Sonuçları Yönlendiren Bir Etkinlik Takip E-postası Nasıl Yazılır?

Tebrikler! Etkinliğiniz büyük bir başarıydı; beklenenden daha fazla kişi bilet satın aldı. Çekiliş masası tıklım tıklım doluydu ve herkes kocaman gülümsemelerle ayrıldı.

Bunların hepsi sırtınızı sıvazlamaya değer; ancak henüz işiniz bitmedi! Bazı etkinlik organizatörleri, büyük etkinlikten sonra gönderilen teşekkür e-postasının etkinliğin kendisinden daha önemli olduğunu savunacaklardır.

Kâr amacı gütmeyen kuruluşlarda çalışırken, etkinlik sonrası pazarlama planına bir etkinlik takip e-postası eklemem gerektiğini biliyordum. Ve bu, sınıf buluşmasından özel şarap tadımına kadar her türlü etkinlik için geçerlidir. Potansiyel ve mevcut müşterilere yönelik etkinlikler düzenlemek her türden sektöre fayda sağlar ve büyük günün ardından gönderilen e-postalar bu ivmenin devam etmesini sağlayabilir.​

Takip işleminin bir parçası olarak etkinliğe katılan herkesten e-posta toplamanız gerekecektir. Biletleri internetten sattıysanız bunu otomatik olarak sürecinize entegre etmiş olabilirsiniz. Ancak yapmadıysanız veya bazı kişiler birden fazla bilet alıp arkadaşlarını da getirdiyse veya bilet gerektirmeyen bir etkinlikse, etkinlik sırasında e-postaları toplamak için bir süreç oluşturmak isteyeceksiniz.

Etkinlik için doğal olan herhangi bir şekilde e-posta adreslerini toplayabilirsiniz, ancak ben her zaman bu önemli görevi giriş sırasında halletmeyi tercih ettim. Katılımcıları bir bilgi masasında selamladığınızda, bir e-posta adresi yazmanız ve onlara bilmek istedikleri şeylerle dolu bir takip mesajı aramalarını söylemeniz uzun sürmeyecektir. Sanal veya hibrit bir etkinlikse bu da sorun değil. Etkinliğin bağlantısını veya LCV'sini almak için bir e-postaya ihtiyacınız olabilir.

E-posta adreslerini aldıktan sonra kişileri e-posta pazarlama hesabınıza ekleyin. Bir e-tablo oluşturmayı ve bunları oradan otomatik olarak eklemeyi deneyin. Bu konuda uzmanlaşmak, e-postayla pazarlamanın nasıl yapıldığını öğrenirken ilk yapmak isteyeceğiniz şeylerden biridir. Etkinlik katılımcılarına daha sonra kişiselleştirilmiş e-postalar gönderebilmek için bu e-posta grubunu kendi grubuna ayırmayı düşünün.

Etkinliğinizin başarısını aylarca, hatta daha uzun süre uzatabilecek ölçülebilir sonuçlar içeren bir e-posta oluşturmak için etkinliklerde e-posta adreslerini toplamak çok önemlidir.

Takip e-postalarının önemi

Bir etkinlik takip e-postasının önemini abartmak zordur. O yüzden:

• Bu mesajlar, kuruluşunuz, sektörünüz veya işletmeniz hakkında yeni bilgi edinmeye başlayan yeni insanlarla bir ilişki başlatır.
• Onları ekibinizin her gün yaptığı iyi işler konusunda eğitebilirsiniz.
• Katılımcılara günlerinin bir kısmını sizinle geçirdikleri için teşekkür edebilirsiniz.
• Ne kadar para toplandığını, kaç kişinin katıldığını ve başarınızın diğer ölçülebilir tanımlayıcılarını paylaşabilirsiniz.
• Bu, benzer olabilecek diğer etkinliklerin tarihini kaydetmelerini sağlamak için bir fırsattır.
• Gönüllü veya komite ihtiyaçları da dahil olmak üzere, onların katılımı için başka yollar da ekleyebilirsiniz.

Doğru yapıldığında bir teşekkür e-postası, bir etkinliğe katılan kişileri yaptığınız işe yaklaştırmanın doğal ve rahat bir yoludur. Gerçekten daha fazlasını öğrenmek istediğini bildiğiniz insanlarla ilişkiler kuracaksınız ve onlar da bu mesajı almaktan mutlu olacaklar.

