Etkinlik Yönetimi: Hızlı Kılavuz

Bir etkinliğe sahip olmak, bir projeyi yürütmek gibidir. Son teslimin olay olduğu bir son teslim tarihi olan bir ekip tarafından yürütülen bir planı vardır. Etkinlik yönetimi, tıpkı bir proje gibi, paydaşlarınız için her şeyin sorunsuz bir şekilde bir araya gelmesini sağlamanın yoludur.

Etkinlik yönetimi, çocuğunuzun doğum günü partisinden bir iş toplantısına ve aradaki her şeye kadar her şey olabilir. Bunu şahsen, sanal olarak veya her ikisinin bir karışımını yapabilirsiniz. Etkinliğinizi sahnelemeyi nasıl seçerseniz seçin, etkinlik yönetimi başarılı olmanıza yardımcı olacaktır.

Etkinlik Yönetimi Nedir?

Etkinlik yönetimi, bir etkinlik oluşturma sürecidir. Etkinliğin fikirden planlanmasına, yürütülmesine ve sürdürülmesine kadar etkinliğin her yönünü içerir. Etkinlik sonrası herhangi bir strateji varsa, etkinlik yapıldıktan sonra bile devam edebilir.

Etkinlik yönetimi, birazdan inceleyeceğimiz bir konu olan bir etkinlik yöneticisi ile başlar. Etkinliğin ne zaman ve nerede gerçekleşeceği gibi esaslara karar vererek planı başlatırlar. Ayrıca uygunsa bir tema geliştirecekler ve planlandığı gibi çalıştığından emin olmak için etkinliği denetleyecekler.

Etkinlik planı, kaynak tasarımı, düzenleme kontrolleri ve yerinde yönetim gibi çeşitli disiplinlerin yanı sıra daha fazla ayrıntı içerebilir. Planda her şey açıklanacak. Her şeyin doğru bir şekilde gerçekleşmesi için kapsamlı ve koordineli faaliyetler olmalıdır.

Etkinlik yönetiminizi düzenlemek için bir elektronik tablo kullanabilirsiniz, ancak proje yönetimi yazılımı işi çok daha kolaylaştırır. ProjectManager, kolayca paylaşılabilen çevrimiçi bir yazılımdır. Etkinlik planlayıcısından satıcılara kadar dahil olan herkesi birbirine bağlamak için harika bir işbirliği platformudur. Çevrimiçi Gantt grafiğimiz, görevleri düzenlemenize, gecikmeleri önlemek için bağımlı olanları bağlamanıza ve hatta bir temel belirlemenize yardımcı olur. Bu, gerçek zamanlı olarak planlanan ve gerçek çabayı izleyebileceğiniz anlamına gelir. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Etkinlik Yönetimi ve Etkinlik Planlaması

Daha derine dalmadan önce, benzer olsa da etkinlik yönetimi ve etkinlik planlamasının aynı olmadığını anlamak önemlidir. Genel fark, etkinlik planlayıcılarının etkinlik için vizyon sahibi kişiler olmasıdır. Ayrıca ön planlar üzerinde çalışırlar.

Etkinlik yöneticileri ise yürütmeyi denetleyen kişilerdir. Plana ayrıntılar ekler ve doğru yapıldığından emin olurlar.

Gördüğünüz gibi, örtüşme var. Etkinlik yöneticisi ve etkinlik planlayıcısı genellikle el ele çalışacak veya bazen bir kişi, planlanan etkinliğin boyutuna ve türüne bağlı olarak her iki rolü de üstlenecektir.

Örneğin, etkinlik yöneticisi genellikle rezervasyonları yapan, satıcılarla koordinasyonu sağlayan, personeli işe alan ve yöneten ve etkinlik sırasında yerinde bulunan kişidir. Etkinlik planlayıcısı temayı ve konsepti seçer, mekanı seçer, menüyü planlar ve herhangi bir eğlence veya konuşmacı için düzenlemeler yapar.

Etkinlik Türleri

Bahsettiğimiz gibi etkinlik yönetimi herhangi bir etkinliğe uygulanabilir. Bir çocuğun doğum günü partisini planlamanız veya olası bir çöküşle mücadele etmeniz gerekir. Profesyonel etkinlikler için riskler aynı derecede yüksektir.

Etkinliklere katılan insanlar, harika bir deneyim yaratmak için harcanan planlama ve çabayı düşünmezler. Ancak bir şeyler ters gittiğinde itirazlarını dile getiriyorlar. Bunu istemiyorsun.

