Proje Belgeleri: 15 Temel Proje Belgesi

Proje yöneticileri proje dokümantasyonunun önemini bilir. Proje belgeleri, proje ile güncel tutmak için doğru ve sürekli güncellenmelidir. Proje yaşam döngüsü boyunca proje dokümantasyonu oluşturmak ve yönetmek, proje başarısı için kritik öneme sahiptir, ancak nereden başlamalı?

Bu kılavuz, projelerinizi planlamak ve yürütmek için her zaman oluşturmanız gereken ilk 10 proje belgesini özetlemenin yanı sıra proje belgelerinin ne olduğunu ve neden önemli olduğunu tanımlar.

Proje Dokümantasyonu Nedir?

Proje dokümantasyonu terimi, proje yaşam döngüsü boyunca oluşturulan proje yönetimi dokümanlarını ifade eder. Proje planı, proje takvimi veya proje bütçesi gibi bu belgeler, proje ekibinin izlemesi gereken faaliyetleri, prosedürleri ve yönergeleri tanımlar.

Proje dokümantasyonunun proje planlama, maliyet yönetimi veya risk yönetimi gibi çeşitli amaçları vardır. Ayrıca, bir sonraki adıma zemin hazırlarken belirli bir proje aşamasında oluşturulması gereken belirli proje belgeleri vardır. Örneğin, proje yürütme aşamasının başlayabilmesi için proje yönetim planının oluşturulması gerekir.

Proje yönetimi yazılımı, projenizin başarısı için çok önemli olan bilgileri düzenlemenize ve paylaşmanıza yardımcı olabilir. ProjectManager, sınırsız dosya depolama alanına sahip olan ve ürün belgelerini ekibiniz ve paydaşlarınızla paylaşmayı kolaylaştıran bir iş yönetimi yazılımıdır. Çoklu proje görünümlerinin tümü, herkesi aynı sayfada tutmak için tek bir bilgi kaynağını paylaşır. Ücretsiz başlayın.

Her proje aşamasında hangi proje belgelerinin oluşturulması gerektiğine bir göz atalım.

Proje Aşamasına Göre Proje Dokümantasyonu

Projeler boyut ve karmaşıklık açısından farklılık gösterir ve bazıları diğerlerinden daha kapsamlı proje dokümantasyonu gerektirir. Burada, genellikle proje yaşam döngüsü boyunca oluşturulan bazı proje belgelerine genel bir bakış yer almaktadır.

• Proje Başlatma: Proje başlatma belgesi, iş incelemesi, proje başlangıç ​​toplantısı gündemi
• Proje Planlama: Proje yönetim planı, iş kırılım yapısı, proje bütçesi, proje takvimi, değişiklik yönetim planı, kapsam yönetim planı, risk yönetim planı
• Proje Yürütme: Proje durum raporu, alınan dersler şablonu, zaman çizelgeleri, değişiklik talepleri, değişiklik emirleri
• Proje İzleme ve Kontrol: Proje durum raporu, alınan dersler şablonu, zaman çizelgeleri
• Proje Kapanışı: Proje kapanış şablonu, yumruk listesi

Artık proje yaşam döngünüzün her aşaması için doğru proje belgeleri hakkında bir fikriniz olduğuna göre, bazı kritik proje yönetimi belgelerine geçelim.

Proje Belgelerinize Eklemeniz Gereken İlk 15 Proje Belgesi

Burada önemli proje belgelerinin kısa bir açıklaması ve her biri için ilgili proje yönetimi şablonu yer almaktadır. Proje belgelerinizi oluşturmak için düzinelerce şablon bulabileceğiniz ücretsiz proje yönetimi şablonları kitaplığımıza göz atmayı unutmayın.

1. Proje Planı

Proje planı, proje planlama aşamasında oluşturulan proje belgelerini derlediği için tüm proje yönetimi belgeleri arasında en kapsamlı olanıdır. Örneğin, proje planınız proje bütçenizi ve proje takviminizi içermelidir.

2. Proje Sözleşmesi

Proje başlatma belgesi, proje başlatma aşamasında yazılır ve proje planının aşamasını belirler. Proje yöneticileri, projeye paydaşlara, sponsorlara ve müşterilere hızlı bir genel bakış sağlamak için proje başlatma belgelerini kullanır.

3. İş Örneği

Proje başlatma belgesinde olduğu gibi, bir iş incelemesi, proje paydaşlarını projenin değerine ikna etmek için, kuruluş için sahip olabileceği potansiyel faydaları açıklayarak, başlangıç ​​aşamasında oluşturulan bir belgedir.

