Eylem Öğeleri ve Eylem Öğe Listeleri için Hızlı Kılavuz

Büyük olasılıkla, farkında olmadan bir eylem öğesi yarattınız. Daha önce bir yapılacaklar listesi yazdıysanız, kendinize bir dizi eylem öğesi yapmışsınızdır; yapılması gereken işler, tamamlanması gereken ev işleri, iletişim kurulacak kişiler vb.

Büyük ölçekli projeleri yönetmek çok daha karmaşık bir süreçtir ve eylem öğeleri oluşturma, atama ve izleme için karmaşık bir sistem gerektirir.

Eylem Öğeleri Nelerdir?

Eylem öğeleri, daha karmaşık bir hedefe doğru “adım taşları” olarak hizmet eden ayrı, eyleme geçirilebilir görevlerdir. Eylem öğelerinin bir listesini oluşturmak, bu işleri atamanın ve ilerlemeyi izlemenin en iyi yoludur.

Eylem öğeleri, tamamlanması gereken etkinliklerden gerçekleşmesi gereken etkinliklere kadar birçok biçime sahiptir. Ancak tanımlayıcı özellikleri, tamamlanan her öğenin daha büyük bir görevin sonuçlanmasına yol açmasıdır. Bu öğeler kısa olmalı ve genellikle tek bir kişi tarafından tamamlanmalıdır. Basit görünseler de, bir eylem öğeleri listesi oluşturmak beklediğinizden daha karmaşıktır. Kötü oluşturulmuş direktifler tüm projeyi yavaşlatabilir ve hatta tamamen başarısızlığa yol açabilir. Bu nedenle, projenizi ilerletmek için bunları oluşturmanın ve kullanmanın en iyi yollarını anlamak çok önemlidir.

Proje yönetimi yazılımı, eylem öğelerinin bir listesini yapmanın ve çalışmanızı bir ekip olarak yürütmenin en iyi yoludur. ProjectManager ile görevler üzerinde beş farklı görünümde işbirliği yapabilir, gösterge tablolarıyla ilerlemeyi takip edebilir ve hatta zamanınızı takip edebilirsiniz. Bugün ücretsiz başlayın.

Eylem Öğelerini Kim Oluşturur?

Yöneticiler ve ekip liderleri genellikle eylem öğelerini oluşturmaktan ve atamaktan sorumludur. Bu rollerdeki kişiler görevler belirler ve bunları ekip üyelerinin tamamlayıp "kontrol edebileceği" listelere ayırır. Kimin hangi eylem öğesi üzerinde çalışması gerektiğini ve hangisinin birden fazla ekip üyesi gerektirdiğini bilmek yöneticinin görevidir.

Eylem öğeleri, bir ekip ortamında karmaşık görevler üzerinde çalışırken, ekip üyelerinin birbirlerinin ayağına basmasını ve gereksiz işler yapmasını engellediği için çok önemlidir.

Eylem Öğe Listesinin Amacı

Dönen bir eylem öğesi listesi, proje sırasında herkesin sorumluluklarını izlemenin iyi bir yoludur. Bu, gelecekte aklınıza gelebilecek tüm soruların yanıtlarını bulmanızı kolaylaştırır. Bir eylem öğesi listesi, bir proje sırasında tam olarak neyin doğru ve neyin yanlış gittiğini ve ayrıca belirli görevlerin ne kadar çaba ve kaynak gerektirdiğini gösterir.

Eylem Öğe Listesi Oluştururken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Öğenin anlaşıldığından ve izlenebildiğinden emin olmak için her zaman eklemeniz gereken beş ayrıntı vardır:

• Görevin adı
• Önemli tarihler – oluşturma, planlanan tamamlama, fiili tamamlama
• Eylem öğesinin açıklaması
• Dikkat edilmesi gereken riskler veya sorunlar
• Eylem öğesinin sahibi kim olacak

Eylem Öğesi Örnekleri

Bir projenin planlandığı ve bir görev listesinin tartışıldığı bir toplantı hayal edin. Proje ilerlemeden önce bu görevler tamamlanmalıdır. Bu soyut görevleri daha yönetilebilir kılmak için proje yöneticisi bunları farklı eylem öğelerine bölecektir.

