Çalışanların E-postayla Zamana ve Paraya Maliyet Olmasının 9 Yaygın Yolu (Ve Nasıl Düzeltilir)

Ortalama bir profesyonel, günde 6 saatini e-postaları kontrol etmek ve yazmak için harcar.

Yine de, işletmelerin büyük çoğunluğu, bu süre boyunca bu gelen kutularında neler olup bittiği hakkında hiçbir fikre sahip değil.

Tam bir kör nokta.

Çalışanlarınızın bu zamanı verimli bir şekilde geçirip geçirmediğini nasıl anlarsınız?

Bu kılavuzda, kuruluşunuzdaki e-posta etkinliğinin kara deliğini nasıl aydınlatacağınızı, kuruluşunuzun e-posta etkinliğini nasıl görselleştireceğinizi, sorunları nasıl belirleyeceğinizi ve bu sorunları nasıl çözeceğinizi göstereceğim.

Hazır? Hadi dalalım.

Çalışanlar E-posta İle Nasıl Zaman Harcar?

Şimdi, çalışanların e-postayla zaman kaybetmesinin belirli yollarından bazılarına göz atalım.

Bu öğeler, kuruluşunuza zarar verme olasılığı en yüksek olan belirli alışkanlıkları, taktikleri ve yaklaşımları seçici olarak hedefler:

1. Zamanında yanıt verememek.

Profesyoneller, hızlı e-posta yanıt süreleri bekler ve bunun iyi sebepleri vardır:

• Herkesin belirli görevlerine devam etmek için yeterli bilgiyi beklemesi gerektiğinden, yavaş yanıtlar bir e-posta ileti dizisindeki bir proje üzerinde işbirliği yapan bir ekibi tıkayabilir.
• Satış temsilcileri, yeni gelen potansiyel müşterilere ne kadar erken yanıt verirse, dönüşüm oranlarını büyük ölçüde artırır. Yanıt vermeden geçen her dakika, dönüşüm oranlarını önemli ölçüde düşürür. Satışların %35-50'si ilk yanıt veren satıcıya gidiyor ve bir saat içinde yanıt verirseniz olası satış dönüşüm oranı %700 artıyor.
• Müşteri hizmetleri temsilcileri, destek sorgularına hızlı bir şekilde yanıt verildiğinde müşterilerin çok daha memnun hissetmelerini sağlayabilir, bu da müşteri sadakatini, yönlendirmeleri ve dönüşüm oranlarını artırır.

Alt satır: Çalışanlarınızın aldıkları e-postalara ortalama olarak ne kadar hızlı yanıt verdiğini bilmeniz gerekir. Satış ve müşteri hizmetleri temsilcileri için, herhangi bir yeni ileti dizisine ne kadar hızlı yanıt verdiklerini bilmek özellikle önemlidir, çünkü bu "ilk yanıtlar" genellikle alıcının işletmenizden bir insan temsilciyle iş yaptığına ilişkin ilk izleniminin göstergesidir.

2. Tembel tepkiler.

Çalışanlarınız, aldıkları e-postalara tembelce yanıt verirlerse de zaman ve para kaybedebilirler. Bir e-posta ileti dizisinin yaratıcıları olmasalar bile, bunun mümkün olduğunca verimli bir şekilde yürütülmesini ve yönetilmesini sağlamaktan yine de sorumlu olmaları gerekir.

Uygunsuz bir yanıtın üretkenliğinizi ve/veya kârlılığınızı etkilemesinin birkaç yolu vardır:

• Yetersiz tepkiler. Uzun e-postalar sorun yaratır, ancak kısa yanıtlar da sorunlara neden olabilir. Hepimiz, e-posta birden fazla soru içerse bile, e-posta başına yalnızca bir soruya yanıt verebilecek gibi görünen ofisteki kişiyle ilgilendik, değil mi? Bunu yapmak, gerekli bilgileri çıkarmak için kaçınılmaz takipler nedeniyle, gönderenin hayal kırıklığından bahsetmiyorum bile, gereğinden fazla e-posta oluşturur. Bu, dahil olan hiç kimse için verimli değil.
• Yön değişiklikleri. Çalışanlar, orijinal konu başlığıyla bağlantılı olmayan bir mesajla yanıt verirlerse de kesintiye neden olabilir. Alakasız sorular sorarlarsa, başka bir projeden bilgi getirirlerse veya başka bir şekilde yön değiştirirlerse, bu herkesi ipin ucundan tutar.

