CRM İçin Gerekli Saatler: CRM Yazılımı Zaman Çalan mı yoksa Zaman Kazandıran mı?

CRM uygulamasının %69'a kadarı, sürece yeterli planlama ve çaba harcanmadığı için başarısız oluyor.

Küçük işletmeler için zaman kıt bir kaynaktır ve yeni bir CRM kullanmak korkutucu görünebilir.

• Yeni CRM yazılımını kurmak ne kadar sürer?
• CRM, bir kez yerinde olduğunda ekiplerim için daha fazla iş yaratacak mı?
• Yeni sistemin nasıl kullanılacağını öğrenmek sonsuza kadar sürecek mi?
• Günümün ne kadarını CRM'imi yönetmek için harcamak zorunda kalacağım?

Kimin zamanı var? Çok ezici veya zaman alıcı görünebilir.

Ama bunu ilk seferinde doğru şekilde yapın ve buna değecektir. Yüzlerce saat sonra tasarruf edeceksiniz.

Uygulama için zaman ve çaba harcamazsanız, CRM yazılımınız size zaman kazandıramaz.

Bu yazıda şunları ele alacağız:

• Bir CRM kurmak ne kadar sürer?
• “CRM çok zaman alıyor” neden bir efsanedir?
• Bir CRM size her hafta nasıl saatler kazandırabilir?

Saat işliyor - hadi başlayalım!

Bir CRM kurmak ne kadar sürer?

CRM kurulumu bir haftadan bir yıla kadar sürebilir. CRM kurulum süresi, mevcut CRM'inizden ne kadar veri taşımanız gerektiğine, ekibinizin ne kadar büyük olduğuna, CRM'nize kimin erişmesi gerektiğine ve CRM otomasyonunuzun ne kadar karmaşık olmasını istediğinize bağlıdır.

ActiveCampaign gibi bazı CRM platformları, CRM verilerinizi ücretsiz olarak taşır; bu, sizin için hızlı kurulum anlamına gelir!

Bir yıl kulağa uzun bir süre gibi geliyor. Ve budur!

Ancak şimdi köşeleri keserseniz, daha sonra yapışkan bir duruma düşebilirsiniz:

• Satış ve pazarlama raporlarınız hatalı
• Potansiyel müşterileriniz çatlaklardan düşüyor
• Parmaklarınızın ucunda olması gereken bilgileri arayarak zaman kaybedersiniz

Peki, işletmeniz için bir CRM kurmanın ne kadar süreceğini nasıl anlayabilirsiniz?

CRM uygulama sürecinin 5 adımı vardır:

1. CRM'nizden neye ihtiyacınız olduğunu belirleyin
2. Verilerinizi temizleyin
3. Verilerinizi CRM'nize taşıyın
4. Otomasyonları ve entegrasyonları ayarlayın
5. Ekibinizi eğitin

Her adımın ne kadar süreceği, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çeşitli faktörlere bağlıdır:

• Mevcut verilerinizin ne kadar düzenli ve temiz olduğu
• Uygulamada yer alan paydaş sayısı
• Şirket büyüklüğü ve CRM kullanıcılarının sayısı
• Aktarmanız gereken kişi ve otomasyon sayısı
• Kurmanız gereken entegrasyon sayısı
• Halihazırda adlandırma kurallarınız, sınıflandırmanız ve veri işlemleriniz olup olmadığı

Her adıma daha ayrıntılı olarak bakalım.

(Kısa not: Verilen süre tahminleri yalnızca tahminlerdir. Veri işleme veya kalite sorunlarıyla karşılaşırsanız verilerinizi içeren herhangi bir adım çok daha uzun sürebilir.)