4. Proje İletişim Planı

Bir iletişim planı, ekip üyeleri ve proje paydaşları arasındaki iletişim için tüm yönergeleri belirler. Proje yaşam döngüsü boyunca iletişim sürecini düzene sokmak için kullanılacak iletişim kanallarını, iletişim programını ve diğer ayrıntıların yanı sıra roller ve sorumlulukları tanımlar.

5. Risk Kaydı

Bu belge, tüm potansiyel proje risklerini kaydetmenize olanak tanır ve potansiyel etkilerinin ve olasılıklarının kısa bir açıklamasını içerir. Risk kaydı, tüm risk yönetimi belgelerini, stratejilerini ve yönergelerini içeren risk yönetimi planınız için önemli bilgiler sağladığı için önemli bir proje belgesidir.

6. Kapsam Bildirimi

Kapsam bildirimi, bir projeyi tamamlamak için yürütülecek faaliyetleri tanımlar. Proje yöneticileri tarafından, beklentilerin en baştan net olması için paydaşlara ne yapılacağını ve ne yapılmayacağını bildirmek için kullanılır. Proje kapsamıyla ilgili prosedürleri ve yönergeleri açıklayan kapsamlı bir belge olan kapsam yönetimi planının bir parçasıdır.

7. Proje Bütçesi

Proje bütçesi, kritik bir proje yönetimi belgesidir. Bir tane oluşturmak için işçilik, malzeme, ekipman ve projeyi yürütmek için gereken her şeyi içeren proje maliyetlerinizi tahmin etmeniz gerekir.

8. Proje Takvimi

Temel düzeyde, proje çizelgesi, tüm proje görevlerinin yürütülmesi için zaman çizelgesini tanımlar. Ayrıca, her görev için gereken kaynaklar, bundan kimin sorumlu olduğu, projenizin sahip olduğu dalgalanma veya gevşeklik ve kritik yol gibi daha fazla ayrıntı içerebilir. ProjectManager'ın Gantt şeması, ayrıntılı bir proje takvimi oluşturmak için mükemmel bir araçtır.

9. Proje Durum Raporu

Proje durum raporları mutlaka sahip olunması gereken bir proje yönetim aracıdır, çünkü herhangi bir zamanda projenizin durumunu kontrol etmenize ve paydaşlarla verileri güncel tutmak için paylaşmanıza olanak tanır. Durum raporları kısadır ve yalnızca en alakalı bilgileri içerir.

10. Proje Kapanış Şablonu

Proje kapanış aşamasının sonunda proje dokümantasyonu oluşturmak her zaman gereklidir. Bunun nedeni, proje yöneticilerinin sözleşmeleri kapatması, “alınan dersler” belgesi oluşturması ve diğer önemli görevlerin yanı sıra paydaşlardan resmi onay alması gerektiğidir. Tüm bunlar belgelenmelidir, böylece çatlaklardan hiçbir şey düşmez.

11. Proje Teklif Şablonu

Proje teklifi, bir projenin kilit alanlarına hızlı bir genel bakış sağlayan bir proje yönetimi belgesidir. Temel amacı, başlangıç ​​aşamasında potansiyel paydaşları projenin değerine ikna etmektir. Ana faydaları, hedefleri ve gereksinimleri vurgulayan ikna edici bir belge olmalıdır.

12. Proje Kısa Şablonu

Proje özeti, bir proje yönetim planının tüm ayrıntılarına dalmak zorunda olmayan ancak yine de projeyi anlaması gereken çapraz işlevli ekipler veya paydaşlar gibi bir hedef kitleye yönelik proje planınızın özetlenmiş bir versiyonudur. diğer kilit unsurların yanı sıra hedefler, bütçe, roller ve sorumluluklar.

13. Gereksinim Toplama Şablonu

Proje gereksinimleri, tüm paydaşların tatmin olduğundan emin olmak için bir projeden beklenen hedefler ve özelliklerdir. Ücretsiz gereksinim toplama şablonumuz, tüm proje gereksinimlerinizi belgelemenize yardımcı olacaktır.

14. Projeye Genel Bakış Şablonu

Projeye genel bakış, bir projenin zaman çizelgesi, kilometre taşları, bütçesi, durumu ve ekip üyelerinin rolleri ve sorumlulukları gibi en kritik yönlerini özetleyen 1 sayfalık bir belgedir.

15. Takım Sözleşmesi Şablonu

Ekip başlatma belgesi, bir proje ekibinin rollerini, sorumluluklarını, çıktılarını ve kaynaklarını gösteren bir proje yönetimi belgesidir. Proje yöneticilerinin daha iyi kaynak planlaması için her ekip üyesinin iş yükünü ve hedeflerini anlamalarına yardımcı olur.

