Bir sağlık ekibinin sosyal medyada HIPAA uyumluluğuna yönelik kılavuzu

Sprout Social Kurumsal Satış Direktörü Jill Florence'a göre, sağlık hizmetleri için sosyal medyanın değerini anlamayan sağlık hizmetleri pazarlamacıları bulmakta zorlanacaksınız.

Florence'ın açıkladığı gibi, "Sosyal, marka bilinirliğini artırmanın ve hastalar, doktorlar ve topluluk üyeleriyle bağlantılar kurmanın tartışılmaz bir parçasıdır. Ancak dijital ön saflarda yer alan pazarlama ekipleri için, özellikle HIPAA ve sosyal medyanın kesiştiği noktada güvenlik ve gizlilik ekiplerinin endişelerinin üstesinden gelmek zor olabilir."

Pek çok kuruluş, HIPAA uyumluluk önlemlerinin stratejilerini engellediğini bildiriyor; çünkü oluşturdukları en ilgi çekici sağlık hizmeti içeriklerinden bazıları, uzun onay süreçleri ve dikkatli uygulama gerektiren yenilikçi çalışmalar, hasta referansları ve tıbbi buluşlar içeriyor. Bu kılavuzda, sosyal medyada HIPAA uyumlu kalmak için bilmeniz gerekenleri ayrıntılı olarak ele alıyor ve yasal sınırlamalara rağmen sosyal medyada öne çıkan sağlık markalarının örneklerini paylaşıyoruz.

Lütfen unutmayın: Bu makalede sağlanan bilgiler resmi hukuki tavsiye niteliğinde değildir ve bu amaçla da tasarlanmamıştır. Lütfen daha fazla okumadan önce sorumluluk reddi beyanımızın tamamını inceleyin.

HIPAA'nın sosyal medya içeriğiniz üzerindeki etkisi

HIPAA gizlilik yasaları, hassas hasta bilgilerinin sosyal medya da dahil olmak üzere kamuya açıklanmasını önler. HIPAA Gizlilik Kuralı, pazarlama ve reklam çabaları da dahil olmak üzere verilerin nasıl paylaşıldığıyla ilgili olduğundan hasta sağlık bilgilerini açıkça korur.

Hassas korumalı sağlık bilgileri (PHI), bir hastanın geçmiş, mevcut veya gelecekteki tıbbi durumları, bireye sağlık hizmeti sağlanması ve geçmiş, mevcut veya gelecekteki sağlık ödemeleri hakkındaki verileri içerir. Sosyal medya platformlarının kullanıcı bilgilerini topladığı, davranışlarını takip ettiği ve görsel varlıklarınızı kullanma lisansına sahip olduğu göz önüne alındığında, bu düzenlemelerin neden var olduğunu anlamak kolaydır.

Hastanın öncesi ve sonrası fotoğraflarını, referanslarını ve diğer hassas bilgilerini paylaşma çağında, sağlık hizmeti sağlayıcıları sosyal medya içeriği hazırlarken son derece dikkatli davranmalıdır. HIPAA düzenlemeleri aynı zamanda sağlık şirketlerinin sosyal medyadaki müşteri etkileşimlerini dikkatli bir şekilde yönetmesini zorunlu kılmaktadır; buna hastaların PHI'yı paylaşmasının engellenmesi ve paylaşılırsa silinmesi de dahildir. HIPAA düzenlemelerine uymamak hem mali açıdan hem de markanızın itibarı açısından maliyetlidir.

Ancak Sprout Kıdemli Çözüm Mühendisi Katherine Van Allen'ın da belirttiği gibi, sosyalleşmenin yararları risklerden daha ağır basıyor. “Sosyal medya sağlık kuruluşlarının stratejisinin bir parçası olmalı. Ulaşmanız gereken kişiler, ister potansiyel hastalar ister çalışanlar olsun, sosyal medyadadır. Sosyal varlığınız olmadan, sisteminiz hakkında gerçekleşen hayati konuşmaların bir parçası olamazsınız. Bir ekip üyesi veya konum hakkındaki söylemlerden, yazım hatalarına ve yasal işlemlere veya bir hastalık veya tedavi planı hakkında hızla yayılan yanlış bilgilere kadar. Sosyal medya dinlemeye uyum sağlamak, önemli fırsat alanlarını belirlemenize yardımcı olacaktır."

