Proje Yönetiminde İstisna Raporunu Anlama

Projelerin nadiren planlandığı gibi gerçekleştiğini söylemek bir klişedir, ancak bu sadece bir klişe çünkü doğru. Proje sorunları ortaya çıktıkça, harekete geçmek önemlidir. Ama hangi önlemi alacağınızı nereden biliyorsunuz? İşte tam bu noktada bir istisna raporu devreye girer; bu, nasıl tekrar yola koyulacağınızı anlamanıza yardımcı olacak bir araçtır.

Proje yönetiminde istisna raporu nedir ve nasıl kullanılır? Terimi tanımlayalım ve yoldan sapan projeleri yönetmedeki kullanımını açıklayalım. Size bazı istisna raporu örnekleri ve proje yönetimi yazılımının sizi nasıl zamanında ve bütçe dahilinde tutabileceğini göstereceğiz.

İstisna Raporu Nedir?

Bir projede neyin yanlış gittiğine dair veri toplamak için bir istisna raporu kullanılır. Yani, projenin raydan çıkmasına neden olan istisnalar var mı? Tüm raporlarda olduğu gibi, istisna raporu da proje verilerini toplamak için önemli bir araçtır. Bunu özellikle önemli kılan şey, bir projede neyin doğru olmadığı hakkında bilgi toplayarak, projeyi tekrar rayına oturtmak için bir plan oluşturabilmenizdir.

Bir projede yanlış giden şey birçok şey olabilir. Belki işiniz beklentilerinizden sapıyor, proje planınızda belirlenen bir dönüm noktasına ulaşmamış olabilirsiniz ya da sizi programınızdan alıkoyan ve bütçenizden ayırdığınızdan daha fazlasını harcamaya zorlayan bir sorun var.

Bir istisna raporunun mutlaka projenizi rayından çıkaracak bir sorunu yakalaması gerekmez - bu sorunlar büyük veya küçük olabilir ve proje veya işletme üzerinde büyük veya küçük bir etkisi olabilir. Büyüklüğü ne olursa olsun, risk projeyi, işi ve hatta düzenleyici sorunları etkileme potansiyeline sahiptir. Aslında, bazen istisna raporları performans sorunlarını, muhasebe ve finanstaki düzensizlikleri veya envanter kontrol sorunlarını ortaya çıkarır.

Doğru proje yönetimi araçları olmadan çok büyük bir risk alıyorsunuz. ProjectManager, projenizin üst düzey bir görünümü için gerçek zamanlı gösterge tablolarına sahip bir iş ve proje yönetimi yazılımıdır. Kurulum gerekmez ve aracımız canlı verileri yakalar, hesaplar ve renkli grafiklerde görüntüler. Anormallikleri projenizin başarısını tehdit etmeden önce yakalamanıza yardımcı olacak altı proje metriğiyle ilgili verileri göreceksiniz. Bugün ücretsiz başlayın.

Neden İstisna Raporu Kullanmalı?

Elbette her projede dokümantasyon şarttır. Evrak ve proje raporları, kimin hangi görevleri hangi şekilde tamamladığını detaylandırır. Maliyetleri belgeleyerek ekibinizi sorumlu tutar ve paydaşlar arasında döngü kurarken programınıza ve bütçenize bağlı kalırsınız.

Projenizdeki hataları belgeleyen bir istisna raporu alarak değerli bir katkı sağlamış olursunuz. İstisna raporu, neyin yanlış gittiğini ayrıntılı olarak yakalar, hatalarınızdan öğrenmenize ve bunları projede veya gelecekteki projelerde tekrarlamamanıza olanak tanır.

İstisna raporunun kullanılması, projelerin ve işletmelerin, süreçlerindeki sorunları, hasara neden olacak kadar büyük hale gelmeden önce nasıl hızlı bir şekilde tanımlayıp ele alabilecekleridir. Bu, bir proje veya işletmedeki süreçleri izleyerek ve işlerin yanlış yönde hareket ettiğini gösteren herhangi bir anormallik için tetikte kalarak yapılır.

Bir istisna raporu, veri kalitesi konusunda da yardımcı olabilir. İstisna raporunun bulduğu her şeye yanıt vermek için iyi verilere sahip olmak çok önemlidir. Verilerde, kopya verilerde veya eski raporlardan alınan verilerde boşluk olamaz. İstisna raporu, yönetimin projede veya işte bir sorun olduğunu öğrenmesine yardımcı olur ve sorunu hızlı bir şekilde çözmek için doğru ve zamanında teslim edilmesi gerekir.

