Projeler ve İşletmeler İçin İlerleme Raporları Nasıl Oluşturulur

Paydaşlar projenin ilerleyişi ile ilgilenirler çünkü projenin başarısında kazanılmış bir çıkarları vardır. Sizinle tutarlı bir iletişim halinde kalmak ve projenin düzenli aralıklarla nasıl ilerlediğine dair raporlar almak istiyorlar.

Bir proje yöneticisinin paydaşları güncel tutmasının yolu, özellikle bir ilerleme raporu ile raporlama yapmaktır. Bir proje ilerleme raporu kulağa basit gibi gelir; bu, projenin ilerleyişi hakkında bir rapordur. Ancak nasıl yapılandırıldığı bir ilerleme raporu oluşturur veya bozar.

İlerleme Raporu Nedir?

Bir ilerleme raporu, belirli bir süre boyunca projede neler olduğunu paydaşlara iletir. Projenin programa uygun olup olmadığını gösterir ve değilse, rapor bütçeyi ve proje kaynaklarını yeniden rayına oturtmak için nasıl ayarlayacağınız konusunda bir tartışma başlatmak için kullanılır.

Bu nedenle, bir ilerleme raporunun amacının paydaşları projenin sağlam olduğuna ve beklendiği gibi ilerlediğine ikna etmek olduğunu söyleyebilirsiniz. Bunu, devam eden çalışmaları göstererek, paydaşlara herhangi bir değişiklik talebi yapma fırsatı vererek yapar.

Bu öneriler daha sonra proje kapsamı üzerinde herhangi bir olumsuz etkiyi önlemek için yönetilebilir ve üzerinde çalışılabilir. Proje yöneticileri, ilerleme raporlarını, yaşadıkları sorunları ele almak için bir araç olarak kullanabilir ve bunu yaparken paydaşlar için daha gerçekçi beklentiler belirleyebilir.

İlerleme Raporu ve Durum Raporu

Hem iletişim araçları oldukları hem de paydaşlara proje hakkında hayati bilgiler sağladığı düşünüldüğünde, ilerleme raporu ile durum raporu arasındaki fark nedir? Hem ilerleme raporları hem de durum raporları, ilerleme, maliyetler, sorunlar ve paydaşlara yardımcı olan diğer bilgiler açısından projenin nerede olduğunu özetler.

Ancak bir temel fark var. İlerleme raporu, belirli bir süre boyunca projenin bir resmidir, durum raporu ise yalnızca başlatıldığı anı yakalar. İlerleme raporu daha büyük miktarda veri sunarken, durum raporu daha geniş bağlam olmadan bir andaki verileri gösterir.

İlgili: Ücretsiz Proje Rapor Şablonları

Bir Proje İlerleme Raporunda Neler Bulunmalıdır?

İlerleme raporu, iletmek istediğiniz ayrıntıların derinliğine bağlı olarak bir veya birkaç sayfa olabilir. Paydaşlara sunulduğunda bir not, mektup veya resmi bir rapor olarak teslim edilebilirler.

Hangisini seçerseniz seçin, paydaşlar projenin nerede olduğunu ve nereye gittiğini görmek isteyeceklerdir. Bu nedenle, görevlerin, kilometre taşlarının ve kaydedilen ilerlemelerin bir listesini eklemelisiniz. Bu, projenin daha büyük hedeflerine ve hedefleri açısından nelerin başarıldığına yol açar.

Bu genellikle konuya göre yapılandırılmıştır. Yani, genellikle ilk olarak, projenin ilerlemesine kapsam, görevler vb. açısından genel bir bakış sunan bir özet bulunur. Bu ayrıca aşağıdakileri de içermelidir:

• Projenin başlangıç ​​tarihi, bitiş tarihi ve projenin kapsadığı dönem
• Ekip üyelerinin ve diğer proje üyelerinin listesi ve ayrıca raporu kim derlediyse
• Raporun alıcıları olan paydaşların listesi
• Raporun içeriğine genel bakış

Ardından, projenin durumuna odaklanacaksınız. Burada nelerin yapıldığına, hangilerinin halen devam ettiğine ve yapılması gerekenlere bakacaksınız. Göreve bölünmelidir ve aşağıdakileri içerebilir:

• Projeyle ilgili kilometre taşlarının ve çıktıların bir listesi
• Kalan işin zaman çizelgesi ve ne zaman tamamlanacağı
• Ortaya çıkan ve projeyi etkileyebilecek herhangi bir sorun veya sorun

Ayrıca bütçeden, raporlanan dönem boyunca ne kadar harcandığından ve toplam bütçede ne kadar kaldığından da bahsedilmelidir. Beklenmeyen harcamaları ve diğer anormallikleri not edin.

İlerleme Raporu Nasıl Oluşturulur?

Bir proje yürütüyorsanız, yaşam döngüsü boyunca periyodik olarak bir ilerleme raporu oluşturmanız gerekir. Zaman kazanmak için bir ilerleme raporu şablonu kullanmak iyidir. ProjectManager, sitemizde ücretsiz bir ilerleme raporu şablonu da dahil olmak üzere proje yönetimiyle ilgili düzinelerce ücretsiz şablona sahiptir.

