Etkinlik Bütçesi Nasıl Oluşturulur?

Sanal, yüz yüze veya hibrit bir etkinlik oluşturmak yeterince zordur. Bir etkinlik bütçesi yapmak zorunda olmak, başka bir stres katmanı ekler. Ancak bir etkinlik bütçesi oluşturmak için birkaç basit adımı izlerseniz, bunun bir kabus olması gerekmez.

Başarılı etkinlikler eğlenceli ve bilgilendirici olmalıdır. Etkinlik bütçesiyle mücadele ediyorsanız, tüm etkinliği olumsuz etkileyebilir. Etkinlik bütçeniz yanlışsa bu daha da kötüdür; satıcılara veya konuşmacılara ödeme yapamayabilirsiniz. Bu tuzaklardan kaçınmanıza yardımcı olacağız.

Etkinlik Bütçesi Nedir?

Etkinlik bütçesi, bir etkinliğin düzenlenmesiyle ilgili tahmini maliyetlerdir. Araştırma, uzman rehberliği ve etkinliğin planlanmasından kaynaklanan bir dizi değişkene dayanır. Büyük ve küçük tüm etkinlikler, masrafları karşılamak için bir bütçeye ihtiyaç duyar.

Etkinlik bütçesi, alan kiralama, sandalye, masa vb. gibi ihtiyaç duyulan herhangi bir ekipman ve bir panel tartışmasında konuşmacıları veya katılımcıları güvence altına alma gibi tüm maliyetleri tahmin etmelidir. Elbette daha fazla maliyet var, ancak bunlar üretilen etkinliğin türüne bağlı.

Bir etkinliği planlamak ve bütçelemek, başarılı bir etkinlik gerçekleştirmenin ilk adımıdır. Şu anda bütçelendirdiğiniz etkinlikten önce düzinelerce etkinlik oluşturmuş olsanız bile, her zaman farklılıklar olacaktır. Eşyaların fiyatları değişir ve bütçenizi etkileyebilecek bir etkinliği bir araya getirmenin doğal bir riski vardır.

Bütçe oluşturmak ve yönetmek, başarılı bir etkinlik gerçekleştirmenin en önemli kısımlarından biridir. ProjectManager, kaynakları ve maliyetleri gerçek zamanlı olarak izlemenize yardımcı olan çevrimiçi bir yazılımdır. Tüm kaynaklarınız ve maliyetleriniz dahil olmak üzere bütçenizi Gantt grafiğimizde planlayın ve bu bütçeyi yakalamak için bir temel belirleyin. Artık planlanan maliyetlerinizi gerçek zamanlı olarak gerçek maliyetlerinizle karşılaştırabilirsiniz. Maliyetleri gerçek zamanlı olarak izlemek, bütçenizi aşmamanıza yardımcı olur. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.

Etkinlik Türleri

Birçok farklı olay türü vardır. Bir tatil partisinden bir iş konferansına kadar, gamı ​​samimiden büyüğe doğru yönetirler. Tüm olaylar dört ana alt kümeye ayrılabilir. Her birinin benzer bütçe gereksinimleri vardır, ancak aralarında çok küçük ila büyük farklılıklar olacaktır.

Özel

Eşinizin doğum günü veya yıl dönümü için düzenlediğiniz özel bir etkinlik olabilir. Ancak aynı zamanda kurumsal bir etkinlik veya başka bir ticari işlev de olabilir. Bu çeşitli etkinlikler genellikle yalnızca davetlidir, bu da yalnızca davet edilenlerin katılabileceği anlamına gelir.

Kurumsal

Kurumsal etkinlikler, bir şirketin sponsor olduğu etkinliklerdir. Şirketin çalışanlarına veya müşterilerine odaklanma eğilimindedirler. Kurumsal etkinlikler, personeli eğitmek veya halkı bir marka veya ürün hakkında eğitmek, şirketin kilometre taşlarını kutlamak, şirketteki değişiklikleri başlatmak ve ağ oluşturma fırsatları veya ekip oluşturma egzersizleri sağlamak için kullanılabilir.

Şahsen

Yüz yüze bir etkinlik, katılımcıların ve etkinlik ekibinin fiziksel olarak aynı alanda bulunduğu etkinliktir. Yakın zamana kadar neredeyse tüm olaylar böyle gerçekleşti. Ancak yıllar önce bile, yatırımcılar ve muhabirler için kurumsal kazanç çağrısı gibi etkinlikler telefonla yürütülebiliyordu.

Çevrimiçi

Sanal olay olarak da adlandırılan çevrimiçi bir olay, internette gerçekleşen bir olaydır. Canlı yayınlanabilir veya kaydedilebilir, ancak katılmak istediğiniz tek şey çevrimiçi olarak erişmektir. Teknoloji gelişti ve katılımcılar ile etkinlik yapımcıları ve tedarikçilerinin gerçek zamanlı etkileşim kurması mümkün hale geldi. Bu tür etkinlikler çok popüler hale geldi çünkü daha geniş bir izleyici kitlesini çekebiliyor. Fiziksel bir site ve sanal bir platform sunan karma etkinlikler bulmak da yaygınlaşıyor.

