E-posta Yanıt Sürenizi Nasıl Artırırsınız?

Başı belada olan bir müşteriye hızlı bir yanıt göndermekten daha değerli bir şey yoktur. Hızlı yanıt göndermenin birçok avantajı vardır.

Anında yanıt alan bir müşteri, hizmetinizden memnun kalır. Bir ürün veya hizmet seçme konusunda bir karar vermeleri gerekiyorsa, daha hızlı karar verebilirler. Bir sorunla karşılaşırlarsa ve onlara hızlı bir şekilde destek sağlanırsa, şirketin satış sonrası müşteri hizmetlerini öveceklerdir. Ek olarak, e-postadaki hızlı yanıt oranı, şirketinizin adının kullanıcıların zihninde taze kalması anlamına gelir.

E-posta yanıt oranınızın iyileştirilebileceği yolları tartışalım.

Genel Sorulara Otomatik E-posta Yanıtları Ayarlayın

Böylece, örneğin potansiyel bir müşteri ürün teslimatının ne kadar süreceğini sorduğunda, teslimat süreleriyle ilgili standart bir cevap gönderilebilir. Otomatik yanıtı oluştururken, e-posta mesajını müşterinin ayrıntılarıyla özelleştirin.

Bu durumda, siparişin takip numarası e-postaya dahil edilmelidir. Benzer şekilde müşterinin adresini e-postaya eklemek kullanıcı memnuniyetini artıracaktır.

Yapay Zeka Kullanarak Çalışan E-posta Gönderme Araçlarını Kullanın

Yapay zeka araçları, bir duygu analizi yapmak için doğal dil işlemeyi kullanır.Araç, e-postanın içeriğini okuyarak müşterinin üslubunu sınıflandırabilir.Gönderen memnun değilse, ilgili bir yanıt gönderilebilir. Örneğin, müşteri kötü hizmet olduğunu belirten bir e-posta gönderirse, kendisine özür dileyen bir yanıt veya belki de ücretsiz bir hediye gönderilebilir.

Müşteri hizmetleri temsilcileri, özellikle müşteri kötü bir ruh halindeyse, doğru yanıtı düşünmek genellikle çok zaman alabilir. Öte yandan AI araçları, veri tabanından en uygun yanıtı arayarak anında yanıt gönderebilir.

Mesajın amacınıanaliz etmenin yanı sıra , e-postalar içeriklerine ve konu satırına göre sınıflandırılabilir. E-postayı AI ile yöneterek otomatik etiketleme yapılabilir. Bu şekilde sıralamak kolaylaşır ve ilgili departmanlara iletilebilir.

Araçlar, iş akışları oluşturmaya yardımcı olur. Örneğin, bir iş akışı, e-postaları konu türlerine göre yönlendiriyor olabilir. Her müşteri hizmetleri temsilcisi, belirli bir e-posta konusunda atanabilir. Ancak bu durum çalışanlar için tekdüze çalışma tehdidi oluşturmaktadır.

Her Ekip Üyesinin Sorumluluğunu Netleştirin

Belirlenen ekip üyelerine e-posta atayın. E-postaları kimin yanıtladığı konusunda herhangi bir karışıklık olmamalıdır. Ekip üyeleri bir başkasının bir müşteri e-postasına yanıt vermiş olabileceğini düşündüğünde e-postalar yanıtsız bırakılır.

Devam eden müşteri desteği için farklı saat dilimlerindeki kişileri işe alın. Sorunuzu her zaman cevaplamak için bir temsilci atanmalıdır. Daha hızlı yanıt vermek için destek teknisyenleri önceden oluşturulmuş şablonları kullanmalı ve bunları gerektiği gibi değiştirmelidir.

E-posta yoluyla destek sağlamaya kendini adamış kişileri işe alın. Temsilci, aramalar ve e-postalar aracılığıyla destek sağlamaktan sorumluysa dikkatleri başka yöne çevrilir. Otomatik araçlar kullanmıyorsanız,bir ekip üyesi e-postaya odaklanırsa hızlı bir yanıt oranı mümkündür.

Bir Yazım Denetimi Aracı Kullanın

Profesyonel e-postalar gönderirken doğru dilbilgisi ve yazım kurallarını kullanmak önemlidir. Temsilcilerin dil becerileri olağanüstü olsa bile insanlar hata yapar. Dilbilgisi aracının bir uzantısına sahip olmak, hiçbir dilbilgisi hatası olmamasını sağlayacaktır. E-posta, bir araç yardımıyla daha kısa sürede gönderilmeye hazır hale gelir.

“Sevkiyat” yerine “gönderim” veya “sipariş” yerine “sipariş” yazmak gibi hatalar yapmak istemezsiniz. Diğer bir deyişle,araç, ton ve dilin tutarlı ve profesyonel olmasını sağlarken hızlı e-posta yanıtları göndermeye yardımcı olur.

Harika Analitik Becerilere Sahip Kişileri İşe Alın

Müşteriler her boyutta e-posta gönderir. Müşteri destek temsilcilerinin uzun e-postaları inceleyecek vakti olmayabilir. Hızlı okuma veya göz gezdirme değerli bir beceridir.

Hızlı yanıt oranı, müşteri destek temsilcisinin sorunu ne kadar verimli analiz ettiğine ve yanıt gönderdiğine bağlıdır .Elbette yanıt verme hızı, destek teknisyeninin ne kadar hızlı yazabildiğine de bağlıdır. Temsilci, işte daha fazla deneyim kazandıkça uzmanlaşacaktır.

