Kurumsal İçerik Yönetimi nedir? ECM Kılavuzu

Kurumsal içerik yönetimi (ECM), yıllar içinde giderek daha popüler hale gelen çeşitli içerik türleri oluşturmaya ve düzenlemeye yönelik bir stratejidir. Aslında, kurumsal içerik yönetimi pazarı 2017'den bu yana iki kattan fazla artarak 31,66 milyar dolardan 67,14 milyar dolara yükseldi.

Kurumsal şirketiniz çalışanlarınız, paydaşlarınız, ekip liderleri, C-suite, müşteriler ve daha fazlası ile paylaşmak için düzenli olarak içerik oluşturuyorsa, kurumsal içerik yönetimi harika bir çözüm olabilir.

Bu kılavuz boyunca, ECM'nin ne olduğu, onu kullanmanın başlıca faydaları, ilk beş bileşen ve daha fazlası hakkında daha fazla konuşacağız.

Kurumsal İçerik Yönetimi nedir? ECM Kılavuzu:

Kurumsal İçerik Yönetimi (ECM) nedir?

Kurumsal içerik yönetimi veya kısaca ECM, birçok büyük kuruluşun beş bileşenin tümünü yönetmek için kullandığı bir stratejidir: önemli içeriği yakalama, yönetme, depolama, koruma ve gerekli taraflara iletme. (Kısaca bu bileşenler hakkında daha fazla bilgi.)

ECM, bu bileşenler için gereken çeşitli süreçleri ve araçları içerir ve kuruluşunuzun iş genelindeki içerik akışına ayak uydurabilmesini ve önemli hiçbir şeyin kaybolmamasını sağlar.

ECM çözümleriniz genellikle raporlar, eğitim belgeleri ve diğer her tür elektronik tablo, PDF, Word Belgesi vb. gibi dahili içeriğe odaklanır.

Ayrıca hem yapılandırılmış bilgileri hem de yapılandırılmamış bilgileri tutabilir. Yapılandırılmış bilgiler, belgelere, verilere ve Excel dosyaları veya SQL veritabanları gibi daha standart bir biçimde olan diğer bilgilere atıfta bulunur. Yapılandırılmamış bilgi ise standartlaştırılmış veya yapılandırılmış bir formata sahip değildir ve her türlü şekil ve boyutta olabilir.

Kurumsal İçerik Yönetimi Neden Önemli?

Veri ihlalleri arttıkça ve hükümetler vatandaşlar için olabildiğince fazla bilgiyi gizli tutmaya yardımcı olmak için adımlar attıkça, ECM yıllar içinde çok daha yaygın ve önemli hale geldi.

Ancak bundan da öte, ECM önemlidir çünkü işletmelerin normalde sahip olabileceği binlerce başıboş belgenin saklanmasına ve yönetilmesine yardımcı olur. Bu müşteri sözleşmelerini ve çalışan dosyalarını tutmak için e-postaya ve güvenli olmayan depolamaya güvenmeyin.

Bunun yerine, temel dosyaları saklamanıza, bunları kolay erişim için esnek klasörler halinde düzenlemenize ve hassas bilgileri güvende tutmanıza yardımcı olabilecek bir ECM yazılımına yatırım yapın.

Kurumsal İçerik Yönetiminin Başlıca Faydaları

Kuruluşunuz başka neden kurumsal içerik yönetimine zaman ve para yatırmayı düşünmelidir? Dikkate alınması gereken bir dizi fayda vardır.

Önemli Belgeleri Düzenleyin

ECM sisteminiz muhtemelen bir dizi dahili belgeyi barındıracak ve en önemli içerik parçalarının hepsini tek bir yerde tutmaya yardımcı olacaktır. Bu, şirketinize, ECM deposu dışında şirketin herhangi bir yerinde tekrarlanan, hatalı ve gevşek belgelerin (özellikle hassas bilgiler içeren) uçuşmadığından emin olarak "tek bir gerçek kaynağı" sağlar.

Güvenlik ve Uyumluluk Risklerini Azaltın

ECM araçları, içeriğinizin güvenli bir havuzda saklanmasını sağlayabilir, yalnızca erişimi olanların ihtiyaç duydukları belgeleri aramasına ve bulmasına izin verir. Bu, yalnızca belgelere ihtiyaç duyanların belgelere erişebilmesini sağlayarak olası güvenlik ve uyumluluk sorunlarını hafifletmeye yardımcı olabilir.

