. Bu standartlar ve prosedürler, Mali Muhasebe Standartları Kurulu (FASB) tarafından oluşturulur.

GAAP ile e-ticaret işletme sahipleri, her bir gideri ilgili gelirle eşleştirmek zorundadır. Ayrıca stok değeri üretim noktasından satış noktasına kadar takip edilmelidir.

Sağlam bir envanter yönetim sistemi, üretimden satış boyunca envanterin izlenmesine yardımcı olacaktır.

Gelir Tablosu

Kâr ve zarar tablosu olarak da adlandırılan gelir tablosu, işletmenizin birkaç ay veya bir yıl gibi belirli bir dönemde finansal olarak nasıl gittiğini gösterir. Bu belge, satışları ve giderleri izler ve size iki kalem arasındaki farkı, net gelirinizi gösterir.

Gelir tabloları, satış trendlerini yakalamak, gelecekteki performansı tahmin etmek ve temel performans göstergelerinizi (KPI'lar) izlemek için kullanışlıdır. Satılan malların maliyetini veya satışların maliyetini içereceklerdir, böylece satışlardan elde ettiğiniz geliri görebilirsiniz.

Profesyonel İpucu: CEO/CFO olarak müşteri edinme maliyetlerinizi anladığınızdan emin olun. Bunu bir muhasebe servisine bırakamazsınız.

Satılan malın maliyeti ile net kâr arasındaki marj, öngörülebilir olduğu kadar istikrarlı olmalıdır. Ve her bir envanter parçasını satarken satılan mal maliyetinizi kaydetmeyi her zaman unutmayın. Bunu yapmak, gelir tablonuzun tam yerinde olmasını sağlar.

Bilanço

Bilanço, şirketin ömrü boyunca işletmenizin servetini takip eden şeydir. Bu muhasebe belgesi, gelir tablosu ile karşılaştırıldığında daha büyük resimdir.

Bilanço, şirketinizin uzun vadeli finansal sağlığını vurgular, böylece şirketinizin şu anda ne kadar iyi durumda olduğunu ve bunun iş dünyasındaki geçmiş yıllarla nasıl karşılaştırıldığını görebilirsiniz.

Bu belge, varlıkları, borçları ve öz sermayeyi kapsar. Varlıklar sahip olduğunuz değerli kalemlerdir, borçlarınız borçlarınızdır ve özkaynak bu iki kalem arasındaki farktır.

Varlıklar, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli biçimlerde gelir:

• Peşin
• Alacak hesapları
• Stoklamak
• Binalar
• Teçhizat
• ücretli sigorta

Yükümlülükler ayrıca aşağıdakiler gibi birkaç kalemi içerir:

• Ödenebilir hesaplar
• Ödenecek vergiler
• Ödenecek maaşlar
• Ödenecek krediler
• Borç faizi
• Ödenecek giderler
• Ekipman kiralama sözleşmeleri

Şirketinizin genel mali durumunu belirlemek için tüm bu maddeleri gözden geçirmelisiniz.

Nakit Akış Tablosu

Nakit akış tablosu, yatırımlar veya krediler gibi herhangi bir finansman faaliyetinde bulunuyorsanız özellikle önemlidir.

Bu son derece yararlı belge, çevrimiçi mağazanıza giren ve çıkan nakit ve nakit benzerlerini de takip eder.

Nakit akışı tablonuz, şirketinizin elinde ne kadar serbest nakit akışı olduğunu anlamanıza yardımcı olur.

Dosyalama Vergileri

Vergi ödemek, bir e-ticaret işletmesi olarak sürekli olarak yapmanız gereken bir şeydir. Bu görevi kendiniz halledebilir veya vergileri sizin yerinize yapması için birini tutabilirsiniz.

Kabul edelim. Vergi ödemek sıkıcı bir iştir, ancak bunu yapmak zorundasınız. Vergi mevsimi geldiğinde ve vergi beyannamelerinizi verdiğinizde, bunların doğru ve eksiksiz olduğundan emin olun.

Bulunduğunuz yere bağlı olarak, muhtemelen federal, eyalet ve diğer vergileri ödeyeceksiniz. Ayrıca, müşterilerden topladığınız satış vergisini doğru devlet kurumlarına ödemek zorunda kalacaksınız. Genellikle, e-ticaret platformları bir satış vergisi kısmı içerir ve bu vergiyi, ürünlerinizi satın aldıklarında müşterilerden tahsil eder.

Bununla birlikte, satış vergisi uyumu için hükümete ödeme zamanı geldiğinde, muhtemelen muhasebecinizin satış vergisi bölümünü diğer tarafta ele almasını isteyeceksiniz. Muhasebeciniz ayrıca bir satış vergisi bağlantısı olup olmadığını ve satıştan toplanan vergiyi kimin aldığını size bildirecektir. Satış vergisi yasalarına uymalısınız, bu nedenle kime ödemeniz gerektiğini ve ne kadar borcunuz olduğunu bildiğinizden emin olun. Bu, Amazon'da satış yaparken de geçerlidir.

