Fatura E-postası Nasıl Yazılır [Ücretsiz Şablon]

Fatura e-postasının nasıl yazılacağını bilmek, zamanında ödeme almak için kritik bir faktördür. Ana hedefleriniz, alıcıya ne istediğinizi açık, özlü ve kibar bir şekilde bildirmektir. Genellikle ek olarak gönderilir, kısa bir ön yazı işlevi görecek ve verimliliğinizi düzene sokacak standart bir e-posta fatura şablonuna ihtiyacınız olacaktır.

Twilio SendGrid'de, temel günlük görevlerinizde zamandan ve baş ağrılarından tasarruf etmek için E-posta Yazma 101 en iyi uygulamalarına ve ücretsiz şablonlara sahibiz. Özellikle fatura e-postalarıyla ilgili ipuçlarının yanı sıra hemen kullanabileceğiniz ücretsiz bir fatura e-posta şablonu için okumaya devam edin. Ayrıca fatura hatırlatıcıları ve vadesi geçmiş faturalar için bonus e-posta şablonları da ekledik.

Fatura e-postası yazmak için ipuçları

Faturalar için e-posta şablonumuzla, gerçekten yazma ipuçlarına ihtiyacınız olmayacak. Göndermeye hazır mükemmel e-postayı kişiselleştirmek ve oluşturmak için boşlukları doldurmanız yeterlidir! Ancak, tamlık adına, neden bu özel fatura ve makbuz şablonunu seçtiğimizi aydınlatmak için buraya birkaç nokta ekleyeceğiz.

Şeffaf fiyatlandırma ve düzenli yazışmalarla sürprizleri önleyin

Mükemmel şablonla bile fatura e-postanıza gelen tepkiler olumsuz olabilir. Fiyatlandırma yapınızda şeffaflığı taahhüt ederek ve beklentilerdeki farklılıkları önceden bildirerek müşterilerinizden kaynaklanan gecikmeleri ve memnuniyetsizliği önleyebilirsiniz. Beklenen toplamda önemli değişiklikler varsa, yaklaşan faturanın neden önceden üzerinde anlaşılan miktardan farklı olduğunu açıklayan bir ön e-posta göndermeniz gerekir.

Daha da iyisi, sözleşmenizin sonunu planladığınız gibi yerine getirmenin önünde engeller görürseniz, faaliyetinizi durdurun ve bütçeyi aşan sürprizleri ortadan kaldırmak için müşteriyle seçenekleri tartışın.

E-postanızı basit ama arkadaşça tutun

E-postanızın amacı ödeme almak olsa da, bir müşteriyle her türlü düzenli yazışma, ilişkiyi sağlamlaştırmak için bir fırsattır. Hafta sonu planlarınız hakkında konuşmanıza veya müşterinize bu akşam yemekte ne var diye sormanıza gerek yok. Ancak, e-postayı müşterinin adıyla kişiselleştirmek, iş için minnettarlığınızı ifade etmek ve müşterinizin işlemde rahat hissetmesi için yeterli bilgi sağlamak istiyorsunuz. Şablonumuzun basit bir dil kullandığını ve bu noktaları olabildiğince az cümleyle ifade ettiğini fark edeceksiniz.

Acil durumlar için plan yapın

Fatura e-postaları gönderen birçok kişi için ödemeleri takip etmek talihsiz bir gerçektir. Dürüst insanlar bile meşgul, unutkan ve belki de birden fazla finansal yükümlülükle uğraşıyorlar. E-postaların bir spam klasörüne düşebileceğini veya yanlış gelen kutusuna ulaşabileceğini belirtmeye gerek yok. Fatura ödemesini hemen almadıysanız, 1 veya 2 hafta önceden gönderilen dostça bir hatırlatma ile faturaları vade tarihinden bir ay önce göndermeyi düşünebilirsiniz.

Ek olarak, bir müşterinin ödemeyi hemen yapmadığı zamana hazırlanmak için vadesi geçmiş bir fatura şablonu veya 2 oluşturmanız gerekebilir. Vadesi geçmiş fatura e-postaları, nezaketi korurken biraz daha resmi ve kesin olma eğilimindedir.

Neden bir fatura e-posta şablonu kullanmalısınız?

Bir iş e-postasının gönderilmesi 5 dakikadan fazla sürmemelidir. Bundan daha uzun sürerse veya çok sayıda fatura gönderiyorsanız, bu süreyi 30 saniyeye veya daha azına indiren hızlı, kolay fatura makbuz şablonunun yerini hiçbir şey tutamaz.

Serbest çalışanlar ve küçük işletme sahipleri genellikle zamanında ödeme almak için mücadele eder. Gecikmenin birçok nedeni olsa da, anlaşılması kolay bir e-posta fatura şablonu genellikle daha fazla dikkat çeker, ödeme koşullarını netleştirir ve bu zorluğun çoğunu azaltır.

Faturalar için e-posta şablonu

İdeal olarak, asıl faturanızı, müşterilerin yazdırmasını, kaydetmesini ve muhasebe yazılımlarına yüklemesini kolaylaştıran indirilebilir bir PDF olarak oluşturacaksınız. Aşağıdaki fatura gönder e-posta şablonu işletmeniz için özelleştirilebilir ve e-postanın konu satırına ve gövdesine eklenebilir.