Adım 1: CRM'nizden neye ihtiyacınız olduğunu belirleyin

CRM yazılımınızın hangi boşlukları doldurması gerekiyor? Bu şöyle görünebilir:

• Pazarlama ekibiniz ne tür potansiyel müşterileri hedefleyeceğini bilmiyor
• Satış ekibiniz, potansiyel müşterileri pazarlamadan dönüştürmek için ihtiyaç duydukları bilgi ve araçlara sahip değil
• Olası satışların kapanması sonsuza kadar sürer veya satış döngünüzde her zaman aynı yerde durur
• Müşteriler sadece birkaç ay sonra vazgeçer
• Pazarlama, satış ve müşteri desteği, net iletişim olmadan silolarda çalışır

Bu boşlukları göz önünde bulundurarak, bir özellik istek listesi oluşturabilir ve CRM hedeflerinizi belirleyebilirsiniz.

CRM'den neye ihtiyacınız olduğunu bilmiyorsanız, paydaşlarınızı bir odaya alın.

Bu paydaşlar aşağıdakilerden yönetimi içermelidir:

• Satış
• Pazarlama
• Müşteri desteği

Her takım hangi problemlerle uğraşır? Toplantının sonunda, CRM'inizin yardımcı olmasını istediğiniz şeylerin bir listesini yapmalısınız.

Artık bu sorunları çözen özelliklere sahip CRM yazılımını bulmaya hazırsınız.

CRM ihtiyaç analiziniz için tahmini süre: İki ila dört hafta.

2. Adım: Verilerinizi temizleyin

Satış ve pazarlama departmanları, kötü veriler nedeniyle yılda yaklaşık 550 saat kaybediyor.

Bunun size olmasına izin vermeyin - verilerinizi CRM'nize girmeden önce temizleyin!

'Veri temizleme' kulağa ne kadar teknik gelse de, bunun anlamı şudur:

• Verilerinizin şimdi doğru ve düzenli olduğundan emin olun
• Daha sonra yanlış veya eksik verilerle uğraşmak zorunda kalmamak

Yepyeni bir işletmeyseniz, bu hiç de uzun sürmeyecektir. Temizlenecek fazla veriniz olmadığından, CRM aracılığıyla ne tür veriler toplamak istediğinizi belirleyin. Kişileriniz ve şirketinizle olan etkileşimleri hakkında ne bilmek istiyorsunuz?

Temizlemeniz gereken bir sürü veriniz varsa, şunları değerlendirmenin zamanı geldi:

• Verileri nerede saklıyorsunuz
• Veriler sisteminize nasıl girer?
• Verileriniz ne kadar doğru

Verilerinizi nasıl denetleyeceğiniz aşağıda açıklanmıştır:

• Tüm müşteri bilgilerinizi bulun ve toplayın
• Bilgileri ihtiyaçlarınıza göre düzenleyin
• Müşteri bilgilerini işletmeniz için değere göre önceliklendirin
• Yinelenen ve yanlış bilgileri kaldırın
• Eksik bilgileri ekleyin
• Veri girişi için tek tip bir sistem oluşturun
• Denetim sürecini yılda en az bir kez tekrarlayın

Verilerinizi temizlemek için tahmini süre: 1 haftadan bir yıla kadar — ne kadar fazla veriye sahipseniz, temizlenmesi o kadar uzun sürer.

Temiz verileri yeni CRM sisteminize taşımak, daha sonra karmaşık (yanlış) verilerle yüzlerce saat uğraşmaktan sizi kurtarabilir.

OutKast'ın bu şarkıda verilerini temizleme hakkında şarkı söylediğini biliyor muydunuz? O kadar taze ve o kadar temiz, temiz. (Tenor aracılığıyla)

3. Adım: Verilerinizi CRM'nize taşıyın

Bazı CRM sağlayıcıları, verilerinizi taşımanıza yardımcı olur - hatta bunu sizin için yapar. ActiveCampaign, ihtiyacınız olan her şeyi yeni CRM'nize almanıza yardımcı olacak geçiş hizmetleri sunar:

• Abone listeleri
• İletişim bilgileri
• Etiketler
• Özel Alanlar
• Pazarlama otomasyonları
• E-posta kampanyaları
• E-posta Şablonları
• Katılım formları
• Otomasyon iş akışları

Özel alanlardan bahsetmişken, onları kullanın! Verilerinizi yeni CRM'nizde düzenli ve erişilebilir tutarlar. Düzenli kalmak, işlerin hızla ilerlemesini sağlar (muhtemelen şimdiye kadar fark etmiş olduğunuz bir tema).

