Risk Kaydı Nedir ve Nasıl Oluşturulur

Bir projede meydana gelebilecek her risk olayını asla tahmin edemezsiniz, ancak bir risk kaydı kullanarak, proje riskleri gerçek problemler haline gelmeden ve tüm projeyi saptırmadan önce hızlı bir şekilde yanıt vermeye hazır olursunuz.

Risk Kaydı Nedir?

Risk kaydı, risk yönetimi ve proje yönetiminde bir araçtır. Bir proje veya kuruluştaki potansiyel riskleri belirlemek, bazen mevzuata uygunluğu sağlamak, ancak çoğunlukla amaçlanan sonuçları rayından çıkarabilecek potansiyel sorunların üstünde kalmak için kullanılır.

İlgili: Excel için Risk Kaydı Şablonu

Risk kaydı çoğunlukla projenin yürütülmesi sırasında kullanılsa da, proje yöneticileri tarafından proje planlama aşamasında ciddi şekilde dikkate alınması gereken risk yönetim planınızın bir parçasıdır. Projenizde risk analizi hakkında düşünmeye başlamak için çok erken bir zaman yok. Bu nedenle, bir proje risk kaydının el altında ve hazır olması, risk yönetiminde esastır.

Risk olaylarını belirlemek ve izlemek için risk kaydınızı oluşturduktan sonra, harekete geçmek için proje yönetimi yazılımına ihtiyacınız vardır. ProjectManager, ekibiniz riskleri çözmek için çalışırken iş akışını görselleştiren kanban panolarına ve Gantt çizelgelerine sahiptir. Proje yöneticileri, ekiplerine birikimlerini yönetme ve sprintlerini planlama özerkliği verirken risk yönetimi sürecinde şeffaflık elde eder. Bugün ücretsiz denememizi alarak risk yönetiminizi nasıl iyileştirebileceğini görün.

İster basit bir elektronik tablo ile ister daha sağlam bir proje yönetimi yazılımı çözümünün parçası olarak proje risklerini izlemek için bir risk günlüğüne sahip olmak, herhangi bir proje planında ele almak için iyi bir fikirdir. Her şeyin doğasında risk vardır ve bu, çok sayıda hareketli parçası olan bir projeyi yönetmek için iki kat daha fazla olur.

Neden Bir Proje Risk Kaydı İhtiyacınız Var?

Risk yönetiminin ne olduğunu biliyorsanız, riski yönetmenin bir sonraki adımının, bir projeyi yönetirken ortaya çıkma olasılığı en yüksek olan olası sorunları kontrol etmek için stratejik olarak çalışmak olduğunu bilirsiniz. Bu nedenle, potansiyel riskleri toplamak için bir risk analiz mekanizmasına sahip olmanız ve ardından bu risklerin gerçeğe dönüşmesi durumunda riskleri azaltmak ve projeyi tekrar rayına oturtmak için bir yol belirlemeniz gerekir.

Risk Kaydı Neler İçerir?

Risk kayıtları organizasyona ve projeye göre değişiklik gösterebilir. Ancak, çoğu risk kaydı şablonu bu yaygın olarak kullanılan öğeleri paylaşır:

• Risk tanımlama kimliği: Riski tanımlamak için bir ad veya kimlik numarası.
• Risk tanımı: Riskin kısa bir açıklaması.
• Risk kırılım yapısı: Risk kırılım yapısı, tüm proje risklerinizi tanımlamanıza ve bunları kategorilere ayırmanıza izin veren bir çizelgedir.
• Risk kategorileri: Program, bütçe, teknik ve dış riskler gibi bir projeyi etkileyebilecek birçok risk kategorisi vardır.
• Risk analizi: Risk analizinin amacı, bir riskin olasılığını ve etkisini belirlemektir. Niteliksel bir risk analizi veya niceliksel bir risk analizi yapabilirsiniz.
• Risk olasılığı: Her bir riskin olasılığını tahmin etmeniz ve nitel veya nicel bir değer atamanız gerekir.
• Risk önceliği: Risk etki ve olasılık değerlerinin çarpılmasıyla elde edilen her bir riske bir risk puanı atanarak risk önceliği belirlenir. Niteliksel ölçümler kullanıyorsanız, en yüksek etkiye ve en yüksek olasılığa sahip risklere öncelik vermeniz gerekir.
• Risk yanıtı: Her riskin projeniz üzerindeki etkisini azaltmak için bir risk yanıtına ihtiyacı vardır. Bu risk yanıtları ayrıca bir risk yanıt planında belgelenir.
• Risk Sahipliği: Her riskin, risk sahibi olan bir ekip üyesine atanması gerekir. Risk sahibi, uygun yanıtı dağıtmaktan ve onu denetlemekten sorumludur.

