Excel ve Word için 15 Ücretsiz PMO Şablonu

Bir PYO veya proje yönetim ofisi, bir şirketin proje yönetimi için standartları tanımlayan ve sürdüren bir dahili departman veya harici bir grup veya ajans olabilir. Üç tipi vardır; destekleyici, kontrol edici ve yönlendiricidir ve her birinin değişen derecelerde katılımı vardır. Ancak, üçü de proje programlarını ve portföylerini desteklemek için PMO şablonlarını kullanabilir.

ProjectManager, statik PMO şablonlarından daha dinamik olan bir proje yönetimi yazılımıdır, ancak yükseltmeye hazır değilseniz, sitemiz Excel ve Word için ücretsiz proje yönetimi şablonları açısından zengindir. Bir PMO'ya uygun 15 ücretsiz şablon topladık. Bu şablonlar, Gantt şemaları, proje planlaması, kaynak tahsisi, proje verileriyle ilgili durum raporları ve çok daha fazlasını kapsar.

1. PMO Gantt Şeması Şablonu

Gantt şeması, proje yöneticileri için temel araçlardan biridir. Bir zaman çizelgesinde tüm projenin bir görünümünü sağlar ve görevleri, kilometre taşlarını, programları ve daha fazlasını içerir. Proje yönetim ofisi, bir projeye genel bakış almak için Excel için ücretsiz Gantt şeması şablonumuzu kullanabilir veya kaynakları ihtiyaç duyuldukları zaman ve yerde tahsis etmek için birden fazla projeyi tek bir yerde izlemek için bir yol haritası olarak kullanabilir.

Gantt şeması şablonu iki bölüme ayrılmıştır. Solda, denetlemekte olduğunuz görevleri veya projeleri ekleyebileceğiniz normal bir elektronik tablo bulunur. Bunun yanında, başlangıç ​​ve bitiş tarihlerini içeren sütunlar bulunur. Son olarak, görev veya proje süresi için bir sütun var. Bu bilgileri doldurduğunuzda, sağdaki renk kodlu zaman çizelgesi otomatik olarak doldurulur ve görevleri, aşamaları ve projeleri tek bir yerde görmenizi sağlar.

2. PMO Projesi Kontrol Paneli Şablonu

PMO'lar, denetledikleri projeler hakkında üst düzey bir görüşe ihtiyaç duyarlar. Bu projelerin gidişatını çizmelerine ve her şeyi yolunda tutmak için değişikliklerin ne zaman gerekli olduğunu bilmelerine yardımcı olacak metriklere ihtiyaçları var. Excel için ücretsiz PMO proje panosu şablonumuz, onlara bu verileri bir bakışta veren, okunması kolay grafikler ve tablolardan oluşur.

Daha iyi kararlar almak için gerçek zamanlı verilere ihtiyacınız var, aksi takdirde yanlış verilere göre hareket edebilirsiniz. ProjectManager, PMO şablonlarında olduğu gibi zaman alan yapılandırma veya manuel giriş gerektirmeyen gerçek zamanlı verileri yakalayan portföy panolarına sahip çevrimiçi proje yönetimi yazılımıdır. Bunun yerine, ihtiyaç duyduğunuz her an projelerinizin sağlığı, görevleriniz, ilerlemeniz, zamanınız, maliyetiniz ve iş yükünüz hakkında hızlı ve güvenilir veriler elde edersiniz. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

3. PMO Maliyet-Fayda Analizi Şablonu

Takip etmeye değer bazı projeler varken, diğerleri para tuzağına düşecek. Bir PMO, şirketlere yatırımlarının karşılığını verecek projeleri seçmeleri konusunda rehberlik eder. Bunu yapmak için, Excel için ücretsiz PMO maliyet-fayda analizi şablonumuzu kullanabilirler.

Maliyet-fayda analizi, bir proje için ödemeyi beklediğiniz tutarla, fırsat açısından sağlayacağını umduğunuz tutarı karşılaştırmak için kullanılır. Bu, tüm nicel maliyetlerinize ve nicel faydalarınıza bir dolar miktarı ekleyerek yapılır. Oradan, yatırımınızın karşılığını alıp almayacağınızı görmek kolaydır.