Özel alanlar, satış ve pazarlama ekiplerinizin yeni CRM yazılımına uyum sağlamasını kolaylaştırır (ve hızlandırır). İster CRM'de yeni olun, ister eski bir platformdan geçiş yapıyor olun, ekibinizin kullandığı aynı adlandırma kurallarını ve alan adlarını kullanmak, daha sorunsuz bir geçiş sağlar.

Verilerinizi taşımak için tahmini süre: El ile taşıma, bir ila üç ay arasında sürebilir. Göç hizmetleri bir aya kadar sürebilir. Ne kadar çok veriye sahipseniz, bu o kadar uzun sürer.

4. Adım: Otomasyonları ve entegrasyonları ayarlayın

Her CRM sisteminin farklı entegrasyon yetenekleri vardır. Mümkün olan en sorunsuz geçiş için yeni CRM yazılımınızın diğer satış ve pazarlama araçlarınızla birlikte çalıştığından emin olun. Genellikle bu, her bir aracı CRM'nizle entegre etmeyi içerir.

Bu entegrasyonların her birinin ne kadar süreceği, ihtiyacınız olan entegrasyon türüne bağlıdır: doğrudan/yerel, üçüncü taraf veya özel.

Doğrudan/yerel entegrasyonlar en az zaman alır. Bu bağlantılar, CRM'nizi veya diğer araçlarınızı oluşturan şirket tarafından önceden oluşturulmuştur. Bu entegrasyonları, genellikle sadece hesaplarınızı bağlayarak CRM'niz içinden kullanabilirsiniz.

ActiveCampaign'in uygulama kitaplığı 250'den fazla uygulama içerir ve bu sayede, Deals CRM ile birlikte sevdiğiniz araçları kullanmayı kolaylaştırır.

Üçüncü taraf entegrasyonları , iki aracı ara katman yazılımı yoluyla birbirine bağlar.

Zapier gibi üçüncü taraf entegrasyonları, aksi takdirde iletişim kuramayacak olan iki uygulama arasındaki boşluğu doldurur.

Bunlar, doğrudan entegrasyonlardan biraz daha fazla zaman alır - ara katman yazılımına her platformdan aldığı bilgilerle ne yapacağını söylemeniz gerekir - ancak arka uç çalışmalarının çoğu zaten sizin için yapılmıştır.

Özel API entegrasyonları en çok zaman alır. Hem CRM yazılımınız hem de entegre etmek istediğiniz araç hakkındaki teknik bilgilerine dayanarak bu entegrasyonu sıfırdan oluşturabilecek birine ihtiyacınız var.

Entegrasyonları ayarlamaya ek olarak, CRM'nizin verileri nasıl paylaştığını ve aldığını otomatikleştirmek için şimdi zaman ayırın. Bunu önceden yapmak, sonraki gününüzden %23'e kadar tasarruf etmenizi sağlayabilir.

CRM'inizin verileri kaydetme ve paylaşma şeklini otomatikleştirerek, kişilerinizin aşağıdakileri nasıl yaptığını görebilirsiniz:

• Pazarlamanızla etkileşim kurun
• Satış döngüsü boyunca ilerleyin
• Müşteriye dönüştürün (veya yapmayın)
• Müşteri destek ekibinizle etkileşim kurun
• Daha fazla!

Yerel veya üçüncü taraf entegrasyonları için tahmini süre: Bir saatten birkaç güne kadar. Ne kadar çok entegrasyona ihtiyacınız olursa, bu o kadar uzun sürer.