Çeşitli profesyonel etkinlikleri tanımlamak için bir dakikanızı ayıralım, çünkü bunlar, etkinliği hazırlıyor veya yürütüyor olsanız da işiniz üzerinde finansal bir etkisi olabilir. Olumlu bir deneyim, markalar oluşturur, ağ oluşturmaya yardımcı olur ve satışları artırabilir. Kötü bir müşteri kaybı ve zedelenmiş bir marka itibarı ile sonuçlanabilir.

1. Kurumsal Etkinlikler

Kurumsal bir etkinlik bir şirket veya kuruluş tarafından yapılır ve çalışanlar veya müşteriler için düzenlenir. Birçok şirketi, çalışanı ve müşteriyi içeren ticari etkinlikler de olabilir. Kurumsal etkinlikler resmiden gayri resmiye uzanan bir yelpazede yürütülür ve ekip oluşturma, konferanslar, işe alma, ürün lansmanları vb. için tasarlanabilir.

2. Özel Etkinlikler

Özel bir etkinlik, bir doğum günü partisi veya yetişkinler için bir etkinlik anlamına gelebilir. Profesyonel etkinlikler açısından özel bir etkinlik de kurumsal olabilir. Bunun kurumsal etkinlikten farkı, herkese açık olan sınıf veya atölye gibi halka açık bir etkinliğin aksine, yalnızca özel etkinliğe davet edilenlerin katılabilmesidir.

3. Şahsen

Yüz yüze bir etkinlik fiziksel bir alanda gerçekleşir ve katılan insanlar fiziksel olarak oradadır. Tarih boyunca çoğu olay yüz yüze gerçekleşti, ancak elbette internetin ortaya çıkışı ve akışın gelişmesiyle birlikte aşağıda tartışacağımız gibi artık daha fazla seçenek var.

4. Çevrimiçi

Teknoloji, bu etkinlikleri katılımcılar için sorunsuz hale getirdiğinden sanal etkinlikler daha popüler hale geliyor. Ayrıca pahalı seyahat, otel ve yemek masraflarından kaçınmaya da yardımcı olabilirler. Etkinlik yönetimi açısından süreç temelde aynıdır. Yine de çoğu insan, özellikle iş yaparken şahsen tercih eder. Herkese yüz yüze mi yoksa çevrimiçi mi katılacağına dair seçenek sunan hibrit modeller de var.

İlgili: Excel için Ücretsiz Etkinlik Planı Şablonu

Etkinlik Yönetimi Rolleri

Herhangi bir projede olduğu gibi, etkinlik yönetimi, etkinliğin aksamadan devam etmesini sağlamak için farklı kişilerden ve beceri gruplarından oluşur. Bir etkinlik yöneticisinden kısaca bahsettik, ancak bu o kadar önemli bir rol ki daha fazla ayrıntıyı hak ediyor.

Etkinlik yöneticisine ek olarak, bir etkinlik yöneticisinin genel etkinlik yönetimi yapısına nasıl uyduğuna bakacağız. Her ikisinin de rollerine ve sorumluluklarına bakacağız ve her birinin işinde başarılı olmak için ihtiyaç duyduğu bazı becerileri açıklayacağız.

Organizasyon müdürü

Bir olay yöneticisi, olay yönetimindeki ağır işi yapar. Adından da anlaşılacağı gibi, etkinliği yöneten kişiler onlar. Bu, her şeyin beklendiği gibi gittiğinden emin olmak için planı uyguladıkları ve olayı olduğu gibi yönettikleri anlamına gelir. Açıkladığımız gibi, etkinlik yöneticisi ve etkinlik planlayıcısı biraz farklı olabilir veya sorumlulukları paylaşabilir. Bu iki pozisyonu birleştirecek bir etkinlik yöneticisinin rolüne bakmaya karar verdik.

Rol ve Sorumluluklar

Etkinlik yöneticileri, etkinlik konsepti hakkında beyin fırtınası yapılmasına ve etkinlik planının uygulanmasına yardımcı olur. Bu kapasitede, etkinliğin bütçelenmesi ve ilgili tüm faturalandırma ile ilgilenirler. Bu, aynı zamanda satıcılarla çalıştıkları ve sözleşmeler ve sponsorluk anlaşmaları için pazarlık yaptıkları anlamına gelir. Lojistikle ilgilenirler, paydaşları güncel tutarlar, gerekli izinleri alırlar ve herhangi bir olay sonrası raporlama ile ilgilenirler.

Yetenekler

Bir etkinlik yöneticisi, proje yönetimi de yararlı olabilir (ve PM deneyimi bir zorunluluktur) olsa da, halkla ilişkiler, iletişim veya misafirperverlik derecesine sahip olmalıdır. Üstün iletişim ve pazarlama becerilerine ihtiyaçları var. Bir etkinlik yöneticisi, güçlü bir lider, organize ve çoklu görev yapabilmelidir. Zaman yönetimi becerilerine sahip olmak ve risk yönetimini anlamak, çeşitli yazılımların nasıl kullanılacağını bilmek kadar önemlidir. Kişilerarası beceriler ve çatışma çözme de bir artıdır.

