Ekip Sözleşmesi Nasıl Oluşturulur (Örnek Dahil)

Bir projenin kapsamını tanımlayan bir tüzüğü olduğu gibi, ekibinizin de çalışmalarını bir bağlama oturtmak için bir tüzüğü olmalıdır. Ekiplerin projenin kim, ne, neden, ne zaman ve nasıl olduğunu bilmeleri gerekir ve bir ekip başlatma belgesi onlara bu bilgiyi vermenin mükemmel bir yoludur.

Ekipten bir kez destek aldığınızda, nerede durduklarını ve projede nasıl manevra yapacaklarını bildiklerinde, başarıya giden yoldasınız demektir. Bir ekip tüzüğünün nasıl bir araya getirileceğini keşfedelim.

Ekip Tüzüğü Nedir?

Ekip tüzüğü, ekibin projeye neden dahil edildiğini, ekibin neyi başarmakla görevlendirildiğini ve ekibin üzerinde çalışacağı kaynakları ve kısıtlamaları özetleyen bir belgedir.

Ekip tüzüğü, genellikle şeffaf bir ortamda ekibe yön ve sınırlar veren bir grup ortamında oluşturulur. Bu toplu geliştirme, ekibin katılımını sağlar ve herkesin projedeki rolünü anlamasını sağlar.

Takım Sözleşmesi Neden Önemlidir?

Takım tüzüğünün iki ana nedeni vardır. İlk olarak, proje hedeflerini ve ekibin nihai teslimata götüren görevlerden nasıl sorumlu olduğunu net bir şekilde ana hatlarıyla belirtir. İkincisi, dış proje üyelerine ekibin nelerden sorumlu olduğu ve nelerden sorumlu olmadığı konusunda bilgi verir.

Ekip tüzüğü kullanmanın bir başka yararı da ekipte şeffaflık yaratması ve bu da daha fazla hesap verebilirliğe yol açmasıdır. Ekibe proje içinde nasıl çalışmak istedikleri ve kararları nasıl aldıkları konusunda anlaşmaya varacak bir yapı verir. Bu, toplantıların ve diğer lojistiklerin sıklığı tanımlanarak yapılır.

Açıktır ki, ekip tüzüğü barikatları ortadan kaldırır ve ekibin projenin genel hedefleri ile uyumlu kalırken birlikte daha etkili çalışması için bir rota belirler. Bunu yapmanın bir yolu, her bir ekip üyesinin projedeki rol ve sorumluluklarını ve projenin herhangi bir yönündeki yetki düzeylerini açıkça tanımlamaktır. Ayrıca, hangi kaynakları talep edebileceklerini de belirler.

Takım Sözleşmesinin Unsurları Nelerdir?

Bir ekip tüzüğü, ekibin projeye katılımıyla doğrudan ilgili olan birkaç bölümden oluşur. Ekip tüzükleri projeye bağlı olarak değişebilmekle birlikte, hepsi aşağıda özetlenen unsurları paylaşma eğilimindedir.

1. Arkaplan

Yapılacak ilk şey, projenin temelini oluşturmaktır. Yani, ne hakkında olduğunu ve neden başlatıldığını özetleyin. Bu, ekibin projenin geneline nasıl uyduklarını görmelerine ve projenin başarısına yatırım yapan paydaşları belirlemelerine olanak tanır.

2. Misyon ve Hedefler

Misyon ifadesi, projede başarının nasıl göründüğünü tanımlayarak arka plan bölümünü daha da tanımlar, böylece ekip her yeni görev üstlendiğinde neyi hedeflediklerini bilir. Büyük resme tekrar genişleyerek, projeyi yönlendiren faydalar ve iş açıklanmaktadır.

3. Bütçe ve Kaynaklar

Hangi kaynakların tahsis edildiği de dahil olmak üzere, proje için finansman bu bölümde tanımlanır. Ekip üyeleri herhangi bir eğitim olup olmadığını merak edebilir, bu nedenle ekip lideri eğitimin dahil olup olmadığını söyleyecektir. Son olarak, finans açısından, ekibe destek veren yönetim belirlenir, böylece maliyetlerle ilgili herhangi bir soru ile temasa geçilebilir.