Özel entegrasyonlar için tahmini süre: Entegrasyonun ne kadar karmaşık oluşturulacağına bağlı olarak bir haftadan birkaç aya kadar.

Adım 5: Ekibinizi eğitin

Satış temsilcilerinin %55'i kullanım kolaylığının en önemli CRM özelliği olduğunu düşünüyor. Ve bunları kullanımı kolay bulmazlarsa, onları kullanmazlar: Satış temsilcileri tarafından toplanan fırsatlarla ilgili verilerin %79'u, CRM yazılımlarına asla girilmez.

Niye ya? CRM'leri kullanmak gerçekten bu kadar zor mu? Bazıları öyle. Ancak daha da büyük bir fark yaratan şey, CRM eğitimidir. Satış ve pazarlama ekiplerinize, rollerine özel yeni yazılımı nasıl kullanacaklarını anlamaları için yeterli zaman ve kaynak verin.

En iyi uygulamaları önceden öğretmek, öğrenme eğrisini yumuşatır ve her gün CRM sistemini kullanacak olan satış ve pazarlama ekipleri için zaman kazandırır.

Yeni CRM'yi kullanmaya başlamadan önce, aşağıdakilerle nasıl başa çıkacağınızı belirleyin:

• adlandırma kuralları
• taksonomi
• Yinelenen veriler
• Kayıp veri
• Bilinmeyen veri senaryoları

Yeni yazılımınız için belgeler ve kullanıcı kılavuzları oluşturun. CRM yazılımınız bire bir eğitimler veya ofis saatleri sunuyorsa, bu kaynaklardan yararlanın.

Ekibinizi eğitmek için tahmini süre: Çalışan başına yarım gün ila bir gün.

Efsane: CRM yazılımı kullanmak çok fazla zaman alır

Dünyanın en iyi, en verimli CRM yazılımını seçebilirsiniz – ancak ekibiniz bunu kullanmayacaksa, bu zaman ve para kaybı demektir.

Satış ekiplerinin CRM'ye karşı en büyük şikayeti? Veri girişi çok fazla zaman alıyor.

Ancak CRM'nizi doğru şekilde kurarsanız, onu kullanmak kolaydır:

• Temiz verileriniz ve veri biçimlendirme ve iletişim bilgilerinin bakımı için net süreçlere sahip olduğunuzda, her şey düzenli kalır ve bir anda kolayca bulunur.
• Satış ekibinizi eğittiğinizde ve onlara CRM yazılımını verimli bir şekilde kullanmaları için ihtiyaç duydukları kaynakları verdiğinizde, onların katılımını alırsınız ve aracı kullanırken kendilerini güvende hissederler.
• CRM'yi her satış ve pazarlama sürecine dahil ederek günlük rutininizin bir parçası yaptığınızda, onu kullanmak ikinci doğa haline gelir.

Pop quiz: Hangi seçenek daha az zaman alır?

A: Müşteri bilgilerini bir elektronik tabloya manuel olarak girme
B: CRM'niz onu otomatik olarak anlaşma bilgisine çeker

A: Yapılacaklar listesi yazmak
B: Otomatik görev atamaları alma

A: Her kişiye manuel olarak e-posta gönderme
B: Otomatik takipler göndermek ve kampanyaları beslemek

A: Bir müşteri adayının nitelikli olup olmadığını tahmin etme
B: Tahminde bulunmayı ortadan kaldıran otomatik bir müşteri adayı puanlama sistemi kullanma

C: Müşteri destek ekibinizin daha sonra deşifre etmesi için her satış çağrısından karalama notları
B: Herkesin erişebileceği merkezi bir veri tabanına not girme

Yukarıdakilerin tümüne B yanıtı verdiyseniz, haklısınız! Bu zamandan tasarruf sağlayan her biri için CRM sisteminizi kullanabilmeniz tesadüf değildir.

