Excel ve Word için 10 Ücretsiz Paydaş Yönetimi Şablonu

Paydaşlar, projede kazanılmış menfaati olan herkestir. Proje yöneticileri, ekipler, mal sahipleri veya yatırımcılar gibi dahili veya müşteriler, müşteriler veya tedarikçiler gibi harici olabilirler. Herhangi bir projede çok sayıda paydaş olabilir ve bunları yönetmek için paydaş yönetimi şablonları gerekir.

ProjectManager, projeleri ve paydaşları yönetmenize yardımcı olan bir proje yönetimi yazılımıdır. Yazılımı ücretsiz denemeye hazır değilseniz, projenizin her aşamasında yardımcı olabilecek Excel ve Word için düzinelerce ücretsiz proje yönetimi şablonu da sunuyoruz. İşte bazı ücretsiz paydaş yönetimi şablonları.

1. Paydaş Analizi Şablonu

Herhangi bir projede birçok paydaş olabilir, ancak bir proje yöneticisi olarak göreviniz onları belirlemektir. Her paydaşın farklı bir ilgisi olabilir veya bu çıkarlar proje boyunca gelişebilir. Excel için ücretsiz paydaş analizi şablonumuzu kullanmak, onları doğru şekilde bilgilendirmek için etkili bir paydaş iletişim planı tasarlamanıza yardımcı olur.

Başlıkları, iletişim bilgileri ve proje üzerindeki etkileri veya güçleri dahil olmak üzere temel paydaş bilgilerini yakalamak için alanlar vardır. Ardından, önceliklerini, konu uzmanlığına sahip olup olmadıklarını ve karar verici olup olmadıklarını belirterek, her bir paydaşı projeyle ilgili olarak konumlandırabilirsiniz. Ardından, her bir paydaşın projeye olan bağlılığını değerlendirebilir ve onları daha iyi yönetebilirsiniz.

2. Proje Durum Raporu Şablonu

Paydaşların proje boyunca bilgilendirilmeleri gerekir. Ancak paydaşa bağlı olarak, bu bilgi düzeyi ve güncellenme sıklığı değişebilir. İster ayrıntılara ister sadece genel bir bakışa ihtiyaç duysunlar, proje yöneticileri yine de düzenli olarak rapor vermelidir. Excel için ücretsiz proje durum raporu şablonumuzu kullanmak, projedeki bir süreyi yakalamak için harika bir araçtır.

Statik bir şablonla ilgili sorun, manuel olarak güncellenmesi gerekmesi ve bilgilerin her paydaşın endişelerini yansıtacak şekilde özelleştirilememesidir. Statik araçların aksine ProjectManager, yalnızca her bir paydaşla ilgili bilgileri gösterecek şekilde filtrelenebilen gerçek zamanlı veriler sağlayan çevrimiçi bir araçtır. Yalnızca tuş vuruşlarıyla bir durum raporu oluşturmakla kalmaz, aynı zamanda varyans, portföy ve daha fazlası hakkında raporlar da oluşturabilirsiniz. Tüm raporlar, doğru olmaları ve çeşitli biçimlerde kolayca paylaşılabilmesi için gerçek zamanlı verileri yakalar. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

3. Paydaş Haritası Şablonu

Paydaşlarınızı tanımlamanıza ve çizelgelemenize yardımcı olabilecek görsel bir araç arıyorsanız, o zaman Excel için ücretsiz paydaş haritası şablonumuzu indirmeniz gerekir. Paydaşlarla iş yaparken karar verme sürecinizi bilgilendirmek için paydaş haritasını kullanabilirsiniz. Uygulanabilir bir paydaş iletişim planı oluşturmak çok önemlidir.

Paydaş haritası şablonu, kimin neyi bilmek istediğini, ne zaman bilmesi gerektiğini ve güncellemelerini nasıl almayı tercih ettiğini belirlemenize yardımcı olur. Bu paydaş haritası, paydaşlarınızı yönetmek için dört kategoriye sahiptir: yakından yönetin, memnun kalın, haberdar olun ve izleyin. Tanımladığınız her bir paydaşı doğru kutuya yerleştirin ve proje için destekleyici, tarafsız veya kritik olup olmadıklarını göstermek için renk kodlamasını kullanın.

4. İş Vaka Şablonu

Paydaşların projede kazanılmış bir menfaati olduğundan, en çok endişe duydukları şeylerden biri, projenin yürütülmesiyle ilgili maliyetlerdir. Yatırım maliyetlerinin buna değip değmeyeceğini bilmek istiyorlar. Bunu, proje hedeflerini, maliyetlerini ve faydalarını özetleyen Word için ücretsiz iş gerekçesi şablonumuzla onlara gösterebilirsiniz.