4. Roller ve Sorumluluklar

Takımdaki herkesin birbirinin yoluna çıkmaması için rol ve sorumluluklarını bilmesi gerekir. Burada, kimin kim üzerinde yetkisi olduğu kadar, onların beceri ve uzmanlıklarını da listeleyin.

5. Ekip Operasyonları

Bir ekibin etkin bir şekilde çalışabilmesi için operasyonel yapısının ana hatları çizilmelidir. Ayrıca, projeye yeni bir ekip üyesi girerse, onların yolu ve ekipten ayrılabilecek olanlar için bir çıkış stratejisi tanımlanmalıdır. Tüm çalışma kuralları, ilişkiler vb. araştırılır ve netleştirilir.

6. Kapsam

Proje kapsamı, ekip tüzüğünün bu bölümünde ve ekip üyelerinin proje kapsamına nasıl katılacaklarının ana hatlarıyla belirtilmiştir.

7. Performans Değerlendirmesi

Proje boyunca, ekip üyeleri performansları ve ilerlemeleri açısından değerlendirilecektir. Bu metriklerin nasıl ölçüleceği, bunları kimin ve ne zaman değerlendireceği de dahil olmak üzere bunun önceden açıklanması gerekir.

8. Faaliyetler ve Kilometre Taşları

Projeyi oluşturan görevlerin kilometre taşlarıyla birlikte listelendiği yer burasıdır. Bunlarla, ekip önlerindeki iş hakkında daha iyi bir anlayışa sahip olur.

9. İletişim Rehberi

Hem kendi aralarında hem de yöneticileri veya ekip liderleriyle olan ekip iletişimi bu bölümde özetlenmiştir. İletişim yöntemine, ekiplerin ne sıklıkta buluşacaklarına ve durum raporlarının sıklığına karar verilecektir.

10. İmzalar

Son olarak, ekip tüzüğü tamamen tartışıldıktan ve ekipteki herkes gemide olduğunda, her biri belgeyi imzalayacak ve tarih atacaktır. Bu onların rollerini, sorumluluklarını, projenin kapsamını ve nasıl dahil olduklarını anladıklarını gösterir.

Bir Takım Sözleşmesi Örneği

Ekip tüzüğü, oluşturulurken ekiple birlikte geliştirilir. Tüm temelleri kapsadığınızdan emin olmak için bir ekip başlatma şablonu kullanmak kötü bir fikir değildir. ProjectManager.com, aşağıda gösterilen ekip tüzüğü de dahil olmak üzere düzinelerce ücretsiz proje yönetimi şablonuna sahiptir.

Gördüğünüz gibi, her bölüm size genişleme olanağı veren özelleştirilebilir bir kutu içinde düzenlenmiştir. Tabii ki, destekleyici belgeler her zaman eklenebilir, ancak şablonun kendisi, tüm ana noktalara ulaşan bir genel bakışa sahip olacak ve bir imza sayfası ile sona erecektir.

Ekip tüzüğü şablonumuz, yukarıda ana hatlarıyla belirttiğimiz tüm alanlara sahiptir. Her ekip üyesi, yalnızca ekip tüzüğünün geliştirilmesine ve tartışılmasına katılmakla kalmamalı, aynı zamanda gerektiğinde başvurmaları için bir kopyasına sahip olmalıdır.

Ekip Sözleşmesi Hazırlamak İçin En İyi Uygulamalar

Bir ekip sözleşmesi yapmanın en iyi yolu ekiple birlikte olmaktır. Projenin içini ve dışını bilmeleri gerekir ve bu nedenle ekip tüzüğünün geliştirilmesinin bir parçası olmalıdırlar. Ayrıntıları bilmeseler bile, girdileri çok önemlidir.

Yabani otların arasında kaybolmak istemeseniz de, ekip tüzüğü kapsamlı olmalı ve ekibin amacını, değerlendirilecekleri ölçülebilir hedefleri ve projenin yürütülmesi sırasında ekip için çalışma yönergelerini tam olarak açıklamalıdır.