CRM uygulamaları, satış verimliliğini %34'e kadar artırabilir. Öğrenme eğrisi dik olabilir - her ne kadar stratejik bir uygulama süreci onu yumuşatsa da - ancak sonuçlar buna değdiğinden daha fazladır ve satış ekibinize tonlarca zaman kazandırabilir.

Bu CRM efsanesinin çöktüğünü düşünün! (GIPHY aracılığıyla)

CRM size her hafta nasıl saatler kazandırabilir?

İşte, CRM'nizin size her hafta saatler kazandırarak, uygulamaya harcadığınız zamanı buna değecek hale getirmesinin 5 yolu.

Herkesin ihtiyaç duyduğu bilgilere sahip olduğundan emin olun

Bir CRM, her bir anlaşmadaki tüm iletişim bilgilerini ve etkileşimleri izler - artık her müşteri adayı hakkında kimin ne bildiğini bulmaya çalışan bir satış çağrısından önce etrafta dolaşmak yok.

CRM veri girişi için evrensel standartları uygulamaya koymak, ekipler içindeki süreçleri de iyileştirmeye yardımcı olur. CRM'in benimsenmesi, satış temsilcileri ve yöneticiler arasındaki iletişimin kalitesini %56,9 oranında artırır; bu, yanlış anlamalara daha az ve satış için daha fazla zaman harcanması anlamına gelir.

Meşgul işi tabağınızdan çıkarın

Doğru CRM sistemi uygulandığında, satış yöneticileri ekiplerine manuel olarak görevler atamak (veya onları dırdır etmek) zorunda kalmayacak. Bir ilgili kişiyi takip etmek veya müşteri adayını yeni bir aşamaya taşımak için görevleri otomatik olarak atayan satış otomasyonları kurun.

Bir müşteri adayının anlaşma değeri 500 ABD Dolarını aştığında, bu otomasyon anlaşma sahibine müşteriyi araması için bir görev atar - yönetici müdahalesine gerek yoktur.

Aşağıdakilere dayalı olarak görev atamalarını tetikleyebilirsiniz:

• Temas davranışı
• Müşteri adayı puanı
• Anlaşma değeri

CRM'niz ayrıca müşteri adayı dağıtımını otomatikleştirerek satış ekiplerinize tonlarca zaman kazandırabilir. Artık olası satışlar için kavga etmek veya yuvarlak robin elektronik tablosunda sıradakinin kim olduğunu tartışmak yok. Müşteri adaylarını aşağıdakilere dayalı olarak farklı satış görevlilerine otomatik olarak atayın:

• Bölge
• Müşteri adayı puanı
• Anlaşma değeri
• sanayi
• Ve dahası!

Bu video "Otomatikleştir!" Müşteri deneyimi ve iş büyümesi arasındaki ilişkiyi araştıran bir gösterinin "Kod Çözülmüş Büyüme" bölümü - her seferinde bir konu. Buradan kaydolun ve hiçbir bölümü kaçırmayın!

Hareket etmeye devam etmek için "sıkışmış" olası satışlar

Bir CRM, tüm satış sürecinizi tek bir yerde takip eder. Bu size satış döngünüzün kuşbakışı bir görünümünü verir ve hangi alanların yardıma ihtiyacı olduğunu tam olarak belirlemenizi sağlar.

ActiveCampaign Deals CRM, tüm satış hattınızı görüntülemenize, anlaşmaları bir aşamadan diğerine taşımanıza, bireysel kişilere e-posta göndermenize, bir ilgili kişiyle olan her etkileşimi izlemenize ve çok daha fazlasına olanak tanır.

Anlaşmaların nerede durduğunu anlamak için Satış Performansı Raporları çalıştırın. Bu raporlar, hangi boru hatlarının, aşamaların ve hatta satış görevlilerinin işleri geciktirdiğini belirlemeye yardımcı olur. Neyin düzeltilmesi gerektiğini ne kadar erken anlarsanız, o kadar hızlı düzeltebilirsiniz.

