Excel ve Word için 10 Ücretsiz Etkinlik Planlama Şablonu

Bir etkinlik planlamak, iş yerindeki bir toplantıdan bir kongreye ve aradaki her şeye kadar değişebilir. Son teslim tarihine kadar teslim etmek için zamanı, maliyeti ve kapsamı yönetmeniz (ve kaliteyi unutmamanız) gereken başka bir projedir. Planlama şablonlarını kullanmak, düzenli kalmanıza ve bütçenizi korumanıza yardımcı olabilir ve ister bir ticari fuarda ağ oluşturma ister bir ekip oluşturma atölyesi başlatma olsun, amacına hizmet eden türden bir etkinlik planlamanıza ve oluşturmanıza olanak tanır.

ProjectManager, etkinliklerinizi planlamanıza, yönetmenize ve izlemenize yardımcı olabilecek ödüllü bir yazılımdır. Ayrıca proje yönetimi ile ilgili her şeyin çevrimiçi merkeziyiz. Haftalık blogları, kılavuzları okuyabilir ve Excel ve Word için ücretsiz etkinlik planlama şablonlarını indirebilirsiniz. Bir projenin her aşaması için ücretsiz şablonlarımız var. Aşağıda, bir sonraki etkinliğinizi önermek, planlamak ve yönetmek için kullanabileceğiniz 10 ücretsiz etkinlik planlama şablonu topladık.

1. Etkinlik Teklifi Şablonu

Her olay bir fikir olarak başlar. Birisi veya bazı kuruluşlar bir etkinlik düzenlemek ister ve teklif isteklerini (RFP'ler) ortaya koyar. Tıpkı herhangi bir proje için teklif vereceğiniz gibi, işi yapmak için neden en iyi müteahhit olduğunuzu önermeniz gerekir. Potansiyel müşteriyi ikna etmek, Word için ücretsiz etkinlik teklifi şablonumuzun devreye girdiği yerdir. Paydaşlara, başarılı bir etkinlik sunmak için ihtiyaç duydukları şeyi yapabileceğinizi kanıtlamanız için size alan sağlar.

Bu ücretsiz etkinlik şablonu, özelleştirilebilir bölümlere ayrılmıştır. Teklifinizle ilgili olmayan bölümleri ekleyebilir veya kaldırabilirsiniz, ancak etkinlik önerisini esaslara göre özetledik. Görev bildirimine benzer şekilde, etkinliğin amacına ilişkin doldurulacak bir alan bulacaksınız. Müşterinin etkinlikle neyi başarmak istediğini anladığınızı göstermek için etkinliğin amaçlarını ve hedeflerini tanımlayabileceğiniz bir yer de vardır. Etkinliğe çekeceğiniz hedef kitle, pazarlama ve promosyonlar, değer önerisi ve maliyetler için uzmanlığınızı daha da pekiştiren bir alandır. Bu ücretsiz etkinlik teklifi şablonu, anlaşmayı sizin yerinize tamamlamalıdır.

2. Etkinlik Planı Şablonu

İşi aldıktan sonra, etkinliğin baştan sona nasıl ilerleyeceğini göstermek için bir etkinlik planı şablonuna ihtiyacınız olacak. Excel için ücretsiz etkinlik planı şablonumuz, son teslim tarihlerini karşılayacağınızdan ve bunu müşteriniz tarafından onaylanan bütçe dahilinde gerçekleştireceğinizden emin olmanıza yardımcı olur. Diğer herhangi bir proje planından farklı olmayan ücretsiz etkinlik planlama şablonu, kaynakları tanımlar ve yönetimi kolaylaştırmak için aşamalar içerir.

