Bir E-posta Nasıl Biçimlendirilir: En İyi Uygulamalar ve Örnekler

İster kuruluşunuzdaki birine, ister bir işe alım yöneticisine, bir pazarlama ajansına veya bir soğuk e-posta kampanyasının parçası olarak bir e-posta gönderiyor olun, biçimlendirme önemlidir. Sadece profesyonel görünmek önemli değil, aynı zamanda e-postanın da okunması kolay olması ve konuyu net ve özlü bir şekilde iletmesi gerekiyor. Kendinizi hiç "Bir e-postayı nasıl biçimlendirirsiniz?" diye sorarken bulduysanız. seni koruduk.

Profesyonel bir e-posta nasıl biçimlendirilir

Herhangi bir profesyonel e-postayı tipik bir iş mektubuna benzer şekilde biçimlendirmelisiniz; her paragraf arasında boşluk bırakın ve yazım hatalarına ve dilbilgisi hatalarına dikkat edin. Bir mesajın her yönüne dalmadan önce, bir e-postanın nasıl biçimlendirileceğiyle ilgili bazı hızlı ipuçları:

• Daha uzun, daha iyi değil - kısa ve öz tutun.
• Aşırı karmaşık dil ve uzun cümleler kullanmaktan kaçının.
• Alıcının mesajın ana noktasını anlamak için metni kolayca tarayabildiğinden emin olun.
• Gönder'e basmadan önce her zaman düzeltin.
• Yazım hatası yapmaya yatkınsanız, e-postanın fiziksel bir kopyasını yazdırmak, hataları ekranda gözden geçirmekten daha kolay yakalamanızı sağlayabilir.

Peki, bir e-posta için uygun format nedir? Her şey konu satırıyla başlar.

konu satırı

Gönderdiğiniz her e-postaya bir konu satırı eklediğinizden emin olun. Bunu dışarıda bırakırsanız, birinin e-postanızı açma şansı neredeyse sıfırdır. Konu satırı, e-postanızın nedenini özetlemek için mükemmel bir yerdir. Kısa, basit ve bilgilendirici tutun.

Profesyonel bir e-posta için harika konu satırlarından bazı örnekler:

• [İş Ünvanı] Başvurusu – [Adınız]
• [Tarih] tarihli toplantıyla ilgili
• Teşekkürler – [İş Ünvanı] röportajı – [Adınız]
• [Ad] tarafından [Konu] hakkında görüşmek üzere yönlendirildi

selamlama

Profesyonel bir e-posta yazarken yapabileceğiniz en kötü şeylerden biri, belirli bir kişiye hitap etmemektir. Bir düşünün — bir e-postayı açtıysanız ve "Sayın Satış Ekibi" veya "Sevgili Pazarlama Ajansı" ile başlasaydı, gerisini okumaya zahmet eder miydiniz? Muhtemelen değil. Kişinin adı sizde yoksa, büyük olasılıkla işletmenin LinkedIn sayfasını kontrol ederek veya şirketin resepsiyonunu arayarak bulabilirsiniz.

Ayrıca, profesyonel bir e-postada birine hitap ederken “Hey”, “Merhaba” ve “Merhaba”dan kaçının. Daha resmi "Sevgili" ile bağlı kalmak her zaman güvenli bir bahistir.

Vücut

Çoğu zaman profesyonel bir e-postada yalnızca üç kısa paragrafa ihtiyacınız olur. Bazen tüm mesajınızı iletmek için daha fazlasına ihtiyacınız olabilir, ancak ne kadar kısa olursa o kadar iyidir. Eklemeniz gereken üç paragraf şunlardır:

1. Giriş: Kısaca kim olduğunuzu tanımlayın.
2. Yazmanızın nedeni: Konunun üzerinde durun. Fazladan ayrıntılar eklemeniz ve daha fazla paragraf oluşturmanız gerekiyorsa, okunabilirliği artırmak için bunları birkaç cümleye bölün.
3. Bir teşekkür: Alıcıya zaman ayırdığı için teşekkür edin ve yanıt vermeye teşvik edin.

Kapanış ve imza

Resmi bir e-postayı kapatmanın birçok uygun yolu vardır. En önemli şey, aşırı derecede sıradan olmaktan kaçınmaktır. Profesyonel bir e-postayı kapatmanın bazı harika yolları şunlardır:

• İçtenlikle
• saygılarımla
• En iyi
• Teşekkürler
• takdir ile

Aşağıdaki gibi gündelik ifadeler kullanırken dikkatli olun:

• Sevmek
• Daha sonra
• Hep
• Şerefe
• ciao

Kapanıştan sonra, e-posta imzanızı eklemelisiniz. En azından adınız ve e-posta adresinizden oluşmalıdır. Uygunsa, alıcının sizinle doğrudan iletişime geçebilmesi için telefon numaranızı da eklemelisiniz. Bunun da ötesinde, sizinle veya şirketinizle ilgili bilgilere kolayca erişilebilmesi için LinkedIn profilinize bir bağlantı ekleyebilirsiniz.

Profesyonel e-postalar: Doğru e-posta formatı için şablon

Profesyonel bir mesaj göndermek için en iyi, en basit e-posta formatı:

Konu satırı: Kısa, basit ve öz. E-postanızı birkaç kelimeyle özetleyin.