İş gerekçesi, projeye yaptıkları yatırımın faydalı olduğunu kanıtlayarak paydaşlar için durum tespiti açısından önemlidir. Bir yönetici özetini, proje için görev bildirimini ve üretilecek nihai çıktıyı okuyabilirler. Proje hedeflerini ve bunlara nasıl ulaşılacağını, mali değerlendirmeyi ve piyasa değerlendirmesini ve daha fazlasını göstermek için bir yer var. Paydaşların katılımını sağlamaya yardımcı olacaktır.

5. Maliyet-Fayda Analizi Şablonu

Paydaşlara projenin yatırımlarına değer olduğunu kanıtlamaya yardımcı olabilecek bir diğer ücretsiz şablon, Excel için ücretsiz maliyet-fayda analizi şablonumuzdur. Rakamlara bakmanıza ve projeye yatırdığınız paranın çıktılara değip değmediğini belirlemenize yardımcı olur.

Bir maliyet-fayda analizi şablonu bunu, projenin maliyetlerine ve faydalarına bir dolar miktarı ekleyerek yapar. Faydaları maliyetlerden çıkararak proje için varsa kârın ne olduğunu görebilirsiniz. Bu finansal kazançlar olabilir, ancak aynı zamanda iş amaçlarının ve hedeflerinin maliyetlere değip değmeyeceğini de belirleyebilir. Bu bilgi, paydaşların projeye dahil olmasına yardımcı olabilir.

6. RACI Matrisi

Proje ekibinizin rollerini ve sorumluluklarını belirlemenin ve tanımlamanın çok önemli olduğu açıktır, ancak proje yöneticileri proje paydaşlarıyla ilgilenirken genellikle aynı alıştırmayı ihmal ederler. Bundan sonra, proje ekibiniz, projedeki olası birçok paydaştan yalnızca biridir. Excel için ücretsiz RACI matris şablonumuzu kullanmak, paydaşlar da dahil olmak üzere projeye dahil olan herkesi kategorilere ayırmanıza olanak tanır.

RACI, sorumlu, sorumlu, danışılan ve bilgilendirilmiş anlamına gelir. Ücretsiz şablonumuzda, tüm paydaşları (veya tüm proje ekibini) sol tarafta listelersiniz, grafiğin üst kısmında ise onların adı yer alır. İlgili kutuda, sorumlu olup olmadıklarını, sorumlu olup olmadıklarını, danışılıp bilgilendirilmediklerini not edersiniz. Artık, proje üzerinde farklı düzeylerde katılımı ve etkisi olan paydaşlar da dahil olmak üzere ekipteki herkese rehberlik edecek bir belgeniz var.

7. Gereksinim Toplama Şablonu

Paydaşlar, projenin çözmekte olduğu sorunları, hedefine nasıl ulaşmayı planladığını, hangi koşul veya kapasitenin karşılanması gerektiğini ve daha fazlasını bilmek ister. Bunların hepsi, Word için ücretsiz gereksinim toplama şablonumuzda ele alınmıştır. Bu, paydaşlar için önemli bir belgedir ve projeyle ilgili hayati bilgileri tek bir yerde toplar.

Ücretsiz şablonda kapsanan çok şey var. Kullanıcı, işlevsel ve sistemden yazılıma, arayüze, iş akışına, değişime ve risklere kadar proje gereksinimlerini listeler. Bu, çoğu paydaş için uygun olan ve yabani otların içine girmekten kaçınan daha üst düzey bir görüştür. Bilgilendirilmiş olduklarından ve hemfikir olduklarından emin olmak için herkesin belgede imzalaması için bir bölüm bile var.

8. Takım Tüzüğü Şablonu

Ekip üyeleri, bir projedeki tek kişiler olmasa da paydaşlardır. Word için ücretsiz ekip sözleşmesi şablonu çoğunlukla bunlara odaklanır, ancak bu da bir diğer önemli paydaş yönetimi şablonudur. Ekibin, proje paydaşları gibi projenin daha geniş bağlamına nasıl uyum sağladığını açıklar.

Bunun yanı sıra, ücretsiz sözleşme, projeye dahil olan herkesi listeler ve iletişim bilgilerini sağlar. Projenin arka planını, misyonunu ve hedefini, bütçesini ve kaynaklarını ve ekip tarafından kullanılan karar verme sürecini özetleyen bir bölüm vardır. Kapsam, performans değerlendirmeleri, faaliyetler ve kilometre taşları ve çok daha fazlası hakkında bilgiler var. İletişim kurmak ve herkesi projeye dahil etmek için harika bir araçtır.

9. İletişim Planı Şablonu

İletişimden bahsetmişken, proje ekibinize bilgi ulaştırmak için bir iletişim planına ihtiyacınız var. Word için ücretsiz iletişim planı şablonumuzu kullanmak, hedefleri belirlemenize ve paydaşlarla iletişim güncellemeleri planlamanıza yardımcı olacaktır. İyi bilgilendirilmiş bir paydaşın yönetilmesinin daha kolay olması ve projeye müdahale etme olasılığının daha düşük olması açısından en önemli paydaş yönetimi şablonlarından biridir.