Faturalar için standart e-posta şablonu

Konu satırı: Son ödeme tarihi [TARİH] olan [ÜRÜN/HİZMET] için #[SAYI] numaralı fatura

Merhaba [MÜŞTERİ ADI],

Umarım iyisindir. Son ödeme tarihi [TARİH] olan [ÜRÜN/HİZMET] için lütfen ekteki [NUMBER] numaralı faturaya bakın. Herhangi bir sorunuz varsa çekinmeden ulaşabilirsiniz.

Saygılarımla,

[ADINIZ VE E-POSTA İMZAINIZ]

BONUS – Takip faturası e-posta hatırlatma şablonu

Konu satırı: [ÜRÜN/HİZMET] için [SAYI] numaralı faturanın son ödeme tarihi yakında [TARİH] olacak

Merhaba [MÜŞTERİ ADI],

Umarım iyisindir. Bu, [ÜRÜN/HİZMET] için ekteki [NUMBER] numaralı faturanın son ödeme tarihinin [TARİH] [ZAMAN ÇERÇEVESİ] içinde olduğunu hatırlatmak içindir. Herhangi bir sorunuz varsa lütfen bana bildirin.

İşiniz için teşekkür ederim,

[ADINIZ VE E-POSTA İMZAINIZ]

BONUS – Vadesi geçmiş fatura e-posta şablonu #1

Konu satırı: [TARİH] tarihinde [ÜRÜN/HİZMET] için vadesi geçmiş #[SAYI] faturası

Sayın [MÜŞTERİ ADI],

Umarım iyisindir. Son ödeme tarihi [NUMBER] gün önce [DATE] olan [PRODUCT/SERVICE] için [NUMBER] numaralı faturanın ödemesini henüz almadık. Lütfen ödemeyi ne zaman alabileceğimizi bize bildirin ve herhangi bir sorunuz veya endişeniz varsa çekinmeden bize ulaşın.

Saygılarımla,

[TELEFON NUMARASI DAHİL ADINIZ VE E-POSTA İMZAINIZ]

BONUS – Vadesi geçmiş fatura e-posta şablonu #2

Konu satırı: [ÜRÜN/HİZMET] için Fatura #[SAYI] **VADEMİ GEÇEN**

Sayın [MÜŞTERİ ADI],

Ekte, [HİZMET/MAKİNA TARİHİ]'nde sağlanan ve son ödeme tarihi [VADE TARİHİ] olan [ÜRÜN/HİZMET] için bir fatura bulunmaktadır.

Lütfen [TUTAR] tutarında bir gecikme ücretinin uygulanacağını ve ödenmesi gereken toplam tutarın artık [TOPLAM] olduğunu unutmayın.

Ödemeler PayPal, Venmo, Apple Pay veya [WEB PORTAL LINK] üzerinden kabul edilebilir.

İsterseniz, [ADINIZ VEYA İŞİNİZ] adına düzenlenmiş bir çeki şu adrese postalayabilirsiniz:

[İŞ ADRESİ].

Lütfen ne zaman ödeme bekleyeceğinizi ve başka sorularınız veya endişeleriniz varsa bana bildirin.

Teşekkür ederim,

[TELEFON NUMARASI DAHİL ADINIZ VE E-POSTA İMZAINIZ]

E-posta ile fatura nasıl gönderilir

Şablonunuzu aldıktan sonra, faturanızı e-postayla şu yollarla kolayca gönderebilirsiniz:

• Müşterinin kolayca fark edip yerini bulabilmesi için standart bir konu satırı ekleme
• Şablonu e-postanın gövdesine ekleme
• Şablonun açık alanlarını özelleştirme
• Ataş sembolüne tıklayarak ve dosyayı bularak bekleyen faturayı ekleme
• Herhangi bir alanı kaçırmadığınızdan emin olmak için e-postayı düzeltme
• Uygulama programlama arabiriminiz (API) aracılığıyla şimdi gönderme veya bir zaman planlama

Bir şablon tasarlayabileceğiniz, varyasyonları test edebileceğiniz, e-postaları otomatik olarak planlayabileceğiniz ve yanıtları izleyebileceğiniz için, sürecinizin bir parçası olarak Twilio SendGrid gibi bir API kullanmanızı şiddetle öneririz. Kendi başınıza iş yapıyorsanız, sitemizde, meşgul serbest çalışanlar ve işletme sahipleri için zamandan ve güçlüklerden tasarruf sağlayan ücretsiz perakende satın alma makbuzu e-posta şablonları da dahil olmak üzere çok çeşitli kaynaklar bulacaksınız .

Ticari fatura e-postalarınızı Twilio SendGrid ile gönderin

Twilio SendGrid, şablonlar oluşturmak ve fatura e-postaları göndermek için kolay, sezgisel bir platform sunar. Birden fazla müşteri için fatura oluşturma, test etme ve izleme dahil olmak üzere, başarılı e-posta kampanyaları oluşturmanız için gerekli temeli sağlıyoruz.

Sürecinizi daha fazla otomatikleştirerek, iş faturası e-postalarınızın uygun standartları karşılamasını ve hatasız teslim edilmesini sağlayarak dikkatinizi ve çabanızı işinize değer katmaya odaklamanıza olanak tanırsınız. Daha fazla bilgi için E-posta API sayfamızı ziyaret edin!