İş Kaygısıyla Mücadele Edin ve Teknolojiyle İş Yerinde Verimliliği Artırın

İş kaygısı gerçektir ve performansı önemli ölçüde etkileyebilir. Kaygıya yatkın olsun ya da olmasın tüm çalışanlar tarafından deneyimlenebilir. Etkisi bir insanı gerçekten yıpratabilir ve üretkenliğine zarar verebilir. İyi haber şu ki, işyerinde stres düzeylerini yönetmenin birçok yolu var ve hem bireysel hem de kurumsal düzeyde etkili önlemler uygulanabilir.

İnsanlar kaygıyı oldukça sık yaşarlar, ancak genellikle gözden kaçırılır. Amerika Anksiyete ve Depresyon Derneği tarafından yapılan bir ankete göre, işyeri kaygısının en çok etkilediği temel alanlar performans, iş kalitesi ve ekipler arası ilişkilerdir . Bunların nedenleri, uzun saatler ve ağır iş yüklerinden belirsiz beklentilere, etkisiz iletişime ve büyük resmi görememeye kadar değişebilir. Ayrıca, yönetilmezse bu korku ve huzursuzluk, bir işletmenin büyümesine büyük ölçüde müdahale edebilecek korkunç sonuçlara yol açabilir.

İşyeri, bireyleri ellerinden gelenin en iyisini yapmaya teşvik eden destekleyici bir ortam sağlamalıdır. Birinin konsantre olabileceği, bilgiyi işleyebileceği, projeleri üzerinde çalışabileceği ve bunları büyük bir başarıyla tamamlayabileceği güvenli bir alan olmalıdır. Ekip üyelerini öğrenmeye, işbirliği yapmaya ve profesyonel olarak büyümeye motive etmelidir. Bununla birlikte, endişe içeri girdiğinde, yukarıda belirtilenleri başarmak oldukça zor olabilir.

Bu yazıda, işyeri kaygısının ne olduğu ve onu başarılı bir şekilde yönetmek için neler yapabileceğiniz hakkında daha fazla bilgi paylaşacağız. Hem çalışanları hem de bir bütün olarak işletmeyi nasıl ve ne şekilde etkilediğine ışık tutacağız. Ama en önemlisi, teknolojinin yardımıyla bunun üstesinden nasıl geleceğinize dair ipuçları vereceğiz.

Gelelim ona, olur mu?

İşyeri Kaygısı Nedir?

Kaygı, stresli durumlarla karşılaştığınızda hissettiğiniz aşırı huzursuzluk, endişe ve gerginlik hissidir. Tamamen normal, hatta sıradan olabilir.

Öğrencilerin bir testten önce gergin olabileceği veya bir sporcunun bir yarışmadan önce adrenalin yüklü duygulardan oluşan bir kokteyl yaşayabileceği gibi, çalışanlarınız da önemli bir son teslim tarihini karşılarken, bir süpervizörle toplantıda otururken, yeni bir sınav sunarken veya başlatırken endişeli hissedebilirler. proje.

Ancak, sıkıntı hissi her şeyi tüketiyorsa ve çalışanlarınızın işi zarar görüyorsa, bu çok daha büyük bir sorunun işaretidir.

Endişeli hissetmek kesinlikle tatsız, hatta belki biraz sinir bozucu, ancak The Medical Futurist'in belirttiği gibi, bazı durumlarda da kullanışlı olabilir. Savaş ya da kaç modumuzu tetikleyen, vücudumuzun çevremizdeki değişikliklere verdiği doğal tepkidir. Hangi modun etkinleştirileceği hem durumsal hem de kişisel kriterlere bağlıdır.

Araştırmalarında, Cheng ve McCarthy, işyeri kaygısının mizaçsal ve koşullu bir doğası olduğunu bulmuşlardır. Bu, genel olarak yaşamlarında kaygı yaşayan kişilerin yeni durumları tehdit edici olarak görme olasılıklarının daha yüksek olduğu anlamına gelir. Diğerleri, yüzleşmeleri gereken duruma bağlı olarak farklı seviyelerde ajitasyon hissedebilir.