HIPAA'yı ve sosyal medyayı desteklemek için marka yönergeleri nasıl oluşturulur?

Sosyal medyada HIPAA uyumluluğu konusunda her zaman hukuk danışmanınıza ve uyumluluk ekibinize danışmanız gerekse de, marka yönergelerinizi oluştururken takip etmeniz gereken genel en iyi uygulamaları burada bulabilirsiniz.

Politikalar oluşturun ve ekibinizi eğitin

Hukuk ve uyumluluk ekiplerinize danışarak başlayın ve onları stratejinizin, kampanyalarınızın ve içeriğinizin yasallığını doğrulamada önemli bir ortak haline getirin. İnsanlarla sosyal medya aracılığıyla iletişim kurma talimatlarını içermesi gereken bir sosyal medya uyumluluk protokolü geliştirmek için onlarla birlikte çalışın.

Sosyal medya eğitimi içeren HIPAA uyumluluk eğitim programlarını birlikte oluşturarak ekibinizi bu protokole alıştırın. Eğitiminizde sosyal medyadaki müşteri verilerinin doğru kullanımını ve yaygın HIPAA ihlallerini vurgulayın.

Kimlik gizlemeyle ilgili en iyi uygulamaları takip edin

Yeni sosyal medya içeriği hazırlarken gönderilerinizden tüm PHI'ları kaldırın. PHI, aşağıdaki tanımlayıcıların yanında kullanılan sağlık bilgilerini içerir:

• İsimler (ilk, orta ve son)
• Bir eyaletten daha küçük coğrafi göstergeler
• Bir tarihin tüm öğeleri (yıl hariç)
• Telefon ve faks numaraları
• E-mail adresleri
• Sosyal güvenlik numaraları
• Tıbbi kayıt, sağlık planı yararlanıcısı ve hesap numaraları
• Sertifika veya lisans numaraları
• Araç tanımlayıcıları
• Cihaz özellikleri
• Hastalarla ilişkili URL'ler ve IP adresleri
• Biyometrik tanımlayıcılar
• Tam yüzlerin ve diğer benzersiz fiziksel tanımlayıcıların fotoğrafları
• Bir kişiyi tanımlayabilecek diğer numaralar veya kodlar

Daha fazla bağlam için, bir hastanın yaşamsal belirtileriyle eşleştirilmiş adı PHI olarak kabul edilirken yaşamsal belirtileri tek başına PHI olarak kabul edilmez.

HIPAA ihlallerini izleyin

İçeriğinizde PHI kullanımını sınırlandırmak için her türlü önlemi alsanız bile hastalar kişisel bilgilerini paylaşarak uyumluluğunuzu riske atabilirler. Doğrudan mesaj etkileşimlerinize ve marka profillerinize sorumluluk reddi beyanları ekleyerek bunu önleyin. Hastalardan herhangi bir PHI'yı paylaşmaktan kaçınmalarını isteyin ve onlara araştırmaları nereye yönlendirmeleri gerektiğini bildirin.

Bir hastanın sizden bahsetmesi veya DM atması ve PHI'yi tehlikeye atması durumunda mesajı hemen silin ve onu daha uygun bir kanala yönlendirin. Florence şunu tavsiye ediyor: "Profilinize veya DM'lerinize bir sorumluluk reddi beyanı ekleseniz bile, bazı hastalar yine de tıbbi tavsiye arayacaktır. Bununla mücadele etmek için bazı kuruluşlar, kendilerini potansiyel PHI konusunda otomatik olarak uyarmak ve hassas içeriğe yanıt vermek veya bunları silmek için sohbet robotları ve önceliklendirme araçlarını kullanıyor."

Sprout Social'ın Kayıtlı Yanıtları gibi bir araç kullanarak, müşterilere hızlı bir şekilde yanıt vermek ve konuşmayı güvenli bir kanala yönlendirmek için önceden yazılmış yanıtları kullanabilirsiniz. Sosyal kullanıcıları sağlıkla ilgili konuşmalar için otomatik olarak bir e-posta adresine veya başka bir güvenli kanala yönlendirmek için Sprout'un sohbet robotu oluşturucusunu da kullanabilirsiniz.

Sprout'un Akıllı Gelen Kutusu ile, PHI içeren mesajları işaretlemek için etiketleme ve filtrelemeyi kullanabilir ve bu mesajları silen iş akışları oluşturabilirsiniz.