Karşılama: "Sevgili [Adı ve Soyadı]" veya "Sevgili [Bay/Bayan. Soyadı]"

İlk paragraf: Açık ve doğrudan olun. Bu paragrafta kendinizi tanıtmalı ve e-postanızın nedenini belirtmelisiniz. İster bir iş başvurusu yapıyor, ister bir toplantı hakkında sorular soruyor veya bir ürün veya hizmet sunuyor olun, ilk birkaç cümlede bundan bahsedin.

İkinci paragraf: Bu bölüm, mesajınızın nedeni hakkında daha fazla ayrıntıya girmelidir. Bir işe başvuruyorsanız, şirkete ne gibi faydalar sağlayabileceğinizi belirtin. Sorularınız olduğunda onlara sorun - boş boş konuşmayın. Ve bir şey satıyorsanız, doğrudan olun ve ürün veya hizmetinizin alıcının sorunlarını nasıl çözebileceğini açıklayın.

Üçüncü paragraf: Profesyonel e-postanızı, alıcıya ayırdığı zaman ve değerlendirme için teşekkür ederek sonlandırın. Kibar ve saygılı olun, ancak onlar sizin en iyi arkadaşınızmış gibi veya iletişime geçerek onlara büyük bir iyilik yapıyormuşsunuz gibi davranmayın.

Kapanış: “Saygılarımızla/Saygılarımızla/En İyi/vb. [Adınız ve Soyadınız]”

İmza: [Adınız ve Soyadınız]/ [E-posta adresiniz]/ [Telefon numaranız] (isteğe bağlı) / [LinkedIn Profil URL'niz] (isteğe bağlı)

Profesyonel bir soğuk e-postayı biçimlendirme: En iyi uygulamalar ve örnekler

Profesyonel bir soğuk e-postayı biçimlendirmek ve yazmak, tipik iş mektuplarıyla aynı yönergelerin çoğunu izler, ancak birkaç nüans vardır.

Soğuk e-postaların en yaygın iki biçimine ve izlenecek en iyi uygulamalara bakalım:

AIDA soğuk e-posta formatı

AIDA (dikkat, ilgi, istek ve eylem), soğuk e-posta gönderimi için en güçlü biçimlerden biridir. İşte nasıl göründüğü:

Karşılama: "Merhaba [First Name]" (Soğuk e-postalarda daha rahat selamlar yaygındır, ancak tipik bir iş e-postası gibi resmi durumlar için "Sevgili" neredeyse her zaman kullanılmalıdır.)

İlk paragraf: Tipik bir iş e-postasında yaptığınız gibi kendinizi tanıtmak yerine, şirketin veya kişinin muhtemelen karşılaştığı ve ürünlerinizin veya hizmetlerinizin çözdüğü bir sorunu tanıyarak başlamak istersiniz.

İkinci paragraf: Ürününüzü kısaca tanıtın ve sorunlarını nasıl çözebileceğini ve kendilerine/işlerine ne gibi faydalar sağlayabileceğini belirtin.

Üçüncü paragraf: Kısa, özel bir harekete geçirici mesaj ekleyeceğiniz yer burasıdır. Örneğin, "[Ürün]'ün [ROI/potansiyel satış/satış/vb.]'nizi nasıl artırabileceğini görmek ister misiniz? Kişiselleştirilmiş bir demo planlamak için bana iyi bir zaman bildirin.”

BAB soğuk e-posta formatı

BAB (önce, sonra, köprü), bir yanıtı tetiklemek için motivasyonun gücünü kullanan başka bir güçlü formattır. İşte nasıl göründüğü:

Karşılama: “Merhaba [Ad]”

İlk paragraf: İlgi çekici bir soruyla başlayın. Örneğin, "Şirketiniz %200 daha fazla potansiyel müşteriyle ne yapardı?" Müşterilerinizden birinden (veya daha fazlasından) ürününüzün onlara fayda sağladığını gösteren bir istatistiği takip edin.

İkinci paragraf: Yukarıda bahsettiğiniz müşterinin, ulaştığınız şirkete boyut ve sektör olarak benzer olduğunu gösterin.

Üçüncü paragraf: Aynı sonuçları elde etmelerine yardımcı olabileceğinizi güvenle belirtin. Bir arama veya demo planlamak için bir harekete geçirici mesaj ekleyin.

Daha fazlasını mı arıyorsunuz? Bu 17 etkili e-posta şablonuna göz atın !

Takip etmeyi unutmayın!

Bir e-postayı biçimlendirme konusunda uzmanlaştıktan sonra, odaklanmanız gereken bir sonraki önemli alan, takip e-postanızdır. Soğuk e-postalarınızı takip etmek neden bu kadar önemli? Sadece şu iki satış takip istatistiğine bakın:

• Müşterilerin %60'ı bir satın alma işlemi yapmadan önce dört kez hayır diyecektir. Ancak satış görevlilerinin %48'i tek bir takip girişiminde bile bulunmuyor.
• Satış görevlilerinin %70'i bir e-postadan sonra size ulaşmayı bırakır, ancak takip gönderirseniz yanıt alma şansınız %25'tir.

Takip e-postalarınıza nereden başlayacağınızdan emin değilseniz, satış yapmanıza yardımcı olmak için bu 14 şablonu bir araya getirdik.

E-posta oyununuzu geliştirmeye hazır mısınız? Ücretsiz Cold Email Masterclass'a kaydolun: Soğuk e-postalar ve takipler dahil en iyi profesyonel e-postaların nasıl biçimlendirileceğini, yazılacağını ve optimize edileceğini öğrenin.