Projeniz İçin Bir İş Akışı Şeması Nasıl Oluşturulur (Ücretsiz Araçlar Dahildir)

Bir iş akışı şeması, tüm projeyi tek bir akış şemasında görüntülemenizi sağlar. Tüm görevleriniz ve birinden diğerine nasıl geçtikleri elbette proje planında ana hatlarıyla belirtilmiştir, ancak bir görsele sahip olmak büyük resmi görmenin hızlı ve kolay bir yöntemidir.

Projeyi tanımlamaya ve daha yönetilebilir hale getirmeye yardımcı olan her araç değerlidir.

İş Akışı Şeması Nedir?

İş akışı diyagramı, bağımlı görevler de dahil olmak üzere bir projedeki veya iş sürecindeki her görevi görüntüleyen bir tür proje yönetimi şemasıdır. Elle çizilebilirler ve genellikle bir projeyi iş akışını göstererek hızlı bir şekilde sunmak için kullanılırlar. İş akışı diyagramları, üretim sürecinin iyileştirilmesine yardımcı olmak için 1880'lerin sonlarında imalat endüstrisinde tanıtıldı. Ancak, artık finans, hükümet ve ticaret dahil olmak üzere çeşitli endüstrilerde kullanılmaktadırlar.

İş akışı diyagramı bir harita gibidir. Projenin nihai çıktısına götüren bir başlangıç ​​noktası ve bir yolu vardır. Bir iş akış şemasını takip ederek gereksiz sapmalara girmez ve işinizi daha hızlı tamamlarsınız. Bu nedenle iş akışı çizelgeleri, süreç iyileştirme, iş süreci haritalama ve iş süreci analizi için yaygın olarak kullanılır.

Net bir proje planınız, iş süreciniz veya en azından bir iş akışı analiziniz olana kadar bir iş akışı diyagramı oluşturamazsınız. Bu, işi tanımlamanıza ve süreçteki kilit karar noktalarını standartlaştırmanıza ve belirlemenize olanak tanır.

İş akışı yönetimi yazılımı ile bir iş akışı diyagramı kullanmak, iş sürecinizi kolaylaştıracaktır. ProjectManager, yoğun işleri ortadan kaldırmak ve ekibinizin üretkenliğini hızlandırmak için otomatik iş akışları oluşturmanıza olanak tanıyan bulut tabanlı bir iş yönetimi yazılımıdır. Ayrıca, Gantt çizelgeleri, kanban panoları, görev listeleri ve daha fazlası üzerinde tam teşekküllü proje planları oluşturabilirsiniz. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin.

İş Akışı Diyagramları Proje Yönetimine Nasıl Yardımcı Olur?

Bir iş akışı diyagramını süreç eşleme, proje yönetimi için faydalıdır çünkü ekiplerin iş sırasındaki rollerine yardımcı olur. Bu, departmanlar arasında daha iyi iletişim sağlar ve ekiplere ne yapmaları gerektiği konusunda sağlam bir kavrayış sağlar.

İş akışı diyagramları ayrıca proje programınızdaki blokları uygulamadan önce keşfetmenize yardımcı olur. Bu nedenle bir iş akışı şeması, projenizi yoldan çıkarabilecek alanları tanımlar. Bu size, bir darboğaz programınızı ve/veya bütçenizi olumsuz etkilemeden önce ekiple süreç iyileştirme ve süreç modelleme çözümleri üzerinde beyin fırtınası yapmak için zaman verir.

Bir akış şeması, ekipler arasında da yardımcı olabilir. Yaptığınız işi anlamak için herkesin kullanabileceği harika bir işbirliği aracıdır. Bu bilgi iletişimi daha net hale getirir. Ayrıca, yeni bir kişi işe alındığında, iş akışı diyagramı gibi bir iş süreci haritalama aracına sahip olmak, yeni işe alınan kişinin projeye alışması için gereken süreyi hızlandırır.