Örneğin, erteleyiciler kaygı yaşadıklarında kavga moduna girerler - yani projelerini zamanında bitirmek için daha fazla konsantre olurlar. Ancak katı bir planlayıcı kaygı duyduğunda uçuş moduna geçebilir veya tamamen donabilir.

Ekibinizin farklı üyelerinin stresli durumlara nasıl tepki verdiğini ayırt edebilmelisiniz. Genel olarak, kaygı ve stres arasında ayrım yapmalısınız. İkincisi genellikle kısa ömürlüdür, birincisi ise uzun vadeli sonuçlara sahip olabilir ve insanlarınızı yıpratabilir. Bu nedenle, verimliliği ve motivasyonu yüksek tutmak istiyorsanız, onu kontrolsüz bırakmamalısınız.

Kaygıya Neden Olan Ortak Çalışma Alanları

Bir sorunu tedavi etmek için önce kök nedenini bulmanız gerekir. Bir kişinin kaygı yaşamasının birçok nedeni vardır. Bununla birlikte, işle ilgili stresörler söz konusu olduğunda, öne çıkan birkaç şey vardır.

• Ağır iş yükleri – Aynı anda birden fazla görev veya büyük proje üzerinde çalışmak ve bunları yönetmek, çalışanların kendilerini aşırı yorgun hissetmelerine ve hatta tükenmiş hissetmelerine neden olabilir.
• Uzun çalışma saatleri – Ekibiniz, gönüllü olarak fazla mesai yapan aşırı başarılı kişilerden oluşsa bile, bunun onlara zarar verdiği bir zaman gelecek.
• Son teslim tarihlerini karşılamak – Özellikle projelerin çok sık "son teslim tarihi" ise veya gerçekçi olmayan bir son teslim tarihine sahipse.
• Birbiriyle çelişen performans beklentileri – Birbiriyle çatışan talepler ve etkisiz eğitim, bir projeyi yalnızca yönetilemez hissettirmekle kalmaz, aynı zamanda işyerinde her günü bir mücadele haline getirebilir.
• İletişimde zorluk – Çalışanlar birbirleriyle veya yöneticilerle etkili bir şekilde iletişim kuramadıklarında, hayal kırıklığı şiddetli strese dönüşebilir.
• Etkisiz geri bildirim – Yeterli geri bildirim eksikliği ile ekibiniz çalışmalarının kalitesi konusunda gergin hissedebilir ve yöneticiler memnun kalmazsa işlerini kaybetmekten korkabilir. Dahası, bu onların ilerlemesini yavaşlatabilir ve daha da fazla gerginliğe neden olabilir.
• Bireysel görevler üzerinde kontrol eksikliği – Çok fazla mikro yönetim, ekibinizin onlara güvenmiyormuş gibi hissetmesine neden olabilir.
• Değerlerini görememe – Çalışanlarınız işinizin karlılığı ve büyümesindeki rollerinin farkında değilse, hiçbir amaçları yokmuş gibi hissedebilirler.

Şirketler, kaygının olumsuz etkilerini dengelemek ve verimli ve destekleyici bir ortam yaratmak için çeşitli araçlar ve teknikler uygulayabilir. Çalışma kültürünü güçlendirmekten daha iyi proje yönetimi uygulamalarını benimsemeye kadar, günlük zorlukların üstesinden gelmek için yardım sunabilirler.

Teknolojinin bu süreci desteklemesinin ve ekip üyelerinizin zihinsel sağlığını iyileştirmenin birkaç yolu vardır. Ne olduklarını bulmak için okumaya devam edin.

1. Proje Zamanlamasını ve Koordinasyonu İyileştirin

Şirketinizin büyüklüğünden bağımsız olarak, birden fazla aktif projeniz olabilir, bu nedenle her şeyin sorunsuz çalışmasını sağlamak için onları etkili bir şekilde yönetebilmelisiniz. Projeleri daha iyi planlamanıza ve koordine etmenize yardımcı olabilecek bir çözüme ihtiyacınız var. Yardımcı olabilecek teknoloji, Asana, Toggl veya Teamwork gibi proje yönetimi yazılımlarıdır.

Proje yönetimi araçları, farklı ekip üyelerinin iletişim halinde kalmasına, görevleri dağıtmasına, kaydedilen ilerlemeyi izlemesine ve tüm sürecin her aşamasını öngörülebilir, doğru ve karlı bir şekilde planlamasına yardımcı olabilir.