Hepsinden iyisi, Excel elektronik tablosunu atlama ve statik bir şablondan çok daha fazlasını yapabilen ödüllü proje yönetimi yazılımı ProjectManager'ın ücretsiz deneme sürümünü alma seçeneği vardır. Olay görevlerinizi düzenlemek ve kaynakları ve ilgili maliyetleri eklemek için yazılımı Gantt şemasında açın. Hatta atamalar yapabilir, dosya ekleyebilir ve açıklamalar, etiketler, öncelikler ve daha fazlasını ekleyebilirsiniz. Elektronik tabloya eklediğiniz her şey görsel bir zaman çizelgesinde doldurulur, böylece gecikmeleri önlemek için kilometre taşları ekleyerek ve bağımlı görevleri birbirine bağlayarak olayı tek bir yerde görebilirsiniz. Ardından, bir e-tabloda yapamayacağınız bir şeyi, gerçek zamanlı olarak gerçek çabanıza karşı planladığınız çabayı izlemek için bir taban çizgisi belirleyin. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

3. Etkinlik Bütçe Şablonu

İşi aldınız ve bir plan yapıyorsunuz, ancak müşterinize ne kadar fatura keseceğinizi bilmek için bir etkinlik bütçeniz olması gerekiyor. Finansal tahmininiz yanlışsa, muhtemelen büyük miktarda paranız bitmiş olabilir. Tüm olayı sizin için bir kayıp haline getirmeye yeterli olabilir. Bu felaketten kaçınmak için, Excel için ücretsiz etkinlik bütçesi şablonumuzu kullanmanız gerekir. Bu, etkinliği taahhüt etmeden önce etkinliğin maliyetlerini daha doğru bir şekilde tahmin etmenizi sağlar, böylece kar edebilir ve para kaybetmezsiniz.

Bir etkinliğin ne kadara mal olacağını bilmek zor. Pek çok değişken vardır ve etkinliğin maliyetlerini etkileyebilecek riski göz önünde bulundurmanız gerekir. Ücretsiz bütçe şablonumuz, işçilik, sahip olabileceğiniz danışmanlık ücretleri, hammaddeler ve daha fazlası gibi maliyetleri toplamanıza olanak tanır. Elbette hiçbir olay birbirinin aynısı değildir. Bu nedenle ücretsiz şablonumuz özelleştirilebilir. Doğru bir rakam bulmanızı sağlamak için pazarlama ve promosyonlar veya şablonda eksik olabilecek başka şeyler ekleyebilirsiniz. Planlanan bütçenize göre gerçek bütçenizi izlemek için bile sütunlar vardır.

4. Etkinlik Pazarlama Takvimi Şablonu

Pazarlamadan bahsetmişken, etkinliğin hedef kitlesini çekmek için bir pazarlama kampanyası olmadan hiçbir etkinlik başarılı olamaz. Söylemesi yapmaktan daha kolay. Tıpkı etkinlik planında olduğu gibi, ilgili son tarihler, kaynaklar ve maliyetler vardır. Bir e-posta saldırısı, doğrudan posta veya hatta reklam panoları üzerinde çalışıyor olmanız fark etmez; koordine edilecek çok şey var. Excel için ücretsiz etkinlik pazarlama takvimi şablonumuz, tüm bu ördekleri arka arkaya koymanıza yardımcı olur. Bu çok yönlü araç size pazarlama kampanyasını aylık, üç aylık veya yıllık bir takvimde gösterir. Kimin neyden sorumlu olduğunu ve bu işin ne zaman biteceğini görebilirsiniz.

Aldatıcı derecede basit tasarım, pazarlama yönetimi için çok güçlüdür. Bu, herhangi bir takvimde gördüğünüzle aynı bir tablodur, ancak büyük resme bakmanıza ve ay, çeyrek veya yıl boyunca düzenlenen pazarlama kampanyasını görmenize olanak tanır. Şablon, her birinin solunda tarih ve kampanyanın adı bulunan sekmelere bölünmüştür. Bunu, bir açıklama, son tarih ve bu işi tamamlamaktan kimin sorumlu olduğu dahil olmak üzere, o kampanyayla ilişkili görevler takip eder. Ardından, toplam bütçenin bir kalemi olan o görev için maliyeti ekleyebilirsiniz. Kampanyanın hedeflerini ve tüm pazarlama kampanyasının süresini eklemek için bile alan var.