İlgili: Ücretsiz Kök Neden Analizi Şablonu

İstisna Raporunda Neler Olmalı?

Tüm istisna raporları açık ve anlaşılması kolay olmalıdır. Veriler, sürecin hangi aşamasında olduğu gibi, ne olduğunu ve anormalliğin nerede meydana geldiğini detaylandırmalıdır. Ayrıca istisnanın projeyi veya işi nasıl etkileyeceğini de not etmelidir.

İstisna raporu, amacına veya beklentisine ulaşamayan sürece veya hedefe odaklanmalıdır. Bu, ilk etapta hataya neyin neden olduğunu belirlemeye çalışarak bir daha olmamasını sağlamaya yardımcı olur.

İstisna raporunun sıklığı, işletmeye ve projeye göre değişir. Günlük, haftalık veya aylık olarak tamamlanabilirler. Aslında, durum kritikse, istisna raporunu gerçek zamanlı olarak çalıştırmak isteyebilirsiniz.

İstisna raporları çoğunlukla bir projenin kontrol aşamasında oluşturulur. Sorunları, riskleri ve kaliteyi kaydetmek için mevcut plandan ve projedeki mevcut verilerden türetilmiştir. İstisna raporları genellikle bir Word belgesi veya PDF olarak teslim edilir, ancak yüz yüze veya e-posta olarak da yapılabilir. Proje yönetimi yazılımı kullanıyorsanız, bu araç aracılığıyla da teslim edilebilir.

İstisna Raporlarını ve Hangi Senaryolarda Kullanan Sektörlere Örnek

Proje yönetimi hakkında konuşuyorduk, ancak bu istisna raporları kullanan yalnızca bir sektör. Tüm işletmeler, istisna raporlarından elde edilen veriler şirketi neyin iyi gitmediği konusunda uyardığı için yararlanabilir.

İstisna raporu, muhasebe ve finansın büyük bir bölümünü oluşturur ve şirketlerin verimliliği ve etkinliği artırmasına yardımcı olabilir. Kredi ve tahsilatlar için bir istisna raporu kullanmak, ödenmemiş faturaları ortaya çıkarır Borç hesapları departmanı olan herhangi bir işletme, süresi dolacak ödeme indirimlerini belirlemek için istisna raporlamasını kullanabilir. Bu faturalara ilk önce ödeme yapmak, indirimlerden yararlanmak ve tasarruf etmek için yaklaşılabilir.

Bu, satınalma siparişi olmayan faturaları belirlemek için istisna raporlamasının kullanılabileceği satın alma için de geçerlidir. Bu, nakit akışını tahmin etme ve dahili kontrollerinizle ilgili sorunları ortaya çıkarma yeteneğinizi etkileyecek onaylanmamış harcamalara sahip hesaplar anlamına gelebilir.

Aslında, istisna raporları herhangi bir şirkete iş akışlarında yardımcı olabilir. Üretimi yavaşlatabilecek onaylanmamış satınalma siparişlerini bulmak için kullanılabilir. Tedarikçi teslimatlarındaki gecikmeler yalnızca çığ gibi büyüyecek ve müşterilerinizi olumsuz etkileyecektir.

Bir İstisna Raporu Örneği

Bir tanesine bakmadan istisna raporları hakkında çok konuştuk. Çevrimiçi olarak bir tane oluşturmanıza yardımcı olabilecek birçok istisna raporu şablonu vardır. ProjectManagement.com'dan bir tanesine bakalım.

Gördüğünüz gibi isim, proje yöneticisinin kim olduğu, şirket ve incelenen dönem gibi proje bilgilerini yakalayabileceğiniz bir yer var. Bunun altında, her bölümü ayırt etmek için numaralandıran bir elektronik tablo var.

Yakalanan veriler, rapor edilen tarihi, sorun adını ve açıklamayı içerir. Ekipte sorunu çözmekten kimin sorumlu olduğunu listelemek için bir boşluk ve çözülüp çözülmediğini ve nasıl çözüldüğünü not etmek için bir boşluk var.

Ayrıca proje, paydaşlar ve maliyet üzerindeki etkisi için de bir alan var. Son sütun, gelecekte bu sorunun ortaya çıkmaması için en iyi uygulamaları eklemeniz için bir yer ekler.

Ücretsiz İstisna Raporu Şablonu

İstisna raporunun bir sorun raporuna çok benzediğini fark etmiş olabilirsiniz. Çünkü en azından proje yönetiminde çok ortak noktaları var. Aslında, ProjectManager, bir istisna raporu gibi kullanılabilecek ücretsiz bir sorun izleme şablonu da dahil olmak üzere projenizin tüm aşamaları için tonlarca ücretsiz şablona sahiptir.