Hasta onayları için bir süreç oluşturun

Cleveland Clinic'in YYBÜ'sünden gelen bu sevimli Cadılar Bayramı TikTok'u gibi hastaların (veya ailelerinin) hikayelerini hedef kitlenizle paylaşmak isteyebileceği bazı durumlar olabilir.

Bu hikayeleri, fotoğrafları ve/veya videoları paylaşmadan önce bir hastadan PHI'yi ifşa etmek için yazılı onay ve HIPAA yetkisi almak için kolaylaştırılmış ve açıkça belgelenmiş bir süreç bulundurun.

Mevzuat değişikliklerini takip edin

Federal ve eyalet düzeyindeki mevzuat değişiklikleri hakkında güncel bilgi sahibi olmayı düzenli bir uygulama haline getirin. ABD Sağlık ve İnsan Hizmetleri Bakanlığı'nın (HHS) web sitesi gibi kaynakları düzenli olarak inceleyin. Ayrıca HIPAA veri ihlallerine ilişkin dava kararları da dahil olmak üzere gerçek zamanlı güncellemeler için HHS ve Ulusal Hukuk İncelemesini sosyal medyada takip edebilirsiniz.

Daha fazla kaynak mı arıyorsunuz? Etkili ve yaratıcı bir sosyal strateji yürütürken aynı zamanda uyumlu kalmanıza yardımcı olabilecek bir HIPAA uyumluluğunu sosyal kopya sayfasında bir araya getirdik.

Yaygın HIPAA ihlalleri ve sosyal medyanın rolü

Sosyal medyada HIPAA uyumluluğu karmaşık olsa da parasal, itibar ve en önemlisi hasta sağlığı riskleri, bunu yanlış anlamayacak kadar yüksektir. İşte kaçınmanız gereken en yaygın HIPAA ihlalleri.

Hasta ayrıntılarının göz önünde saklanması

Yüzleri, isimleri, tarihleri ​​veya diğer bariz tanımlayıcıları açıkça eklemeseniz bile, bazı durumsal ayrıntılar hastanın kişisel bilgilerini açığa çıkarabilir. Hem Florence hem de Van Allen, fotoğrafları ve videoları yayınlamadan önce yakından incelemenizi tavsiye ediyor. Medyanızın arka planında korumalı bilgi olmadığından emin olun.

Van Allen şu uyarıda bulunuyor: “Personel odasının fotoğrafı kadar zararsız görünen bir şey ihlal olabilir. Birisi masada oturan bir hastanın çizelgesini yakınlaştırabilir ve adını veya diğer PHI'larını belirleyebilir."

Sağlık bilgilerinin doğrulanması

Florence, "Birçok hasta, mesajlarının doktorlarına ulaşacağını düşünerek sağlık markalarına mesaj gönderiyor; bu da, hassas PHI'yi sosyal yardımlarına dahil ettikleri anlamına geliyor" diyor. Önceki bölümde bahsettiğimiz gibi, hasta bunu istemeden sağlasa bile herhangi bir PHI'nın silinmesi kritik öneme sahiptir.

Ancak birçok kuruluşun gözden kaçırdığı kritik bir nüans, PHI'yi doğrulamaktan da kaçınmanız gerektiğidir. Örneğin, bir hasta gönderinize yorum yapıyorsa ve bir hastalığı olduğunu söylüyorsa, yanıtınızda bu hastalığı kabul etmemelisiniz. HIPAA ihlali olabilir. İşte birkaç örnek senaryo:

Örnek hasta mesajı: @Hospital, yakın zamanda bana diyabet teşhisi konuldu ve hangi doktorlarınızın diyabet bakımı konusunda uzman olduğunu merak ediyordum.

HIPAA uyumlu değil: @Hasta, yeni bir diyabet teşhisine ulaşmanın zor olabileceğini biliyoruz ve yardım etmek için buradayız. Bir konsültasyon planlamak için doğrudan Dr. Smith'in ofisini arayın.

HIPAA uyumlu: @Patient, gizliliğinizi korumak için yorumunuzu sildik. Yardım için lütfen ekibimizi arayın veya e-posta yoluyla ulaşın.

