Ekipman Envanteri: Hızlı Kılavuz

Yayınlanan: 2022-12-08

Tüm işletmelerin varlıkları vardır ve işinizde kalmak istiyorsanız, bu varlıkların ne olduğunu bilmeniz gerekir. Başlamak için bir ekipman envanteri yapmanız ve bir ekipman envanter listesi yapmanız gerekir. Bu göründüğü kadar kolay değil.

Ekipman envanterinizde izlenecek birçok öğe var. Tabii ki, bir ekipman envanter listesi yaparak başlamalısınız. Bununla birlikte, bir ekipman envanterinin ne olduğunu tanımlayarak başlayacağız ve size ücretsiz bir ekipman envanteri şablonu da dahil olmak üzere bir ekipman envanteri listesini nasıl yapacağınızı göstereceğiz.

Ekipman Envanteri Nedir?

Ekipman envanteri, bir şirketin sahip olduğu her şeydir. Bu, şirketler arasında ve hatta departmanlar arasında değişebilir. Örneğin, bir BT ekibinin masaüstü bilgisayarlar, dizüstü bilgisayarlar, yazıcılar, tarayıcılar, POS sistemleri, bilgisayar aksesuarları, yazılım uygulamaları vb. varlıkları içeren bir ekipman envanteri olacaktır.

Üreticiler, mal ve malzemelerin yanı sıra makineleri de içerecek bir ekipman listesine sahip olacak. İnşaat şirketleri, kiralanmadıkça ağır makinelere, aletlere ve diğer ticari öğelere sahip olacaktır. Varlıkların içeriği ne olursa olsun, ayrıntılı bir şekilde listelenmeli ve maddelendirilmelidir.

Bir ekipman envanterine sahip olmak, iş varlıklarımız üzerinde daha fazla kontrole sahip olmanın anahtarıdır. Buna karşılık, tam bir ekipman envanterine sahip olmak şirket için bir varlık haline gelir. Departman gereksinimleri ile sipariş karşılama arasında bir tampon sağlar. Proje yönetimi yazılımını kullanmak, ekipman envanterinizi takip etmenize yardımcı olur.

ProjectManager, size ekipman envanteriniz için merkezi bir merkez ve bunu gerçek zamanlı olarak takip etme yeteneği sağlayan çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır. Liste görünümümüzde ekipman envanterinizi toplayın ve ne zaman ikmal yapmanız gerektiğini bilmek için ekipman envanteriniz hakkında raporlar oluşturun. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

ProjectManager'da ekipman envanteri listesi
ProjectManager'ın liste görünümü, ekipman envanter listenizi gerçek zamanlı olarak izler. Daha fazla bilgi edin

Ekipman Envanter Listesi Nedir?

Bir ekipman envanter listesi, bir kuruluşun varlıklarının tam bir özetidir. Denetim ve sigorta poliçeleri için gereklidir ve yeni ekipman tedarik etmeniz veya yeni ekipman satın almanız gerekip gerekmediğine karar verirken yardımcı olur.

Bir ekipman envanter listesine sahip olmak, uygun yönetimin anahtarıdır. Excel'den Google Sheets veya Numbers'a kadar herhangi bir sayıda e-tabloda yapılabilir, ancak size statik bir e-tablonun sunduğundan daha fazla işlevsellik sağlayan yazılım çözümleri vardır.

Ekipman envanteri listesi oluşturacak bir aracınız yoksa, hemen bir tane oluşturmayı düşünün. Zor bir prosedür değil, ama kapsamlı olmalı.

Ekipman Envanter Listesi Nasıl Oluşturulur

Kapsamlı ve kullanışlı bir ekipman envanteri listesine sahip olmak için, varlıklarınızı tutarlı bir şekilde envanterleyecek bir sistem kurmanız gerekir. Bu çok fazla iş gerektirir, ancak ekipman envanter listesinin güncel ve doğru olması karşılığını verir.

Marka ve model vb. dahil olmak üzere tam olarak neye sahip olduğunuzu, varlıkların nasıl ve nerede kullanıldığını ve ekipman envanterini en iyi şekilde nasıl kullanacağınızı bilerek başlamak isteyeceksiniz. Bu, ekipman envanterinizden daha fazla ömür elde etmek için neye ihtiyacınız olduğunu ve neler yapabileceğinizi içerir.