Düğümler için şekiller, iş akışı diyagramını tanımlamada da önemli bir rol oynayabilir. Örneğin oval, bir işlemin başlangıç ​​veya bitiş noktasını belirtir. Dikdörtgenler talimatlar veya eylemlerdir. Elmas şekli, iş akışını iki ayrı yoldan birinde yönlendirecek bir evet veya hayır kararını tanımlar. Daire, bir şeyin bir bölümden diğerine hareket etmesi anlamına gelir. Oklar bir sonraki adımın yönünü gösterir.

İş Akışı Şemasının Bileşenleri

İş akışı şeması altı bileşenden oluşur:

• Katılımcılar: Bunlar, diyagramı çizilen süreçte olan insanlardır. Bu aynı zamanda süreçteki rollerini de içerir.
• Aktiviteler: Bu senin işin. Örneğin, faaliyetler sipariş verme, faturalandırma, finansal hizmetler veya üretim olabilir. Her görev ayrıntılıdır.
• Sıralama: Bu, aktiviteden önce ve sonra ne olduğunu ve bu görevlerden herhangi birinin başlaması veya durdurulması için başkalarına bağlı olup olmadığını ana hatlarıyla belirtir.
• Girdi: Bu, materyal veya veri gibi aktiviteyi yapmak için ihtiyaç duyulan şeydir.
• Çıktı: Bu, veri veya belge veya bir sonraki aktiviteye aktarılacak her şey gibi o aktivitenin nihai sonucudur.
• Standardizasyon: Genellikle adımlar düğümlerle temsil edilir. Bu düğümler, işin hareket ettiği yönü gösteren bir çizgi ile birbirine bağlanır. Bu nedenle, aynı anda iş yürütüyorsanız, birkaç düğüm üst üste istiflenebilir.

İş Akışı Diyagramlarının Türleri

Bir iş akışı diyagramını birkaç şekilde gösterebilirsiniz:

• ANSI akış şeması: ANSI akış şeması, Amerikan Ulusal Standartlar Enstitüsü'nün sembollerini kullanır (dolayısıyla kısaltmadır). En sık kullanılan varyasyondur.
• UML Etkinliği: UML veya birleşik modelleme dili, bir süreçteki adımların sırasını grafiksel olarak gösterir. Aynı zamanda kontrol akışını temsil eder.
• İş Modelleme Gösterimi: İş süreci modelleme gösterimi (BPMN), UML'ye benzer, ancak çıktıdan ziyade iş süreci ve bilgisine odaklanan teknik ve iş adamları tarafından daha çok kullanılır.
• Kulvar: Kulvar, bu birimler arasındaki etkileşimi vurgulamak için bir organizasyonun farklı bölümlerini ayıran bir diyagramdır. Kullanıcılara potansiyel verimsizlikleri ortaya çıkaran üst düzey bir görünüm sunar.
• SIPOC: Tedarikçi, girdi, süreç, çıktı, müşteri veya SIPOC, verileri kimin oluşturduğunu ve aldığını gösterir. Ayrıca ilgili üst düzey süreçleri de özetlemektedir.

İlgili: Projeler için Ok Diyagramları: Düğümde Etkinlik ve Ok Üzerinde Etkinlik

İş Akışı Şeması Nasıl Oluşturulur

Yukarıda belirtildiği gibi, bir iş akışı diyagramı sayfada sihirli bir şekilde görünmez. Analiz içeren işi yapmak zorundasınız. Kendi iş akışı diyagramınızı oluşturmak için şu altı adımı izleyin:

1. İzlediğiniz Süreçleri Tanımlayın: Hangi proje süreçlerini izlemek istediğinize karar vermek, kullandığınız diyagram türünü belirlemenize yardımcı olacaktır. Teknik veya teknik olmayan iş akışı diyagramını kimin kullanacağını unutmayın, çünkü bu aynı zamanda kullanılan diyagramı da bilgilendirecektir.
2. Başlangıç ​​ve Bitiş Noktalarını Tanımlayın: İş akışı diyagramı, süreci başlatmak için bir başlangıç ​​noktasına ve bu sürecin tamamlandığı bir bitiş hedefine ihtiyaç duyar. Sürekli bir süreci değil, herhangi bir proje gibi, başlangıcı ve bitişi olan bir süreci gösteriyor.
3. Bilgilerinizi Bir Araya Getirin: Sürecin her adımında yer alan faaliyetleri ve bu adımların her biri için karar vericinin kim olduğunu ana hatlarıyla belirtin. Ayrıca sürecin zaman çizelgesini, sapmaları, olası darboğazları ve süreci iyileştirmenin yollarını da bilmek isteyeceksiniz. Bu bilgiler, iş akışına dahil olan her departmandaki ekiplerle konuşularak toplanmalıdır.
4. Verimsizlikleri Bulun ve Kaldırın: Sürecinizi kolaylaştırmak için görevlerinizi tanımlayın. Her görevin olmazsa olmaz mı, faydalı mı, olması güzel mi yoksa gerekli mi olmadığına karar verin. Bu ayrımların genel hedefiniz ve genel iş akışı yönetiminizle uyumlu olduğundan emin olun.
5. İş Akışını Oluşturun: Bu, derlediğiniz tüm verileri alıp iş akışı sürecinin görsel bir haritasını yaptığınız yerdir. Bu, elle veya bir diyagram oluşturma aracıyla yapılabilir. Nihai iş akışı şemasının anlaşılması, düzenlenmesi ve paylaşılması kolay olmalıdır.
6. Gözden Geçir ve İyileştir: İş akışı diyagramı statik bir belge değildir. Darboğazlar oluştuğunda, bazı süreçler çok uzun sürdüğünde, maliyetler arttığında vb. durumlarda sürekli olarak gözden geçirilmeli ve iyileştirilmelidir. Her zaman daha fazla verimliliğe giden bir yol vardır ve siz ve ekibiniz buna açık olmalısınız.

İş Akışı Şeması Örneği

Bir iş akışı diyagramının nasıl oluşturulacağını daha iyi göstermek için, bir web sitesine trafik çekmek için bir blog gönderisi yayınlamanın basit bir iş akışının aşağıdaki görüntüsüne bakın. Aşağıda gösterildiği gibi, proje doğru anahtar kelimeleri aramakla başlar. Bunlar, potansiyel müşterilerin kullandığı arama terimleridir ve umarım blog yayınınızı bir sorgunun en üstüne getirir.

Bir konuya karar verdikten ve anahtar kelimeleri seçtikten sonra, bunları ilk taslağı editörüne teslim eden ve taslağı düzenleyen bir metin yazarına atarsınız. Bu, diğer etkinlikler gibi bir dikdörtgen yerine bir üçgen olarak temsil edilir. Bunun nedeni evet ya da hayır kararı olmasıdır.

Onaylandıktan sonra, kopya sanat departmanına taşınır ve yayınlandığında esere eşlik edecek görsel varlıklar oluşturulur. Kopya ve varlıklar daha sonra WordPress gibi bir içerik yönetim sistemine (CMS) yüklenir. Şimdi yine evet ya da hayır kararıyla revizyona gerek olup olmadığına dair nihai bir düzenleme yapılıyor.

Her şey yolunda görünüyorsa, blog yayınlanır. Daha sonra, web sitesine trafik çekmeye yardımcı olmak için çeşitli sosyal medya platformlarında paylaşılır. Bu işlem tamamlanmıştır. Tabii daha sonra trafiği analiz etmek gibi başka süreçler de var ama bu başka bir akış şeması için.

İş Akışı Şeması Oluşturmak için Ücretsiz Araçlar

Elle bir ağ şeması çizmek, amacınızı anlatmak için iyidir, ancak bir proje için kullanmak açısından, bir bakışta net ve okunması kolay bir şeye ihtiyacınız vardır. Çizim ve iyi bir hattatlık yeteneğiniz yoksa, bir diyagram oluşturma aracı kullanmak muhtemelen daha iyidir. Paylaşmak ve düzenlemek de daha kolaydır. Aşağıdakiler, başlamanıza yardımcı olacak birkaç ücretsiz olanlardır.