Risk Yönetim Süreci

Risk yönetimi sürecindeki ilk adım, riskin tanımlanmasıdır. Projelerin hepsi elbette farklıdır, ancak yıldan yıla benzer projeler yürüten kuruluşlar için, bu tür projeler için ortak risk kategorilerini belirlemeye yardımcı olacak gözden geçirilecek geçmiş veriler olabilir.

Ek olarak, piyasa güçlerine (örneğin arz ve talep riskleri) veya ortak proje yönetimi sorunlarına ve hatta hava durumuna bağlı olarak bazı proje risklerini tahmin edebilirsiniz.

Proje Risklerini Toplayın

Bir projeyi yönetirken ortaya çıkabilecek olası riskleri toplamak, mümkün olduğunca eksiksiz olduğunuzdan emin olmak için sistematik bir yaklaşım gerektirir. Proje risk kaydı, daha sonra bu riski gerçekten ortaya çıkarsa izleyebilen ve ardından onu çözmek için belirlediğiniz eylemleri değerlendirebilen bir sistemdir.

Bu riskleri bir risk günlüğü elektronik tablosuna veya proje yönetimi yazılımınıza kaydederken, tüm bu verileri koyabileceğiniz ve proje boyunca belirli risk olayını takip edebileceğiniz bir yeriniz olur, böylece risk yanıt eylemlerinin çözüm için devreye girip girmediğini görebilirsiniz. risk çalışıyor. Bu nedenle bir risk izleme belgesi, projenizi mahvetmemeleri için etkilerini azaltmak için proje risklerini sıkı bir tasma üzerinde tutar.

Proje Risklerini Belgeleyin

Bir risk kaydı kullanarak proje risklerini belgelemek, herhangi bir projenin başarısı için hayati önem taşır. Size riski tanımlamanız için tek bir yer sağlar, geçmişini not edin - ilk ortaya çıktığı yerden, nihayet çözdüğünüz yere kadar - ve hatta riski, onu tanımlayan ve yönetimine sahip olan kişiye etiketleyin. Risk günlüğünde, risk puanını ve riskin projeyi ne kadar etkileyeceğini ve çok daha fazlasını not edebilirsiniz.

Proje Risklerini İzleyin

Belirtildiği gibi, proje risk kaydınızda ekip üyelerinize riskler atayabilirsiniz. Bu kişi daha sonra riski izlemekten ve söz konusu risk olayının etkisini azaltmak veya bir sorun haline geldiğinde ele almak için gereken risk yanıt eylemlerini yönetmekten sorumludur. Bu süreci bir proje risk kaydında belgeleyerek, yoğun bir proje boyunca proje risklerinin izini kaybetme olasılığınız azalır, bu da risklerin proje bütçesini veya zamanlamasını olumsuz etkileyebilecek gerçek sorunlara dönüşmediği anlamına gelir ve projenin başarısını tehlikeye atar.

Riskleri Çözün

Son olarak, proje riski çözüldüğünde onu kapatabilirsiniz. Projede artık bir sorun olmadığı için risk günlüğünüzdeki bu riski işaretlemekten daha iyi bir şey yoktur. Ayrıca, risk olayı giderildiyse, artık var olmayan bir soruna kaynak ayırmaya devam etmek istemezsiniz. Risk yönetimi planınız üzerinde size daha fazla kontrol sağlar ve proje ekibiniz ve paydaşlarınızla daha iyi iletişim kurmanızı sağlar.

Risk Kaydı Nasıl Oluşturulur

Bu risk yönetimi aracını kullandığımızda en iyi şekilde yararlanabilmemiz için bir risk kaydı oluşturmanın tüm adımlarını gözden geçirelim.

1. Risk Tanımlama

Potansiyel riskler üzerine beyin fırtınası yapmak için proje ekibini bir araya getirin. Her ekip üyesi projenin farklı alanlarından sorumludur, bu nedenle potansiyel proje rayından çıkma risklerini belirlemeye yardımcı olmak için uzmanlıklarını kullanın. Ayrıca, endişelerini akla getirdiğinizden ve risklerini de takip ettiğinizden emin olmak için paydaşlarla konuşmak isteyeceksiniz. Piyasa güçlerinden kaynaklara ve hava durumuna kadar tüm potansiyel etki risk kategorilerini tükettiğinizden emin olun.

2. Proje Risklerini Tanımlayın

Bir sonraki yapmak istediğiniz şey proje riskini tanımlamaktır. Açıklamayı esaslara uygun tutarken olabildiğince eksiksiz olmaya çalışın. Çok belirsiz bir riske sahip olmak, bir riskin gerçek bir sorun haline gelip gelmediğini gerçekten anlamayı zorlaştıracaktır. Örneğin, hava durumuna bağlı bir risk için “The Weather” yazmayın. Bunun yerine, "Hindistan'daki muson mevsimi bakır için nakliye gecikmelerine neden olabilir" gibi projenizle özel olarak ilgili bir şeye gidin.