Bunlar, ekip üyelerinin kafalarını toplaması ve yürütmesi ve proje yöneticilerinin izlemesi daha kolaydır. İşte birkaç örnek:

• Belirli bir saat ve tarih için bir toplantı planlamak
• Üçüncü taraf bir satıcıya istek gönderme
• Bir çağrı ayarlamak için bir paydaşla iletişim kurma
• İş emri gönderme
• Grafik oluşturma

Bir Eylem Öğesinin Öğeleri

Gerekli tüm bilgileri herkesin anlayabileceği şekilde içerecek şekilde eylem öğeleri oluşturmak için belirlenmiş kriterleri izleyin. Bu süreç karmaşık değildir, ancak akılda tutulması gereken temel unsurlar vardır:

Başlık ve Takip Numarası

Bu, eylem öğesinin adıdır – en basit tanımlayıcısı. Bir açıklama yazacağınız ve orada ayrıntıları genişleteceğiniz için başlığı kısa tutun. Her öğeye bir takip numarası atamanız önerilir. Bu, özellikle aynı anda birçok eylem öğesiyle uğraşırken bunları izleme ve raporlama şeklinizi basitleştirecektir.

Öncelik seviyesi

Birden fazla eylem öğesiyle uğraşırken, önce neye odaklanılacağını bilmek için her birine bir öncelik atayın. Hepsinin atandıkları sırayla tamamlanması zorunlu değildir. Bazıları doğal olarak diğerlerinden daha acil olacaktır.

Oluşturma Tarihi ve Tahmini Tamamlanma Tarihi

Eylem öğeleri oluştururken akılda tutulması gereken üç tarih vardır: oluşturma tarihi, tahmini tamamlanma tarihi ve nihai tamamlanma tarihi. Hepsinin tamamlanmayacağını ve bazılarının bunun yerine “çözülebileceğini” unutmayın. Bunlar, yol boyunca gereksiz hale gelen ve tamamlanması gerekmeyen öğelerdir.

Oluşturan ve Atanan

Eylem öğesini kimin oluşturduğunun yanı sıra onu kime atadığını da ekleyin. Bu, ilgili herkesin soruları nereye yönelteceğini bilmesini kolaylaştırır. Esasen, bu iletişimi hızlandırmanın bir yoludur.

Tanım

Açıklama başlıkta genişlemelidir. Bunun hala basit bir açıklama olması gerektiğini unutmayın - adım adım bir kılavuz değil, bir özet. Genel olarak, eylem öğesi açıklamaları yalnızca bir veya iki cümledir.

Genişletilmiş Açıklama

Burada, atanan kişinin görevi yerine getirmesi için ihtiyaç duyduğu diğer ilgili ayrıntıları ekleyebilirsiniz. Eylem öğesine bağlı olarak bu gerekli olmayabilir.

Eylem Öğe Listesini Korumak için En İyi Uygulamalar

Yazmaya başladığınızda, aklınızda bulundurmanız gereken birkaç en iyi uygulama vardır:

Bir Fiil ile Başlayın

Eylem öğeleri isim olarak yazıldığında, olasılıklar çok geniştir. Bu karışıklığa yol açabilir. Örneğin, bir eylem maddesine "yatırımcı e-postalarının düzeltilmesi" ile "yatırımcı e-postalarının" başlıklandırılması, tam olarak ne yapılması gerektiği konusunda daha net bir fikir verir.

Özlü Olun

Eylem öğeleri işleri daha karmaşık değil, daha basit hale getirmelidir. Çok "anlamlı"ysalar veya gereksiz ayrıntılar içeriyorlarsa, atanan kişinin kafasını karıştırabilir ve işleri yavaşlatabilirler. Az ama öz.

Herkesin Anlayabileceği Bir Şekilde Yazın

Eylem öğeleri, onları oluşturan kişi için her zaman anlamlı olacaktır, ancak ilk kez okuyan bir okuyucu için bu kadar anlamlı olup olmayacağını düşünün. Görevli tam olarak ne yapacağını bilmelidir.

Kaynakları Aklınızda Tutun

Bir eylem öğesi oluştururken bütçe, emek ve zaman gibi gerekli kaynakları göz önünde bulundurun. Bu kaynaklar, onu kime atadığınızı ve onlara atadığınız diğer öğeleri etkileyebilir.

Ortaya Çıkan Eylem Öğelerini Öngörün

Bir işi başarıyla tamamlamak, diğerinin kapısını açabilir. Bu ek işleri önceden tahmin ettiğinizde, bir adım önde olacaksınız.

Eylem Öğesi Takibi Nedir?

Eylem öğeleri yazıldıktan sonra yürütme ve izleme başlar. Bunlar üzerinde çalışıldıkça, kararları ve stratejileri bilgilendirmek için ilerlemelerini izlemeli ve kaydetmelisiniz. Doğru yapıldığında, izleme gelecekte görev yönetimi stratejilerinin nerede ince ayar yapılacağını ortaya çıkarmalıdır.

Eylem öğesi takibi, bir eylem öğesinin başından sonuna kadar izlenmesi ve bilgilerin kaydedilmesi sürecidir. Bu bilgilere kolayca geri dönülebilir ve hatta gelecekteki kararlar için bilgi verilebilir.

