COVID-19 Sırasında E-posta İletişimi: İpuçları ve Örnekler

01.06.2021 güncellendi

COVID-19 herkesi bir şekilde etkiledi, ancak bazı endüstriler ve yerel işletmeler müşteri iletişimi açısından daha ağır bir yük taşıyor. Havayolu ve seyahat endüstrisinin yanı sıra, sakinler en sevdikleri kafenin yeniden açılıp açılmadığını veya kafeye gitmeden önce rezervasyon yaptırmaları gerekip gerekmediğini ikinci kez tahmin ederken, birçok yerel işletme kendi COVID-19 e-posta güncellemelerini gönderdi. Jimnastik.

Bazı şirketler, bu gibi durumlarda yıl boyunca kriz iletişimi için hazırlanan özel ekiplere ve satıcılara sahiptir. Ancak birçok küçük işletme ve marka bunu yapmaz. Yakın tarihli E-posta Karşılaştırma ve Katılım Çalışmamız, insanların ortalama olarak yaklaşık 50 marka ve işletmeye abone olduğunu ve e-posta aldığını ortaya koydu . İşletmeler yeniden açılmaya, çalışma saatlerini ayarlamaya ve yeni protokoller belirlemeye başladıkça birçok işletme, normale dönerken COVID-19 riskini azaltmak ve müşterilerini güvende tutmak için attıkları adımlar hakkında e-postalar gönderiyor.

Bu gönderi, kendi COVID-19 e-posta güncellemenizi göndermek istiyorsanız ve rehberlik arıyorsanız bazı en iyi uygulama ipuçları sağlar.

İlk olarak, bir COVID-19 e-postası göndermeniz gerekiyor mu?

Tüm bu COVID-19 e-postalarının gelen kutunuzda açıldığını görüyor olmanız, kendi e-postalarınızı göndermeniz gerektiği anlamına gelmez. Hiçbir şekilde sadece çılgınlıktan “büyük harf kullanmak” için COVID-19 hakkında e-posta göndermemelisiniz. Bu e-postaları yalnızca yasal bir iş ihtiyacınız varsa gönderin.

Ekstra kriz iletişimi gerektirecek bazı kullanım örnekleri şunları içerir:

• Şirket etkinliği güncellemeleri veya iptalleri
• Saat güncellemelerini, kapanışları veya yeniden açılışları saklayın
• Bir şirketin hizmetlerine uzaktan nasıl erişileceğine dair bilgiler
• Bireylerin birbirleriyle yakın temasa geçebileceği yüksek yaya trafiğine sahip işletmelerden güncellemeler

Lütfen unutmayın: Bu, ne zaman bir COVID-19 e-postası göndermeniz gerektiğine dair kapsamlı bir liste değildir, ancak umarız bu, işletmeniz için sonraki adımların ne olması gerektiğine karar vermenize yardımcı olur. Bir e-posta uzmanıyla konuşmak isterseniz, bizimle buradan iletişime geçin.

Gönderen ve konu satırı: İçinde ne olduğu konusunda net olun

Şimdi gönderen adınızı değiştirerek oynamanın zamanı değil. Alıcının kafasını karıştırabileceğinden, gönderenlerin kişisel adları kullanmaktan kaçınmasını öneririz. Göndereni tanımayabilir ve e-postayı gözden kaçırabilirler. Bu gibi durumlarda netlik bir numaralı önceliktir ve tutarlı olmak net bir mesaj elde etmenize yardımcı olacaktır.

Açık, özlü konu satırları sağlamanızı öneririz. Promosyon e-postalarında, ilgi çekici bir dönüş yapmak, alıcıları e-postalarınızı açmaya ikna etmenin etkili bir yolu olabilir. Ancak COVID-19 e-postası için "COVID-19'a Yanıtımız" gibi basit konu satırlarını kullanın. Alıcınız işletmenizi kullanıyorsa veya ziyaret ederse, muhtemelen daha fazla bilgi edinmek ve bu e-postayı açmak isteyecektir.

Marka sesinizi ve tonunuzu ayarlayın

Belki de marka sesiniz tipik olarak süper arsız ve özgür ruhludur. Şimdi, tonu ayarlamak ve kontrolünüz altındaki gerçeklere ve gelişmelere odaklanmak için iyi bir zaman olabilir. Ancak aşırı düzeltme yapmayın ve alıcının stresini artıracak kadar ciddi veya sert bir tonda yazmayın.

COVID-19 e-postanızın gövde kopyasını yazarken, alıcınızla endişelerini kabul ederek bağlantı kurun, ancak e-posta boyunca sakin ve nesnel bir ton kullanın.

Okuyucunuz duruma göre değişimi anlayacak ve markanız aslında çok daha insani görünecek.

Eyleme odaklan

Alıcılarınız, COVID-19 riskini ve yayılmasını azaltmak için yaptığınız eylemlerle en çok ilgilenecek. Okuyucunun önlemlerinizi verimli bir şekilde gözden geçirebilmesi için bu eylemleri madde işaretli bir liste halinde sunmayı düşünün. Her hafta spor salonunuzu derinlemesine temizlemek için ek temizleyiciler tuttunuz mu? Alıcınızın bilmek istediği şey budur.

Chase Bank kısa süre önce, bankaya uzaktan nasıl erişileceğine ilişkin yararlı kaynaklar ve ipuçları içeren bir COVID-19 e-postası gönderdi:

E-postanızı bir işletme olarak ne yaptığınız ve müşterilerinizin yardımcı olmak için neler yapabileceği şeklinde bölümlere ayırmayı düşünün. A Precious Child, Denver Metro'da bulunan ve uygun ailelere nazikçe kullanılmış giysiler ve malzemeler sağlayan kar amacı gütmeyen bir kuruluştur. Önleyici tedbirlerin yanı sıra gönüllülerden istediklerini, okunması kolay maddeler halinde özetlediler:

Herhangi bir kriz sırasında, haber yayınlarında, Twitter hesaplarında ve daha fazlasında genellikle bir fikir ve ses denizi vardır. COVID-19 e-postanızı bu gürültüye eklemek için bir fırsat olarak kullanmayın.