Etkinlik Bütçesi Nasıl Oluşturulur?

Belirtildiği gibi, her tür etkinlik bir bütçe gerektirir. Olayın türüne ve boyutuna bağlı olarak basit veya karmaşık olabilir. Ancak doğru bir bütçe tahmin etmek için zaman ayırmak, etkinliğin aksamadan gerçekleşmesini sağlamanın bir yoludur.

Aşağıda bir etkinlik bütçesi oluşturmak için temel adımları açıklıyoruz. Bu, her türlü olaya uygulanabilecek geniş bir görüştür. Doğal olarak, ne tür bir etkinlik ürettiğinize bağlı olarak ekstra adımlar olacaktır, ancak bu size ana fikri verir.

1. Bir Etkinlik Planı Oluşturun

Yapmanız gereken ilk şey, etkinlik stratejinizi belirlemektir. Bu, ne tür bir etkinlik ürettiğinizi ve ne kadar ödemeye hazır olduğunuza dair bir basketbol sahası rakamını belirlemek anlamına gelir. Bu, projenin kapsamını belirlediğiniz üst düzey bir plana yol açar. Kapsam, etkinlik hedefleri, çıktılar, görevler, maliyetler ve son tarihtir. Mekanı, konuşmacıları, personeli, markayı, yemeği, pazarlamayı, ekipmanı ve daha fazlasını belirlemeniz gerekecek. Bunu yaptıktan sonra, paydaşlarınızın hemfikir olduğundan emin olun.

İlgili: Word için Ücretsiz Proje Kapsamı Şablonu

2. Sabit ve Değişken Maliyetleri Tahmin Edin

Artık bir planınız olduğuna göre, bir sonraki adım maliyetleri tahmin etmektir. Bu, sabit ve değişken maliyetler arasındaki farkı anlamak ve bunlar için doğru tahminler yapmak anlamına gelir. Sabit maliyetler aynı zamanda dolaylı veya genel giderler olarak da adlandırılır; değiştirilemeyenler. Örneğin, kira, elektrik faturaları ve bordro sabit maliyetlerdir. Değişken maliyetler, işçilik maliyetleri, etkinlik için gerekli malzemeler ve etkinlik faturaları dahil olmak üzere olaydan olaya değişen giderlerdir. İkincisi de sabit bir maliyettir, ancak elektrik faturası olayınızdan etkilenebilir, bu nedenle her iki kategoride de yer alır. Bu maliyetleri bilmek, daha doğru bir etkinlik bütçesi oluşturmanıza yardımcı olur.

3. Bir Etkinlik Bütçesi Oluşturun

Artık ayrıntılara sahip olduğunuza göre, bir etkinlik bütçesi oluşturmaya başlayabilirsiniz. Etkinlik bütçenizi oluşturmak için hangi sağlayıcıları kullanacağınızı, etkinlik mekanını ve diğer hizmet sağlayıcıları bilmeniz gerekir. Etkinlik bütçesini oluşturmak, bu maliyetleri izlemenize ve yeşilde kaldığınızdan emin olmanıza yardımcı olur. Bunu yapmak için gerçek maliyetlerinizi izlemeniz ve bunları etkinlik için planlanan maliyetlerle karşılaştırmanız gerekir. Verileri gerçek zamanlı olarak toplayabiliyorsanız, etkinliğinizin bütçeyi aşma olasılığı daha yüksektir.

Bir Etkinlik Bütçesine Hangi Maliyetleri Dahil Etmelisiniz?

Etkinlik bütçenize dahil edilecek bazı maliyetlere zaten değindik. Aşağıda yaygın olanların bir listesi bulunmaktadır, ancak ayrıntılı değildir. Bir etkinlik bütçesi hazırlarken her şeyi dahil etmeye çalışın. Ne kadar çok maliyeti karşılayabilirseniz, etkinlik bütçeniz o kadar doğru olur.

Etkinlik pazarlama

Etkinliğin başarılı olabilmesi için izleyicilerinizin ne, nerede ve ne zaman olduğunu bilmesi gerekir. Bunlar ve daha fazlası, personelinize e-posta göndermek, bir web sitesi oluşturmak veya çevrimiçi reklamlar yapmak gibi pazarlama maliyetleriniz tarafından karşılanır. İster geleneksel ister dijital reklamcılık yapın, bu maliyetler tanımlanmalıdır.

Personel Maliyetleri

Etkinlik için personel almanız ve işe almanız gerekecek. Düzinelerce iş görüşmesinden geçmek yerine, personel temini ve yemek gibi diğer ilgili hizmetleri sağlayan geçici bir istihdam ajansıyla sözleşme yapabilirsiniz.

mekan

Etkinliğiniz şahsen veya çevrimiçi ise, yine de bir mekana ihtiyacınız olacaktır. Bu mekan, etkinliğin fiziksel mi yoksa sanal mı olduğuna bağlıdır. Örneğin, yüz yüze bir etkinliğin tüm katılımcıları, satıcıları ve ara odalarını ya da panel tartışmaları ve ana konuşmacılar için bir sahneyi barındıracak kadar geniş bir alana ihtiyacı vardır. Çevrimiçi bir etkinliğin kayıt ve yayın için fiziksel bir yere ihtiyacı vardır, bu da aydınlatma, kamera, mikrofonlar vb. anlamına gelir.

