Proje Teklifi Nasıl Yazılır (Adımlar ve Şablon Dahil)

Proje Önerisi Nedir?

Proje teklifi, bir projenin amaçlarını ve gereksinimlerini tanımlamak için kullanılan bir proje yönetimi belgesidir. Kuruluşların ve dış proje paydaşlarının bir başlangıç ​​proje planlama çerçevesi üzerinde anlaşmalarına yardımcı olur.

Bir proje teklifinin temel amacı, karar vericilerden katılım sağlamaktır. Bu nedenle bir proje teklifi, projenizin temel değer önerisini ana hatlarıyla belirtir. Hem iç hem de dış proje paydaşlarına değer satar. Teklifin amacı, paydaş ve proje sponsorunun dikkatini çekmektir. İnsanların dikkatini çektikten sonraki adım, onları proje özeti hakkında heyecanlandırmaktır.

Proje teklifini yazdığınız hedef kitlenin zihnine girmek çok önemlidir: ihtiyaçlarını karşılayan bir teklif sunmak için projenin paydaşları gibi düşünmeniz gerekir.

Belgelerin yapılandırılmasına yardımcı olmak için Word için ücretsiz bir proje teklifi şablonu oluşturduk, böylece her seferinde süreci hatırlamak zorunda kalmazsınız.

Proje Teklifi Türleri

Proje teklif türleri açısından, resmi veya gayri resmi olarak talep edilen veya devamı olan bir teklifiniz olabilir. Ayrıca yenileme ve ek teklifler de olabilir. İşte her birinin kısa bir açıklaması.

• İstenen Proje Teklifi: Talep edilen bir proje teklifi, bir teklif talebine (RFP) yanıt olarak gönderilir. Burada proje sahibinin RFP yönergelerine uymanız gerekir.
• İstenmeyen Proje Teklifi: Teklif talebi almadan proje tekliflerini gönderebilirsiniz. Bu, bir proje sahibinin birçok müteahhitten istenmeyen proje teklifleri aldığı inşaat projeleri için açık tekliflerde olabilir.
• Gayri Resmi Proje Teklifi: Bu tür bir proje teklifi, bir müşteri RFP olmadan gayri resmi bir teklif istediğinde oluşturulur.
• Yenileme Projesi Teklifi: Eski müşterilere ulaşırken yenileme proje teklifini kullanabilirsiniz. Avantajı, geçmişteki olumlu sonuçları ve gelecekteki faydaları vurgulayabilmenizdir.
• Devam Projesi Teklifi: Proje ilerlemesini bildirmek için yatırımcılara ve paydaşlara gönderilir.
• Tamamlayıcı Proje Teklifi: Bu teklif, proje yürütme aşamasında ek kaynak istemeleri için yatırımcılara gönderilir.

Proje Teklifi Nasıl Yazılır

Aşağıdakiler de dahil olmak üzere dikkate alınması gereken birkaç temel operasyonel ve stratejik soru vardır:

1. Üçlü Kısıtlama: Proje kapsamı, zaman çizelgesi ve maliyet üçlü kısıtlamasını nasıl ele alabiliriz?
2. Temel Problem: Çözmeye çalıştığımız temel problem nedir?
3. Kaynaklar: Hangi kaynaklar mevcut olacak?
4. Zaman Çizelgesi: Hangi proje zaman çizelgesinde çalışıyoruz?
5. Bütçe: Hangi proje bütçesiyle çalışmalıyız? Bu, hedef belirlememizi nasıl etkiler?
6. Stratejik Hedefler: Müşterimizin stratejik hedefleri nelerdir ve teklifimiz bu hedeflerle nasıl örtüşüyor?
7. Sorumlu Taraflar: Projeden sorumlu kişiler kimlerdir? Hedefleri ve motivasyonları nelerdir?
8. Müşteri Faydası: Müşteri projemizin tamamlanmasından nasıl faydalanacak? Onların birincil hedefi nedir?
9. Proje Çıktıları ve Başarı: Projenin başarısı nasıl ölçülecek? Paydaşlarımız kapanışta hangi çıktıları görmeyi bekliyor?