Herhangi bir etkinlik e-posta kampanyası boyunca bu takip mesajı, etkinliğe yapılan yatırımın getirisini artırmak ve okuyucuları etkinliğin desteklediği değerler, programlar, gruplar, ürünler veya hedefler konusunda eğitmek için çalışır. Ve eğer onu göndermezseniz, bu yeni bağlantıyı güçlendirmek için bir daha şansınız olmayabilir.

Etkili bir etkinlik takip e-postasının temel unsurları

Bir etkinlik takip e-postası hazırlarken, alıcının onu neden gönderdiğinizi anladığından ve e-postayı gelen kutusunda keşfetmekten mutlu olduğundan emin olun. Bunu başarmak için bu temel unsurları ekleyin.

Selamlamayı kişiselleştirin

Bu e-postayı yazarken yüzlerce, hatta binlerce kişiye gönderildiğini unutmayın. Ancak alıcı yalnızca kendisine gönderilen mesajı görür. Kişiselleştirilmiş bir selamlama eklemek, bu e-postanın yalnızca onlar için gönderildiği hissini vurgular.

Kişiselleştirme, size etkili etkinlik pazarlama e-postalarının nasıl oluşturulacağını öğreten herhangi bir kılavuzdaki en önemli şeylerden biridir. Bunun nedeni, bu stratejinin, e-postayı alan kişiyle doğrudan bağlantı kurmak için nadir bir fırsat sunmasıdır.

Constant Contact gibi bir e-posta pazarlama platformu kullandığınızda, bu kişisel dokunuş, kişinin adını doğrudan gönderilen e-postaya bırakan dinamik bir bilgi istemi eklenerek otomatikleştirilebilir. Açılma oranınızı potansiyel olarak artırmak için bu tekniği e-posta konu satırında bile deneyebilirsiniz.

Minnettarlığınızı ifade edin

Her şeyden önce, e-postayı alan etkinlik katılımcılarına, etkinliğinize geldikleri için teşekkür etmeniz gerekir. Sonuçta, bunu başaran herkes olmasaydı etkinlik başarılı olmazdı!

Bu, genellikle posta yoluyla gönderilen ve varsa vergi indirimi bilgilerini içeren "bağışınız için teşekkür ederiz" mektubunun gönderilmesinden ayrı bir süreç olmalıdır. Bu etkinlik sonrası e-posta, alıcının desteği için genel bir şükran ifadesi sunmalıdır.

Etkinliği özetleyin

Daha sonra okuyucuya etkinliğin genel olarak nasıl gittiğini anlatın. Kaç kişinin katıldığını, amaç buysa ne kadar para toplandığını, yaşanan eğlencenin genel bir açıklamasını ve onlara daha büyük bir çabanın parçası olduklarını bildiren diğer genel bilgileri paylaşın.

Bir sosyal medya sayfanızda fotoğraflardan oluşan bir galeriniz varsa, bir bağlantı eklemek ve sizi sosyal platformlarınızda takip etmelerini istemek isteyebilirsiniz. Katılımcıları resimlerde kendilerini etiketlemeye teşvik edin, böylece arkadaşlarının amacınızı desteklerken ne kadar eğlendiklerini görmelerine olanak tanıyın.

Değerli içerik sağlayın

Etkinlik takip e-postasını alan kişinin ne bilmek istediğini düşünün. Etkinlik belirli bir projeyi veya kampanyayı destekliyorsa topluluğa nasıl fayda sağladığına ilişkin bilgileri paylaşın. Özel bir tatma veya miksoloji kursu sunduysanız tarifleri paylaşın. Bir ağ oluşturma etkinliğiyse, iletişim bilgilerinin paylaşılacağı bir yer sağlayın. Yararlı kaynaklar ve hatta okuyucunun takdir edeceği ilginç bir blog yazısı ekleyin.

Her zaman alakalı içerik gönderip göndermediğinizi düşünün. Okuyucunun, onu önemsediğinizi ve daha güçlü bir ilişki kurmak istediğinizi bilmesini sağlayacak değerli bir şeyle mesajınızdan uzaklaşmasına izin verin. Mükemmel e-posta içeriğinin anahtarı her zaman destek istemek değil, destek sağlamaktır.