Yine, bu ekipman envanteri listesi tüm varlıklarınızı içermelidir. Her şeyi kapsadığınızdan emin olmak için ekip üyelerinizi kaynak olarak kullanın. Gördüğünüz gibi liste ayrıntılı olmalıdır. Ama bunu tek seferlik bir şey olarak düşünmeyin; ekipman hasar gördüğünde, onarıldığında ve değiştirildiğinde incelemeniz ve revize etmeniz gerekecektir.

1. Ekipmanınız Hakkında Genel Bilgi Toplayın

Başlamak için, ekipmanınız hakkında genel bilgiler toplamaya başlayın. Bu süreç, ofis veya ekipman yöneticisi tarafından yönetilir ve diğer personel, güncellemeye yardımcı olur. Bu süreç, yeni ekipmanın eklenmesini ve ekipmandaki herhangi bir değişikliğin kaydedilmesini sağlayacak şekilde yapılandırılmalıdır.

Ekipman envanteri listesini kategorilere ayırarak başlamak iyi bir fikirdir. Her kategoride, ekipmanla ilgili ayrıntıları toplamak için alt sekmeler bulunur. Aşağıdaki ayrıntılar, herhangi bir kapsamlı ekipman envanter listesinin parçasıdır.

  • Ürün seri numarası: Bu, listelenmekte olan ekipmanın türüne bağlı olarak benzersiz ekipman numarası, takip numarası veya PIN'dir. Bu numaralar, herhangi bir güncellemeyi veya geri çağırmayı takip etmek veya hırsızlıktan sonra kurtarıldıysa ekipmanı tanımlamak için önemlidir.
  • Öğe açıklaması: Burası, ekipmanın markasını veya modelini not ettiğiniz yerdir. Ayrıca rengini, işaretlerini ve diğer ayrıntıları da tanımlamalısınız. Tüm bunlar, ekipman çalınırsa ve bir sigorta talebinde bulunmanız gerekirse yardımcı olur.
  • Durum: Ekipmanın yeni, iyi durumda, onarıma ihtiyacı var gibi durumlarını not edin. Bu önemli bilgiler, belirli bir öğeyi ne zaman yeniden sipariş edeceğinizi veya bir ekipmanı ne zaman tamir edeceğinizi bilmenize yardımcı olur.

2. Ekipmanınızın Yerini Belirtin

Ekipman envanteri listesinin bir başka yönü de bu varlıkların nerede olduğudur. Daha küçük işletmeler bunu küresel şirketler kadar yararlı bulmayabilir, ancak şirketinizin büyüklüğü ne olursa olsun konum önemlidir. Kullanmak, onarmak, kullanımdan kaldırmak vb. istiyorsanız varlığı bulmanız gerekir. Bu, hangi çekmecede veya hangi uydu ofisinde olduğu anlamına gelir.

  • Şube: Şubeleri olan şirketler için, varlığın hangi şubede olduğunu ayrıntılandırmanız gerekir. Bu, parçanın bulunma olasılığının en yüksek olduğu bir hedef yarıçapa sıfırlandığı için parça çalınırsa özellikle yararlıdır.
  • Departman: Belirtildiği gibi, işletmeniz tek bir çatı altında olsa bile, durumunu takip etmeyi kolaylaştırmak için varlığın konumunu yine de ayrıntılandırmak isteyeceksiniz.

3. Ekipman Satın Alma Ayrıntılarını Listeleyin

Her bir ekipman parçasıyla ilgili satın alma yönetimi bilgisi, bir ekipman envanter listesi derlenirken de önemlidir. Bu ayrıntılar, bu satın alımlar krediliyse kredinin izlenmesine yardımcı olur, aynı zamanda öğenin kullanım ömrü ve ne zaman onarmanız veya değiştirmeniz gerekecek. Aşağıda tanımlayabileceğiniz ve ekipman satın alma listenize ekleyebileceğiniz öğelerden bazıları bulunmaktadır.

