İşletmeniz için Sanal Asistan Nasıl İşe Alınır

İşinize başladığınızda, her şeyi yapıyorsunuz: siparişleri yerine getirmek, müşterilere yanıt vermek, sosyal medyanızı yönetmek ve çok daha fazlası.

Ancak birçok nedenden dolayı girişimcilik peşinde olsak da hayatımızda daha az zaman geçirmek bunlardan biri değil.

Bu nedenle, birçok e-ticaret girişimcisinin işe aldığı ilk “çalışan” sanal bir asistandır : işinizi yürütmek için önemli olan, ancak mutlaka onu büyütmeye odaklanmayan günlük görevleri ve süreçleri üstlenebilen biri.

Sanal asistan, gerçek bir çalışanı işe almadan fazladan bir çift ele sahip olmak gibidir. Başarıyla gelen stres ve diğer "iyi sorunlar" yaşıyorsanız, kendi sanal asistanınızı işe almayı düşünmenin ve gün içinde o saatlerin bir kısmını geri kazanmanın zamanı gelmiş olabilir.

Sanal asistan (VA) nedir?

Sanal asistan (VA), iş yükünüzü devretmek için sözleşme yaptığınız herhangi bir uzaktan yardım şeklidir. Dünyanın herhangi bir yerinde çalışabilirler, birden fazla müşterisi olabilir ve çeşitli günlük görevlerinizi üstlenmek üzere işe alınabilirler.

Sanal asistan, birçok girişimci için, özellikle de tam zamanlı bir çalışan için bütçesi olmayan veya her şeyi kendi başına yapmaya devam edecek zamanı olmayan çevrimiçi işletmeler arasında ortak bir "ilk işe alma" yöntemidir.

Bir VA ile serbest çalışan veya geleneksel bir çalışan arasındaki fark, VA'ların, işinizin tüm bir işlevine sahip olmak yerine görevleri veya rutinleri gerçekleştiren becerikli genel uzmanlar (bazen pazarlama iletişimi veya tasarım gibi alanlarda yetkin) olmalarıdır.

Daimi çalışan olmasalar da, tam zamanlı bir kişiyi işe almanın ek masraflarından herhangi biri olmadan (artı bir yüklenici olarak verdikleri hizmetler genellikle vergiden düşülebilir) olmadan işinizi yürütmek için sürekli yardım almanın uygun bir yolunu sunarlar.

Bir sanal asistan, web sitenizin tamamını oluşturmaz, ancak mağazanızın bölümlerini yönetmenize yardımcı olabilir. Muhtemelen tüm içeriğinizi yazıp yönetmezler, ancak araştırma konusunda size yardımcı olabilirler. İşletmenizin tüm işlevini üstlenmemeliler, bunun yerine belirli bir sürece veya tüm makinenin bir parçasına sahip olmalıdırlar.

Kontrolden vazgeçmek girişimciler için zor olabilir ve bu nedenle bir VA almak, daha küçük ölçekte yönetme, delegasyon ve işe alma gibi yumuşak becerileri uygulamanın mükemmel bir yoludur - bunların tümü iyi bir lider olmak için gereklidir.

Bir sanal asistana neleri dış kaynak olarak kullanabilirsiniz?

Sanal asistanlar genellikle çok sayıda idari görev yaparken, onları satıştan sosyal medya yönetimine kadar çeşitli görevleri yerine getirmeleri için de işe alabilirsiniz (eğer onlara net yönergeler ve talimatlar verirseniz).

Tekrarlayan bir rutinse, muhtemelen bir VA'ya teslim edebilirsiniz. Kağıda sıkıcı bir süreç yazabiliyorsanız, muhtemelen VA'nıza bunu sizin için nasıl yapacağını öğretebilirsiniz.

Görevler veya süreçler, makul derecede zeki ve becerikli bir kişinin net talimatlar verildiğinde başarabileceği bir şey olduğu sürece, muhtemelen bunları üstlenecek bir sanal asistan alabilirsiniz.