4. PMO Proje Önceliklendirme Matrisi Şablonu

Bir PMO'nun yaptığı şeylerden biri rehberlik sağlamaktır. Bu rehberlik ve içgörü, projeleri nasıl yönettiğinize ve aynı zamanda bu projelerin ilk etapta üstlenmeye değer olup olmadığına da yardımcı olabilir. Bu tür kararlar almanıza yardımcı olacak bir araç, Excel için ücretsiz proje önceliklendirme matrisi şablonumuzdur.

Süreç aldatıcı bir şekilde basittir ancak projelerinizi öncelik sırasına koymanın etkili bir yoludur. Matris dört bölüme ayrılmıştır. En üstte, biri şimdi, diğeri daha sonra yapmak için olmak üzere iki sütun vardır. Sol tarafta, biri çok önemli, diğeri çok önemli değil olmak üzere iki sıra vardır. Projeyi nereye yerleştirdiğinize bağlı olarak, hemen yapılması gereken, yakın gelecek için planlanmış, yetki verilmiş, silinmiş veya taşınmış olabilir. Bunu görevler veya öncelik vermeniz gereken herhangi bir şey için de kullanabilirsiniz.

5. PMO Projesi Bütçe Şablonu

Projeleri denetlerken para her zaman kararları yönetecektir. Şirketlerin sınırlı maliyetleri vardır ve daha fazla fon gerektirdiği için kendilerini sürekli olarak bir bütçeyi güncellerken bulmak istemezler. Excel için ücretsiz PMO proje bütçe şablonumuzu kullanmak, bütçeleri doğru bir şekilde tahmin etmenize ve projelere fazla harcama yapmaktan kaçınmanıza yardımcı olabilir.

Bir projeyle ilgili o kadar çok maliyet vardır ki, ücretsiz şablonumuz hepsini yakalamanıza yardımcı olur. Şablonun kendisi özelleştirilebilir, bu nedenle ihtiyacınız olmayan veya eklemek istemediğiniz herhangi bir şey varsa bunu yapmak kolaydır. Şablonumuzda işçilik maliyetleri, danışmanlık ücretleri, hammaddeler, yazılım lisansları, seyahat, kamu hizmetleri, ofis alanı ve ekipmanı ve çok daha fazlası için alanlar bulunur. Projeyi yürütmeden önce proje maliyetlerinin doğru tahminlerini alın.

6. PMO'lar için Paydaş Analizi Şablonu

PYO'lara hizmet sağlayıcılar olarak bakarsanız, paydaşları olduğu açıktır. Bir proje yönetim ofisi için bu paydaşlar arasında yöneticiler, proje yöneticileri, işlevsel yöneticiler ve hatta ekip üyeleri yer alabilir. Hepsinin kendine özgü beklentileri olacaktır. Excel için ücretsiz paydaş analizi şablonumuzla hepsini tanımlayabilir ve yönetebilirsiniz.

Bu PYO şablonu, temel paydaş bilgileriyle başlar. Yani, tüm paydaşları ve projelerini listelersiniz. Ardından, herhangi bir konuda uzmanlıkları olsun veya olmasın, bu projelerle olan ilişkilerini ekleyebilirsiniz. Ayrıca onlarla nasıl iletişim kuracağınızı da tanımlayabilirsiniz. Son olarak, bağlılık düzeyi için C'den gerekli bağlılık düzeyi için R'ye kadar bağlılıklarını tanımlayan bir açılır menü vardır.

7. PYO Zaman Çizelgesi Şablonu

Belirli bir süre boyunca zamanı takip edebilmek, projenin programa göre ilerlemesini sağlamaya yardımcı olur. Bu, maaş bordrosunun bir parçası olduğu kadar önemli bir kaynak yönetimi aracıdır. Bu nedenle PMO, ilerlemeyi izlemek için zaman çizelgelerine erişmek isteyecektir. Excel için ücretsiz zaman çizelgesi şablonumuzu kullanabilirler.