Alt satır: Sürekli olarak yavaş yanıt verenleri belirlemek için çalışanlarınızın yanıt sürelerini bilmeniz gerekir. Bu bilgiyi, anormal derecede yüksek oranda alınan e-postalara ve yavaş yanıt sürelerine sahip çalışanlarla eşleştirin ve muhtemelen tembel bir e-posta gönderen tanımladınız.

3. Gereksiz e-postalar göndermek.

E-postalarımızın diğer insanları nasıl etkilediğini pek düşünmüyoruz, genellikle onları ayrım gözetmeden gönderiyoruz, ancak e-postanızın belirli bir amacı yoksa veya gereksiz bilgiler sunuyorsa, zaman kaybı olabilir.

Bir e-posta yazmak ve göndermek zaman alır ve buna ek olarak alıcılarınızın bunları okuması, sıralaması ve yanıtlaması zaman alır.

Gönderilen e-postaların yüzde 10'u bile gerekli değilse, ekibiniz iletişim zamanının ve parasının yüzde 10'unu boşuna harcayacak.

Peki bir e-postayı "gerekli" yapan nedir? Sonuç olarak, bir e-postanın 3 koşulu karşılaması gerekir:

1. Bir konuşmayı ilerletin. Şirket e-postaları sohbete yeni fikirler, yeni bilgiler veya yeni bakış açıları tanıtan yeni bir şeyler eklemelidir.
2. Mesleki öneme sahip olun. Gönderilen tüm e-postaların da profesyonel bir öneme sahip olması gerektiğini söylemeye gerek yok. Örneğin, bir proje, görev, çalışan, müşteri veya şirketin başarısını içeren başka bir konu ile ilgili olmalıdırlar. Açıkçası, burada biraz kıpırdama odası var; Dostça bir konuşma yapmak veya dinlenme odasında kekler olduğunu duyurmak, üretkenliğe önemli zararlar vermez. Ancak profesyonel olmayan e-postalar bir kalıp haline gelirse, olabilirler.
3. Başka birinin eylemlerini değiştirin veya güçlendirin. E-postalar mutlaka iki veya daha fazla taraf içerir; bu nedenle, bu e-postalardaki bilgiler bir şekilde başka birinin eylemlerini değiştirmeli veya güçlendirmelidir. Örneğin, yeni talimatlar, hatırlatıcılar veya doğrulamalar, diğer kişilerin bilmesi için önemlidir.

Çalışanlarınız bu üç koşulu karşılamayan e-postalar gönderiyorsa zaman kaybediyorlar.

Alt satır: Kimin e-posta gönderdiğini, alıcıların kim olduğunu ve bir girişimi geliştirip geliştirmediklerini veya bir darboğaz yapıp yapmadıklarını bilmeniz gerekir.

4. Önemli e-postaların gönderilememesi.

Bazı yönlerden tersi, ancak bir o kadar da kötü olan şey, bir çalışanın gerekli e-postaları göndermeme eğilimidir. Örneğin, ekiplerinin diğer üyelerine yeni proje spesifikasyonları göndermeleri istenebilir veya bir projedeki ilerlemeleriyle ilgili bir soruyu yanıtlamaları beklenebilir.

İlk bakışta, bu mantıksız görünüyor; bir çalışan e-posta okumak ve e-posta yazmak için daha az zaman harcıyorsa, kendi işine daha fazla zaman harcıyor demektir. Ancak, harcadıkları zamanı başka yollarla da dahil etmeniz gerekir.

Örneğin, bir ekip bir projedeki en son özelliklerle güncellenmemişse, yönde önemli değişiklikleri fark etmeden çalışmaya devam edebilirler. Bir çalışan bir mesaj aldığını onaylamazsa, bu bir yanlış iletişimle sonuçlanabilir veya asıl göndericiden check-in, hatırlatıcı veya takip göndermesi istenebilir.

