Sonuç Getiren Resmi Bir E-posta Nasıl Yazılır (Şablonlarla)

Hiç bir e-posta yazmanın ortasında bulundunuz ve çok rahat olup olmadığınızı merak ettiğiniz oldu mu? Resmi bir e-posta oluşturan, profesyonel bir soruşturma gönderen veya yeni bir müşteriyle çalışan bir satış elemanı olun, sonuç almak istiyorsanız izlemeniz gereken birkaç en iyi uygulama vardır.

9 adımda resmi bir e-posta nasıl yazılır

İster ilk erişiminiz ister takip amaçlı olsun, bir sonraki resmi e-postanız için doğru tonu iletmek üzere bu dokuz adımı izleyin.

1. E-posta adresinizi düşünün

Kişisel e-posta adresinizden resmi bir e-posta gönderirken, profesyonel göründüğünden ve ulaşmak istediğiniz tonu doğru bir şekilde yansıttığından emin olmak önemlidir.

Saçma sapan harflerle, rastgele sayı dizileriyle, favori spor takımınızla veya bir çalışan veya müşteri tarafından profesyonelce kabul edilmeyen herhangi bir şeyle hala yıllar öncesinden bir tane kullanıyorsanız, güncelleme zamanı gelmiştir. Resmi e-posta göndermek için en iyi e-posta adresi, adınız ve soyadınızın birleşimi olma eğilimindedir.

2. Doğru yazı tiplerini kullanın

Mavi, en sevdiğiniz renk olabilir, ancak bu, resmi bir e-posta için metin rengi olarak uygun olduğu anlamına gelmez. Aynı notta, arkadaşlarınıza ve ailenize mesaj gönderirken tercih ettiğiniz bir yazı tipine sahip olsanız da, resmi e-postalar için dikkat dağıtıcı olmayan stillere bağlı kalın: Arial, Calibri veya Times New Roman.

Seçtiğiniz yazı tipinin değil, mesajınızın birinin dikkatini çekmesini istiyorsunuz.

3. Konu satırınızı dikkatlice seçin

Daha kısa daha iyidir - bir dereceye kadar. Kinsta'ya göre, e-posta konu satırlarının çoğu 100 karakter veya daha azdır, ancak daha yüksek açma ve tıklama oranları için en uygun nokta 110 ile 140 karakter arasındadır.

Konu satırınızı yazarken göz önünde bulundurmanız gereken birkaç şey var:

• Seyirciniz kim? Profesyonel bir meslektaşınıza karşı bir pazarlama yöneticisine resmi bir e-posta gönderirken konu satırınız farklı görünecektir.
• Okuyucularınız neyi önemsiyor? E-posta adresiniz dışında, resmi e-postanızın konu satırı, okuyucunuza sizinle ilgili ilk izlenimini veren şeydir. Müşterilerin acı noktaları veya karşılıklı bir bağlantı hakkında olsun, önemsedikleri şeylere odaklanarak onları açmaya ikna edin.

Konu satırınızın en önemli yönlerinden biri, resmi e-postanızın mesajını doğru bir şekilde yansıtması gerektiğidir. Spam içerikli konu satırları, güveni ve inanılırlığı kaybetmenin harika bir yoludur.

Bazı konu satırı fikirlerine mi ihtiyacınız var? Bu en iyi uygulamalara ve örneklere göz atın .

4. Doğru selamlamayı kullanın

Bu üç adım halledildikten sonra, uygun bir resmi e-posta selamlaması seçmenin zamanı geldi. Arkadaşlarınız ve aileniz için "Hey" ve "Merhaba" gibi gündelik selamlamaları kaydedin.

Doğru tonu taşıyan bazı resmi e-posta selamları şunları içerir:

• Merhaba
• Selamlar
• Sayın

Bir potansiyel müşteriye veya iş ortağına e-posta gönderiyorsanız, daha resmi bir ton gerekir. Ayrıca her zaman alıcınızın adını da eklemek istersiniz. Bilmiyorsan bul. Bu makul değilse, resmi e-postanızı “Kimi ilgilendirebilir” veya “Satış ekibi”, “Pazarlama ekibi” vb.'ne gönderebilirsiniz, ancak bu selamlar asla ilk tercihiniz olmamalıdır.

5. Kendinizi uygun şekilde tanıtın

Resmi e-postanızın ilk cümlesi kısaca kendinizi ve şirketinizi tanıtmalıdır. Alıcının sizin hayat hikayenize ihtiyacı yok.

Kendinizi e-posta yoluyla resmi olarak nasıl tanıtacağınıza dair bazı ipuçları:

• Kısa tut. Kendinizi tanıtmak için bir cümleden fazlasını alırsanız, okuyucu muhtemelen tüm paragrafı atlayacaktır.
• Bir soru ile yönlendirin. “Daha fazla web trafiği kullanabilir misiniz? Ben, GenericSEOCompany'den John Smith ve yardım etmek isterim."

Okuyucunun onlar için neler yapabileceğinizi bilmek istediğini unutmayın; kim olduğunuzla veya yaptığınız şeyi neden yaptığınızla (henüz) ilgilenmiyorlar.