Bununla birlikte, belge, takımdaki herkesin yaşayabileceği belirli ve ölçülebilir hedeflerle sindirilebilir olmalıdır. Ulaşılabilir olmalı ve planlandığı gibi projenin başarısıyla sonuçlanmalıdır. Herkesin kendini güvende ve değerli hissettiği bir çalışma ortamı yaratan herhangi bir çatışmayı çözmek için bir davranış kuralları ve bir plan eklemek isteyebilirsiniz, çünkü bu genellikle daha yüksek moral ve üretkenlik sağlar.

Takım Sözleşmesi Ne Zaman Güncellenmeli?

Ekip başlatma belgesi, proje planı orijinal yönergeleri etkileyecek şekilde her değiştiğinde güncellenmelidir. Örneğin, bir değişiklik talebi nedeniyle projenin kapsamı değişirse, bu bilgilerin ilişkilendirilmesi gerekecektir.

Ekip tüzüğünüzü güncellemenin bir başka nedeni de, aranıza yeni bir ekip üyesinin getirilmesidir. Bu noktada, ekip tüzüğünün ayrıntıları temelde aynı kalabilir, ancak yeni ekip üyesiyle birlikte geliştirme süreci, onlarla birlikte yeniden gözden geçirilmesini gerektirecektir. Bu, bir ekip üyesi ekipten çıkarken de geçerlidir. Ekip tüzüğünün, o ekip üyesinin katkısının not edilmesi için gözden geçirilmesi ve revize edilmesi gerekir. Kuruluştan ayrılsalar bile, bu geçişi daha sorunsuz hale getirmek için ekip tüzüğü değiştirilebilir.

ProjectManager Ekip Yönetimine Nasıl Yardımcı Olur?

ProjectManager.com ekipleri organize eden ve ortak çalışmayı teşvik eden ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır. Aracımız yalnızca ekiplerin birlikte daha iyi çalışmasını sağlamakla kalmaz, aynı zamanda daha iyi planlama, zamanlama ve kaynak tahsisi yoluyla onları desteklemek için yöneticilere bu süreçte şeffaflık sağlar.

Herkes aynı şekilde çalışmaz, bu nedenle ekiplere istedikleri gibi çalışabilmeleri için birden fazla proje görünümü veriyoruz. Dinamik görev listeleri, takvim görünümü ve iş akışını görselleştirmek ve ekiplerin birikimlerini yönetmelerine ve sprintleri birlikte planlamalarına olanak tanıyan kanban panoları vardır.

Gantt Şemaları ile Planlayın

Yöneticiler, ekiplerinin çalışmalarını izleme ve görevleri ve kaynakları zamanlama özelliklerine sahiptir. Gantt şeması görünümü, yöneticilerin ekip üretkenliğini azaltan darboğazlardan kaçınmak için görev bağımlılıklarını bağlamasına olanak tanır. Görevleri yeni son tarihlerine sürükleyip bırakarak kilometre taşları belirleyebilir ve Gantt'ı düzenleyebilirler.

Kaynakları İş Yükü Takvimleriyle Dengeleyin

Mutlu olmalarını istiyorsanız, ekipleri yakmadan kapasitelerini çalışır durumda tutmak çok önemlidir. Kaynak yönetimi özellikleri, yöneticilerin ekiplerinin saatlerini, kullanılabilirliğini ve ilgili maliyetlerini takip etmelerini sağlar. Çalışmalarına genel bir bakış için ekip sayfasını ve iş yüklerini dengede tutmak için iş yükü sayfasını kullanın.

ProjectManager.com, ekiplerin nerede olurlarsa olsunlar birlikte çalışmasına olanak tanıyan, gerçek zamanlı verilere sahip bulut tabanlı bir yazılımdır. Yöneticiler, projeyi planlarken, izledikçe ve raporladıkça, karar verme süreçlerini bilgilendiren daha doğru ve zamanında bilgi alırlar. Bu ücretsiz 30 günlük deneme sürümünü alarak bugün deneyin.