Gerekli tüm vergilerinizi doğru devlet kurumlarına ödediğinizden emin olmak için bir vergi uzmanına danışmak veya vergi dosyalama yazılımı kullanmak en iyisidir. Bu yöntemlerden herhangi biri, bir görevin bu baş ağrısında size yardımcı olacak ve doğru şekilde yaptığınızdan emin olacaktır.

Yardım almak

İnternete girmeden ve muhasebe ve defter tutma listesinin her adımında size yardımcı olacak e-ticaret şirketlerini aramaya başlamadan önce, her konseptin ne anlama geldiğini anlamaya çalışın.

Umarım, bu 101 kılavuzu muhasebe beyninizi harekete geçirmiştir. Bir Amazon satıcısıysanız, bu kılavuza göz atın.

Yukarıdaki konuları inceledikten sonra, bu hedeflerden birini veya birkaçını kendi başınıza kolayca gerçekleştirebileceğinizi görebilirsiniz. Bunu yaptığınızda, işinizin farklı alanlarının kontrolü sizde olacak ve uzun vadede biraz tasarruf edebilirsiniz. Size yardımcı olması için finansal model şablonlarını bile kullanabilirsiniz.

Bununla birlikte, ne zaman kendi başınıza yapamayacağınızı bilmek önemlidir. Yukarıda listelenen bir şey konfor alanınızın çok dışındaysa veya bu muhasebe görevlerini iyi yapmak için zamanınız yoksa yardım isteyin. En iyi yaptığınız işlere odaklanmalı ve gerçekten yapamayacağınız ya da yapmak istemediğiniz işleri dışarıdan temin etmelisiniz.

Bir muhasebe firması veya muhasebeci tuttuğunuzda, çabalarınızı işinizin diğer yönlerine odaklayabilirsiniz. Finans uzmanları bu görevleri sizin için yerine getirirken, yeni müşteriler çekmek ve diğer önemli iş kararlarını ele almak için e-ticaret web sitenizi pazarlamak için zaman harcayabilirsiniz.

Size yardımcı olması için bir muhasebe şirketi tutmaya hazır olduğunuza karar verirseniz, seçeneklerinizi değerlendirin. Bu işi sizin yerinize yapması için gerçek kişileri işe alabilir veya bu işleri kendi başınıza tamamlama arayışınızda size yardımcı olacak bir yazılım satın alabilirsiniz.

Yardım alma zamanı geldiğinde, bilmeniz gereken bazı bilgiler şunlardır:

Danışmanlar ve Muhasebe Çözümleri

Muhasebe ve defter tutma yardımı, yazılım, EBM uzmanları ve muhasebeciler dahil olmak üzere birçok biçimde gelir.

Ecom CPA, kullanmak isteyebileceğiniz bir hizmet sağlayıcıdır. Bu şirket, tahakkuk muhasebesi, aylık beyanname hazırlama ve karlılık analizi gibi e-ticaret işletmeleri için muhasebe ve defter tutma hizmetlerinde uzmanlaşmıştır.

İş gereksinimlerinizde size yardımcı olması için Lyfe Muhasebe'nin CFO hizmetlerini de kullanmak isteyebilirsiniz.

Ve çok sayıda seçeneğe sahip olmak ideal olduğundan, Webgility yazılım muhasebe hizmetlerine de göz atmayı unutmayın.

Biraz daha yardıma mı ihtiyacınız var ve bu yolda size rehberlik edecek muhasebe yazılımı mı istiyorsunuz? EcommerceCEO.com'daki muhasebe yazılımı gönderisine göz atın ve ihtiyaçlarınıza tam olarak uyan yazılım programını bulun!

Şirketinizin Muhasebesinden Emin Olun

Artık e-ticaret mağazanız için muhasebe ve muhasebe temellerini bildiğinize göre, tam olarak nereden başlayacağınızı bildiğinizden emin olabilirsiniz. Bu muhasebe ve defter tutma prosedürleri kılavuzunu ve en iyi uygulamaları inceledikten sonra, görevleri kendi başınıza halledip halledemeyeceğinize veya dışarıdan yardıma ihtiyacınız olup olmadığına karar verebilirsiniz.

Bu görevlerde size yardımcı olacak bir profesyonele ihtiyacınız olacağını biliyorsanız, bu işleri üçüncü taraf şirketlere yaptırın. Ne de olsa, bu kişiler bu alanlarda bilgilidir ve sizin için e-ticaret muhasebesi ve defter tutma görevlerini tamamlamak üzere eğitilmiştir.

Hangi yolu seçerseniz seçin, mali belgelerinizi sürekli olarak gözden geçirdiğinizden emin olun. Bu görev, bilgilerin doğru olduğundan ve e-ticaret şirketinizin mali durumunu gerçekten anladığınızdan emin olmanıza yardımcı olur.