İşte sizin için yapması için bir sanal asistan kiralayabileceğiniz şeylerden bazıları:

• Müşteri Hizmetleri : Müşterilerden gelen e-postaları ve telefon görüşmelerini yanıtlamak.
• Sosyal Medya Yönetimi : İçerik düzenleme, yorumları yanıtlama ve diğer topluluk yönetimi görevleri.
• Araştırma : Bir içerikte kullanabileceğiniz istatistikler veya örneklere ulaşmak veya küratörlük yapmak için blog yazarlarının/etkileyicilerin bir listesini aramak.
• Mağaza Yönetimi : Sipariş karşılama, envanter yönetimi, sizin için satışları yürütme (özellikle Shopify ile deneyime sahip VA'ları bulabilirsiniz).
• Veri girişi : Defter tutma veya farklı kaynaklardan bir elektronik tabloya veri girme.
• Soğuk Arama : Soğuk aramalar yapmak (genellikle bir komut dosyasıyla ve sık sorulan sorulara hazır yanıtlarla sağlanır) ve sizinle potansiyel müşteriler arasında toplantılar planlamak.
• Kişisel Ayak İşleri : Anneler Günü için çiçek satın alıp annenize teslim etmek.

Yukarıdaki kullanım örneklerinden, bir VA'yı gününüze dahil ederseniz, bir VA'nın potansiyel olarak size ne kadar zaman kazandırabileceğini görebilirsiniz.

Ne zaman sanal asistan tutmalısınız?

Genel olarak, bir sanal asistana herhangi bir şey vermeden önce ellerinizi kirletmek isteyeceksiniz. Bu şekilde onlara süreci nasıl öğreteceğinizi, hangi yönergeleri belirlemeniz gerektiğini ve iyi çalışmanın nasıl göründüğünü öğreneceksiniz.

Bununla birlikte, nispeten genç bir işletme için bile bir VA işe almanın ideal olacağı koşullardan bazıları şunlardır:

• İşletmenizdeki bir sürece oldukça aşinasınız ve bunu başka birine kolayca öğretebileceğinizi hissediyorsunuz.
• "Zamanım olsaydı daha büyük, daha önemli şeyler yapabilirdim" diye düşünürken buluyorsunuz kendinizi.
• Zamanınızı geri almaya yönelik geliriniz veya harcanabilir geliriniz var.
• Müşteri hizmetleri gibi gerçekten yorucu bulduğunuz ve sizin gibi birine doğal olarak gelmeyen bir görev var (örneğin, içine kapanıksınız ve birkaç e-postayı yanıtladıktan sonra bitkin hissediyorsunuz).
• Tam zamanlı yardıma ihtiyacınız olmayabilir, ancak her gün sadece birkaç saat.
• Bir süreci kolaylaştırmanın yolları için IFTTT, Zapier, Kit (Shopify'ın ücretsiz pazarlama sohbet robotu) ve App Store'u zaten araştırdınız ve başka birinin ona sahip olmasının daha kolay olacağını gördünüz.
• İşinizle ilgili yaşadığınız yeni başarıdan bunalmış hissediyorsunuz veya 9'dan 5'e kadar çalışıyorsunuz ve işinizi bir tarafa kuruyorsunuz.

Bir e-ticaret mağazası sahibi olarak, sabit bir hızda satış yapmaya başladığınızda dış kaynak kullanmak isteyeceğiniz ilk şey muhtemelen müşteri hizmetleri olacaktır. Müşterilerle uğraşmak, birçokları için en stresli ve zaman alıcı zorluklardan biridir. Ve ne kadar çok satarsanız, o kadar çok zaman harcar.

Bir görevi düzenli olarak gerçekleştirmeye devam etmenin fırsat maliyetini düşünün . Zamanının ederi nedir? Müşteri sorularını yanıtlamak için günde bir saat harcıyorsanız, bunun yerine o zaman, enerji ve dikkatle ne yapıyor olabilirsiniz?

Bu görevleri bırakabilir ve yeni bulduğunuz saatleri daha fazla kâr ve diğer uğraşlar için uygun bir fiyata kullanabilirsiniz.

Sanal asistanın maliyeti nedir?

Sanal asistanların fiyatları değişkendir ve genellikle Amerika merkezli sanal asistanların maliyeti denizaşırı olanlardan daha fazladır. Birçoğu saat başı ücret alıyor. Görev veya proje başına bir miktar ücret. Ve bazıları belirli bir süre için sabit bir oranı kabul edecek.

Saatlik, çoğu durumda, özellikle günlük görevler için genellikle en iyi yoldur ve saat başına tutarlı bir çıktı olduğundan emin olmak için faturalarınızı izleyebilirsiniz.