Etkinlik Direktörü

Bir etkinlik yöneticisi, bir etkinliği planlamak ve yürütmekten sorumludur, ancak günlük operasyonlarla daha fazla ilgilenen etkinlik yöneticisinden daha yüksek düzeydedir. Etkinlik yöneticisi beyin fırtınası ve planlamaya dahil olabilirken, etkinlik yöneticisi son söze sahiptir. Bireyler için şirketlere, kar amacı gütmeyen kuruluşlara ve devlet kurumlarına çalışabilirler.

Rol ve Sorumluluklar

Etkinlik direktörü, etkinlik personelinin eğitimli olduğundan ve sorumluluklarını anladığından emin olmaktan sorumludur. Başarılı bir etkinlik sunmak için planlama süreci boyunca etkinlik ekibiyle iletişim kuracaklar. Bu, satıcıların, yemek şirketlerinin ve diğer hizmet sağlayıcıların işe alındığından ve uygun şekilde planlandığından emin olmayı içerir. Doğru kitleyi hedeflediklerinden emin olmak için pazarlama girişimlerini ve her türlü etkinlik promosyonunu denetlerler.

Yetenekler

Bir etkinlik yöneticisi, misafirperverlik, etkinlik yönetimi veya proje yönetimi gibi ilgili bir alanda diploma sahibi olmalıdır. Konaklama yönetimi, etkinlik planlama, işletme yönetimi, pazarlama ve satış dersleri de faydalıdır. Sertifikalar, bilgili ve nitelikli olduklarını göstermek için iyidir. Bunun ötesinde, liderlik göstermeleri, açık iletişim becerilerine sahip olmaları, iyi organize olmaları ve pazarlama ve bütçelemeyi anlamaları gerekir.

ProjectManager Etkinlik Yönetimine Yardımcı Olur

ProjectManager, etkinliğinizi yönetmenize yardımcı olmak için ihtiyaç duyduğunuz özelliklere sahip çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır. Bahsettiğimiz gibi, Gantt şeması, ister küçük ister büyük bir etkinlik olsun, faaliyetlerinizi düzenleyebilir. Ancak Gantt şeması, çok projeli görünümlerimizden yalnızca biridir.

Etkinliklerinizi Çevrimiçi Takvimlerde Planlayın

Etkinliğinizi Gantt'ta düzenleseniz bile, etkinliklerinizi bir takvim biçiminde görmek için tek yapmanız gereken takvim görünümüne geçmek. Bu, işinizin başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini bir bakışta görebileceğiniz anlamına gelir. Ekibinize katılın ve planı paylaşın. Dilerlerse liste görünümünü veya kanban panolarını kullanabilirler. Yalnızca görüntüleme geçişlerini satıcılarla paylaşın ve önemli hiçbir şeyi değiştiremeksizin şeffaflık elde edin.

Zaman Çizelgeleri ile Çalışma Saatlerini Takip Edin

Ekibiniz dahil edildikten sonra, kaynak yönetimi özelliklerimizle kullanılabilirliklerini ayarlayabilirsiniz. Bu, görevleri atarken PTO'ları veya tatilleri olduğunda görmeyi kolaylaştırır. Ardından, ödemeyi kolaylaştırmak ve işlerini gerçek zamanlı olarak tamamlamak için harcadıkları süreyi izlemek için güvenli zaman çizelgelerimizi kullanabilirsiniz. Bu şekilde, eğer geride kalıyorlarsa, kaynakları yeniden tahsis edebilir ve hızla yoluna devam edebilirsiniz.

Gerçek zamanlı veriler yalnızca daha iyi kararlar almanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda ekibinizin işbirliği yapmasına ve birlikte daha iyi çalışmasına olanak tanır. Dosyaları paylaşabilir, göreve atanmamış diğer kişileri yorumlayabilir ve etiketleyebilirler, böylece gerekirse yardımcı olabilirler. Buna, size projenin üst düzey bir görünümünü ve verilerin daha derinine inen ve olay sonrası raporlamaya yardımcı olan özelleştirilebilir raporları sunan gerçek zamanlı kontrol panelimizi ekleyin ve olay yönetiminde güçlü bir müttefikiniz var.

ProjectManager, işinizi gerçek zamanlı olarak planlamanıza, programlamanıza ve izlemenize yardımcı olan ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır. İşbirlikçi platformumuz ekipleri, satıcıları ve paydaşları birbirine bağlayarak hepsinin tek bir gerçek kaynağıyla güncel kalmasını sağlar. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.