Buradaki yakalama, gönderilmemiş e-postalara tanık olmanın ve tanımanın daha zor olmasıdır. Bilgileri tekrar eden sinir bozucu bir e-posta aldığınızda, bunu hemen fark edeceksiniz. Muhtemelen sahip olmanız gereken bir e-posta almadığınızda, onu almanız gerekenden çok sonra bile bilemezsiniz.

Neyse ki, hangi çalışanların bu kötü alışkanlığa girme olasılığının daha yüksek olduğunu bulmak için ikincil göstergeleri kullanabilirsiniz; Bir çalışanın yakın meslektaşlarından çok daha az e-posta gönderdiğini fark ederseniz, tüm ekibin iletişimini engelliyor olabilir.

Alt satır: Çalışanlarınızın her biri tarafından gönderilen ve alınan e-postaların hacmini bilmeniz gerekir. Diğerlerinden önemli ölçüde daha düşük bir hacim gönderen çalışanlar, ekibinize darboğaz yapıyor olabilir.

5. Çok fazla (veya yanlış) alıcıya e-posta göndermek.

Başka bir olası sorun, kendi başına durabilen veya bilinen diğer sorunları karmaşıklaştırabilen bir sorundur: çok fazla alıcıya e-posta göndermek.

Burada birkaç sorun var:

• Yanlış veya gereksiz okuyucular. Buradaki asıl sorun, e-postayı alan ve okuması gerekmeyen kişinin onu okumakla zaman kaybetmesidir. E-postanın üstlenecekleri herhangi bir eylem öğesi olmadığını anlamadan önce paragraflar arasında gezinebilirler. Daha da kötüsü, yapmadıkları halde harekete geçmeleri gerektiğine yanlışlıkla inanabilirler ve en başta hiç yapmaları gerekmeyen işleri yaparak zaman harcayabilirler.
• Dikkatin çoğaltılması. Ardından, bir e-postanın aldığı toplam sürenin (ve dolayısıyla paranın) onu okuyan kişi sayısıyla çarpılacağını unutmayın. Zincirdeki her kişi e-postanın maliyetini artırır, bu nedenle işleri temiz tutmak sizin yararınızadır.
• Artan iplik karmaşıklığı. Kapıyı daha fazla alıcıya açmak, aynı zamanda daha fazla yanıta da kapı açar. Çoğu durumda, bu, özellikle tartışma gerektiren bir konuysa, ileti dizisinin önemli ölçüde daha uzun, düzensiz ve daha karmaşık hale geleceği anlamına gelir. Bir tartışmaya gerçekten birden fazla kişinin katılması gerekiyorsa, yanıtların kolayca kaybolabileceği veya bozulabileceği bir e-posta zincirine göre bir toplantı tercih edilir.

Genel olarak, yalnızca onları okuması gereken kişilere e-posta göndermek istersiniz.

Bir tedbir olarak CC'ye başvurmak daha caziptir; sonuçta, yalnızca tek bir tıklama yeterlidir ve kendinizi unuttuğunuz herkese karşı koruyabilirsiniz.

Ancak çalışanlarınız alışılmış bir şekilde olması gerekenden daha fazla insanı içeriyorsa, bu konudaki herkesin zamanını boşa harcarlar.

Alt satır: Kuruluşunuzda hangi e-posta ileti dizilerinin olup bittiğini, bu ileti dizilerindeki katılımcıların kim olduğunu ve bu ileti dizilerinin katılım düzeylerinin nasıl göründüğünü bilmeniz gerekir. Bir ileti dizisine dahil olan ve konuşmaya katılmayan kişiler büyük olasılıkla gereksiz yere eklenmiştir ve ileti dizisini izleyerek zamanlarını boşa harcarlar.

6. İş e-posta hesaplarıyla kişisel e-postalar gönderme.

Çalışanlar genellikle iş e-posta hesaplarından kişisel e-postalar gönderir ve bu, işletmeler için büyük sorunlar ve riskler oluşturur.

Saat başında çalışanlar, işletmelerinin resmi temsilcileri olarak hareket ederler, bu nedenle yanlış e-posta adresinden gönderilen iletişim, amaçlanmadığında resmi iletişim olarak kabul edilebilir.