Bu , zamanlama belirsizliğini ve karışıklığı azaltırken ekip çalışmasını ve hesap verebilirliği geliştirmeye yardımcı olur. Ayrıca, yardıma ihtiyaç duyduklarında iş arkadaşlarının birbirlerine ulaşmasını sağlar, böylece endişeli ekip üyelerinin kendilerini bağlı hissetmelerine yardımcı olur.

Ancak, proje çizelgeleme ve koordinasyonunun verimliliğini artırmak sadece bir başlangıçtır. Ardından, hataları ve gecikmeleri ortadan kaldırmak için süreçlerinizi kolaylaştırmanız gerekir.

2. Karmaşık Süreçleri Kolaylaştırın

Süreçlerinizi teknolojinin yardımıyla düzene sokarak verimliliği artırabilir, operasyonları daha sorunsuz hale getirebilir ve ekiplerinizdeki iş kaygısını yönetebilirsiniz. Bu, çalışanlarınızı yavaşlatabilecek gereksiz faaliyetleri ortadan kaldırmanıza yardımcı olur, böylece onların çabalarına öncelik vermelerine ve daha önce daha önemli olan görevlere odaklanmalarına yardımcı olabilirsiniz.

Süreç düzenleme birçok farklı alanda kullanılabilir ve bunu başarmanıza yardımcı olması için ProcessSt veya SaaSBPM gibi iş akışı yönetimi yazılımlarını kullanabilirsiniz. İletişimi, yönetimi, muhasebeyi, satışları ve daha fazlasını iyileştirmeye kadar, değişiklikler olduğunda herkesin döngüde olması için görevleri otomatik olarak tahsis edebilirsiniz.

Bu, hataları ve karışıklığı azaltmaya yardımcı olacaktır. Çalışanlar, ister belirli bir görevle ilgili isterse refahla ilgili olsun, yardıma ihtiyaç duyduklarında kolayca bağlantı kurarlar.

Ayrıca okuyun: Tasarımcının Araç Seti: İş Akışları, Yazılım ve Web Siteleri

3. Çalışanların Refahını Takip Edin

İşyerinde kaygıyı yönetmek için hangi yaklaşımı seçerseniz seçin, çalışanlarınızın refahını gözetmek her zaman önemli bir rol oynayacaktır.

İnsan kaynakları yazılımını kullanarak yöneticilerinizin ve İK uzmanlarınızın daha iyi destek sunmasına ve şirketinizdeki genel iş deneyimini geliştirmesine yardımcı olabilirsiniz. Böylece süreçleri ve programları çalışan ihtiyaçları ve isteklerine göre uyarlamalarına olanak tanır.

Ek olarak, bu tür bir teknoloji ile İK ekipleri, diğer ekiplerin nasıl çalıştığını ve çalışanların nasıl hissettiğini daha iyi anlayabilir. Eğitime, işe alıştırmaya ve personeli gergin olduklarında konuşmaya teşvik etmeye yardımcı olabilir.

Bu bilgilere sahip olmak, yöneticilerin çalışan performansındaki boşlukları bulmasına ve bunları nasıl köprüleyeceklerine dair fikirler bulmasına olanak sağlayacaktır. Başlamanın bir yolu, bireysel hesap verebilirlik ve çalışanların programları üzerinde daha fazla kontrol sahibi olmalarına izin vermektir.

Ayrıca okuyun: Liderlik Çalışanlar Arasında Olumlu Bir Kültüre Nasıl Katkı Sağlayabilir?

4. Çalışanlara Programları Üzerinde Kontrol Verme

Endişeli çalışanlar, aynı anda çok fazla proje ve görevden sorumlu olmaları gerektiğinde bunalmış hissedebilirler. Bu, özellikle performansla ilgili veya karar verme kaygısı varsa doğrudur. Hatta, yapılacaklar listelerindeki her işi gereğinden fazla analiz etmelerine ve gereğinden fazla düşünmelerine neden olan bir durum olan “analiz felci”ne sahip olabilirler.