Kendini buna adamış bir ajans için çalışmadığınız sürece, bir kriz karşısında editoryal bir duruş sergilemekten kaçının.

Alıcılarınız bunu koklayacak ve görüşlerinize katılmama ihtimalleri yüksek. Sonuç olarak, marka itibarınızı ancak kriz bittiğinde riske atarsınız.

Sahip olduğunuz gerçeklere ve bu gerçekler nedeniyle yaptığınız eylemlere odaklanın.

COVID şirket güncellemeleri ve yeniden açma örnekleri

Gittikçe daha fazla COVID gereksinimi kaldırıldığından, müşterilerine COVID protokollerini nasıl takip ettikleri ve kapasite, çalışma saatleri veya tekliflerde yaptıkları ayarlamalar konusunda net iletişim sağlamak işletmelerin görevidir.

Açıklık ve eyleme odaklanan yukarıdaki ipuçları hala geçerlidir. Kaldırılan kısıtlamaların müşterilerini nasıl etkileyeceğini açıkça bildiren birkaç işletme örneği.

Üyeliğinizi yeniden başlatın

ClassPass, COVID tam olarak yürürlükteyken müşterilerin 2020 boyunca planlarını duraklatmalarına izin verdi. Ancak ülke çapında kısıtlamalar kalkmaya başlayınca ClassPass, zindeliğe geri dönmeye yardımcı olacak adımları ayrıntılı olarak açıklayan bir e-posta gönderdi. E-posta, bölgedeki yeniden açılan fitness işletmelerini listeler, müşterinin üyeliğinin ne zaman duraklatılacağını açıkça belirtir ve krediler, güvenlik ve temizlik ile planınızı nasıl ayarlayabileceğinizle ilgili önemli güncellemelerin bir listesini sağlar.

Hizmetlerinizi yeniden başlatmayı planlıyorsanız, müşterilerinize işinize nasıl başlayabileceklerini veya artık ilgilenmiyorlarsa üyeliklerini nasıl durdurabileceklerini açıkça belirtin. En önemli bilgileri vurgulamak için ClassPass'in e-postası gibi kalın metinler kullanın.

Sağlık hizmetleri: COVID aşısı e-postası ve SMS

Bir aşı güncelleme e-postası, dünyanın dört bir yanındaki sağlık hizmeti sağlayıcılarının COVID aşılarını almak için nasıl kaydolacakları konusunda bilgilendirildiklerinden ve haberdar olduklarından emin olmak için hastalarıyla paylaştığı bir iletişim eklememiş olsaydık, kusura bakmamış olurduk.

Kaiser Permanente'den gelen bu e-postanın hiçbir özelliği yok - doğrudan "Yeni CDC maske yönergeleri" konu satırıyla başlayan noktaya geliyor. Ardından, aşı randevunuza nasıl kaydolabileceğinizi ve Kaiser'in her bölüm için CTA'ları vurgulayarak maske yönergelerini nasıl ele almayı planladığını ayrıntılarıyla anlatıyor. E-posta basit ama etkilidir.

Birçok sağlık hizmeti sağlayıcısı ve işletmesi, yaklaşan randevular ve mevcut aşılar hakkında hastalarla hızlı bir şekilde iletişim kurmak için SMS'e (daha yaygın olarak metin mesajları olarak bilinir) da başvurdu.

Örneğin, Dr. B, aşılar kullanıma sunulduğunda hastaları uyarmak için SMS'e güveniyordu. SMS, Dr. B'nin hastalara ulaşmasına ve onlardan mümkün olan en kısa sürede yanıt almasına izin verdi.

E-posta, şirket güncellemelerini iletmek ve prosedürleri yeniden açmak için mükemmel olsa da, müşterilerinizle hemen iletişime geçmeniz gerekiyorsa, SMS, iletişim cephanenizde olması için mükemmel bir araçtır.

Yeniden açılış COVID e-postasını saklayın

2020-21'deki birçok işletme gibi Jalan Facial Spa da geçici olarak kapanmak zorunda kaldı. İşletme yeniden açılmaya hazır olduğunda temizlik prosedürlerini, COVID protokollerini ve kapasite kısıtlamalarını özetleyen mükemmel bir e-posta gönderdiler. Okuyucuları yeniden açılış ve COVID-19 güvenlik politikalarınız hakkında daha fazla bilgi edinmeye yönlendirmek için Jalan'ın e-postası gibi cesur CTA'lar kullanmayı deneyin.

Uyum sağlamaya hazır olun

Hızla değişen herhangi bir durumda olduğu gibi, bugünün gelişmeleri hızla modası geçmiş olabilir. Çalışanlarınızı ve müşterilerinizi güvende ve sağlıklı tutabilmek için diğer COVID-19 gelişmelerine veya güncellemelerine yanıt vermeye hazır olun.

Bu ipuçlarının, COVID-19 gelişmelerinde gezinmenize ve bu süre zarfında etkili e-posta iletişimleri sağlamanıza yardımcı olacağını umuyoruz. COVID-19'un yayılması hakkında en doğru ve güncel bilgiler için Hastalık Kontrol Merkezi'ne (CDC) ve Dünya Sağlık Örgütü'nün (WHO) COVID-19 Panosuna bakın.