Ayrıca, bu aynı zamanda şirket bilgisayar ağlarına kötü amaçlı yazılım veya virüs bulaşmasının yaygın bir yoludur; çalışanların kiminle e-posta gönderdikleri ve hangi bilgisayardan veya e-posta hesabından e-posta yaptıkları konusunda dikkatsiz olmaları.

Alt satır: İşle ilgili olmayan kişileri belirleyebilmeniz için çalışanlarınızın hangi kaynaklardan e-posta aldığını ve hangi kaynaklara e-posta gönderdiğini bilmeniz gerekir.

7. Anlaşılması zor e-postalar yazmak.

Profesyonellerin beklediği belirli bir e-posta formatı ve yapısı vardır. Ayrıca yaygın olarak kabul edilen e-posta görgü kuralları vardır.

Çalışanlarınız genellikle bu biçimi ve yapıyı ihlal ederse veya anlaşılır bir şekilde yazmazsa, e-postayı okuyan herkes bunu anlamaya çalışmak için daha fazla zaman harcar.

Burada izlenmesi gereken birkaç önemli potansiyel sorun var:

• belirsizlik. Herhangi bir belirsizlik türü, bir e-postanın anlaşılabilirliğini etkileyebilir. Örneğin, her öğe için belirli atananlar olmayan bir gruba yapılacaklar listesi gönderilirse, insanlar ne yapacaklarını bilemezler. Daha sonra ne yapılması gerektiği ve kimin tarafından yapılması gerektiği net değilse, çoğu zaman kimse yanıt vermez veya sorumluluk almaz. Sorumluluğun devri kritiktir.
• anlambilim. Çalışanlarınızın cümlelerinin ifadesi ve yapısı da kafa karışıklığına neden olabilir. Bir kelime atlanırsa veya kelimeler doğru şekilde kullanılmazsa, okuyucuların mesajın özünü anlaması daha uzun sürer.
• Amaç. Bazen, bir e-postanın yüzeysel düzeyde okunması açıktır, ancak amaç açısından anlaşılması zordur. Hedef kitleniz eylem öğelerini veya çıkarımları hemen anlamıyorsa, e-posta başarısız olmuş ve zaman kaybı yaratmıştır.

Göndermeden önce net olduklarından emin olmak için e-postaları düzeltmeye yardımcı olması için Grammarly ve Essay Writer gibi araçları kullanabilirsiniz.

Alt satır: “Anlaşılabilirlik” öznel bir değişken olduğundan, bunun çalışanlarınızın alışkanlıklarında gelişmesini yakından izlemeniz gerekir. Bunun bir göstergesi, alınan e-postaların anormal derecede yüksek olması ve e-posta başına anormal derecede düşük kelime sayısı olabilir.

8. Gerektiğinde metin biçimlendirmesini kullanmamak.

Çalışanlarınızın e-postaları taranabilir değilse, diğer bir deyişle, anlamları nispeten hızlı bir bakışta anlaşılamıyorsa, bu verimlilikten ödün verilecektir.

Bir e-posta uzun vadeli uygulamalar için ne kadar önemliyse, taranabilirliği de o kadar önemli olacaktır.

Taranabilir e-postalar şunlar için önemlidir:

• İlk izlenimler, böylece okuyucular, ayrıntılara girmeden önce e-postanızın üst düzey konseptini alabilir.
• Öne çıkanlar, böylece e-postanızın en önemli noktalarını sezgisel bir şekilde vurgulayabilirsiniz.
• Gelecekteki yansıma, böylece okuyucular minimum zaman yatırımı ile konuşmayı veya ileti dizisini özetleyebilir.

Yine, burada minimum zaman yatırımı uzun bir yol kat ediyor. Çalışanlarınız aşağıdaki gibi özelliklerle e-postaları daha taranabilir hale getirebilir:

• Bölümleri veya belirli temas noktalarını tanıtan başlıklar ve alt başlıklar .
• E-postanın amacını kısaca açıklayan etkili konu satırları .
• Bilgileri daha sindirilebilir ve görsel olarak çekici hale getiren madde işaretleri ve listeler .
• Belirli noktaları vurgulayabilecek kalın ve italik yazılar .