Belgelemeye Değer Nedir?

Kuruluşunuzun yapısı ne olursa olsun, bir projenin tüm yönlerini kaydetme ve belgeleme yeteneği, başarılı bir proje yöneticisi olmak için hayati önem taşır. Bir projenin farklı parçalarını bir araya getirmek ve başarılı bir şekilde bitirmek için proje yaşam döngüsü ve dokümantasyon çalışmaları boyunca birden fazla rapor, çizelge, grafik, belge, değişiklik talebi ve durum güncellemesinin sürdürülmesi gerekir.

Bununla birlikte, zamanınız sınırlıdır ve çoğu kuruluşta sıkıcı evrak işlerine karşı sabrınız da sınırlıdır. Verimliliği nasıl sürdürebilir ve projeyi nasıl etkili bir şekilde belgeleyebilirsiniz? Neyin belgelenmeye değer olduğunu belirlemek için aşağıdakileri göz önünde bulundurun:

• Müşteriyle İlgili Her Şey – Bir müşterinin aniden aylar önce verilmiş bir kararı sorguladığını hayal edin. Müşteri bir yön seçtiklerini ancak şirketinizin uygulama sırasında başka bir yoldan gitmeye karar verdiğini söylüyor. Tarihler, saatler ve katılımcılarla ilgili notlar da dahil olmak üzere müşteri toplantılarına ilişkin net belgeler, yanlış anlamaların çözülmesine yardımcı olur.
• Hukuki Dikteler – Belirli projeler için hukuk ekiplerinin proje sırasında belgeleri gözden geçirmesi gerekir. Kamu projeleri için, bir projeyi tamamladıktan sonra analiz eden gözetim ve inceleme süreçleri olabilir. Projeniz başlamadan önce hukuk ekibinizin ihtiyaç duyduğu dokümantasyon gereksinimlerini öğrenin. Bu tür bir ortamda yakalamaca oynamak risklidir.
• Doğru Miktarda Süreç – Gerçekte işlemediğiniz plan ve sürecin çoğunu belgeleyerek kaybolmak istemeseniz de, proje planı ve hedefleri etrafında bir tanım yapmak istersiniz. Kaç işlemin belgeleneceğine organizasyon yapınızın rehberlik etmesine izin verin. Örneğin, yasal dokümantasyon gerektiren bir projede süreçsiz çalışmaya çalışmak, projenizin başını belaya sokmaktan başka bir işe yaramaz. Şüphe duyduğunuzda, en iyi yaklaşım belgelemektir.
• Projedeki Değişiklikler – Devam eden proje güncellemeleri, özellikle proje hedefleri değiştikçe belgelemek için gereklidir. İdeal olarak, gerçek zamanlı bir çevrimiçi proje yönetim aracına sahip olursunuz, böylece kaynaklarınız ve görev değişiklikleriniz canlı olarak planlanır ve sorunlar ortaya çıktıkça yakalanır. Ancak, proje planına yönelik daha büyük etkiler, proje dokümantasyonuna sürüm kontrollü bir şekilde eklenmelidir.

Proje Dokümantasyonu En İyi Uygulamaları

Peki, belgelerinizi etkili, verimli ve zamanında tutmak için kullanmanız gereken en iyi stratejiler nelerdir? Belgelerinizi en iyi uygulamalara göre hizalamak için şunları yapmalısınız:

• Zaman ayırın - Takviminizi kullanın! Birçok kişi takvimlerin yalnızca toplantı planlamak için olduğunu düşünür. Değil. Önemli bir belgeyi bir araya getirmek için 2-3 saatlik kesintisiz zaman dilimleri planlamak için kullanın. Bir iş arkadaşınızla arama yapmak veya sohbet etmek yerine, yazma alanına girmek için zaman ayırın. Odaklanmış zaman ve dikkatle, önemli ilerlemeler kaydedebileceksiniz. Aynı şekilde, belgeleri gözden geçirmek ve güncellemek için takviminizde her hafta 10-15 dakikalık bloklar planlayın.
• Doğru Düzeyde Ayrıntıya Sahip Olun – Mühendisler için belgeleri bir araya getirmek, yöneticilere sunduğunuz belgelerden farklıdır. Mühendisler sizin sağlayabileceğiniz ayrıntılara ihtiyaç duyarken, yöneticilerin ayrıntılarla boğulmak için zamanları yok. Sadece madde işaretlerini, sonucu ve sonraki adımları istiyorlar. Doğru hedef kitle için doğru belge düzeyini belirlemek size kalmıştır.
• Akıllı Depolamayı Kullanın – Belgelerinizin bulunması kolay olmalıdır. Belgeler, kimsenin bulamayacağı bir kayanın altına gömülüyse hiçbir işe yaramaz. Bu, belgelere çevrimiçi olarak erişmek için altyapının yerinde olduğundan ve klasör yapısının ve hiyerarşinin anlaşılmasının kolay ve sezgisel olduğundan emin olmayı içerir.
• Başkalarıyla Paylaşın – Çoğu insan belgeleri bir araya getirmekten nefret eder, ancak onlar için paketlendiğinde onu sever. İnsanların belgeleri gerçekten okumasına şaşıracaksınız! Belgelerinizi projeyle birlikte, ideal olarak işbirliğine dayalı, güvenli bir ortamda çevrimiçi depolamak için çevrimiçi proje yönetimi yazılımınızı kullanın.
• Sürüm Kontrolü ve Güncel – Proje belgelerini güncel ve güncel tutmak zordur. İlk sürümün amacına ulaşmak kolaydır, ancak geri dönüp belgeleri güncellemek ve sürüm kontrolünü sürdürmek acı vericidir. En büyük yardım, sahip olduğunuz belge deposu altyapısıdır. Otomatik sürüm kontrolü, bu süreci yönetmenize olanak tanır ve belgelerinizin tüketicileri her zaman en son sürüme sahip olduklarına güvenirler.

ProjectManager Proje Belgelerine Nasıl Yardımcı Olur?

ProjectManager, hibrit ekipleri birbirine bağlayan ve işbirliğini teşvik eden iş ve proje yazılımıdır. Tüm proje belgeleri araçta saklanabilir ve belgelere erişmesi gereken herkes buna sahip olur. Proje planları ve çok daha fazlasını oluşturarak ProjectManager'ı proje başarısı için ihtiyacınız olan tek yazılım haline getirebilirsiniz.

Etkileşimli Gantt Şemaları Üzerinde Proje Planları Yapın

En önemli proje belgelerinden biri proje planınızdır. Bunu, tüm görevlerinizi organize eden, bağımlılıkları birbirine bağlayan ve programa uymanıza yardımcı olmak için kilometre taşlarını çizen Gantt grafiğimizle yapabilir ve paylaşabilirsiniz. Hatta kritik yol için filtreler. Çevrimiçi Gantt çizelgelerimiz gerçek zamanlı veriler sağlar ve herkesin her zaman en güncel verilerden çalışması için paylaşılması kolaydır.

Gerçek Zamanlı Panolarla Projenizi İzleyin

Proje belgeleriniz yalnızca projenizin yürütülmesi için gereken aşamayı belirler. Bu planlara uymak için ilerlemeyi ve performansı gerçek zamanlı olarak izlemenin bir yolunun olması gerekir. Canlı panomuz zaman, iş yükü ve daha fazlası için gerçek zamanlı ölçümleri otomatik olarak toplar, hesaplar ve sunar. Diğer araçlardan farklı olarak, kurulum gerekmez. Proje ilerledikçe neler olduğunu görüyorsunuz.

Tek Tıkla Raporlama ile Verilerin Daha Derinine Gidin

Üst düzey bir görünüm yeterli olmadığında, bir tuşa basarak proje raporları oluşturabilirsiniz. Maliyetleriniz, ilerlemeniz ve daha fazlası hakkında daha fazla bilgi edinin. Tüm raporlar, yalnızca görmek istediğiniz verileri gösterecek şekilde filtrelenebilir. Paydaş e-postalarına raporlar ekleyebilir veya sunumlar için yazdırabilirsiniz.

ProjectManager, projeler değiştikçe proje belgelerinizi gerektiği gibi güncellemenizi sağlayan esnek bir araçtır. Herkes e-posta bildirimleri veya uygulama içi uyarılarla güncellenir, böylece ne beklendiği konusunda hiçbir zaman kafa karışıklığı olmaz. Başarı sağlamak için ihtiyaç duyduğunuz tüm proje belgelerini saklarken proje planınızı, kaynaklarınızı, maliyetinizi ve ekibinizi yöneten bir araç kullanın.

Elbette, dokümantasyon projenizin baş belası olabilir, ancak buna ihtiyacınız var. Bunu daha kolay, daha iyi ve daha hızlı yapmanıza yardımcı olabilecek araçlar var. ProjectManager'ın çevrimiçi yazılım paketi, ekibinizle daha kolay erişim ve belge paylaşımı için proje belgelerinizi oluşturmak ve depolamak için harika bir işbirliği aracıdır. Ücretsiz başlayın.