Bu soruları cevapladıktan sonra bir proje önerisi yazabilirsiniz. Tüm proje teklifleri, teklifin temelini oluşturan altı unsura sahiptir. Bir proje teklifi örneğine bakalım.

Örnek Proje Teklifi Anahattı

Bu altı unsur, iyi yapılandırılmış bir proje teklifi taslağının temelidir:

Yönetici Özeti

Yönetici özeti, diğer şeylerin yanı sıra proje geçmişiniz, proje hedefleriniz, proje çıktılarınız gibi proje teklifinizin ana unsurlarına hızlı bir genel bakış sağlar. Amaç, hedef kitlenizin dikkatini çekmek ve teklif ettiğiniz proje hakkında onları heyecanlandırmaktır. Esasen proje yaşam döngüsü için “asansör perdesi”. Kısa ve öz olmalıdır.

Yönetici özeti açıklayıcı olmalı ve müşteri için proje başarısının nasıl göründüğünün bir resmini çizmelidir. En önemlisi, proje müşterisini motive etmelidir; sonuçta amaç, projeyi ilerletmek için noktalı çizgiyi imzalamalarını sağlamaktır!

proje geçmişi

Proje arka planı, projenizin çözeceği sorunu açıklayan proje teklifinizin tek sayfalık bir bölümüdür. Bu sorunun ne zaman başladığını, mevcut durumunu ve projenizin nasıl ideal çözüm olacağını anlatmalısınız.

• Tarih: Tarih bölümü, daha önce başarılı olan projeleri özetler. Ayrıca, daha sorunsuz çalışabilecek olanları da özetliyor. Bunu yaparak, bu bölüm emsal oluşturur. Yani, önceki projelerden elde edilen bilgileri kullanarak bir sonraki projenin nasıl daha etkili olabileceği.
• Çözüm: Çözüm bölümü, projenizin müşterinin sorununu nasıl çözeceğini ele alır. Buna göre bu bölüm, ekibinizin verimli çalışmak için kullanacağı tüm proje yönetimi tekniklerini, becerilerini ve prosedürlerini içerir.

Proje yaklaşımı

Proje yaklaşımınız, projeniz için proje yönetimi metodolojisini, araçlarını ve yönetimini tanımlar. Basit bir ifadeyle, proje yöneticilerinin paydaşlara projenin nasıl başarılı bir şekilde planlanacağını, yürütüleceğini ve kontrol edileceğini açıklamasını sağlar.

• Gereksinimler: Gereksinimler, proje için ihtiyaç duyulan kalemler, malzemeler ve kaynaklardır. Bu bölüm hem iç hem de dış ihtiyaçları kapsamalıdır.
• Yetkilendirme: Bu bölüm, proje ekibinde karar vericilerin kimler olduğunu kapsar. Ayrıca, hangi paydaşların müşteri tarafında imza yetkisine sahip olduğunu da kapsar.
• Proje Kapsamı: Proje kapsamı, yürütülecek tüm işleri ifade eder. Proje yaşam döngünüzün yürütme aşamasında teslim edilecek iş öğelerini, iş paketlerini ve teslimatları tanımlar. Görevlerinizi, alt görevlerinizi tanımlamak ve bunlara öncelik vermek için bir iş kırılım yapısı (WBS) kullanmak önemlidir.
• Proje Kaynakları: Kaynaklar, projenizin yürütülmesi için kritik öneme sahiptir. Proje önerisi kısaca hangi kaynakların gerekli olduğunu ve bunların nasıl kullanılacağını açıklar. Daha sonra, planlama aşamasında, proje planınızın önemli bir unsuru olacak bir kaynak yönetim planı oluşturmanız gerekecektir.
• Proje Zaman Çizelgesi: Proje kapsamınızı tanımladıktan sonra, bir proje zaman çizelgesi oluşturmak için her bir görevin süresini tahmin etmeniz gerekir. Daha sonra proje planlama aşamasında, projenizin toplam uzunluğunu tahmin eden bir zamanlama temel çizgisi oluşturmanız gerekecektir. Proje başladığında, ilerlemeyi izlemek için gerçek proje zamanlamanızı zamanlama temel çizgisiyle karşılaştıracaksınız.
• Proje Bütçesi: Projeniz için ihtiyaç duyacağınız tüm kaynakların bir fiyat etiketi olacaktır. Bu yüzden bu maliyetleri tahmin etmeniz ve bir proje bütçesi oluşturmanız gerekir. Proje bütçesinin tüm proje giderlerinizi karşılaması gerekecek ve bir proje yöneticisi olarak buna bağlı kaldığınızdan emin olmanız gerekecek.
• Mali Tablolar: İç paydaşları ve dış yatırımcıları ikna etmek istiyorsanız, projenizin kuruluşlarına getirebileceği mali faydaların neler olduğunu onlara göstermeniz gerekir. Projenizin neden karlı olduğunu göstermek için bir maliyet fayda analizi ve tahmini mali tablolar kullanabilirsiniz.
• Ek: Proje teklifinde yer almayan bilgiler ekin bir parçasıdır. Bir projenin daha ilginç detaylarının çoğunun bulunduğu yerdir. Ayrıca, ekip üyelerinin ve paydaşların daha fazla bilgi edinmek için derin bir dalış yapabileceği yerdir.