Riski belirleyen ve tanımlayan proje yönetimi yazılımımız, düzenli kalmanıza yardımcı olabilir. ProjectManager'ın liste görünümünü kullanmak, tüm riskleriniz için bunları tanımlamak, ayrıca önceliklendirmek, etiketleri özelleştirmek ve çok daha fazlasını yapmak için alanı olan merkezi bir merkeze sahip olmanızı sağlar. Hafif yapılacaklar uygulamalarının aksine, size gerçek zamanlı veriler veririz ve liste görünümümüz her liste için tamamlanma yüzdesini gösterir. Ayrıca, ekiplerin ofiste, sahada veya evde birlikte daha iyi çalışmalarına yardımcı olmak için yorum yapmalarına olanak tanır.

3. Tahmini Risk Etkisi

Riskin etkileyebileceği her şeyi dahil edin, böylece onunla başa çıkmak için güçlü bir strateji geliştirebilirsiniz. Örneğin, iş sektörünüzde bölgesel olarak işten çıkarma söylentileri varsa, gerçekleşmesi durumunda proje takviminiz üzerinde olabilecek gerçek etkiyi belirleyin. Örneğin, “Güneydoğu imalat sektöründe öngörülen işten çıkarmalar, Haziran ayındaki üretim programlarını riske atabilir. Bu, alternatif üretim seçenekleri düşünülmedikçe tüm projenin yürütülmesini üç ay geciktirebilir. Bu, risk sahibine o bölgenin dışındaki üretim tesisleri için potansiyel seçenekleri araştırmasını söyler, bu nedenle gerçek bir risk yönetim planı yürürlüktedir.

4. Bir Risk Müdahale Planı Oluşturun

Bu, proje risk kaydındaki ağır yüktür, bu nedenle, onu doğru bir şekilde tamamlaması için gereken zamanı ve çabayı verin. Kapsamlı olmak istiyorsun, ama aşırı değil. Risk yanıt planını kısa ve öz tutun. Araştırmanızı yapın, böylece projede risk ortaya çıkarsa hemen harekete geçebilirsiniz. Tüm müdahale planlarını ve uygulama stratejilerini belgeleyin. Bunun için uzun bir belge gerekiyorsa, doğrudan planlanan müdahaleye işaret etmek için risk müdahale planı belgesine bir bağlantı ekleyin veya bir ek ekleyin.

5. Proje Risklerini Önceliklendirin

Tüm proje riskleri eşit olarak oluşturulmaz. Bazılarının diğerlerinden daha büyük etkisi vardır, bu yüzden hangilerinin ön sıraya geçeceğine ve zamanınız ve kaynağınız yoksa hangilerini görmezden gelebileceğinize burada karar vermelisiniz. Burada risk seviyesini belirleyeceksiniz: yüksek, orta veya düşük. Bu şekilde kaydınızı filtreleyebilir ve ardından öncelik verebilirsiniz.

6. Risk Sahiplerini Tanımlayın

Son olarak, her riske bir sahip atayın. Her potansiyel risk için bir risk sahibiniz yoksa, o riskin etkisi geri döndürülemez olana kadar bundan haberiniz olmayabilir.

7. Notlar

Risk listenizde son bir sütun var ve bu, daha önce tartışılan kategorilere uymayan notları toplayabileceğiniz bir yer. Bir projenin bitmeyen karmaşasında kaybolmamaları için bu fikirleri koyacak bir yerinizin olması önemlidir.

Riskleri İzlemek için ProjectManager'ı Kullanma

ProjectManager, kolaylıkla listelemenize, yönetmenize ve işbirliği yapmanıza olanak tanıyan entegre risk izleme özelliklerine sahip ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır. Belirli bir riski seçtikten sonra, adı, tanımı, atandığı ve öncelik düzeyi de dahil olmak üzere riskin her yönünü düzenlemenin basit ve hızlı bir yolu vardır. Daha da iyisi, söz konusu proje riskine notlar, dosyalar, resimler ve diğer ekleri ekleme olanağına sahipsiniz.

En güçlü risk yönetimi özelliklerimizden biri gerçek zamanlı gösterge tablomuzdur. Proje panomuz size proje durumunuzun bir anlık görüntüsünü verir ve riskleri sorun haline gelmeden önce yakalamak için idealdir. Bu benzersiz özellik, dünyanın her yerindeki, Volvo, NASA ve Bank of America gibi büyük şirketlerdeki proje yöneticileri tarafından takdir edilmektedir.

ProjectManager, projenizde sorun haline gelen riskleri tanımlamanız, izlemeniz ve çözmeniz için ihtiyaç duyduğunuz tüm özellikleri sağlayan, işbirliğine dayalı bir risk izleme aracı sunan bulut tabanlı proje yönetimi yazılımıdır. Kendiniz deneyin ve risk yönetimini ve tüm projeyi nasıl daha kolay hale getirebileceğini görün. 30 günlük ücretsiz denememize bugün katılın!