İçeriği Bulmayı Kolaylaştırın

Kolay arama araçları ve ekibinizdeki herkesin ihtiyaç duydukları içeriğin tek bir güvenli yerde saklanacağını bilmesi sayesinde, insanların günlük ihtiyaçları olan belgeleri, elektronik tabloları, dosyaları, sözleşmeleri vb. aramak ve bulmak çok daha kolaydır. bugünün görevleri.

Verimliliği Artırın

ECM sistemleri, içerik yönetiminizi otomatikleştirerek manuel görevleri azaltabilir. Ayrıca, çalışanlarınızın görevlerini tamamlamak için ihtiyaç duydukları şeyi bulmalarını kolaylaştırırken aynı zamanda kaybolan belgeleri yeniden oluşturmak gibi gereksiz işlerden kaçınarak genel üretkenliği ve verimliliği artırır.

Kurumsal İçerik Yönetimi Öğeleri

Uygun kurumsal içerik yönetimi, beş ana bileşene ayrılabilir. ECM stratejiniz, çatlakların arasına hiçbir şeyin girmediğinden emin olmak için bu parçaların her birine sahip olmalıdır.

Ele geçirmek

Bu ilk bileşen olan yakalama , yeni ECM sisteminize getirmek için mevcut belgeleri yakalamak veya toplamakla ilgilidir.Herhangi bir kağıt belgeyi elektronik biçimlere dönüştürmeniz, mevcut elektronik dosyaları içe aktarmanız ve ECM depolama alanınızda yaşaması gereken tüm mevcut belgelerin bir listesini derlemeniz gerekecektir.

Bu, aşağıdaki gibi belgeleri içerebilir:

• Sözleşmeler
• Faturalar ve satın alma siparişleri
• Özgeçmişler ve başvurular
• Çalışan dosyaları
• Araştırma raporları
• teklifler

Tüm bu belgeleri tek bir merkezi depoda sayısallaştırmak, kurumsal süreçlerin iyileştirilmesine yardımcı olabilir ve iş içeriğinin bulunmasını daha da kolaylaştırabilir.

Üstesinden gelmek

Bir sonraki bileşen,yönetmektir ve kapsamlı bir kurumsal içerik yönetimi yazılım sisteminin devreye gireceği yer burasıdır. Hangi ECM aracını seçerseniz seçin, çeşitli belgelere erişmesi gereken ekip üyelerinin kolayca arama yapmasına ve arama yapmasına olanak sağlaması gerekir. bul onları.

Yönetim bileşeninin özellikleri arasında belge yönetimi, işbirliğine dayalı sistemler, web içerik yönetimi ve işlemsel kayıt yönetimi yer almalıdır.

Mağaza

Üçüncü bileşen mağazadır .ECM aracınızın, dijital dosyalarınızı sizin için tutan bir depolama seçeneği olmalıdır. Ancak bundan daha fazlasını yapabilmeniz gerekir:

• Dosyalara kimlerin erişebileceğine ilişkin parametreleri ayarlayın
• Dosyalarınızı düzenlemek için esnek klasör yapılarını kullanın
• Sık değişen bilgileri yedekleyin
• Kullanıcıların belgelerde ve e-tablolarda düzenleme yapmasına izin verin

Korumak

Dördüncü bileşen olankoruma , kayıt yönetimi yoluyla nadiren değişen bilgileri tutmayı ifade eder.Buna arşiv yönetimi de denilebilir; esasen ECM sisteminiz, düzenli olarak erişip güncellediğiniz dosyalara yer açmak için sık sık erişmediğiniz belgeleri arşivliyor.

Bu korunan dosyalar yine de kullanılabilir, ancak bu, nadiren değişen belgelerinizle uyumlu kaldığınızdan emin olmanın harika bir yoludur.

Teslim etmek

Son bileşenteslim edilir .Bu bileşen, ECM sisteminizdeki belgelere erişmesi gereken herkesin bunları almasını sağlar. Bu, ekip üyeleri veya müşteriler olabilir; ancak teslimat yönü, her zaman doğru ellere geçmelerini sağlar.

Kurumsal İçerik Yönetim Sistemi Nasıl Uygulanır?

Kendi ECM sisteminizi uygulamaya hazır mısınız? Başlamanıza yardımcı olacak bu altı temel adımın üzerinden geçelim.

Kurumsal İçerik Yönetimine Başlayın

Kurumsal içerik yönetimi aracılığıyla kurumsal şirketinizi düzenli tutun. İşletmeniz için doğru ECM aracını bulun ve kuruluşunuz genelinde verimliliği artırabilecek diğer kurumsal yazılımlar hakkında daha fazla bilgi edinin.