Her mesajı kişiselleştiren kampanyalar oluşturun

Pazarlama otomasyonlu bir CRM, mükemmel e-postayı hazırlamak için saatler harcamadan kişilerinizle olan her iletişimi kişiselleştirmenizi kolaylaştırır. ActiveCampaign'de Kaydedilmiş Yanıtlar, en sık gönderdiğiniz tüm farklı bire bir ileti türlerini oluşturmayı ve kişiselleştirmeyi kolaylaştırır.

ActiveCampaign'in Kayıtlı Yanıtlar özelliği, en çok gönderilen e-postalarınıza kişisel dokunuşlar eklemenize olanak tanır.

Örneğin, Dawn Manske, sosyal girişimi Made for Freedom için gönüllü boru hattını kişiselleştirmek için ActiveCampaign'ı kullanıyor. İşte onun boru hattı nasıl görünüyor:

1. Potansiyel gönüllüler bir açılış sayfasına kaydolur
2. ActiveCampaign, potansiyel gönüllüye mevcut seçeneklerle otomatik olarak e-posta gönderir
3. Dawn, gönüllünün ilgi alanlarına göre kişiselleştirilmiş Kayıtlı Yanıtlar kullanarak takip eder
4. Gönüllünün yanıtına bağlı olarak, Dawn bir telefon görüşmesi yapabilir.
5. Dawn, daha sonra kullanmak üzere tüm ilgili bilgileri ActiveCampaign'ın CRM'sine girer

Dawn, dünya çapında gönüllü ağını oluşturmak için ActiveCampaign otomasyonunu kullanıyor. Dawn'ın e-ticaret işinin insan kaçakçılığıyla mücadeleye nasıl yardımcı olduğu hakkında daha fazla bilgiyi buradan okuyun.

Anlaşmaları daha hızlı kapatmak için daha nitelikli müşteri adaylarına öncelik verin

CRM yazılımınız, bir müşteri adayını nitelikli yapan şeyin ne olduğunu belirlemeye yardımcı olan müşteri bilgilerini toplar.

Satış ekibinizin hangi müşteri adaylarına öncelik vermesi, hangilerini beslemesi ve hangilerini kendi kendine kapanması için yalnız bırakması gerektiğini bulmak için müşteri adayı puanlamasını ve kazanma olasılığını kullanın.

Bu video "Otomatikleştir!" Müşteri deneyimi ve iş büyümesi arasındaki ilişkiyi araştıran bir gösteri olan "Growth Decoding"in bir bölümü - her seferinde bir konu. Buradan kaydolun ve hiçbir bölümü kaçırmayın!

Fotoğrafçı Heather Read, “zombi müşteri adayları” dediği şey yerine yalnızca nitelikli potansiyel müşterilere odaklanarak haftada 10 saatten tasarruf ediyor. Bir içerik indirmeyi seçen potansiyel müşterileri getirmek için ActiveCampaign otomasyonlarını kullanır, ardından daha da fazla zaman kazanmak için takip e-postalarını otomatikleştirir.

Heather, yalnızca nitelikli müşteri adaylarına odaklanarak, daha önce zombi adaylarına harcanan zamanı geri alıyor. Heather'ın olası satış yaratmayı nasıl otomatikleştirdiği hakkında daha fazla bilgiyi buradan okuyun.

CRM kurulumu için şimdi zaman ayırın, daha sonra zamandan kazanın

Artık bir CRM'nin size ne kadar zaman kazandırabileceğini ve hayatınızı kolaylaştırabileceğini biliyorsunuz. Ama önce, CRM sisteminizi kurmak için zaman ayırmaya istekli olmalısınız.

İşletmeniz yepyeniyse, bu birkaç haftadan fazla sürmez. Bir ton veriniz varsa, bir yıl kadar sürebilir. Her iki durumda da, hat boyunca on kat zaman tasarrufu sağlayacaktır.

Top derken, yakın anlaşmaları kastediyoruz. Bir sürü anlaşma. (Tenor aracılığıyla)