Ücretsiz Proje Teklifi Şablonu

Bir proje teklifi şablonunun sınırlamaları olsa da, proje teklifinizi yazmaya başlamak için iyi bir yerdir. Word için ücretsiz proje teklifi şablonumuzu deneyin.

Proje Önerisi İpuçları

Üzerinde çalıştığınız proje teklifi ne olursa olsun, herkes için en iyi uygulamalar olarak geçerli olan birkaç ipucu vardır. Yukarıda, içindekiler tablosu olan bir proje teklif şablonu önerdik, yani birçok sayfa uzunluğunda olacaktı, en iyi durum senaryosu, teklifi en fazla bir veya iki sayfada tutmaktır. Unutmayın, paydaşları sıkmaya değil, kazanmaya çalışıyorsunuz.

Proje paydaşlarından bahsetmişken, araştırma yapın. Doğru olanlara hitap etmek istiyorsunuz. Sadece yanlış hedef kitleye yönlendirilmesini sağlamak için harika bir teklif yazmak için gerekli tüm çalışmaları yapmanın bir anlamı yok. Ancak bunu kim okuyacaksa, teklifi anlayabilmelidir. Dili basit ve doğrudan tutun.

Yazmaya gelince, bir profesyonel edinin. Proje teklifi, iş vakası veya yönetici özeti gibi bir iş belgesi bile, kötü yapılandırılmışsa veya yazım hataları varsa zarar görür. Profesyonel bir iş yazarı tutmak istemiyorsanız, proje ekibinizden belgeyi kopyalaması, düzenlemesi ve doğrulaması için birini ayarladığınızdan emin olun. Üzerinde ne kadar çok göz varsa, hataların son baskıya ulaşması o kadar az olasıdır.
Teklifi kısa ve tatlı tutmak isterken, eklere müşteri referansları ekleyerek potu tatlandırmanıza yardımcı olur. Hiçbir şey bir proje planını ürün veya hizmetinizi arayan bir müşteri tabanından daha iyi satamaz.

Bir Proje Teklifi Planlamak için Kanban Kurullarını Kullanma

ProjectManager, yazılımımız içinde teklifleri planlamanıza olanak tanır. İşlerin nerede olduğunu ve yapılması gerekenleri belirtmek için proje teklifi için görevleri güncelleyebilirsiniz. Sütunlar, bir tür iş kırılım yapısı (WBS) oluşturarak teklifinizi bölümlere göre düzenlemenize olanak tanır.

Teklifinizin tüm adımlarını sistemli bir şekilde gözden geçirmek ve her ayrıntının ele alındığından emin olmak için bu videoyu izleyin. İzledikten sonra, temel yönleri gözden geçirmek için okumaya devam edin.