  • Satıcı: Satıcı, şirket, mağaza vb. fark etmeksizin ürünü satın aldığınız yer burasıdır. Bu, ekipmanın değiştirilmesi gerektiğinde nereye gideceğinizi bilmeniz açısından önemlidir.
  • Satın alma tarihi: Varlığı ne zaman satın aldığınızı bilmek, daha ne kadar yararlı olmasını bekleyebileceğinizi tahmin etmenize yardımcı olur. Bu, ekipmanın yaşam döngüsüdür. Elbette bu, bir polis raporu veya sigorta talebinde bulunurken de gereklidir.
  • İlk değer: Ekipmanın maliyeti, ona nasıl baktığınızı belirler. Tüm ekipmanlar değerlidir ve ihmal edilmemelidir, ancak parça pahalıysa ekstra güvenlik gerektirebilir.
  • Peşinat: Ekipmanı krediyle satın alırken yatırdığınız miktar nedir? Bu, ekipmanı belirli bir süre içinde ödeyeceğiniz ve öğenin değeri, onu nasıl ve ne zaman tamir ettiğinizi veya değiştirdiğinizi belirttiği için önemlidir.
  • Kalan hizmet yılı: Bu, ekipmanın işletmeniz için ne kadar değerli olduğunu ve ekip üyelerinizin onu güvenle kullanabileceğini gösterir.
  • Yıllar cinsinden kredi vadesi: Ekipmanı kiralamadıysanız ancak satın almak için kredi aldıysanız, bu, ekipmanın kredisini geri ödemek için bankanızla belirlediğiniz yıl sayısını gösterir.
  • Kredi oranı: Burası, banka kredinize uygulanan faiz oranını yazdığınız yerdir.
  • Kredi vadesinin sonunda beklenen değer: Kredinizi ödedikten sonra, ekipman hala kullanılabilir durumdaysa, ne kadar daha geçerli olacağını hesaplamak isteyeceksiniz. Çoğu ekipman zamanla değer kaybeder, bu nedenle, ödendiğinde her bir ekipman parçası için beklenen değeri (EV) hesaplamak isteyeceksiniz.

4. Aylık Maliyetleri Ölçün

Bu, ekipman için her ay ödemeniz gereken para miktarını hesapladığınız yerdir. Bu bilgi, halihazırda son ayakları üzerinde olan bir ekipman parçası üzerindeki onarımların zahmete değip değmeyeceği gibi kararlar vermek için önemlidir. Durumu daha iyi değerlendirmek için hızlı bir maliyet-fayda analizi yapabilirsiniz.

  • Aylık işletme maliyetleri: İşletme maliyetlerinin belirlenmesi, ekipmana sahip olma veya kiralama maliyeti artı bakım maliyeti artı yakıt, elektrik vb. çalıştırma maliyetinin bilinmesi anlamına gelir.
  • Aylık ödeme: Bu, ister kiralama ister borç olsun, bir ekipman parçası için her ay ödemeniz gereken tutardır.

5. Değer Kaybı Bilgilerini Toplayın

İzlenecek başka bir şey de amortismandır. Diğer bir deyişle, ekipmanın değerinin kullanımdan kaynaklanan aşınma ve yıpranma nedeniyle zamanla azalmasıdır. Aşağıdakiler, bunun grafiğini çizmenize izin verir.

  • Mevcut değer: Basitçe söylemek gerekirse, ekipmanın şu anki değeri bu kadar. Başka bir deyişle, eskime, eskime ve eskime nedeniyle amortismana tabi tutulan öğenin orijinal fiyatıdır.
  • Yıllık doğrusal amortisman: Bu, ekipmanın yaşam döngüsü boyunca ne kadar amortisman yapacağını anlamaya yönelik bir yöntemdir. Bunun arkasındaki fikir, bir ekipman parçasının, artık değeri kalmayana ve kurtarılıncaya kadar belirli bir süre boyunca eşit şekilde amortismana tabi tutulmasıdır.
  • Aylık doğrusal amortisman: Yıllık doğrusal amortisman ile aynıdır, ancak yalnızca bir ay gibi daha kısa bir süre boyunca.

Ücretsiz Ekipman Envanteri Şablonu

Her bir ekipman parçası için toplanacak çok fazla veri var. Daha sonra, bu sürecin ne kadar zaman alıcı olduğuna dair bir fikir edinmek için bunu bir işletmedeki varlıklarla çarparsınız. Bir ekipman envanter listesi şablonu kullanmak, çabayı kolaylaştırmanın bir yoludur. Belge, bir ekipman listesinin çeşitli yönlerini özetlemektedir ve tek yapmanız gereken boşlukları doldurmaktır. Başlamak için ücretsiz ekipman envanteri şablonumuzu indirin.

ProjectManager'ın ücretsiz ekipman envanter listesi şablonu
ProjectManager'ın ücretsiz ekipman envanter listesi şablonu. Ücretsiz dene!