5. Etkinlik Görevi İzleyici Şablonu

İşe girmekten, etkinliği planlamaktan, bütçeyi tahmin etmekten ve hatta katılımın iyi olmasını sağlayacak pazarlama ve tanıtım kampanyasından bahsettik. Henüz bahsetmediğimiz şey, doğru yolda kaldığınızdan nasıl emin olacağımızdır. Bunu yapmak için, planlanan ve gerçek çabayı karşılaştırmanız gerekir. Bu şekilde, etkinlik programınıza uyup uymadığınızı veya geride kalıp kalmadığınızı görebilirsiniz. Harekete geçmek için çok geç olduğunda programın gerisinde olduğunuzu öğrenmek istemezsiniz. Excel için ücretsiz olay görev izleyici şablonumuzu kullanıyorsanız endişelenmenize gerek yok.

Görevlerinizi takip etmek için ihtiyacınız olan her şeyi bulacaksınız. Görevlerinizin adını listeleyebileceğiniz ve işin açıklamasını ekleyebileceğiniz bir yer var. Bir bağımlılık varsa, maliyetli gecikmeleri önlemek için bunu da listeleyebilirsiniz. Ardından, ekibinizde kimlerin bu göreve atandığını ekleyin. Hangisinin önce yapılması gerektiğini bilmek için görevlerin önceliğini ve başlangıç, planlanan bitiş ve fiili bitiş tarihleri ​​dahil bitiş tarihlerini eklemek için bir yer vardır. Ardından, gecikmeli, duraklatılmış açık veya tamamlanmış olup olmadığını öğrenmek için görev durumunu ekleyin.

6. Etkinlik Zaman Çizelgesi Şablonu

Elbette tüm bunların belli bir zaman dilimi içinde yapılması gerekiyor. Olaylar belirli bir zaman, gün veya günlerde gerçekleşir. Herhangi bir hareket alanı yok. Pazarlama materyalleri etkinlik saatiyle birlikte gönderildi ve bunu hiçbir şey değiştirmeyecek. Bu etkinliği zamanında üretmek, akıllıca planlamanız gerektiği anlamına gelir. Excel için ücretsiz etkinlik zaman çizelgesi şablonumuzu kullanmak, her şeyin yapılması gerektiğinde yapıldığından emin olmanıza yardımcı olabilir.

Etkinlik zaman çizelgemizle, iki bölümünüz var. Solda, yine tamamen özelleştirilebilir, dört sütunumuz olan bir elektronik tablo var. Burada görevleri, başlangıç ​​tarihlerini, bitiş tarihlerini ve sürelerini listeleyebilirsiniz. Sağda, etkinliğiniz için zaman çizelgesini otomatik olarak dolduran Gantt şeması gibi görsel bir zaman çizelgesi bulunur. Tek bir yerde etkinlik planına genel bir bakış elde ederken, aşamaları farklı renklerle ayırt ederek kolayca ayırt edebilirsiniz.

7. Maliyet-Fayda Analizi Şablonu

Bir etkinlik düzenlemeyi teklif etmeden önce, projenin yatırımınızın geri dönüşünü sağlayacağını bilmelisiniz. Aksi takdirde, bir hayır kurumusunuz, bir iş değil (hayır kurumlarının bile iyi işlerine devam etmek için ödeme gücüne sahip olmaları gerekir). Etkinliğin teklif vermeye değer olup olmadığını belirlemek için Excel için ücretsiz maliyet-fayda analizi şablonumuzu kullanın ve harcamanız gereken masrafların telafi edilip edilmeyeceğini görün.

