İkna Edici Bir Yönetici Özeti Nasıl Yazılır + 5 Gerçek Dünya Örneği

Yönetici özeti, daha uzun bir belgenin kısaltılmış bir versiyonudur - iş dünyasının tl;dr. Yönetici özetleri genellikle raporlama belgelerine eşlik eder, ancak buna ihtiyaç duyabileceğiniz başka bağlamlar da vardır (örneğin, basın bültenleri).

Tüm yönetici özetleri başarılı bir fikir, sunum veya düşüncenin önemli noktalarını sağlasa da, ilk satırdan ilgi ve destek kazanan ikna edici bir yönetici özeti yazmak incelik ve biraz strateji gerektirir.

Aşağıda, hangi bitlerin kesileceğini ve hangilerinin tutulacağını belirlemek de dahil olmak üzere bir yönetici özetinin nasıl yazılacağını ayrıntılarıyla anlatacağız.

Yönetici özeti ne zaman kullanılır?

Kendinizi hedef kitlenizin yerine koyun ve hangi bilgilerin onlar için en önemli olduğunu düşünün. Bir basın bültenine eşlik edecek bir yönetici özeti yazıyorsanız, bilgiler markanıza ve insanların markanızın ne yaptığını önemsemesi gerektiğini kanıtlayan bazı farklılaştırıcılara odaklanmalıdır. Yıllık bir hissedar raporu yazıyorsanız, şirketinizi tanımlamaya daha az ve şirketinizin ne kadar kârlı olduğuna ve olacağı tahminine daha fazla odaklanmak isteyeceksiniz.

Burada hatırlamanız gereken en önemli şey, hedef kitlenize odaklanmaktır—raporunuzun veya yönetici özetinizin ne olduğuna takılıp kalmayın. Aslında kimin okuduğunu düşünün.

Bu nedenle, bir yönetici özeti yazmak için farklı formatları düşünmek isteyebilirsiniz. Kesinlikle bir pdf dosyasına koyabilirsiniz, ancak diğer formatlarla daha taranabilir ve sindirilebilir hale getirebilirsiniz. Belki eşlik eden bir grafik oluşturacaksınız ya da bir izleyiciye şahsen sunuyorsanız slaytları kullanacaksınız. Kolay dağıtım için, yönetici özetinizi web sitenizde bir yerde yayınlamak da isteyebilirsiniz.

Etkili bir yönetici özeti nasıl yazılır

Etkili bir yönetici özeti yazmak için herkese uyan tek bir yaklaşım yoktur, çünkü bu her zaman bağlama ve onu kimin için yazdığınıza bağlıdır. En önemli ve zorlayıcı bilgiler senaryoya göre değişir.

Bir teklifin yönetici özeti, geriye dönük bir raporunkinden çok farklı bir şekilde okunacaktır.

İlki daha ikna edici ve ileriye dönük olabilirken, ikincisi izleyicinin bir sonraki raporda görmeyi bekleyebileceği bazı başarıları ve kazanımları vurgulayacaktır. Yönetici özetinizi yazarken aşağıdaki soruları yanıtladığınızdan emin olun (her birine kaç cümle veya paragraf ayıracağınız hedef kitlenize göre değişir):

• Markanız kim?
• Aşağıdaki metin ne hakkındadır?
• Kitleniz neden ilgilenmeli?
• Okuyucular hangi olaylar hakkında heyecanlanmalı?

Uzunluk açısından yönetici özetinizi bir ila dört paragraf arasında tutun. Yine, bu bağlamsaldır. Bir iş planının yönetici özeti, örneğin bir basın bültenine eşlik eden özetten daha ayrıntılı olacaktır.

Düzenleme, bir yönetici özeti hazırlamak için önemli bir adımdır. Bunu sizin için halletmek için profesyonel bir yazar tutmayı bile düşünebilirsiniz. Bunun için zamanınız veya bütçeniz yoksa taslak yönetici özetinizi güvenilir bir ekip üyesine göndermeyi düşünün. Yönetici özetinin amacı ve onu kimin okuyacağı hakkında onları bilgilendirdiğinizden emin olun.

Ayrıca bağlama dayalı olarak yönetici özetinizi veya şablonunuzu yeniden amaçlayabilir ve yeniden kullanabilirsiniz. Yıllık raporlar, basın bültenleri ve işe alım belgeleri gibi şeylerde kullanmak için genel bir standart yönetici özeti yazın. Daha sonra, mali raporlar veya yeni ürün teklifleri gibi daha spesifik amaçlar için bu yönetici özeti üzerinde yeniden çalışabilirsiniz.

Unutmayın, yönetici özetiniz bir sonraki adımınız için zemin hazırlamalıdır. Yönetici özeti, hedef kitleniz için ilk izlenimdir, bu nedenle bu izlenimin ne olmasını istediğinizi düşünün ve ardından özetinizi buna göre oluşturun.