Sorun izleyici, yukarıdaki istisna şablonuna benzer bir biçime sahiptir. İndirin ve projenizdeki istisnaları yakalamak için kullanabilir ve gelecekte bu sorunları ortadan kaldırmak için çalışabilirsiniz. Excel için ücretsiz sorun izleme şablonunun indirilebileceğini göreceksiniz, ancak başka bir seçenek daha var.

Sorun izleyiciyi yazılımımızda da açabilirsiniz. Bu, proje sorunlarınızı statik bir Excel elektronik tablosu olmadan yönetmenize olanak tanır. Bunun yerine, tümü aynı anda güncellenen beş proje görünümü arasından seçim yapabileceksiniz. Gantt grafiğini kullanıyorsanız ve ekibiniz kanban panosunu kullanıyorsa, her zaman en güncel veriler üzerinde çalışıyorsunuzdur.

Bir Proje için İstisna Raporunu Kim Hazırlar?

Yukarıda belirttiğimiz gibi, istisna raporu genellikle proje yönetimindeki kontrol aşamasının bir parçasıdır. Bu, proje yöneticisinin projeyle ilgili sorunları gözden geçirdiği noktadır.

Bu sorunlardan biri projeyi tehdit ediyorsa, proje yöneticisinin bir istisna raporu oluşturması gerekir. Bu, proje yöneticisinin konuyla ilgili daha fazla bağlam elde etmesine ve çözümünü yönetmesine olanak tanır. Ayrıca, bu tür sorunların gelecekte projeyi tehdit etmesini önlemeye yardımcı olur.

Proje ekibi bir istisna raporunun sonuçlarına yanıt vermede yer alacak olsa da, konuyu proje kuruluna sunanlar olduğu için proje yöneticisi bundan sorumludur. Ayrıca, seçenekler ve öneriler sunarak buna yanıt verme girişimine öncülük edecekler.

ProjectManager İstisna Raporlamada Nasıl Yardımcı Olur?

ProjectManager'ın, canlı proje verilerini yakalayan ve kullanıcılara, rahat oldukları araçlarla sorunu çözmek için birden fazla proje görünümü sağlayan gerçek zamanlı panolar ile istisna raporlamasına nasıl yardımcı olabileceğinden daha önce bahsetmiştik. Ama bu sadece başlangıç.

Kanban Panolarında İstisnalar Oluşturun ve İzleyin

Çoklu proje görünümlerimizden biri, projenin iş akışını görselleştiren çevik bir araç olan kanban panolarıdır. Ekipler, işbirlikçi platformumuzda birikimlerini yönetebilir ve sprintleri birlikte planlayabilir, böylece yorum yapmalarına ve dosya paylaşmalarına olanak tanır. Yöneticiler sürece şeffaflık katar ve darboğazlardan kaçınmak ve ekiplerin kapasitede çalışmasını sağlamak için kaynakları yeniden tahsis edebilir.

Tek Tıkla Raporlarla Verileri Daha Derine Alın

Gerçek zamanlı gösterge panosu size harika bir genel bakış sağlar, ancak daha fazla ayrıntıya odaklanmak istediğinizde, bir tuşa basarak oluşturulabilen raporlarımızı kullanın. Durum raporları, görev raporları, maliyetler ve çok daha fazlasını alabilirsiniz. Tüm raporlar aradığınızı sıfırlayacak şekilde filtrelenebilir ve proje panonuzu bilgilendirmek için PDF'ler veya çıktılar olarak kolayca paylaşılabilir.

ProjectManager, herkesin her zaman aynı sayfada olmasını sağlayan tek bir gerçek kaynağına sahiptir. Çevrimiçi bir araç olarak, aynı ofiste, uzaktan veya hatta farklı metodolojilere sahip farklı departmanlarda çalışan ekipleri gerçek zamanlı olarak birbirine bağlar. Bu, daha doğru istisna raporları ve daha başarılı projeler anlamına gelir.

ProjectManager, hibrit ekipleri birbirine bağlayan ve üretkenliği artıran ödüllü bir yazılımdır. Tek bir araçla görevleri düzenleyin, performansı izleyin ve ilerleme hakkında rapor oluşturun. Başarı sağlamak için yazılımımızı kullanan NASA, Siemens ve Nestle gibi çeşitli kuruluşlardaki ekiplere katılın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.