Temel bir kural, e-postalara yanıt verme işini yeni işe alınan birine teslim etmemek. Yeni başlayanların muhtemelen birçok sorusu olacaktır. Yöneticilerden veya diğer ekip üyelerinden gelen yanıtların onaylanması zaman alacak ve bu da yanıt oranını yavaşlatacaktır. Yeni başlayan biri her zaman kıdemli bir müşteri temsilcisi ile birlikte çalışmalıdır.

Kapsamlı Bir Bilgi Bankası Oluşturun

Müşteri hizmetleri temsilcisinin, özellikle bir teknik şirketin parçasıysa, tüm soruların çözümlerini ezbere hatırlaması pek olası değildir. Bilgi bankası makalelerine kolayca erişilebilir olmalıdır.

Makaleleri ve belgeleri oluşturan ekibin ayrıntılı isimler bulması gerekir. Böyle bir adlandırma kuralına örnek olarak, "nakliye politikası - yerel müşteriler - güncellenmiş sürüm" gösterilebilir.

İdeal olarak, anahtar kelimelerin aranabileceği bir arama çubuğu bulunmalıdır. Müşteri temsilcileri, müşterinin sorusuna en uygun çözümü içeren makaleyi anında arayabilirler.

SEO Bağlantı Oluşturmada Yanıt Oranı Zaman Önemi

Konuk ilan veren web sitelerine ulaşan arama motoru optimizasyonu (SEO) ekibi için hızlı bir yanıt, bağlantı oluşturma çabalarını büyük ölçüde artırabilir. Hızlı yanıt oranı şu anlama gelir:

• Bağlantı alma süreci daha hızlıdır – içerik ekibiyle bir makale taslağı oluşturmak ve onu yayınlamak için daha hızlı işbirliği sağlar.
• Web yöneticisi işbirliği yapmakla ilgilenmiyorsa, hayalet olmaktansa reddedilmek daha iyidir.

Hızlı bir yanıt oranı, bağlantı oluşturucuları daha fazla kişiye ulaşmak için motive eder.

Bir potansiyel müşteri listesi oluşturmak, her biri için özelleştirilmiş e-postalar hazırlamak ve yine de hiçbirinden yanıt alamamak için zaman harcamanın ne kadar moral bozucu olacağını bir düşünün.

Hedeflenen içeriği göndermek, SEO çabalarını aşağıdaki şekilde geliştirmeye yardımcı olur:

1. Bir müşteri size belirli bir ürün veya hizmet hakkında soru soran bir e-posta gönderir.
2. Web sitesinden ilgili bir blog veya yardım masası makalesi göndererek onlara yanıt verirsiniz.
3. Web sitenizin trafiği artar (içerik hedefli olduğu için kullanıcının web sayfasında daha uzun süre kalma olasılığı vardır ve hemen çıkma oranı düşüktür).
4. Google, web sayfasının kullanıcı amacına uygun olduğunu düşünür ve web sayfasını arama sonuçları sayfalarında daha üst sıralara taşır.

E-postalar SEO'ya Nasıl Yardımcı Olur?

Bu makale, e-posta yoluyla hızlı yanıtların nasıl gönderileceğini ele aldı. Soru şu ki, bu herhangi bir şekilde SEO'yu etkiler mi? Cevabı iki kategoriye ayıralım.

Potansiyel Müşterilere E-posta Gönderme

E-posta pazarlaması çok önemli bir müşteri edinme kanalıdır. Birisi şirketinizi duymadıysa veya şirketinizin adını unuttuysa, sizi hemen arama motorlarında arayabilirler.

Okuyun: E-posta pazarlaması, video kullanarak SEO sonuçlarınızı artırmanıza nasıl yardımcı olabilir?

Web siteniz veya uygulamanız SEO açısından iyi performans gösteriyorsa, markanız sonuçlarda üst sıralarda görünecektir. Bu şekilde web sitenizdeki veya uygulamanızdaki trafik artacak ve doğrudan dönüşüm oranının artmasına neden olacaktır. SEO'nun bağımsız bir hizmet olmadığını, ancak diğer kanallardan da trafik çekmeye yardımcı olduğunu hatırlamak önemlidir.

Mevcut Müşterilere E-posta Gönderme

Bir şirket olarak, mevcut müşterilerin e-posta adreslerine sahipsiniz. Birisi bülteninize kaydolduysa, bu kişiye indirimler, özel promosyonlar, bilgilendirici içerikler, yeni ürünler veya hizmetler hakkında düzenli güncellemeler gönderilebilir.

Hedeflenen trafiğin de dönüşüm sağlama olasılığı daha yüksektir.

Mevcut bir müşteri size belirli bir sorun gönderirse, sorunuyla ilgili web sitesindeki içeriğe bağlantılar gönderilebilir.

Büyük şirketler için haber bültenleri de farklı konulara ayrılabilir. Potansiyel ve mevcut müşteriler ilgilendikleri niş konulara kaydolabilirler. Bu şekilde, marka web siteniz SEO çalışmalarına yardımcı olacak faydalı trafik almaya başlayacaktır .

SEO'nun amacı, müşterilerin ihtiyaçlarını karşılayan bir hizmet oluşturmaktır.Kullanıcı memnuniyeti doğrudan SEO ile bağlantılı olmasa da, birinci sınıf bir müşteri hizmeti ağızdan ağza pazarlama ile sonuçlanacaktır. İnsanlar markanızın adını arayacak ve web sayfasında daha uzun süre kalacak, bu başlı başına bir kazançtır.