6. Tüyleri kesin

Resmi e-postalar her zaman kısa ve öz olmalıdır. Alakasız bilgileri eklemektense iki veya üç cümlelik bir e-posta göndermek daha iyidir. Aynı notta, e-postalarınızı tek bir büyük metin bloğu olarak göndermeyin; kısa paragraflar ve madde işaretleri kullanarak bölün.

Metin yığınları, alıcının resmi e-postanızın ana noktalarını bulmasını zorlaştırır. E-postanızı bol miktarda boşluk içerecek şekilde biçimlendirmek, önemli bilgileri okumayı ve bulmayı kolaylaştırır; yanıt alma olasılığını da artırır.

7. Uygun şekilde sonlandırın

Onu sarmaya hazır mısın? Resmi e-postanızı uygun şekilde sonlandırdığınızdan emin olun.

Selamlamanız gibi, aileniz ve arkadaşlarınızla yazışmak için gündelik ifadeleri bırakın. Örneğin, "Teşekkürler" ile bitirmek yerine daha resmi "Teşekkürler" ile devam edin.

Doğru tonu taşıyan bazı resmi e-posta kapanışları şunlardır:

• İçtenlikle
• saygılarımla
• Saygılarımla
• Cevabını bekliyorum

Muhabirinizle biraz yakınlık kurduktan sonra, daha rahat ve eğlenceli resmi e-posta sonları alabilirsiniz. O zamana kadar yukarıda listelenen resmi kapanış ifadelerine bağlı kalın.

8. Profesyonel bir imzayı unutmayın

E-posta adresi ve konu satırı, alıcınıza sizinle ilgili ilk izlenimini verir ve e-posta imzanız onları sonuncusu ile bırakır.

Resmi bir e-posta imzası şunları içermelidir:

• Ad Soyad
• İş ismi
• İletişim bilgileri
• İlgili sosyal medya profillerinize bağlantılar

Sıkıcı, genel bir imzaya razı olmayın - iş ve resmi e-postalar için en iyi e-posta imza oluşturucularına göz atın.

9. Düzeltme (ve yeniden düzeltme)

Resmi e-postanızı gönderdikten sonra geri dönüş yoktur. Gönder'e basmadan önce defalarca okusanız bile, basit hataları gözden kaçırmak kolaydır.

Grammarly ve Hemingway, gözden kaçırmış olabileceğiniz yazım hatalarını ve dilbilgisi hatalarını yakalamak için kullanabileceğiniz ücretsiz araçlardır.

İkili, üçlü ve dörtlü kontrol edilecek en önemli şeyler, alıcınızın adı ve şirket adıdır - bir e-postayı açtıysanız ve adınız yanlış yazılmışsa, okumaya zahmet eder miydiniz? Muhtemelen değil. Aynı şey şirket adı için de geçerlidir: Milkshake ve Mailshake çok farklı iki şeydir.

Resmi e-posta örneği ve şablonu

Artık resmi bir e-posta oluştururken izlenecek dokuz adımı ele aldığımıza göre, başlamak için kullanabileceğiniz harika bir şablona bakalım.

[Konu satırı]

Merhaba [İsim] ,

Benim adım [Tam ad] . [ürününüzün/hizmetinizin sağlayacağı fayda veya bir talep] hakkında sizinle iletişime geçiyorum.

[2–3 girişte belirttiğiniz noktayı destekleyen cümleler. Varsa, madde işaretli bir avantajlar listesi ekleyebilirsiniz].

[Belirli bir harekete geçirici mesaj: bir çağrı/demo/toplantı/vb. ayırtın.]

Senden Haberler duymayı sabırsızlıkla bekliyorum,

[E-posta imzanız]

Ardından, bu şablonu alıp hayata geçirmek için yukarıda listelenen dokuz adımı uygulayalım.

Bağlantı kurma erişiminizi ölçeklendirmek mi istiyorsunuz?

Merhaba Adem,

Benim adım Mailshake'li John Smith ve yakın zamanda yeni bir bağlantı kurma kampanyası üzerinde çalıştığınızı fark ettim. Mailshake'in sektörünüzdeki diğer şirketlere erişimlerini ölçeklendirme konusunda nasıl yardımcı olduğu hakkında size ulaşmak istedim:

• Bir saat içinde tamamen kişiselleştirilmiş yüzlerce e-posta gönderin.
• Açılmalar, yanıtlar ve tıklamalar gibi temel metriklere dayalı olarak otomatik takipler planlayın.
• Gelişmiş analizlerle kampanyanızın performansını kolayca takip edin.

Birkaç dakikanız var mı? Kişiselleştirilmiş demonuzu planlayın ve satışlarınızı ve gelirinizi nasıl artırabileceğimizi görün.

Senden Haberler duymayı sabırsızlıkla bekliyorum,

John Smith

Hesap Yöneticisi, Mailshake

(123) 456-1234

Resmi bir e-posta yazmak zor olmak zorunda değildir. Bu dokuz adımı izleyin ve sonuç alan profesyonel, resmi e-postalar göndermeye hazır olacaksınız. E-posta erişimi sanatında ustalaşmak istiyorsanız, ücretsiz Cold Email Masterclass'ımıza göz atın.