Yönetici özeti örnekleri

FIGS yatırımcı ilişkileri sayfası

Sağlık giyim ve yaşam tarzı markası FIGS, yatırımcı ilişkileri sayfasında bir yönetici özeti olarak hizmet etmek üzere "kurumsal bir genel bakış" olarak adlandırdığı şeye sahiptir. Kurumsal genel bakış, FIGS markasını tanımlar ve en büyük satış noktalarından bazılarını vurgular: en büyük DTC sağlık giyim platformu; biçim ve işlev; ve karşılanabilirlik.

FIGS, bu farklılaştırıcıları, yatırımcıların aradığı iki önemli şey olan uzun vadeli karlılık ve büyüme için olumlu bir işaret olan topluluğunun gücünü göstermek için kullanır.

Allbirds sürdürülebilirlik raporu

Allbirds ayrıca misyon odaklı şirketini tanımlamak için bir yönetici özeti kullanır. Sürdürülebilirlik, Allbirds markasının önemli bir özelliğidir ve sürdürülebilirlik raporu, şirketin çevresel etkisiyle ilgilenen tüketiciler ve yatırımcılar tarafından okunacaktır. Bu nedenle, şirketin çevreye duyarlı girişimlerini vurgulamak için 2020 sürdürülebilirlik raporu için yönetici özetini kullanır.

Sadece bu da değil, Allbirds, ayakkabı endüstrisinin çevresel zarara nasıl katkıda bulunduğuna dikkat çekerek rakiplerine ince bir bakış atıyor. Allbirds, sertifikalı B Corporation'ı sürdürülebilir bir şekilde yönettiğini ve izleyicilerin bu konuya yatırım yapma olasılığının yüksek olduğunu bilerek dikkat eder.

Kavununuzu Sevin Basın Bülteni

Love Your Melon, bunun gibi basın bültenlerinde kullandığı genel, standart bir yönetici özetine sahiptir. Bu yönetici özeti daha geniş bir kitleye yöneliktir ve muhtemelen birçok farklı amaç için yeniden kullanılmıştır.

Buradaki yönetici özeti “About Your Melon” başlıklı ve markanın pediatrik kanserle mücadele misyonunu anlatıyor. Love Your Melon ayrıca, özellikle sayılar yalan söylemediği için, her zaman ikna edici amaçlar için ideal olan belirli ölçütleri de içerir ve çocuklara 215.000 yetenekli şapkasını ve 8.3 milyon dolarlık bağışını sunar. Ayrıca yönetici özeti, okuyucuların sosyal medyada marka hakkında daha fazla bilgi edinmesi için bir harekete geçirme çağrısı (CTA) sağlar.

LSTN etki raporu

LSTN Sound Co. kendini kurumsal sosyal sorumluluğa (CSR) adamış başka bir markadır. Bu nedenle, yıllık etki raporu yayınlamaktadır. Özel bir yönetici özeti olmasa da, raporun başında bu rolü dolduran bölümler vardır. Rapor, marka ve misyonu hakkında bir yazıyla başlıyor.

Ardından, markanın misyon ifadesinin ne olabileceğini içeren tek bir cümle görüyoruz.

Ve son olarak, kurucu ortak Bridget Hilton'dan bir tanıtım mektubu var.

Bu "yönetici özetinin" çok uzun olduğunu iddia edebilirsiniz, ancak her biri kendi sayfası ve görsel işlemesi olan üç ayrı bölüme ayrılmıştır. Bazı durumlarda, özellikle markanızın diğer unsurlarıyla bir araya getirildiklerinde daha uzun yönetici özetleri işe yarar.

Cotopaxi etki raporu

Bir başka KSS odaklı marka olan Cotopaxi de sosyal ve sürdürülebilir hedeflere yaptığı katkıları detaylandıran yıllık bir etki raporu yayınlıyor. Aşağıdakiler, 2020 raporunda "Genel Bakış" başlıklı bir yönetici özeti olarak görünür:

Özet, markanın misyon ve ilkelerinin yanı sıra COVID-19 pandemisinin güncelliğine odaklanan basit ve basittir. Okuyuculara Cotopaxi'nin yeni iç ilkeleri hakkında daha fazla bilgi edineceklerini ve COVID-19'dan etkilenen ekipleri ve paydaşları desteklemek için plakaya nasıl adım attığını göstererek raporun geri kalanı için zemin hazırlıyor.

Yönetici özetinizi yazmaya hazırsınız

Yönetici özetiniz, yalnızca bir rapor veya belgeye giriş yapmaktan daha fazlasıdır. Kitlenizi çeken en önemli makara görevi görür. İkna edici bir yönetici özeti yazmak kuşkusuz birkaç denemeyi gerektirecektir, ancak bu gönderideki tavsiyeleri izleyerek iyi bir yolda olacaksınız.