Çalışkansanız ve uluslararası görünmeye istekliyseniz, müşteri hizmetleri gibi bir rol için saatte 3 ila 10 $ gibi düşük bir fiyata harika bir sanal asistan almak mümkündür. Ayrıca, onlara dış kaynak sağlamak istediğiniz işe de bağlıdır. Genellikle ödediğinizin karşılığını aldığınızı ve olası işe alımları her zaman uygun şekilde incelemeniz gerektiğini unutmayın.

Daha yüksek bir ücret ödemek isteyen meşgul bir girişimciyseniz, sağ kolu olarak hareket edebilecek ve sizin adınıza çok çeşitli ticari ve kişisel görevleri yerine getirebilecek bir uzaktan "yönetici asistanı" da tutabilirsiniz.

Sanal asistanınızı işe almak için kullandığınız platform, bu ilişkiyi yönetmek için harcadığınız süreyi de etkiler ve bu da fiyatın yanında düşünülmelidir.

İlk sanal asistanınızı nasıl işe alırsınız?

Tüm VA'lar aynı değildir. Diğer tüm çalışanlar gibi, onları da dikkatle incelemeniz gerekecek ve bu, ihtiyaçlarınızı ve koşullarınızı bir iş tanımında ortaya koymakla başlar.

Ancak bunu yazmadan önce, devretmek istediğiniz işlemi kaydettiğinizden emin olun.

1. Dış kaynak kullanmadan önce sürecinizi belgeleyin

Bir VA ile çalışmak, telefonda ne istediğinizi açıklamak ve doğru yapmalarını ummak kadar basit değildir. Önce tüm süreci belgeleyip, izlemeleri için yönergeler oluşturursanız, daha az hata olduğundan ve işin istediğiniz gibi yapıldığından emin olabilirsiniz.

Mağazanızın özelliklerini yönetmek gibi temel bir rutini içeriyorsa, Quick Time veya herhangi bir ekran kayıt uygulamasını kullanarak ekranınızı ve bunu yaparken yaptığınız her tıklamayı kaydedebilirsiniz.

Bu kayıt, yalnızca bir başkasını bu sürece dahil etmeyi kolaylaştırmakla kalmaz, aynı zamanda sanal asistanınızla iletişim kurmanız gereken her küçük adımı bilinçli olarak atmanızı da sağlar.

VA'nızın doğrudan müşteriler, ortaklar veya satıcılarla ilgileneceği müşteri hizmetleri, sosyal medya yönetimi ve diğer görevler için, geçmiş yanıtlarınızı gözden geçirin ve bir müşterinin sorduğunda olduğu gibi her yaygın senaryo için komut dosyaları veya "hazır yanıtlar" oluşturun siparişlerinin durumu veya geri ödeme istiyor.

Etkili yetki devrinin anahtarlarından biri, ortak engelleri önceden tahmin etmek ve alınacak en iyi eylem planına ilişkin tavsiyelerde bulunmaktır. Bunları koşullu kurallar olarak yazın: "EĞER X olursa, SONRA Y yapın".

Ayrıca, belirli uygulamaları (örn. Zendesk, Hootsuite, Facebook) kullanma deneyimi olan bir VA bulmak, birisine sıfırdan öğretmekten çok daha kolay olduğundan, süreç boyunca kullandığınız araçları ve platformları da göz önünde bulundurun.

Unutmayın: Her türlü dış kaynak kullanımı ile amacınız kendinize daha az iş yaratmaktır, daha fazla değil.

2. Doğru sanal asistanı çekmek için bir iş tanımı yazın

Doğru VA'yı bulmak için, ihtiyacınız olan beceri ve niteliklere sahip birini çekebilecek bir iş tanımı yazmanız gerekir. Bu, doğru kişiyi bulmak için ilk filtreniz olacak.

Dahil ettiğinizden emin olun:

• İşletmenizin ölçeği (örneğin, günde genellikle kaç satış/destek bileti alıyorsunuz).
• Kullanacakları uygulamalar/araçlar.
• Onları başarılı kılacak geçmiş deneyimler.
• Dil gereksinimleri (örneğin, ABD'deki müşterilerle iletişim kuracaklarsa "Mükemmel sözlü/yazılı İngilizce").
• Sizin için gerçekleştirecekleri görevlerin belirli bir listesi.
• "Sosyal medya yönetimi" gibi olası işe alımların arıyor olabileceği anahtar kelimeler.