Yiyecek ve İçecek

Çoğu etkinliğin bir tür ferahlığı vardır. Mekan bunu veya hatta geçici bir personel ajansı veya yemek şirketi sağlayabilir. Değilse, ne istediğinizi ve yiyecek ve içecekleri satın alma, saklama ve teslim etme ile ilgili maliyetleri belirlemeniz gerekir.

Teçhizat

Ekipman genellikle mekanı kiralama fiyatının bir parçasıdır, ancak bu her zaman böyle değildir. Mekan ekipmanı sağlamıyorsa veya ihtiyacınız olanların yalnızca bir kısmını sağlıyorsa, hoparlör, jeneratör, canlı yayın araçları vb. kiralamak için başka yerler aramanız gerekecektir.

Seyahat & Konaklama

Etkinliğin nerede olduğuna bağlı olarak ulaşım ve konaklama gerekli olacaktır. Bu, uzun bir limuzinden taksiye kadar her şey anlamına gelebilir. Bu geniş bir maliyet yelpazesidir. İnsanlar şehir dışından geliyorsa, onları içeri mi alıyorsun yoksa sadece yerleştiriyor musun? Maliyetleri doğru bir şekilde ekleyebilmeniz için tüm değişkenlerin sabitlenmesi gerekir.

ProjectManager Etkinlik Bütçelemesine Yardımcı Olur

İzlenmesi gereken çok şey var, bu yüzden proje yönetimi yazılımı geliştirildi. ProjectManager, etkinlik bütçenizi gerçek zamanlı olarak planlamanıza ve izlemenize yardımcı olan çevrimiçi bir yazılımdır. Gantt şemaları üzerinde planlama yapmak, maliyetli gecikmeleri önlemek için görevleri ve bağlantı bağımlılıklarını düzenlemenize yardımcı olur. Bütçenizi aşmamanıza yardımcı olmak için varyansı gerçek zamanlı olarak da izleyebilirsiniz. Ancak bu, etkinlik bütçelerine nasıl yardımcı olacağımızın yalnızca başlangıcı.

Zaman ve Maliyetleri İzlemek İçin Çevrimiçi Zaman Çizelgelerini Kullanın

Yazılımımız çevrimiçi olduğundan, zaman ve maliyetleri izlemenize yardımcı olacak gerçek zamanlı veri güncellemeleri alırsınız. Bu, etkinliğinizi programa uygun tutar ve fazla harcamadan kaçınmanıza yardımcı olur. Zamanı ve maliyetleri takip eden bir araç, güvenli zaman çizelgelerimizdir. Herkesin görevleri üzerinde ne kadar süre çalıştığını ve bununla ilgili maliyetlerin ne olduğunu görebilirsiniz çünkü ücret oranı da araçtadır. Sadece maaş bordrosunu kolaylaştırmakla kalmıyor, aynı zamanda etkinliğinizi yolunda tutmanıza da yardımcı oluyoruz.

Etkinlikleri Planlamak için Proje Takvimlerini Kullanın

Bir etkinlik üretmek, birçok farklı insanı koordine etmeyi gerektirir. Yazılımımız, herkesin rahat ettiği araçları kullanmasına izin verirken size bu süreci kolaylaştıracak araçlar sunar. Bir Gantt planlayın, ancak yemek şirketiniz görevlerini liste görünümünde görüntüleyebilir. Proje takvimi, planı Gantt'tan alır ve programı ve son teslim tarihlerini görmek için otomatik olarak bir takvim biçimine aktarır.

Şirketinizin dışındaki satıcılar ve yüklenicilerle iş yaparken, herkesi bağlantıda tutmanız gerekir. Gerçek zamanlı işbirliğine dayalı platformumuz, herkesin dosya paylaşmasına, görevler hakkında yorum yapmasına ve döngü halinde tutmak için başkalarını etiketlemesine olanak tanır. Sınırsız dosya depolamamız, aynı zamanda, herhangi birinin ihtiyaç duyduğu her an tüm belge ve planlarınız için merkezi bir merkeze sahip olduğunuz anlamına gelir.

ProjectManager, etkinlikleri planlamanıza, programlamanıza ve izlemenize yardımcı olan ödüllü bir proje yönetimi yazılımıdır. Esnek yazılımımız, nasıl çalışmak istediğinize göre ayarlanarak size görevleri, riskleri, kaynakları ve daha fazlasını yönetmeniz için ihtiyaç duyduğunuz özellikleri sunar. ProjectManager'ı bugün ücretsiz olarak kullanmaya başlayın.