Tanımlama Bilgileri ile Başlayın

İster şablonumuzu kullanıyor olun ister sıfırdan bir tane oluşturuyor olun, ilerleme raporunuz projenin en önemli bilgileriyle başlamalıdır. Oradan, projenin bir özetine gider. Şablonumuz bu üst düzey konuları beşe ayırır: durum, kapsam, zamanlama, maliyet ve risk.

Verileri Özetleyin

Özet, önceki ilerleme raporunun durumunu mevcut olanla karşılaştırabileceğiniz yerdir. Bu, projenin planlandığı gibi ilerlediğinin açık bir göstergesidir. Bunun ötesinde, konuyu daha ayrıntılı bir şekilde keşfetmek için bir özet için yer var.

Daha İnce Ayrıntılara Dalın

Projeyi tanımladıktan ve genel durumunu özetledikten sonra, her bir konu hakkında daha fazla ayrıntıya inebilirsiniz. Örneğin, görevleri ve ilerlemelerini listelemek, ortaya çıkabilecek sorunları ele almak ve bütçe tahsisinizi incelemek.

Başarılarınızı Listeleyin

Ücretsiz ilerleme raporu şablonumuzda, yukarıda toplanmayanları yakalamak için bir başarılar kutusuyla bitiriyoruz. Son olarak, bir sonraki ilerleme raporu için beklentileri belirlemenin bir yolu olan beklenen bir başarı kutusu vardır.

İlerleme Raporu Hazırlarken En İyi Uygulama

İlerleme raporunuzu yazarken, etkili olduğundan emin olmanın bir yolu, yazarken paydaşlarınızın bakış açılarını düşünmektir. Bu ilerlemeyi engelleyen herhangi bir şey varsa ve bundan sonra ne olacağını, kapsanan süre boyunca ne olduğunu iletmek istiyorsunuz.

Genel olma

Paydaşlar ayrıntılar istiyor. Bir şeyi nasıl başardığınızla ilgili ayrıntılara girmenizi istemiyorlar, ancak neyin başarıldığını bilmek istiyorlar. Anlatıları değil, ölçütleri istiyorlar. Cevaplarınız anlamlı olmalı ve gereksiz ayrıntılardan kaçınmalıdır.

Frekansı Bilin

Yani, çok uzun bir proje üzerinde çalışıyorsanız, paydaşlar kendilerine haftalık, hatta günlük olarak teslim edilen bir ilerleme raporu isteyebilir. Önce bunu öğrenin ve ilerleme raporlarınızı paydaşlar beklediğinde teslim edin.

parçala

İlerleme raporunuzu bölümlere ayırmak iyi bir fikirdir. Bu, raporu daha okunaklı hale getirir. Bir bölüm başlığına sahip olmak, okuyucuya ne beklemesi gerektiğini bildirir ve onlara belge boyunca rehberlik etmeye yardımcı olur.

İyi yaz

Açık ve basit bir dil kullanın; okuyucunun kafasını karıştırabilecek jargondan kaçının. Ne söylediğinizi hemen anlamalarını ve iletmeye çalıştığınız şeyle mücadele etmek zorunda kalmamalarını (veya daha kötüsü yanlış anlamalarını) istiyorsunuz.

Yazılımı Kullan

Proje yönetim yazılımına sahip olmak raporlama sürecini kolaylaştırabilir. Hangi aracı kullandığınıza bağlı olarak, gerçek zamanlı veriler elde edebilir ve paydaşlarınıza kolay teslimat yapabilirsiniz. Bu zaman kazandırır ve daha iyi veriler sunar.

ProjectManager İlerleme Raporları Oluşturmanıza Nasıl İzin Verir?

ProjectManager, görevlerinizi, ekiplerinizi ve projelerinizi organize eden ödüllü proje yönetimi yazılımıdır. Özelliklerimiz, projenin her yönünü planlamanıza, izlemenize ve raporlamanıza yardımcı olur. Bulut tabanlı aracımız, daha doğru ve zamanında raporlar oluşturmak için gerçek zamanlı veriler elde ettiğiniz anlamına gelir.

Paydaşlar büyük resmi görmek ister ve tek tıklamayla raporlama araçlarımız, onlara tam olarak görmek istedikleri verilere ulaşmalarını kolaylaştırır. Raporlama özelliğimiz, görev, zaman, maliyetler, zaman çizelgeleri, proje varyansı ve daha fazlası hakkında anında raporlar oluşturmanıza olanak tanır. Ayrıca, bunu paydaşlarla paylaşmak çok kolay!

Anlık durum raporu almak için pano özelliğimizi kullanın. Gerçek zamanlı gösterge panosu, ekibinizden sürekli olarak veri toplar ve görevlerin tamamlanma yüzdesini, ne kadar zaman kaldığını, ekip iş yükünü ve daha fazlasını gösteren okunması kolay proje metriklerinde görüntülemek için otomatik olarak hesaplar.

ProjectManager, daha iyi kararlar almanıza yardımcı olmak için gerçek zamanlı veriler sağlayan bulut tabanlı bir araçtır. Proje yöneticileri, projenin yaşam döngüsünün her alanında şeffaflık elde eder ve ekipler, daha iyi çalışmayı teşvik eden ortak bir platforma yerleştirilir. NASA'dan Nestle'ye kuruluşların neden aracımızı kullandığını görün ve bu 30 günlük ücretsiz denemeyi bugün yapın.