Ücretsiz şablonumuzla yaptığınız ilk şey, zaman çizelgesi için bir zaman çerçevesi tanımlar. Ardından, her kişinin günü için başlangıç ​​saatini, öğle yemeği başlangıç ​​ve bitiş saatini ve bitiş saatini ekleyebilirsiniz. Normal saatleri, fazla mesai saatlerini ve ardından toplam çalışma saatlerini eklemek için bir sütun vardır. Artık maliyetlerinizin üst düzey bir görünümüne sahipsiniz.

8. PMO'lar için İletişim Planı Şablonu

Bir şirketin proje yönetiminin parçası olan tüm faaliyetler PMO'dan geçer. İletişim bu sürecin hayati bir parçasıdır. Her şey açıkça belirtilmez ve düzgün bir şekilde dağıtılmazsa, sonuçları etkileyebilecek sorunlar ortaya çıkacaktır. Bu nedenle, Word için ücretsiz iletişim planı şablonumuz çok önemlidir.

Bu PMO şablonu, proje, program veya portföy için vizyon ve hedeflerin yanı sıra bunların amaçlarını ve zaman çerçevelerini tanımlamanıza yardımcı olur. İletişim ekibini ve hangi araçları kullanacaklarını ekleyebileceğiniz yerler de vardır. Ardından, yapmasını istediğiniz şeyi yaptığından emin olmak için iletişim planınızın etkinliğini nasıl ölçeceğinizi gösterebilirsiniz.

9. PMO'lar için Proje Planı Şablonu

PMO'lar süreçleri standartlaştırarak ve verimliliği artırarak proje yönetimini geliştirir. Bu, dokümantasyon, izleme ve eğitim oluşturup sürdürdükleri anlamına gelir. Ama aynı zamanda planlıyorlar. PYO'lar için ücretsiz proje planı şablonumuzun kullanışlı olduğu yer burasıdır.

Bu PMO şablonu, bir PMO için ihtiyaç duyacağınız her şeye sahiptir. Dönüm noktaları, aşamalar ve görevler dahil olmak üzere projenin, programın veya portföyün kapsamını tanımlamak için bir yer vardır. Çabanızı ve kaynak gereksinimlerinizi de ekleyebilirsiniz. Ardından, görev bağımlılıkları, proje varsayımları ve kısıtlamaları, bütçe, risk günlüğü, değişiklik yönetimi süreci ve çok daha fazlasını içeren planı planlayın.

10. PMO Proje İzleme Şablonu

PYO'lar, denetledikleri projeleri izler. Programa göre çalıştıklarından emin olmak için ilerlemelerini takip etmeleri gerekir. Aksi takdirde, her şeyin yoluna girmesi için kaynakların yeniden tahsis edilmesi gerekebilir. Excel için ücretsiz PMO proje izleme şablonumuz, görevleri izlemek ve işin zamanında yapıldığından emin olmak için bir görev yönetim sistemi olarak çalışacak şekilde tasarlanmıştır.

Proje izleme şablonunu kullanmak, bireysel projeleri veya programları ve portföyleri izlemenize olanak tanır. İlk olarak, görev adını veya proje adını ve kısa bir açıklamayı listelersiniz. Herhangi bir görev bağımlılığı varsa, bunları bir sonraki sütuna eklersiniz. Görevin kime veya proje yöneticisine atandığını eklemek için alan var. Şimdi önceliği, başlangıç ​​tarihini, planlanan bitiş tarihini ve fiili bitiş tarihini not edin. Son olarak, durumu yakalamak için bir açılan menü var.

11. PYO'lar için Gereksinim Toplama Şablonu

Gereksinim toplamanın amacı, başlatmadan teslimata kadar tüm proje boyunca PMO'ya rehberlik etmesidir. Gereksinimler, paydaşların bir sorunu çözmek veya bir amaca ulaşmak için ihtiyaç duyduğu bir koşul veya kapasitedir. PYO'lar için ücretsiz gereksinim toplama şablonumuzu kullanarak her şeyi tek bir yerde toplayabilirsiniz.