Hedeflerin yanı sıra iletişim planı şablonu, başarınızı ölçmek için hangi zaman diliminde ve hangi metriklerle bu hedeflere nasıl ulaşacağınızı tanımlamanıza yardımcı olur. Bilgi yaymanın yanı sıra etkinliğini gözden geçirmekle ilgili personel ve araçları anlayacaksınız. Bir planınız olduğunda, ilgili ve etkili kalabilmek için değişme eğilimi gösterir.

10. Organizasyon Şeması Şablonu

Kilit bir paydaş yönetimi şablonu gibi görünmese de, bir şirketin veya projenin örgütsel yapısını bilmek, kuruluştaki veya proje ekibindeki herkesin kime rapor vereceğini bilmesidir. Excel için ücretsiz kuruluş şeması şablonumuzu kullanın. Bir organizasyonun veya projenin hiyerarşik iç yapısını gösteren bir akış şemasıdır.

Bu belge, emir komuta zincirinin anlaşılması kolay bir görselidir. Başlangıçlar veya projeler gibi daha küçük kuruluşlar araca ihtiyaç duymayabilirken, kuruluş veya proje ne kadar büyük ve karmaşıksa, bu paydaş yönetimi şablonu o kadar önemli hale gelir. Herkesin kime rapor verdiğini ve kimin yetkili olduğunu bilmesi zorunludur, bu da tam olarak bu şablonun gösterdiği şeydir.

ProjectManager Paydaş Yönetimine Yardımcı Olur

Ücretsiz paydaş yönetimi şablonlarımızı indirip kullandıktan sonra, bunların sizi yalnızca bir yere kadar götürebileceklerini hemen anlayacaksınız. Sonuçta, şablonlar büyük ölçüde manuel olarak girilir ve güncellenir, işbirlikçi değildirler ve diğer proje yönetimi araçlarından izole edilirler. ProjectManager, paydaş yönetiminizi gerçek zamanlı olarak planlamanıza, yönetmenize ve izlemenize yardımcı olan bir proje yönetimi yazılımıdır.

Proje Planlarını Paydaşlarla Paylaşın

Projelerin planlara ihtiyacı vardır, ancak planlar paydaşlarınız olmadan yürümez. Sağlam Gantt şemalarımızda bir zamanlama oluşturmak, proje ekibinizdeki paydaşları yönetmenize, görevlerini organize etmenize, maliyetli gecikmeleri önlemek için bağımlılıkları bağlamanıza ve onları gerçek zamanlı olarak izleyebileceğiniz işlere atamanıza olanak tanır. Proje planı, herkesin aynı fikirde olmasını sağlamak için proje ekibi ve paydaşlarla kolayca paylaşılabilir.

İlerlemeyi ve Performansı Gerçek Zamanlı İzleyin

Gantt'ta bir taban çizgisi belirledikten sonra, planlanan eforunuzu gerçek eforunuza göre izleyebilirsiniz. Bu yalnızca programınıza ve bütçenize uymanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda paydaşlar da bu değerli veriler hakkında güncel bilgiler almak ister. Gerçek zamanlı kontrol paneli, hafif araçlarda olduğu gibi kurulum gerektirmez ve iş yükünden maliyete ve zamana kadar her şeyi okunması kolay grafikler ve tablolarda izler. İstediğiniz zaman projenin üst düzey bir görünümünü elde etmenin harika bir yolu.

Proje yöneticileri, ekiplerinin üretkenliğini korumak için kaynak yönetimi özelliklerini kullanabilir. Kullanılabilirlik, planlamayı kolaylaştırmak için önceden ayarlanabilir ve renk kodlu iş yükü grafiğimiz, ekibinizin dağıtımını görmenize yardımcı olur. Ardından, kapasitede çalışmalarını sağlamak için iş yüklerini grafikten dengeleyebilirsiniz. Fazla yüklenmiş değiller ve paydaşlar üretkenliği görmekten memnun.

İlgili İçerik

Paydaş yönetimi size yetmediyse sitemiz ücretsiz içeriklerle dolu. Haftalık bloglar, kılavuzlar, videolar ve tabii ki Excel ve Word için daha fazla ücretsiz proje yönetimi şablonu var. Paydaş yönetimi hakkında daha fazla bilgi edinmek için bazı kaynakları burada bulabilirsiniz.

• Paydaş Yönetimi Rehberi
• Paydaş Analizi 101
• Paydaş Teorisi Nedir?
• Paydaş ve Hissedar: Fark Nedir?
• Paydaş Haritalama 101: Paydaş Haritaları İçin Hızlı Bir Kılavuz

ProjectManager, ekiplerin birlikte daha iyi çalışmasını sağlayan ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır. Görev yönetimi araçları, riski tanımlamanıza, izlemenize ve azaltmanıza yardımcı olmak için üretkenlik ve risk yönetimi özelliklerine katkıda bulunur. Yazılımımızla başarıya ulaşan Avis, Nestle ve Siemens ekiplerine katılın. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.