• Wondershare tarafından edraw: Bu ücretsiz diyagram çözümü, iş akışı çizelgelerinin yanı sıra orta haritaları ve diğer görsel araçları da yapar. İşbirliği için harika.
• draw.io: Bu ücretsiz diyagram oluşturucu Google Drive, OneDrive, Dropbox, GitHub ve daha fazlasıyla çalışır. Akış şemaları, süreç şemaları, ağ şemaları ve çok daha fazlasını yapar.
• SmartDraw: Bu ücretsiz çizim programında, akış şemalarından kat planlarına kadar başlamanıza yardımcı olacak birçok şablon bulunur. Ayrıca Google Workspace, Microsoft Office, Atlassian's Confluence ve Jira ile entegre olur.

ProjectManager İş Akışlarına Nasıl Yardımcı Olur?

Sürecinizi bilmek ve bir iş akışı diyagramını haritalamak yalnızca başlangıçtır. Bu planı uygulamanız ve zamanında ve üzerinde anlaşmaya varılan bütçe dahilinde yürütmeniz gerekir. Bu, ekibinizin kapasitede çalışmasını sağlamak için süreç ve kaynak yönetimi araçlarına görünürlük kazandırır. ProjectManager, iş akışınızı kontrol etmek için daha anlayışlı kararlar almak için gerçek zamanlı veriler sunan bulut tabanlı bir yazılımdır.

Kanban Panolarında İş Akışları Oluşturun

Bir iş akışı diyagramını ekip atamaları ve yöneticilere işlerinde şeffaflık sağlayan bir araca dönüştürmek için kanban panoları gerekir. Kanban panoları çevik iş akışlarını görselleştirmeye yardımcı olarak ekiplerin birikimlerini yönetmesine ve sprintleri planlamak için işbirliği içinde çalışmasına olanak tanır. Yöneticiler, ekibi engellemeden ve kaynakları çalışmaya devam etmeleri için yeniden tahsis etmeden önce panoyu görüntüleyebilir ve darboğazları yakalayabilir. Yönetici, etkileşimli Gantt grafiğimiz gibi diğer çoklu proje görünümlerinden biri üzerinde çalışıyor olsa bile, tüm veriler kanban iş akışında aynı anda güncellenir.

Kaynakları Yönetin ve İzleyin

İş akışı diyagramları, ekipler için ileriye giden yolu gösterir, ancak kaynak yönetimi araçları onların verimli bir şekilde çalışmasını sağlar. Yönetilmesi gereken bir şey, her bir ekip üyesine kaç görev atadığınızdır. Renk kodlu iş yükü çizelgemiz, kimin fazla yüklendiğini ve kimin çok az ödevi olduğunu görmeyi hızlı ve kolay hale getirir. Ardından kaynakları doğrudan iş yükü çizelgesinden yeniden tahsis edebilir ve ekibinizin görevlerini en iyi şekilde çalışmalarını sağlamak için dengeleyebilirsiniz.

Anında İlerleme Raporu

Paydaşlar iş akışı çizelgenizi görmek isteyeceklerdir, ancak proje ilerledikçe ilerleme hakkında da veri isteyeceklerdir. Görevler, zaman, bütçe ve daha fazlasına ilişkin tek tıkla raporlar, yalnızca istedikleri bilgileri gösterecek şekilde filtrelenebilir ve kolayca PDF eki olarak paylaşılabilir veya durum güncellemelerini bu şekilde almayı tercih ederlerse yazdırılabilir.

Projenizin başarısını yalnızca iş akışı diyagramlarına bağlamayın. Ekiplerin işbirliği yapmasına, iş akışlarını otomatikleştirmesine ve performansı izlemenize, izlemenize ve raporlamanıza yardımcı olan proje yönetimi araçlarıyla oraya ulaşmak için ihtiyacınız olan haritaya artık sahipsiniz. ProjectManager, hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olacak işleri organize eden ödüllü bir yazılımdır. İş yönetimi aracımız, nerede olurlarsa olsunlar, nasıl çalışmaktan hoşlanırlarsa veya beceri düzeyleri ne olursa olsun hibrit ekiplerle çalışmak üzere tasarlanmıştır. İş akışı diyagramınızı etkileşimli bir proje yönetim aracına dönüştürün. ProjectManager'ı bugün ücretsiz deneyin.