Eğitimin kurumsal kanallar ve ücretli personel ile sınırlandırılması

Sağlık kuruluşları, eğitimi kurumsal kanallarla ve ücretli personelle sınırlandırarak büyük kayıplara neden olabilecek bilgi boşlukları yaratıyor. Örneğin heyecanlı bir stajyer, bir hastayla selfie paylaşabilir. Veya bir ihtisas öğrencisi yanlışlıkla komik bir TikTok'ta PHI'yı açığa çıkarabilir.

Sağlık kuruluşları, HIPAA'nın gönüllüler, öğrenciler ve ücretsiz personel de dahil olmak üzere kapsam dahilindeki bir kuruluşun kontrolü altındaki herkes için geçerli olduğunu unutmamalıdır. Ayrıca personelin kişisel hesapları da dahil olmak üzere kurumsal hesabın ötesindeki sosyal profilleri de kapsar.

HIPAA'nın sosyal medya sağlayıcılarınız için anlamı nedir?

Yazılım satıcılarını ve araçlarını seçerken HIPAA uyumluluğu ve güvenliği akılda tutulmalıdır. Platform değerlendirmeleriniz sırasında güvenlik ve gizlilik ekiplerinizin, verilerin daha büyük teknoloji yığınlarına entegre edildiğinde kullanılma şekilleri konusunda dikkatli olmasını bekleyin.

Yalnızca sorumlu tarafların gönderi gönderebilmesini sağlamak için izin düzeylerine ve mesaj onaylama işlevine sahip bir yönetim çözümü bulun. Şifreleme veya güvenlik duvarları gibi elektronik cihazlarda PHI'yi korumak için siber güvenlik önlemlerinin alındığından emin olun.

Bir adım daha ileri gidin ve PHI ve HIPAA uyumluluğu söz konusu olduğunda her bir tarafın sorumluluklarını belirten, yasal olarak bağlayıcı bir sözleşme olan bir iş ortaklığı sözleşmesi (BAA) imzalamaya istekli bir sosyal medya yönetimi çözümü bulun. Florence'ın detaylandırdığı gibi, "Sprout Social gibi bir BAA imzalayabilen ve riskleri ve sorumlulukları yanınızda üstlenebilecek bir ortakla çalışmalısınız."

Öğrenilecek sağlık markaları

Bu dört sağlık kuruluşu, düzenlemeye tabi endüstrilerde bile aktif bir sosyal medya varlığına sahip olmanın hâlâ mümkün ve önemli olduğunu gösteriyor.

Mayo Kliniği

Ülkenin en üst sıradaki hastanesi olan Mayo Clinic, işveren markasını oluşturmak için sosyal medyayı kullanıyor. Başarılı bir ayı kutlayan bir Organ Nakli Başkanının gönderisini yeniden paylaşmaları gibi. Gönderinin herhangi bir hassas hasta bilgisini açığa çıkarmadığına, bunun yerine nakil ekibinin başarılarına ve yüksek kalitesine odaklandığına dikkat edin.

Mayo Clinic ayrıca şirketlerini daha da insanileştirmek için gönüllülerinin, doktorlarının ve diğer personelinin profillerini de paylaşıyor; Holokost'tan sağ kurtulan bir gönüllüye dönüşen bu yürek ısıtan video gibi.

Hastane sistemi, takipçilerine ilham vermek ve günlük hareketlerin faydalarını anlatan bu atlıkarıncada olduğu gibi refahı artırmak için bu gönderileri genel sağlık ve yaşam tarzı ipuçlarıyla tamamlıyor.

Cleveland Kliniği

Önde gelen bir akademik tıp merkezi olan Cleveland Clinic, trend olan sağlık hizmetleri tartışmalarının nabzını tutuyor ve topluluğunu yeni halk sağlığı raporlarından haberdar etmek için uzmanlıklarını kullanıyor.

En son sosyal medya sağlık çılgınlığının, soğuk suya dalmanın veya soğuk duşun faydalarını araştırdıkları bu Reel'deki gibi. Gönderi, güvenli ve sağlıklı kalırken trendin ödüllerinden nasıl yararlanılacağını anlatıyor.

Tıp merkezi aynı zamanda kuruluşları tarafından üretilen en güncel halk sağlığı raporlarını da paylaşıyor. Bu yazıda olduğu gibi insanların daha fazlasını okuyabilmesi için genellikle raporun temel bulgularını kısaca özetlerler ve bağlantıyı da eklerler.