Ücretsiz etkinlik planlama şablonumuz bunu, dolaylı, maddi olmayan ve fırsat gibi nicel maliyetleri yakalayarak yapar ve etkinlik planınızın uzunluğu ne olursa olsun bunları dışarı atar. Ardından, etkinliğin yaşam döngüsü boyunca tahmin edilen doğrudan, dolaylı, maddi olmayan ve rekabetçi gibi nicel faydaları listelersiniz. Şablon buradan yola çıkarak toplam maliyeti hesaplar ve doğru kararı vermenize yardımcı olmak için bunu toplam faydayla karşılaştırır.

8. RACI Matrisi Şablonu

Etkinliği teklif ettiyseniz ve kazandıysanız, zaten bir maliyet-fayda analizi, plan ve program yaptınız demektir. Şimdi ekibinizin çalışmasını sağlamalı ve müşterinizi güncel tutmalısınız. Ne de olsa, başarınızda kazanılmış bir çıkarları var. Bu, paydaşların tanımlanmasını ve ekibiniz de dahil olmak üzere rollerinin ve sorumluluklarının ve bunların proje ve görevleriyle nasıl ilişkilendirildiğinin tanımlanmasını gerektirir. Bu, Excel için ücretsiz RACI matris şablonumuzla yapılır.

RACI, sorumlu, sorumlu, danışılan ve bilgilendirilmiş kelimelerinin kısaltmasıdır. Ücretsiz etkinlik planlama şablonumuz, proje görevlerini satırlar halinde ve en üstteki listede ekibinizin tüm üyelerini her biri ayrı bir sütun olarak listeleyebileceğiniz bir elektronik tablodur. Ardından, adlarının görevle buluştuğu kutunun yanında R, A, C veya I olup olmadığını not edebilirsiniz. Bu, proje, ekip ve müşteri yönetiminizi büyük ölçüde geliştirir.

9. Paydaş Haritası Şablonu

Etkinlik projenizdeki paydaşları belirlemek için başka bir araç da Excel için ücretsiz paydaş haritası şablonumuzdur. Unutmayın, paydaşlar ekibinizden herhangi biri, etkinliğin hedef kitlesi ve tabii ki müşteri olabilir. Bu görsel aracı kullanmak, her bir paydaşın etkisini ve çalışmanızı nasıl etkilediğini görmenizi kolaylaştırır.

Ücretsiz etkinlik planlama şablonunun kullanımı kolaydır. Dört kareden oluşan bir ızgaraya bölünmüştür. İlk olarak, paydaşlarınızı listeleyin ve bir savunucu olduklarını belirtmek için yeşil, tarafsızlarsa sarı ve kritik ve potansiyel olarak çalışmayı engelleyebileceklerse kırmızı olarak renk kodlayın. Ardından, her birini, bunların nasıl yönetileceğine, memnun kalacağına, yakından yönetileceğine ve düşükten yükseğe etki düzeyine göre ayrılan kavrama ekleyin. Bu, bir paydaş yönetimi ve iletişim planı oluşturmanıza yardımcı olur.

10. Zaman Çizelgesi Şablonu

Son olarak, onlar işlerini yaparken ekibinizi takip etmeniz gerekecek. Zaman çizelgeleri, yalnızca maaş bordrosu için değil, ekibinizin saat, tatil ve fazla mesai başına maliyetini takip etmek için de değerli araçlardır. Excel için ücretsiz zaman çizelgesi şablonumuzu kullanmak, ekibinizin saatlerini yönetirken onların saatlerini de takip etmenize yardımcı olabilir.

Zaman çizelgesi şablonu, çalışanlarınızı izlemenize yardımcı olur. Ad, departman, saat ücreti vb. gibi kişisel verileri yakalamakla başlayın. Ardından, zaman çizelgesi için bir zaman çerçevesi tanımlayın ve saatlerini toplayın. Toplam çalışma saatlerini ekleyin ve görevlerini tamamlama açısından nerede olduklarını takip edebilir ve ödemelerinin zamanında ve doğru bir şekilde yapılmasını sağlayabilirsiniz.