Aşağıdaki örnek iş tanımını amaçlarınıza uygun bir müşteri hizmetleri VA'sı için uyarlamaktan çekinmeyin.

3. Sanal asistanınızı işe alın

Sanal asistanlık rolünüzü geleneksel bir iş panosunda, forumda veya sosyal ağda yayınlayabilirsiniz, ancak kalite kontrol eksikliğini veya bu amaç için özel olarak oluşturulmuş bir platformu kullanmanın avantajlarını düşündüğünüzde genellikle buna değmez.

Özellikle Shopify mağazanız için ilk kez sanal asistan kiralıyorsanız, uygun fiyatlı ve deneyimli yardım bulmak için Upwork'ü kullanmanızı öneririz.

Upwork ayrıca sanal asistan(lar)ınızı yönetmeyi kolaylaştırmak için ihtiyacınız olan araçları da sağlar, örneğin:

• Piyasa genelinde kaliteyi sağlayan bir inceleme sistemi.
• Onları sorumlu tutmak için VA'nızın ekranının düzenli ekran görüntülerini alan bir zaman izleme özelliği.
• Dosyaları ve geri bildirimleri paylaşmak için bir sohbet özelliği.
• Kolay faturalandırma ve küresel ödemeler.
• Hizmet Koşullarına dahil edilmiş bir Gizlilik Sözleşmesi
• Bir emanet hizmeti aracılığıyla ödemeler, böylece yalnızca yapılan iş için ödeme yaparsınız.

İş tanımınızı gönderdikten sonra, potansiyel müşterilerinize ulaşabilir veya sanal asistanları iş ilanınıza başvurmaları için davet edebilir ve bazı yanıtlar almaya başlayana kadar bekleyebilirsiniz. İşe alımdan önce, işe alınmadan önce uygun olduklarından emin olmak için Skype veya Google Hangouts üzerinden görüşme yaptığınızdan emin olun, geçmiş müşterilerden referanslar ve sanal asistan olarak geçmiş performanslarını doğrulayan diğer işaretleri arayın.

Sanal asistanınızı yönetme

Sanal asistanınızı işe alıp oluşturduğunuz belgeleri kullanarak hızlandırdıktan ve tercih edilen bir iletişim kanalı (Skype, Hangouts, Slack veya e-posta) oluşturduktan sonra, yalnızca sınırlı erişim izni verdiğinizden emin olmanız gerekir. mağazanız, sosyal hesaplarınız veya işlerini yapmak için kullanacakları başka herhangi bir şey.

Güven, sizinle sanal asistanınız arasındaki ilişkinin büyük bir parçasıdır ve bunu performanslarıyla kazanmalarına izin vermelisiniz. Bu nedenle, onlara hesaplarınız için giriş bilgilerinizi vermekten kaçının ve mümkün olan her yerde kısıtlı kullanıcı izinlerini tercih edin.

4. Bilgilerinizi ve hesaplarınızı koruyun

Shopify mağazanızda sanal asistanınızı, yürütmeleri gereken görevlere göre belirli izinlere sahip bir Personel Hesabı olarak ekleyebilirsiniz.

Muhtemelen kullandığınız araçların çoğu, diğer kullanıcılar için bir tür sınırlı erişim sunar.

Facebook'un Sayfa Yöneticisi'nde, içeriği seçip yayınlayabilmeleri için onlara belirli bir rol atayabilirsiniz. Zendesk'te veya hangi müşteri hizmetleri yazılımını kullanırsanız kullanın, onları destek biletlerine yanıt verme yeteneği ile yeni bir kullanıcı olarak ekleyebilirsiniz. Paypal işletme hesabıyla, onlara kredi kartı bilgilerinizi vermeden ödeme yapabilmeleri için belirli kullanıcı izinleri verebilirsiniz. Ayrıca Gmail'de, e-postaları sizin adınıza görüp yanıtlayabilmeleri için e-posta yetkisi ayarlayabilirsiniz.

Oberlo ve AliExpress üzerinden stoksuz satış yapıyorsanız, kayıtlı ve kullanıma hazır ödeme seçenekleriyle AliExpress hesabınıza erişmelerine izin verebilir, işlem geçmişinizi ele almanız gereken herhangi bir davranış için izleyerek izleyebilirsiniz.