Boston Çocuk Hastanesi

Boston Çocuk Hastanesi dünyanın en büyük hastane tabanlı pediatrik araştırma programına ev sahipliği yapmaktadır. Kuruluş, çocukların sağlık sonuçlarını geliştiren üst düzey bir klinik genetikçi hakkındaki bu yazıda yaptığı gibi, çığır açan araştırmaları (ve arkasındaki araştırmacıları) vurgulamak için sosyal kanallarını kullanıyor.

Facebook'ta epilepsili çocuklara yönelik genetik testlerin gücünü konu alan bu haberde olduğu gibi, aileleriyle röportaj yaparak son teknoloji tedavilerden yararlanan hastalara da yer veriliyor.

Marş Mavi Haç Mavi Kalkan

Anthem Blue Cross Blue Shield güvenilir bir sağlık sigortası planı sağlayıcısıdır. Sosyal medyada, işverenlerin işyeri bağımlılığının iyileştirilmesi ve desteğine yatırım yaparak elde ettiği yatırım getirisi hakkındaki bu gönderi de dahil olmak üzere, üyelerine sundukları değer hakkında anlamlı istatistikler paylaşıyorlar.

Ayrıca, NCQA tarafından tanınmalarıyla ilgili bu gönderi gibi, üye özeni ve mükemmelliğine olan bağlılıklarını gösteren ödülleri ve akreditasyonları da paylaşıyorlar.

Popüler bir sigorta planı sağlayıcısı olarak, sosyal medyada üye politikası ayrıntılarıyla ilgili çok sayıda soru alıyorlar. Bakım ekibi, bir üyeden yardım merkezine e-posta göndermesini istedikleri bu yanıtta olduğu gibi, konuşmaları halka açık forumlardan daha uygun, güvenli özel kanallara nasıl yönlendireceklerini gösteriyor.

HIPAA ve sosyal medyada güvenle gezinin

Sosyal medyada HIPAA uyumluluğu, hukuk ve güvenlik ekiplerinizle yakın uyum içinde olmayı ve departmanlar arası eğitimin geliştirilmesini içeren çok adımlı, devam eden bir süreçtir. Hasta verilerini ve kuruluşunuzun marka sağlığını koruyan temel en iyi uygulamaları takip ederek, karmaşık HIPAA protokollerinde gezinmek ve sosyal varlığınızı güvenle geliştirmek için gerekli donanıma sahip olacaksınız.

Sonraki adımlar: Artık bu makaleyi okuduğunuza göre, kuruluş çapındaki eğitim çabalarınızı planlamaya başlamak için takvime hukuk ve güvenlik ekiplerinizle bir toplantı koyun ve sosyal medyanın topluluğunuzdaki rolünü daha iyi anlamak için sağlık hizmetleri sosyal medya karşılaştırmalarını tazeleyin etkileşim araç seti.

Sorumluluk reddi beyanı

Bu makalede sağlanan bilgiler resmi hukuki tavsiye teşkil etmez ve bu amaçla da tasarlanmamıştır; tüm bilgi, içerik, puan ve materyaller genel bilgilendirme amaçlıdır. Bu web sitesindeki bilgiler en güncel hukuki veya diğer bilgileri teşkil etmeyebilir. Bu makalede sağlanan herhangi bir yönergenin dahil edilmesi, yasal riskinizin azaltılacağını garanti etmez. Bu makaleyi okuyanlar, herhangi bir hukuki konuyla ilgili tavsiye almak için hukuk ekibiyle veya avukatlarıyla iletişime geçmeli ve önce bağımsız hukuki tavsiye almadan bu makaledeki bilgilere dayanarak hareket etmekten kaçınmalıdır. Bu makalenin veya sitede yer alan herhangi bir bağlantının veya kaynağın kullanımı ve bunlara erişim, okuyucu, kullanıcı veya tarayıcı ile katkıda bulunanlar veya katkıda bulunan hukuk firmaları arasında bir avukat-müvekkil ilişkisi oluşturmaz. Bu makaleye katkıda bulunanların ifade ettiği görüşler kendilerine aittir ve Sprout Social'ın görüşlerini yansıtmaz. Bu makalenin içeriğine dayanarak yapılan veya yapılmayan işlemlere ilişkin her türlü sorumluluk açıkça reddedilir.