Ekipman Envanter Listelerinin Faydaları

Buraya kadar okuduktan sonra, bu süreç çok uzun sürüyor, değmez diyebilirsiniz. Çok fazla iş olsa da, faydalar çabadan çok daha ağır basar. Birincisi, varlıklarınızla ilgili bu kritik bilgiyi bir kez topladığınızda daha iyi iş kararları alacaksınız. Kaynak yönetiminizi bilgilendirmeye yardımcı olur.

Ekipman pahalıdır. Bir ekipman envanter listesine sahip olmak, bu maliyetleri anlamanın bir yoludur. Bu sizi satın alma ve bakım rutinleri hakkında bilgilendirir. Ekipman envanter listesi özellikle önleyici bakım için yararlıdır. Varlıklarınızdan daha fazlasını elde edebilir ve daha iyi yol bakımı yapabilirsiniz.

Bu sadece kaynak yönetimi değil, ekipman envanter listeleriyle desteklenen bütçeler oluşturmaktır. Yaklaşan satın almalar ve bakım için daha doğru bir bütçe ayırabilirsiniz, bu da makineyi çalışır durumda tutmak ve üretiminizde aksamadan kaçınmak anlamına gelir. Bu, verimliliği artırır ve kimin hangi ekipmana sahip olduğunu bilerek ekip üyelerinizi sorumlu tutar.

Proje Yöneticisi ve Ekipman Envanterleri

Varlıklarınız üzerinde daha fazla kontrole sahip olmak için bir giriş noktası olarak ücretsiz ekipman envanteri listesi şablonumuzu kullandık, ancak şablonlar statik belgelerdir ve ekipman envanteri statik olmaktan çok uzaktır. ProjectManager, kaynakları gerçek zamanlı olarak takip etmenize yardımcı olan çevrimiçi bir yazılımdır. Artık, üretimde herhangi bir gecikmeye neden olmadan bakım veya eski ekipmanı değiştirme zamanı geldiğinde bilmeniz gereken araçlara sahipsiniz.

Etkileşimli Gantt Grafiklerinde Kaynakları Yönetin

Ekipman envanteriyle ilgili bir ton veri var. Gantt şemalarımız ile ister bir proje üzerinden ister birden çok proje üzerinden yol haritası özelliği ile üretiminizle ilgili maliyetleri ve kaynakları takip edebilirsiniz. Ekipman envanter listenizi oluşturduğunuz liste görünümünden Gantt şemasına geçiş yapmanız yeterlidir. Artık finansalları, vade tarihlerini ve daha fazlasını takip edebilirsiniz. Planınızı tamamladıktan sonra, bu verileri yakalamak için bir temel belirleyin. Artık planlanan ve gerçekleşen işgücünü gerçek zamanlı olarak takip edebilir ve kaynaklarınızın mevcut durumunu her zaman bilebilirsiniz.

ProjectManager'ın Gantt şeması
Gerçek Zamanlı Kontrol Paneli ile Kaynakları İzleyin

Bir temel belirledikten sonra, yazılımımızın tüm özellikleri genelinde kaynaklarınızı takip edebilirsiniz. Envanterinizin üst düzey bir görünümünü istediğiniz zaman, maliyet de dahil olmak üzere altı ölçümü izlemek için gerçek zamanlı kontrol panelini kullanın. Panoyu yapılandırmanızı sağlayan diğer hafif araçlarda olduğu gibi herhangi bir kurulum gerekmez. Kontrol panelimiz siz hazır olduğunuzda hazır olarak doğar.

Ekipman envanteri ölçümlerini gösteren ProjectManager panosu

Daha fazla veriye ihtiyacınız olduğunda, tek tıkla raporlama özelliklerimizi kullanın. Ekibinizin iş yükü, maliyetleri, durumu ve portföy durumu ve daha fazlası hakkında raporlar oluşturabilirsiniz. Her rapor, yalnızca ilgilendiğiniz bilgileri gösterecek şekilde özelleştirilebilir ve ardından paydaşlarla kolayca paylaşılabilir. Artık envanteriniz üzerinde kontrolünüz var, sizin üzerinizde kontrolü yok.

ProjectManager, ekipman envanterinizi gerçek zamanlı olarak yönetmenize ve izlemenize yardımcı olan ödüllü bir yazılımdır. İşbirlikçi platformumuz, her departmanın ekipman envanter listelerini gerçek zamanlı olarak güncellemesini, dosya paylaşmasını ve yorum yapmasını kolaylaştırır. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.