Alt satır: Bu, zaman içinde izlemeniz gereken başka bir öznel kalitedir, bu yüzden gözden kaçırmayın.

9. Belirli kişilerden çok fazla e-posta almak.

Bu, mutlaka çalışanlarınızın alışkanlıklarından kaynaklanmayan bir sorundur. Konumları, müşteriler, satıcılar veya ortaklar gibi şirket dışındaki kişilere e-posta göndermelerini gerektiriyorsa, belirli kişilerin zamanlarının orantısız bir miktarını tüketme olasılığı vardır.

Örneğin, neredeyse sürekli olarak sorular soran ve takip talep eden özellikle muhtaç bir müşteriniz varsa, çalışanınızın dikkatini diğer işlerinden uzaklaştırabilir.

Çalışanlarınızın performansını izlemek için EmailAnalytics kullanıyorsanız, bu izlenmesi gereken önemli bir ölçümdür; Belli bir kişiden çok fazla e-posta gönderiyor veya alıyor gibi görünüyorsa, bu bir konuşmanın başlangıç ​​noktası olabilir.

Alt satır: Çalışanlarınızın hangi kaynaklardan e-posta aldığını ve her bir kaynaktan kaç e-posta alındığını bilmeniz gerekir, böylece çalışanların zamanını tüketen gereksiz e-postaları belirleyebilirsiniz.

Nasıl Düzeltilir

Artık e-posta sorunlarının bazı temel nedenlerini bildiğinize göre, bu sorunları nasıl çözeceğimizi tartışalım.

Bu, muhtemelen birçok kez duymuş olduğunuz basit bir kurala bağlıdır:

Ölçülen şey iyileşir.

EmailAnalytics tam da bunu yapmanıza yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Ekibinizin e-posta etkinliğini görselleştirir.

Ve meşgul olduğunuzu biliyoruz, bu nedenle ihtiyacınız olan bilgileri elde etmeniz için sizi herhangi bir iş yapmaya zorlamıyoruz. Ekibinizin mevcut e-posta etkinliği olan kör noktayı aydınlatabilmeniz için size ekibinizin ölçümlerinin günlük, haftalık ve aylık e-posta rapor özetlerini sunuyoruz.

Ekibimin geçen haftaki e-posta raporu, doğrudan gelen kutuma e-postayla gönderildi.

Gösterge tablosunda, herhangi bir çalışanın e-posta etkinliğinin bir dökümüne göz atabilirsiniz:

Çalışanlarınızın e-postaları ne kadar etkili bir şekilde sıraladığını ve düzenlediğini belirlemek için etiketlere göre e-posta etkinliğini de görebilirsiniz:

Çalışanlarınızın haftanın hangi günleri en yoğun olduğunu bilmek ister misiniz? Bunun için de bir grafik var:

Belirli bir çalışanın günün hangi saatlerinde en çok çalıştığını ve üretkenliğin ne zaman düşmeye başladığını bilmeniz mi gerekiyor? İşte o grafik şöyle görünüyor:

İş yüklerinin büyük bir resmini görmek için son birkaç haftadaki üretkenliği ölçmek ister misiniz? İşte o grafik:

İzlemeniz gereken çok sayıda çalışanınız varsa ve bunları performansa, role veya aklınıza gelebilecek herhangi bir şeye göre gruplara ayırmak istiyorsanız, bunu da gösterge tablosunda "ekipler" oluşturarak yapabilirsiniz:

Ayrıca, çalışanların aldıkları e-postalara yanıt vermelerinin ortalama olarak ne kadar sürdüğünü de kolayca izleyebilirsiniz.

Hemen hemen her kuruluş, kötü e-posta alışkanlıklarına doğal olarak zaman ve para kaybedecektir. Soru şu: Bir yönetici olarak bu konuda ne yapacaksınız?

Ekibiniz için biraz sorumluluk eklemeye ne dersiniz?

Toplu olarak geliştirmeye başlayabilmeniz için ekibinizin e-posta etkinliğini ölçmeye hazırsanız, buradan 14 günlük ücretsiz deneme için kaydolun!