Ekip üyeleriniz öncelikleri belirlemekte zorlanıyorsa , süreci daha küçük parçalara ayırmanız onlar için faydalı olabilir. Daha sonra her biri için ayrı zaman dilimleri tahsis edebilir ve çalışanlarınızın sorumluluklarını kendilerine uygun bir şekilde planlamalarına izin verebilirsiniz. Her seferinde bir şeye odaklanabilecekler ve bitirdikten sonra bir sonrakine geçebilecekler.

Harvard Business Review'a göre bu, kuruluşunuzun üretkenliği ve hatta yenilikçi düşünceyi artırması için harika bir yoldur. Bir kişi görevler arasında geçiş yaptığında, birincil projesini bitirmek için gereken süreyi %25 oranında artırır.

Farklı üretkenlik araçlarını ve tekniklerini test etmeyi deneyin. Buna yardımcı olmak için yapabileceğiniz bir şey , ekip üyelerinizi belirli bir süre boyunca kesinlikle tek bir göreve odaklanmaya teşvik etmek ve ardından ara vermek ve enerjilerini yenilemektir. Örneğin, çalışanlarınızın kontrol edebileceği daha küçük görevler oluşturmak için iş akışı yönetim aracınızı kullanabilirsiniz. Bu, günlük görevlerinden ve projelerini ne zaman teslim etmeleri gerektiğinden sorumlu hissetmelerine yardımcı olacaktır.

Sorumlu çalışanlar da sorumlu ve şeffaftır , bu nedenle iş yerinde kaygıyla mücadele için son ipucumuz ekipler arası iletişimi hızlı, kolay ve anlaşılır kılmaktır.

5. İletişimi Kolaylaştırın

Şirketinizin iletişim sistemlerinin etkinliği, her şeyin sorunsuz çalışmasını sağlamada önemli bir rol oynar. Teknoloji, erişilebilirliği ve kullanılabilirliği önemli ölçüde artırarak çalışanlarınızın birbirleriyle anında bağlantı kurmasına ve sıkıntıları zamanında gidermesine olanak tanır.

Slack, Google Hangouts veya Microsoft Teams gibi araçlarla, insanların farklı proje ve konulardaki konuları kolayca tartışabilecekleri ortak çalışma kanalları oluşturursunuz. Yahoo!Finance'a göre, anlık mesajlaşma, işbirliğini, katılımı ve üretkenliği geliştirebilir , bu da onları, özellikle iletişimle ilgili olduğunda, kaygıyla mücadele için oldukça yararlı hale getirebilir.

Anlık mesajlaşma araçları , resmi ve gayri resmi iletişim arasında iyi bir denge sağlar . E-postalar genellikle daha resmi bir iletişim yolu olarak algılanır. Endişeli çalışanlar, onlara yanıt verirken strese girebilir ve mesajı yanlış anlamaktan veya kendileri yanlış anlaşılmaktan korkarlar.

Ancak bir mesajlaşma aracıyla bu sürtüşme ortadan kalkar. Bunun yerine, çalışanlar, birden fazla ekip üyesini e-postalara kopyalamaya veya canlı bir toplantıya katılmaya gerek kalmadan içgörüleri paylaşmaya teşvik edilir .

Ek olarak, mesajlaşma araçlarının sahip olduğu çok güzel bir özellik, günlük bir durum belirleme yeteneğidir. Bir kişinin toplantıda veya molada olduğunu bildirmenin yanı sıra, bu, çalışanların mevcut duygusal durumlarını iletmelerine olanak tanır, böylece başkalarına bunaldıklarında, biraz yardıma, hatta biraz alana ihtiyaç duyduklarında haber verebilirler.

Çözüm

İşyeri kaygısı bazen gözden kaçabilen ciddi bir sorundur. Bu nedenle, buna neyin neden olabileceğini ve çalışanlarınızı nasıl etkileyebileceğini anlamak önemlidir. Tamamen savaşmak zor bir konu, ancak doğru teknolojinin yardımıyla birçok savaşı kazanabilirsiniz.

Doğru araçları kullandığınızda, çalışanlarınızın refahını ve bir bütün olarak kuruluşunuzun verimliliğini artırabilirsiniz. En sık ilgilenmeniz gereken temel alanlar arasında projelerin zamanlanması, görev dağılımı, görev özerkliği ve açık iletişim yer alır.