Projeyi anlamak için ihtiyaç duyacağınız her şey, proje planı, projenin amacının tanımı, kapsamı ve kilometre taşları, bağımlılıklar vb. içeren bir zaman çizelgesi dahil olmak üzere bu Word belgesinin sayfalarındadır. Hedefler ve nesneler, ayrıca kısıtlamalar ve kısıtlamalar ve bunların nasıl çözüleceği de tanımlanır.

12. PYO'lar için Risk Günlüğü Şablonu

Risk, her zaman PYO'ların takip ettiği bir şeydir. İster iyi bir risk, ister kötü bir risk olsun, ne kadar çabuk tanımlanır ve ele alınırsa o kadar iyidir. PYO'lar için ücretsiz risk günlüğü şablonumuz, riske hazırlanmanız ve bir sorun olarak ortaya çıkması durumunda sorunu çözmek için bir planınız olması için size bir araç sağlar.

Riski ve etkisini tanımlayarak başlayın. Ardından, risk gerçekten bir sorun haline gelirse, riske nasıl yanıt vereceğinizi ekleyin. Yanıtınıza yardımcı olması için yüksek, orta veya düşük gibi risk düzeyini ekleyin. Artık bir sorun haline geldiğinde riske nasıl öncelik vereceğinizi biliyorsunuz. Ayrıca, bu riske sahip olan ve buna yönelik müdahaleyi belirlemekten ve yönlendirmekten sorumlu olan proje yöneticisini veya ekip üyesini eklemek için bir yer vardır.

13. PMO Değişiklik Günlüğü Şablonu

Değişim olacak ve PYO, bunun projeyi olumsuz etkilememesini sağlamaya yardımcı olmak için orada. Bunu yapmanın bir yolu, Excel için ücretsiz PMO değişiklik günlüğü şablonumuzu kullanmaktır. Değişikliği tanımlandığı andan çözülene kadar izleyerek kontrol etmeye yardımcı olan daha büyük, etkili değişiklik yönetimi planının bir parçasıdır.

Bu e-tablo, projenizi yönetmek için projenizdeki değişiklik hakkında bilmeniz gereken her şeyi koyabileceğiniz bir yer sağlar. Değişiklik ilk gözlemlendiğinde proje ekibinde kime sahip olduğunu not edin, bu da değişikliği çözme çabasına liderlik edecekleri anlamına gelir ve ayrıca bu değişikliğin önceliğini ve durumunu da ekleyebilirsiniz.

14. PMO Değişiklik Talebi Şablonu

Herhangi bir değişikliği çözmeden veya yanıt vermeden önce, yapmaya değip değmeyeceğine karar vermelisiniz. Sert hava koşulları veya ekipman arızası gibi ele alınması gereken değişiklikler vardır. Ancak çoğu zaman değişiklikler sahiplerden ve diğer paydaşlardan gelir. Word için ücretsiz PMO değişiklik talep formumuz, herkesin ne yapacağı konusunda hemfikir olabileceği bir yer sağlar.

Değişiklik talep formunu istediğiniz kadar çok veya az ayrıntı içerecek şekilde özelleştirebilirsiniz. Kısa bir açıklama ve bunun proje üzerindeki etkisi için yer ekledik. Formda proje yöneticilerinin, değişikliğin yapmaya değer olup olmadığına ve eğer öyleyse nasıl olduğuna karar vermek veya herhangi bir işlem yapmamak için PMO ile birlikte çalışması için yeterli bilgi vardır.

15. PMO'lar için Proje Durum Raporu Şablonu

Raporlama, PMO çalışmasının anahtarıdır. Örneğin, bir durum raporu, bir PYO'nun o projenin proje yönetimine nasıl rehberlik edeceği konusunda bilgi verecek olan önemli proje verilerini sunar. PYO'lar için ücretsiz proje durum raporu şablonumuzla, diğer şeylerin yanı sıra, belirli bir süre içinde projenin durumunu ve ilerlemesini grafiklendirebilirsiniz.