Sanal asistanlar birden fazla müşteriyle, bazen de aynı niş içindeki rakiplerle çalıştığından, bir Gizlilik Sözleşmesi imzalamalarını sağlamak akıllıca olacaktır . Ne de olsa sırlarınızı açıklamalarını istemiyorsunuz. Upwork gibi bazı platformlar, Hizmet Şartlarında bunu kapsıyor, ancak VA'nıza size veya rakiplerinize karşı kullanılabilecek herhangi bir bilgiyi vermeden önce iki kez kontrol ettiğinizden emin olun.

5. Onları sorumlu tutmak için bir sistem kurun

VA'nızın hangi hızda çalışması gerektiğini veya saatte ne kadar iş yapması gerektiğini ölçmek zor. Bu nedenle zaman izlemeyi zorunlu kılmak önemlidir.

Toggl gibi ücretsiz araçlar ve bazı VA'ların kendi zamanlarını takip etmelerine yardımcı olan yazılımları olsa da, Upwork, VA'nızın ekranının düzenli aralıklarla ekran görüntülerini de alan sağlam bir zaman izleme özelliğine sahiptir.

İdeal olarak VA'nızın çok fazla gözetim olmadan bağımsız olarak çalışmasını isteseniz de, süreci düzene sokmanın veya çalışmalarını iyileştirmenin yolları olup olmadığını görmek için arada bir onlarla görüşün.

Hatta sanal asistanınızın görevi yapmak için sizin belirttiğiniz yoldan daha iyi bir yol bulduğunu veya işinize o kadar aşina hale geldiğini ve tam zamanlı bir çalışanın yapabileceği gibi yeni öneriler sunmaya başladığını bile keşfedebilirsiniz.

VA'nız görevlerinden memnun olduğunda, rollerini genişletmeyi ve daha fazla süreç için dış kaynak sağlamayı veya işinizin başka bir yönünü yönetmek için ek bir VA kiralamayı bile düşünebilirsiniz.

Sanal asistan kiralamak için diğer yerler

Upwork , e-ticaret işinizin çeşitli yönlerini üstlenebilecek bir VA işe almak için harika bir seçim olsa da, kendi artıları ve eksileriyle birlikte gelen bir VA'yı işe almanın birçok başka yolu vardır.

Yalnızca ara sıra ihtiyacınız olan uygun fiyatlı isteğe bağlı sanal asistan için, tek seferlik görevleri tamamlayabilen bir VA havuzuna erişmek için Fancy Hands'i kullanabilirsiniz. Her seferinde aynı VA'yı alamayacağınız için, tüm bir süreç yerine, kişisel işleri (toplantıları ayarlamak veya telefon faturanızı müzakere etmek) veya bir projenin bölümlerini dış kaynak sağlamak için daha iyidir.

Zirtual , bir işletmeyi yönetmenin bir veya birçok alanında deneyimli ve yetenekli, ABD merkezli özel bir sanal yönetici asistanı için başka bir popüler seçenektir. Daha pahalıya mal olacaklar (ayda 398 dolardan başlıyorlar), ancak her ay boyunca sizin için çeşitli iş ve kişisel görevlerin üstesinden gelebilirler.

Tüm bu platformların dışında kiralayabileceğiniz ajanslar ve bağımsız VA'lar da vardır, ancak muhtemelen iyi bir zaman izleme aracı bulmak ve gizliliği kendiniz uygulamak gibi birçok ayrıntıyı halletmeniz gerekecektir.

Bırakmayı öğrenmek

Komik bir şekilde, girişimciliğin amacı sadece bir iş sahibi olmak değil, mümkün olduğunca çok şeyden vazgeçmek, parçaları yetenekli ellere bırakmak, böylece işinizin tüm dikkatiniz olmadan ayakta kalabilmesidir.

Dış kaynak kullanımı, kontrolden zevk alan birçok girişimci için doğal olmayan bir uygulama olabilir. Ancak, her şeyi kendi başınıza yaptığınızda daha da zor olan zor iş/yaşam dengesine ulaşmak için önemli bir husustur.

Bir sanal asistan kiralamak, en önemli şeylere odaklanmanızı sağlar: işinizi büyütmek, ailenizle vakit geçirmek veya sadece nefesinizi toplamak için kendinize birkaç dakika daha ayırmak.

6 haneli e-ticaret mağazasını yönetmeye yardımcı olması için sanal bir asistan işe alma konusundaki ipuçlarını ve sürecini paylaştığı için Corey Ferreira'ya özel teşekkürler.