Başarılı Bir Etkinlik Gerçekleştirmek için ProjectManager'ı Kullanın

Ücretsiz etkinlik planlama şablonları harikadır, ancak bir yere kadar. Örneğin, zaman çizelgesi şablonumuzun manuel olarak girilmesi gerekiyor ve güvenlik yok. ProjectManager, otomatik olarak doldurulan ve yöneticilere görevlerini tamamlamakta ne kadar ilerlediklerini gerçek zamanlı olarak gösteren zaman çizelgesi özelliklerine sahip, ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır. Ancak bu, müşteriniz için kaliteli bir etkinliği yönetmenize ve sunmanıza yardımcı olacak pek çok özelliğin yalnızca bir tanesidir.

Etkinliğinizi Gantt Şeması Üzerinde Planlayın

Bir etkinlik planlama şablonu, zaman çizelgesi şablonu, etkinlik bütçesi, izleyici vb. kullanmak yerine, Gantt grafiğimiz görevlerinizi, kaynaklarınızı ve maliyetlerinizi düzenler ve ilerlemenizi gerçek zamanlı olarak izler. Dört görev bağımlılığının tümünü birbirine bağlayabilir ve yazılımımızın size ilerlemeniz ve performansınız hakkında gerçek zamanlı verileri göstermesine olanak tanıyan bir zamanlama temeli belirleyebilirsiniz. Bu şekilde yolda kalırsınız ve bütçeyi aşmazsınız.

Gerçek Zamanlı Panolarda İlerlemenizi İzleyin

Gantt'ı düzenlemek kolaydır; şeyler değiştikçe sadece sürükleyip bırakın. Etkinlik planınızın tüm detayları buna göre ayarlanır. Ardından, gerçek zamanlı kontrol panelimize geçebilir ve zamanınızdan, maliyetinizden iş yükünüze ve projenizin genel sağlığına kadar her şeyin üst düzey bir görünümünü elde edebilirsiniz. Hafif araçlarla yaptığınız gibi yapılandırmak için zaman harcamanıza gerek yok. Siz hazır olduğunuzda hazırdır.

Yazılımımız, yöneticiler için daha uygun olan Gantt şemalarından daha fazlasına sahiptir. Pazarlama ve promosyon çalışmaları için iş akışını, görev listelerini ve takvimleri görselleştiren kanban panoları vardır. Birden fazla proje görünümü, hepsi uyum içinde çalışır, bu nedenle hangi aracı kullanırsanız kullanın, en güncel verilere sahiptir. Herkes her zaman aynı sayfada.

İlgili Etkinlik İçeriği

İster bir etkinliği yönetmede yeni olun, ister geçmişte düzinelerce etkinlik üzerinde çalıştınız, her zaman öğrenecek daha çok şey vardır. Sitemiz, etkinlik planlaması da dahil olmak üzere proje yönetimi ile ilgili her şey için çevrimiçi bir merkezdir. İşte haftalık bloglarımızdan, kılavuzlarımızdan ve eğitim videolarımızdan bir örnek.

• Bir Etkinlik Nasıl Planlanır: Etkinlik Planlama Adımları, İpuçları ve Kontrol Listesi
• Sanal Etkinlik Nasıl Planlanır: Sanal Etkinlik Planlama Kontrol Listesi
• Etkinlik Yönetimi: Hızlı Kılavuz
• Etkinlik Proje Yönetim Yazılımı
• Etkinlik Bütçesi Nasıl Oluşturulur?

ProjectManager, ekiplerin olayları gerçek zamanlı olarak planlamasını, yönetmesini ve izlemesini sağlayan çevrimiçi bir yazılımdır. Üretken ve doğru yolda kalmak için görev yönetimi, risk yönetimi ve kaynak yönetimi özelliklerimizi kullanın. Ortak çalışmaya dayalı platformumuz, nerede olursanız olun dosyalara yorum yapmayı ve paylaşmayı kolaylaştırır. Başarıya ulaşmak için aracımızı kullanan Avis, Nestle ve Siemens ekiplerine katılın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.