Durum raporu, önemli başarıların, o dönem içinde tamamlanan çalışmaların, proje kapsamına girmesi planlanan çalışmaların, ulaşılan kilometre taşlarının ve teslimatların bir özetini içerir. Bundan sonra yapılması gerekenler için eylem öğelerini listeleyebileceğiniz bir yer de vardır. İncelenmekte olan diğer şeyler arasında bütçe, program, kalite, riskler, sorunlar ve engeller yer alır.

ProjectManager, PYO'lara Nasıl Yardımcı Olur?

Bu çok fazla şablon. Ve ücretsiz ücretsiz olsa da, her zaman bir bedeli vardır. PMO şablonları statiktir ve tüm işi yapmanız gerekir. ProjectManager, PMO'ların projelerini, programlarını ve portföylerini gerçek zamanlı olarak yönlendirmelerine yardımcı olmak için görev yönetimi, risk yönetimi ve kaynak yönetimi özellikleri sunan ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır. Otomasyonu ve güncellemeleri vardır, böylece her zaman en güncel bilgilere bakıyorsunuz.

Kaynakları Yol Haritalarıyla Yönetin

PYO'lar birçok projeyi aynı anda denetler. Hangi kaynaklara, hangi ihtiyaçlara ne zaman ihtiyaç duyulduğu konusunda yön vermek zorundadırlar. Bunu yapmak için, PMO şablonlarının sağlayabileceğinden daha fazlasına ihtiyaçları var. Proje yönetim yazılımımız size tüm projelerinizin genel görünümünü tek bir ekranda sunar. Planlanan işgücü, gerçek işgücü ve daha fazlası gibi metrikler dahil olmak üzere görsel bir zaman çizelgesinde baştan sona bunları görün. Herhangi bir projeyi açabilir, yol haritasını yazdırabilir ve istediğinizi görüntülemek için sütunu kolayca düzenleyip ayarlayabilirsiniz.

İş Yükü Grafikleriyle Ekipleri Dengede Tutun

Ekipler en değerli kaynağınızdır. Görevlerdeki sürelerini güvenli zaman çizelgelerimizle takip edebilirsiniz, ancak iş yükü görünümümüz kaynak yönetimi sağlamada daha da ileri gidiyor. Projeler genelinde ilerlemeyi ve iş yükünü verimli bir şekilde izlemek için kullanın. İş yükünü dengelemek ve herkesin üretkenliğini korumak için toplam saatleri görebilir ve görevleri yeniden atayabilirsiniz.

PMO'lar, durum ve portföy raporları ve daha pek çok şey dahil olmak üzere özelleştirilmiş raporlardan da yararlanabilir. Tümü, görmek istediklerinize odaklanmak için filtrelenebilir ve ardından kolayca paylaşılabilir. Projeleri gruplandırabileceğiniz ve ilerlemeyi, proje yöneticisini, ekip üyelerini, durumu ve çok daha fazlasını görüntüleyebileceğiniz bir portföy görünümü de vardır.

İlgili PYO İçeriği

Proje yönetimi ofisleri ve kullandıkları araç ve teknikler hakkında daha fazla kaynak arıyorsanız, blog gönderilerimiz, nihai kılavuzlarımız ve çok daha fazlası var.

• Her PYO'nun Kullanması Gereken 15 Proje Yönetim Aracı ve Tekniği
• Olması Gereken 20 Proje Yönetimi Excel Şablonu
• Proje Yönetim Ofisi (PYO) – Nihai Kılavuz
• Proje Portföy Yönetimi (PPM): Nihai Kılavuz
• Proje Önceliklendirme: Projeler ve Strateji Nasıl Önceliklendirilir

ProjectManager, şablonların yapabildiklerini yapan çevrimiçi proje ve portföy yönetimi yazılımıdır. İşbirliğine dayalı yazılımımızı açın ve departmanlar veya saat dilimleri genelindeki ekiplerle bağlantı kurun. Dosya paylaşın, yorum yapın ve daha fazlasını yapın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.