İlgi çekici bir takip e-postası yazmaya yönelik ipuçları

Etkinlik pazarlamacılarının ve kuruluşumun yazar olmayan satış ekibi üyelerinin tek bir e-posta hazırlamak için saatlerce uğraştığını gördüm. Bu kadar zaman harcamanıza gerek yok! Bu kritik süreci gereğinden fazla düşünmemek veya acele etmemek için bu ipuçlarını takip edin ve bu takip e-posta örneklerinden ilham alın.

Kısa ve net tutun

Öncelikle bu etkinlik takip e-postasının çok uzun olmasına gerek yok. Aslında her şeyi bir kerede eklemeye çalışmak yerine basit tutmak daha iyidir. Unutmayın, artık onların e-posta adresini alıp bu ilişkiyi başlattığınıza göre, onlara e-bültenler, yeni blog yazıları ve bir sonraki etkinliğe davetiyeler gönderebilirsiniz. Konuya bağlı kal. Yazmak daha kolay olacak ve daha da çok takdir edilecek.

Kişiselleştirmeyi enjekte edin

Tıpkı kişiselleştirilmiş bir selamlama eklemeniz gerektiği gibi, e-posta boyunca başka kişiselleştirmeler de ekleyebilirsiniz. Bunu yapmanın bir yolu, orijinal e-posta adresleri listesini daha da bölümlere ayırmaktır.

Örneğin, gönüllülerinize etkinlik takip e-postasını göndermek ve sıkı çalışmaları için onlara özel bir teşekkür etmek isteyebilirsiniz; bu, yeni katılan biri için geçerli değildir. Etkinliğe katılacak gönüllülerin listesini e-posta pazarlama platformunuzda ayrı bir e-posta bölümünde tutarsanız, e-postayı onlara özel kişiselleştirilmiş bir notla düzenlemek kolay olacaktır.

Etkileyici etkinlik takip e-postası konu satırlarını kullanın

Birden fazla ünlem işareti ve tamamı büyük harfle yazılan tıklama tuzağı alanına sapmadan, okuyucunun dikkatini çeken heyecan verici bir e-posta konu satırı eklemek isteyeceksiniz. Unutmayın, bazen e-posta gelen kutusuna girdiğinde alıcının göreceği tek şey bu birkaç kelimedir.

Konu satırınızı dikkatlice seçin. İyi e-posta konu satırları merak uyandırır, eylemi teşvik eder ve ayrıcalık hissi yaratır. Onlara o kadar önemli olduklarını hissettirin ki, bu haberi onlarla paylaşmalısınız.

Görsel öğeleri dahil edin

E-posta şablonları, görsel öğeleri etkinlik sonrası e-postanıza dahil etmenizi kolaylaştırır. Katılımcıların veya etkinlik etkinliklerinin fotoğraflarını ekleyebilir veya büyük güne ait bir widget veya kısa bir videonun bağlantısını bırakabilirsiniz. Kuruluşunuzun logosunu da eklemeyi unutmayın!

Etkinlik takip e-posta mesajı örnekleri

Etkinlik takip e-postanızı yazmadan önce okuyucularınızın hangi sonucu almasını istediğinize karar verin. Onlara sadece teşekkür etmek isteyebilirsiniz veya gelecek yılı iyileştirmenin yolları konusundaki önerilerini önemsediğinizi onlara göstermek isteyebilirsiniz. Bu beyin fırtınası hangi örneği takip etmek istediğinize karar vermenizi kolaylaştıracaktır.

Etkinliğin öne çıkanlarını içeren teşekkür e-postası

Bazı etkinlik sonrası e-postalar yalnızca minnettarlığı ifade eder ve büyük günün önemli anlarını paylaşır; bu kadar yeter! Eğer sanal bir etkinlikse bu, katılımcılara etkinliklerin kapsamı hakkında daha geniş bir bakış açısı sunmanın harika bir yoludur.

Özel içerik teklifi

Onlara bir işlemin sonunda teşekkür olarak verilen ekstra küçük sürprizi ifade eden bir Cajun sözcüğü olan lagniappe (lan-ˈyap) verin. Etkinlik katılımcıları, eğlencenin bittiğini düşünebilir ancak etkinlik takip e-postasında özel içerik sunarak eğlencenin süresini uzatabilirsiniz. Örneğin, onlara masa rezervasyonu yaparken veya gelecekteki etkinlikler için bilet satın alırken ilk şansı verebilirsiniz.