Bir proje tamamlandıktan sonra izleme özellikle önemlidir. Onsuz, bir eylem öğesinin nasıl işlendiğine ilişkin yararlı bilgiler esasen boşa harcanır. İdeal olarak, bu bilgiler daha sonraki bir tarihte kaydedilecek ve kullanılacaktır.

Bir Eylem Öğesi İzleyici kullanın

Bir eylem öğesi izleyicisi, proje yöneticilerinin eylem öğelerini kaydetmesine ve güncellemesine olanak tanır. Geleneksel olarak, bunlar basit elektronik tablolardı. Artık en iyi izleyiciler daha yüksek işlevsellik sunuyor ve ekip işbirliğine izin veriyor.

Verileri gelecek için düzenli tutmak için bir eylem öğesi listesini uygun şekilde biçimlendirmek çok önemlidir. Bu listelere bakan yeni gözler büyük olasılıkla olacak ve neye baktıklarını anlamaları gerekiyor. Bu, proje ne olursa olsun, biçimlendirmeyi tutarlı tutmak ve her listeye aynı veri kümesini dahil etmek anlamına gelir.

Neden Bir Şablon Kullanmalısınız?

Eylem öğeleri, görev yönetiminin değişmez bir parçasıdır. Bunlar, herhangi bir projenin ömrü boyunca ekip liderlerinin yarattığı ve kullandığı bir şeydir. Bu nedenle listeleriniz aynı şekilde formatlanmalı ve aynı bilgileri içermelidir. Bu tutarlılık, kafa karışıklığını azaltır ve sonuçları iyileştirir.

Görevlendirilen kişi olarak, size ne atanmış olursa olsun veya kim tarafından atanmış olursa olsun, sizden tam olarak ne beklendiğini bilmelisiniz. Bir eylem öğesi şablonu, ihtiyacınız olan tüm bilgilerin anlayabileceğiniz bir biçimde orada olmasını sağlar.

Eylem öğesi şablonumuz, gerekli tüm ayrıntıları eklemenizi ve listeleri her seferinde aynı şekilde biçimlendirmenizi sağlar. Bunu yaparken, kendinizi yeni bir formatla yeniden tanıştırmak için değerli zamanınızı boşa harcamanıza gerek kalmayacak. İhtiyacınız olan bilgiye sahipsiniz ve onu nerede bulacağınızı biliyorsunuz.

Daha da iyi sonuçlar için, bu şablonu proje izleme ve raporlama araçlarına sahip güçlü proje yönetimi yazılımıyla birleştirin.

ProjectManager ile Eylem Öğeleri Şablonu Nasıl Kullanılır

ProjectManager, eylem öğeleri listelerinizi daha yüksek bir üretkenlik düzeyiyle düzenlemenize, yürütmenize, izlemenize ve raporlamanıza olanak tanıyan ödüllü bir araçtır.

Farklı Proje Görünümlerinde Eylem Öğelerini Listeleme

Basit bir elektronik tablo işi halledebilir, ancak statik doğası sınırlı olabilir. Yazılımımızla, tüm eylem öğelerinizi bir Gantt şeması, görev listesi veya kanban panosu üzerinde düzenlersiniz. Her proje görünümü, kolayca eylem öğeleri atamanıza ve konseptten tamamlanmaya kadar olan ilerlemeyi izlemenize olanak tanır.

Kontrol Panelinde Eylem Öğesi Durumunu İzle

Atananın ilerlemesini ve performansını izlemek için, ekip üyelerinizin her birinden gerçek zamanlı verileri besleyen ve bunları zaman, varyans ve daha fazlası gibi metrikleri görüntüleyen grafiklere ve çizelgelere dönüştüren gerçek zamanlı gösterge tablosunu kullanabilirsiniz.

Bulut Tabanlı Yazılımla Ekibinizle İşbirliği Yapın

İşbirlikçi platformumuzla ekip üyeleri iş birliği yapabilir ve işi daha etkili bir şekilde ele alabilir. Kullanıcılar, herkesin aynı sayfada olmasını sağlamak için dosya ve resim ekleyebilir, kişileri yorumlayabilir ve etiketleyebilir.

ProjectManager, projenizi her adımında götüren ödüllü bir proje yönetimi çözümüdür. Çevrimiçi planlama araçları ve web tabanlı görev yönetimi özellikleri, hareket halindeyken işbirliği yapmanıza ve proje ömrü boyunca ayarlamalar yapmanıza olanak tanır. Ardından, yalnızca birkaç tıklamayla verilerden kapsamlı raporlar oluşturun. Bugün bu ücretsiz 30 günlük denemeyi alarak kendiniz görün.