Bir proje teklifi oluştururken hedef kitlenizi hatırlamak çok önemlidir. Hedef kitleniz, projeden heyecan duyan ve tamamlamayı kuruluşları için bir kazanç olarak görenleri içerir. Tersine, hedef kitlenizdeki diğerleri projeyi bir acı ve sabırsızlıkla beklemedikleri bir şey olarak göreceklerdir. Her iki tarafı da memnun etmek için, dili gerçekçi ve özlü tutmak önemlidir.

Kanban panolarımız bu dili düşünmenize ve gerekirse diğer ekip üyeleriyle bu dil üzerinde etkili bir şekilde işbirliği yapmanıza yardımcı olur. Her kart, tamamlanan yüzdeyi gösterir, böylece proje yönetim ekibindeki herkes, yapılan işin ve yapılması gerekenlerin farkında olur.

Yukarıdaki kanban panosundan da görebileceğiniz gibi, Yönetici Özeti üzerinde çalışmalar başlamıştır. Giriş, İçindekiler ve Şirket Rolü bölümleri tamamlandı ve Sorunu Açıklayın ve Bir Çözüm Önerin görevinde iyi bir başlangıç ​​var.

Daha sonra karta bir PDF eklenir ve göreve eklenen herkes, değişikliği bildiren bir e-posta alır. Aynı süreç, ekibi güncel tutmak, işbirliği yapmak ve birinci sınıf bir proje teklifi üretmek için projenin yaşam döngüsü boyunca kullanılabilir.

Proje Teklifiniz için AKILLI Hedefler Geliştirme

Proje teklifiniz için amaç ve hedefler geliştirirken en iyi zihniyet SMART sistemini kullanmaktır:

• Spesifik - Hedeflerinizin ve hedeflerinizin açık, özlü ve eldeki göreve özgü olduğundan emin olun.
• Ölçülebilir – Hedeflerinizin ve hedeflerinizin ölçülebilir olduğundan emin olun, böylece işlerin yolunda ve iyi gittiğinde ve tersine, işler yolunda gitmediğinde ve sorunların ele alınması gerektiğinde açıkça görülebilir. Ölçülebilir hedefler, projenin ilerlemesini izlemek ve makul bir tamamlama ve/veya kapanış tarihi belirlemek için kullanacağınız kilometre taşlarını geliştirmeyi kolaylaştırır.
• Ulaşılabilir – Her projenin bir “erişim” hedefi olması önemlidir. Bu hedefe ulaşmak, beklentilerin çok ötesine geçen olağanüstü bir proje anlamına gelir. Ancak, projenin temel hedefinin ulaşılabilir olması önemlidir, bu nedenle moral yüksek kalır ve iş, zaman ve kaynak ayrılarak yapılır.
• İlgili – Tüm hedeflerinizin projeyle doğrudan ilgili olduğundan emin olun ve içinde çalıştığınız kapsamı ele alın.
• Zamana Dayalı - Zaman çizelgeleri ve belirli tarihler, tüm amaç ve hedeflerin merkezinde olmalıdır. Bu, projenin yolunda gitmesine yardımcı olur ve tüm proje ekibi üyelerinin önlerindeki işi yönetebilmelerini sağlar.

Bir proje teklifi oluşturmak zaman ve dikkatli bir değerlendirme gerektirir.

Bununla birlikte, bir sonraki büyük projeyi kazandığınızda harcanan zaman buna değer!

Proje teklifleri, proje planlama sürecinin sadece ilk adımıdır. Projeniz onaylandıktan sonra planı sağlamlaştırmanız, kaynakları tahsis etmeniz ve yönetmeniz, projeyi izlemeniz ve son olarak da çıktılarınızı teslim etmeniz gerekecek. Bu süreç, esnek, dinamik ve sağlam bir proje yönetimi yazılım paketi gerektirir. ProjectManager, tüm ekip üyelerinizin işbirliği yapmasına ve bu süreci gerçek zamanlı olarak yönetmesine yardımcı olan bulut tabanlı bir proje yönetimi yazılımıdır. Bu ücretsiz 30 günlük deneme sürümüyle ödüllü yazılımımızı deneyin.