Anket ve geri bildirim talebi

Gelecek yıl aynı etkinliği düzenlemeyi planlıyorsanız, yatırım getirinizi artırmanın mükemmel bir yolu, katılımcılara, gönüllülere ve paydaşlara, etkinlikte hangi gelişmeleri görmek istedikleri konusunda anket yapmaktır. Sundukları bazı öneriler sizi şaşırtabilir, ayrıca yeni gönüllüler de kazanabilirsiniz.

Katılımcının ilgi alanlarına göre kişiselleştirilmiş teklif

E-posta adreslerini toplarken etkinlik katılımcılarına ilgi alanlarını soran kısa bir anket oluşturmak isteyebilirsiniz. Daha sonra e-posta listelerinizi bu farklı ilgi alanlarına göre bölümlere ayırabilir ve ilgilenecekleri teklifler veya ek kaynaklar içeren kişiselleştirilmiş e-postalar gönderebilirsiniz.

Örneğin, belki bir ağ oluşturma etkinliğine katılmakla ilgileniyorlardı ve onlara yalnızca önceki bir etkinliğe katılmaları için ücretsiz bir içecek bileti verebilirsiniz.

Başarılı etkinlik takip e-postaları için en iyi uygulamalar

E-postalarınızı alan kişilerin neye kaydolduklarını bilmelerini sağlamak gibi birçok e-posta pazarlama en iyi uygulaması vardır. Bunu check-in masasındaki tartışmalarınızda ele aldınız. Pazarlamacıların etkinlik takip e-postalarından sonuç almak için kullandıkları diğer ipuçlarını burada bulabilirsiniz.

Güncelliği kullanın

Çok beklemeyin! E-postanızı etkinlikten en geç üç gün sonrasına planlayın. Emin olun ki bu onların akıllarında hala tazedir.

Hedef kitlenizi segmentlere ayırın

Etkinliğinizin katılımcılarının farklı bölümlerini e-posta listelerinizde ayırarak yaptığınız çalışma, doğru mesajı doğru kişilere gönderme yeteneğinizle karşılığını alacaktır. Büyük bir olayın yoğun sonrasında bile bunu yapmaya zaman ayırın.

Takip sürecinizi otomatikleştirin

Zamandan tasarruf etmenin bir yolu tüm süreci otomatikleştirmektir. Bölümlere ayrılmış e-tablolar anında e-posta pazarlama yazılımına yüklenebilir. Kişiselleştirilmiş selamlar otomatik olarak eklenebilir. Hatta bir dizi e-postayı günler öncesinden planlayabilirsiniz.

Sonuçları ölçün ve izleyin

İster yüz yüze ister sanal bir bağış toplama etkinliği olsun, yatırım getirinizi bilmek isteyeceksiniz. Bu, etkinlik sonrası e-posta kampanyanız için geçerlidir. İnsanların mesajdaki bağlantılara tıklama oranı gibi ölçümleri izleyin. Bu, bir dahaki sefere nasıl gelişebileceğinizi görmenize yardımcı olacaktır.

Sürekli etkileşim teklif edin

Son olarak tek bir e-postayla yetinmeyin. Organizasyondan en son haberleri ve yeni etkinliklerin tarihlerini takip etmek için bu etkinlik katılımcılarıyla düzenli e-posta iletişimi planlayın. Yeni bağışlar, destek ve gönüllülerle sonuçlanan ilişkilerin gelişmesinin zaman ve çaba gerektirebileceğini unutmayın.

Etkili takip e-postalarıyla sonuçları artırın

Artık bir sonraki etkinliğiniz için ilgi çekici ve etkili bir takip e-postası hazırlamak için temel bilgilere sahip olduğunuza göre. E-posta adreslerini toplamaya, bunları hedeflenen listelere ayırmaya ve herkesin takdir edeceği ilgili bilgileri eklemeye hazır olacaksınız.

Bir sonraki adım olarak, beğendiğiniz bir tasarım için e-posta pazarlama yazılımınızdaki e-posta şablonlarına göz atın. E-postayı önceden tasarlayabiliyorsanız ve etkinlik fotoğraflarını veya videosunu nereye eklemek istediğinizi biliyorsanız, mesajın taslağını yazmaya başlayabilirsiniz. Bu, etkinlik sona erdiğinde ve gönder tuşuna basma zamanı geldiğinde oyunda önde olmanızı sağlayacaktır.